会展场馆经营与管理

经营与管理复习大纲(1—10章)(一)会展场馆概述2、领会：(1)中国会展场馆布局存在的问题及发展趋势；(2)会展场馆(二)会展场馆建设与经营过渡期的管理(一)我国会展场馆建设概况览功能，以及其他功能为主(如体育场、科技馆、博物馆、纪念馆、文化宫、(二)我国会展场馆布局存在的问题)3、智能化水平低(热衷于外观投入)(三)我国会展场馆发展趋势(“以人为本”)(四)会展场馆对城市会展业发展的作用(五)会展场馆的规划 1、场地选择规划：国外许多现代化会展中心的场址一般都选在城郊结合 部，并将交通条件、环境条件和地形条件作为选址的三大要素进行论证。国一3、内部布局规划：内部布局设计要根据一般会展的内容、性质和室外环 (1)展厅外观(3)展厅高度：展厅最好是单层，层高应符合经营定位、展台设计、布 (4)地面条件：包括地面状况和地面承重条件。(2)使用新材料、新技术、积极运用高科技成果(3)与周围环境和谐一致，符合可持续发展要求(六)会展场馆选址时必须注意的几个方面。(七)功能定位和平面布局(1)会展场馆的种类：单体式结构(目前通行)；分体式结构(一般以展 (2)展览建筑的布局模式(3)会议室的布局：桌子一般标准高度为60cm。(八)会展场馆的环境设计及环境设施(九)会展场馆建设与经营过渡期的管理(1)注册；(2)银行开户、建立关系；(3)加入协会；(4)制定发展战(1)组织架构；(2)规章制度完善；(3)招标、谈判(十)会展场馆的企业形象和广告宣传活动应在什么时候进行？应做好哪些应在会展场馆建设与经营过渡期管理过程中就开始会展场馆的企业形象(十一)会展场馆落成前要做哪些拓展市场的工作？项目，全方位拓展业务第二章会展场馆组织管理(一)中国会展场馆建设的投资与经营管理模式2、领会：(1)经营管理模式的基本内容。(二)会展场馆的组织结构2、领会：(1)会展场馆组织管理与组织结构。3、简单应用：(1)会展场馆的经营运行机制。(三)会展场馆管理体制创新(四)会展场馆的公共关系。(一)场馆投资模式多元化(二)会展场馆经营管理模式(1)政府机构直接管理(2)当地企业管理：厦门国际会议展览中心(厦门建发集团管理)(3)合资合作经营管理(4)委托外地或国外企业管理：天津海滨国际会展中心，厦门会展集团(三)管理体制言，管理体制是经济体制的一个有机组成(1)计划管理体制(2)市场管理体制(3)混合管理体制、吸收计划管理体制下政府部门的宏观调控优势和市场管理体制下企业的会展场馆的不同管理体制，基本符合我国社会分工和客观的(2)会展场馆为两个文明建设服务，是本身的基本任务。(3)会展经营受着价值法则和经济规律的制约。(4)实行独立核算、自负盈亏的企业性会展场馆，上级管理部门(四)会展场馆机构设置和职能权限 (五)会展场馆组织管理与组织架构馆组织管理就是运用组织管理的基(六)会展场馆的经营运行机制会展场馆的经营运行机制是指会展场馆在经营过程中保证资金的投入和营目标(或设计目标)所需要的系统组织和管理工作。(七)会展场馆管理体制创新(1)合作公司：场馆与场馆(展览公司、其他投资者)进行中外合资或(2)外包项目：将会展场馆的部分项目对外招标进行承包(如餐饮、搬(3)合作经营项目：将会展场馆的部分配套项目或空间与外单位进行合(4)设立驻外地办事处：派人(或就在当地聘请)在国内外主要城市设(八)会展场馆的公共关系(1)所属领导关系(2)职工关系(3)顾客关系(4)政府关系(5)传(6)同行关系(7)与社会化合作单位的关系(1)咨询建议：为领导提意见(2)传播沟通：为大众给资料(3)搜集信息：为企业搜信息(4)社会交际：为自身创资源(5)引导教育：为员工数理念(6)协调关系：为内外创和谐(九)会展场馆的涉外活动管理展业务，大都通过会展主办单位(对外经贸机构、促进会)和代理商(国内外会展公司)进行。根据对外开放和“内事服从外事”的原则，凡是国家批准的第三章会展场馆经营战略与目标管理(一)会展场馆的经营目标与市场定位(二)会展场馆的计划管理的意义；(2)会展场馆各阶段计划的编制。制(三)会展场馆的计划指标及其分解(四)会展场馆主要经营项目及流程策划流程。(一)会展场馆经营观念与目标(二)会展场馆的市场定位2、按照行业予以市场分类(三)会展场馆的目标管理(四)会展场馆的计划管理1、会展场馆计划管理的概念：会展场馆计划管理就是根据内外环境，用(1)计划管理是会展场馆管理的首要职能。在会展场馆各项职能中，决(2)计划管理是现代会展场馆管理的客观要求。(五)会展场馆各阶段计划的编制 (1)场馆目标(2)场馆建设和投资(3)场馆经营管理(4)场馆规模(5)(1)场馆综合部分(2)部门分类计划(1)月计划：以时间单位月为范围，依该月的时序而制定的会展互动项目计(2)会展活动项目计划：是指会展场馆针对某一项会议或展览任务而专门制(六)对会展场馆经济效益的分析所取得的合法收入或利润属于会展的直接经济效益。(记住具体包含项目792、会展的综合经济效益：会展的综合经济效益是指会议展览带来的宏观(七)会展场馆(含具备自办会展项目)直接经济效益的评价指标3、会展项目的净收入(净产值)9、会展项目劳动(服务)效益(记住上述指标的具体含义，第四章会展场馆人力资源开发与管理(一)会展场馆人力资源概述。(二)会展场馆人力资源管理及流程2、领会：(1)会展场馆通常必须设置的岗位；(2)会展场馆人力资源管(三)会展场馆人才的招聘与志愿者管理(四)会展场馆员工队伍的专业化培训(一)会展人力资源1、广义的会展人才包括会展核心人才(会展项目开发、策划和会展高级运营管理等人才)、会展辅助性人才(广告宣传设计、展台搭建、运输、器材生产销售人才)以及会展支持性人才(高级翻译、住宿旅游接待等人才)。(1)会展专业人才严重缺乏(2)从业人员业务素质总体偏低(3)专业结构不全(4)人才分布不均(二)会展场馆人力资源管理管理是指会展场政策，运用科学的原理、2、人力资源管理的具体内容包括：录用、考试、考核、奖惩、调动、专业人员的管理(人才管理)(1)尊重知识、尊重人才、知人善用、人尽其才，充分调动他们的积极(2)实行会展场馆专业人员的职务评定并实行任期目标制和聘任制。(3)积极开发人才资源，特别是开发人才的智力资源。(三)会展场馆人力资源管理流程3、考核：对公司管理人员、技术人员、业务人员和服务人员(包括特殊工种)进行考核。(1)技术人员的考核。采取不定期的技术比赛、现场操作演示，结合搜 况(表扬、投诉等)考 (1)按培训实施部门可分为：集团培训、公司培训、部门培训、班组培(2)按培训内容可分为：新员工入职培训、岗位培训、特殊工种培训、训(四)会展场馆提高职工素质的途径(五)会展策划师系列1、职业定义：会展策划师是指从事会展的市场调查、方案策划、销售和(1)会展项目的市场调研(2)会展的立项、主题、招商、招展、预算和运营管理等方案的策划(3)会展项目的销售(4)会展的现场营运管理(六)会展管理师系列 (七)会展场馆人才的招聘(1)部门提出用工申请(2)确定聘用条件(3)确定聘用方式：启用人才库，内部征聘，员工推荐，社会公开招聘(4)初选(5)面试(6)技术考核(7)复审(8)体检、政审(9)审批(10)培训(11)正式报到(12)试用期(八)人力资源管理七大模块(九)如何对志愿者进行管理馆对志愿者需求量大，志愿者(1)需求量的衡量(2)志愿者管理计划的制定(3)招聘范围、渠道的选择(4)志愿者培训(5)现场指导(6)服装、志愿者纪念品的提供(7)志愿者管理相关制度的制定，确保管理工作规范化。第五章会展场馆财务管理(一)会展场馆财务管理概述(二)会展场馆的会计核算与财务分析(三)会展场馆的预算编制与财务控制(四)会展场馆的统计与内部审计工作(五)会展场馆经营价格、票务与收费管理(一)会展场馆财务管理的手段和方法(二)会展场馆财务管理人员应具备的基本素质(三)会计核算(1)提供会计资料(2)参与经营决策(3)实行预算和计划管理(4)进行会计检查(5)进行会计分析(6)保护会展场馆财产安全(1)资产核算(2)负债核算(3)所有者权益核算(4)收入核算(5)费用核算(6)利润核算(1)设置会计科目和账户(2)采用借贷记账法记账(3)填制会计凭证(4)登记会计账簿(5)做好成本核算(“权责发生制”)(6)做好资产清查(7)编制会计报表：数字真实；计算准确；内容完整；报送要及时(8)健全会计档案(1)资产负债表：通过试算平衡、填列报表项目和复核三个阶段。(2)损益表：根据总分类账户的净发生额直接填列；根据有关账户实际(四)财务分析分析，主要是对场馆各项指标进行分(五)预算编制(六)财务控制(确保财务管理工作顺利进行)(七)统计工作(1)了解场馆经营状况(2)反馈计划执行情况(3)为管理和研究会展场馆提供资料，为对外宣传提供资料(1)统计调查(2)统计整理(3)统计分析(八)内部审计管理(1)价差评价方针规范(2)评价经营目标(3)完善会展场馆信息系统(4)促进资源合理利用(1)检查书面资料：审计查账；审计分析(2)检查客观实际情况：审计调查法；审计盘存法(1)非正式报告(2)正式审计报告(九)会展场馆的经营价格管理对会展场馆经营范围内所体现的商品价(1)成本核算：是会展场馆经营价格的基本依据。(2)市场调查(3)展览规模(4)影响力(5)展会类别(6)承办单位(7)时间段(8)活动项目(9)合作方式(10)场馆因素(11)产生(十)会展场馆的票务管理2、入场券、参观券(请柬、交易证)的作用(1)按要求印刷票券(2)设置票务组、妥善安排票券(2)票务发放采用赠券、售券像结合的方式(赠票一般控制在30%)(3)入场券、参观券的售券和赠券要分别管理(4)统计财务数据。第六章会展场馆设施设备物资管理(一)会展场馆设施设备管理概述(二)会展场馆管理1、领会：(1)展览中心设施系统管理；(2)展览中心场馆管理；(3)会议场馆的设施设备管理；(4)会议场馆的设施设备系统管理。(三)会展场馆的设施设备系统运行工作规范(四)会展场馆材料的采购、保管、外包、发放管理(五)展具、展架、器材的保管、使用、出租管理(一)会展场馆设施设备管理的目标(1)合理规划，最大限度地发挥物业的使用价值，使物业保值增值。(3)实现场馆的经济效益和社会效益。(二)会展场馆设施设备管理的内容合理使用、定期维护、防止故障(三)会展场馆设施设备管理的方法，系统管理方法：形成分工明确的组织系统，将设施设备管理纳入各级(四)展览中心设施设备系统1、供电：展览中心用电属于一级负荷，应由两个电源二路供电。展览中心主气5、电梯6、照明：(1)展览照明的采光形式包括天然采光、人工光源采光及两者综合即特殊照明(照度150—300lx)(五)展览中心场馆管理管理两个方面。(1)通过社会化合作方式进行场馆清洁绿化等部分环境管理工作。(2)搞好建筑物的维修保养工作。(3)展会布展期间公共区域的清洁工作由展馆负责，特装展位内的清洁工作(4)展览环境的安全性是展馆环境的主要内容。(5)要注意环保工作(6)备注：第一、需要展览中心通过严格的规章制度落实各项管理工作；第二、展览中心与展览主办方和各参展商通过合同的方式来明确各方在环(六)会议场馆的设施设备管理(1)音响设备(2)特殊视听设备：同声传译设备多媒体(3)放映设备从屏幕低端到天花板的最小距离不得少于，人的座位(七)会议场馆的设施设备系统管理(八)场馆设备运行工作规范析(九)会展场馆物资管理用和物资储备等几个重要环节。(1)快速合理高效地做好物资的采购、验收入库和保管、发放等工作；(2)量，，制定方法：(1)技术计算法(2)统计分析法(3)经验估计法验收；(4)科学保管(5)定额发料(6)定期盘点(7)人员保障(十)维修材料配件管理 (1)工程部经理签字计划内+总经理批准=计审核+总经理批准(1)入库验收管理规定：严格验收入库(2)仓库物品管理规定：分类放存；先进先出、定期翻垛；合理使用、(3)仓库物品盘点规定；(4)安全防火规定；(5)仓库管理处罚规定(十一)采购和外包服务管理务的管理(1)供方的评价、选择：评价标准；确定合格的供方名单；对供方的评(2)采购或外包信息；(3)采购物品验证(4)外包过程控制：责任部门验收；外包业绩的评价(十二)会展中心的展具管理。(1)加强展具、材料的计划管理，严格操作规程，制定规范化的工作程序。序(2)加强占据成本核算(3)加强展览现场的管理，提高展厅现场服务水平(设立小仓库)(4)改善运输条件，配置运输工具。(1)分类存放，科学管理；(2)严格验收入库；(3)准确及时发放展具(4)实行科学管理，降低储存保管费用(十三)展位搭建工作规范面对面摊位间的通道宽度至少应有3m，大型展厅中间的主通道宽度至少第七章会展场馆配套服务及现场管理(一)展览项目现场管理及流程1、识记：(1)展览项目现场管理的基本概念；(2)承接展览业务服务的要点3、简单应用：(1)展览现场服务店的设置及提供的服务；(2)展品搬运服务目现场服务。(二)会议项目现场管理及流程(三)展览会的开幕式(四)展览工程服务(五)参会人员的登记、进出和各类证件管理(六)会展场馆广告位的管理(七)合同的起草、执行与管理(一)展览项目现场管理(1)展览服务管理总流程简图需求门制定接待方案(2)布展前7—10天：展馆管理部现场服务组划分展位展位管理责任区；美；保卫部；工程部；场地部 (3)布展及展出：场地管理部设总服务台；商务中心；美工室；保卫部；工部；保安部；工程部；场地部 (5)总服务台：开具工作单；答疑解惑 (6)美工服务：前期设计展览会的展位图；展前与组委会协调制作楣板；布(三)展览现场服务点的设置及提供的服务 (四)展览项目现场服务工作规范及展品搬运服务工作规范参考书中内容，(五)会议项目现场管理及流程1、会议项目现场管理通常指会议场馆工作人员依照会议主办方与场馆双方签接待人员从会议组织者处获得关于会前准接待人员从会议组织者处获得关于(六)会议服务工作规范有关整个会议进程的时有关整个会议进程的时(1)戏院式：能在有限空间里容纳最多的人数；第一排的椅子应该距离讲台明确每项活动的服务安排并尽(3)U跟踪、了(5)会见室感谢会议增进关系、写一次 (6)签字仪式型：签字台后面，摆设两把高靠背扶手椅，两椅相距2、档提供个性化服务责任人提前30分钟检查 (3)会中服务：刚开始一般15分钟添水一次，以后半小时添水一次；宾客半小时为饮用，更换热茶水；茶点会议开始之后15—20分钟布置(把干净的杯(4)退场服务(七)展览会的开幕式与现场管理(1)合同签订后现场服务提供之前的准备工作； (2)开幕式现场服务准备工作：场地管理部；网络信息部；工程部；保卫部 (4)开幕式结束服务工作：检查会场；租赁物品收回；处理突发事件(5)三级检查保障制度：设置开幕式项目经理(6)会后：结算、反馈、重要开幕式形成服务质量报告(八)展览工程服务策划水、电、气等配套设施的布置方案；工程部布置3、撤展期间工作程序：切断电源；部门配合参展商撤展；费用结算；汇总数(九)证件管理证(十)会展场馆广告位的管理重要配套服务项目之一。(十一)合同、协议、意向书管理制度(1)起草：公平合理、互惠互利的原则(2)审批：报送总经理决定是否批准(3)批准和执行：合同起草部门为合同的执行部门，负有责任(4)备份：留原件在办公室；财务部和执行部门各执一份(1)合同是场馆的机密文件，属于永久保存资料(2)意向书的管理：分为合作意向书，在征得场馆总经理口头同意后，其他第八章会展场馆档案资料与信息的管理(一)会展场馆档案和技术资料管理(二)会展资料与合同的管理(三)会展信息的收集与场馆信息发布的管理(四)会展场馆网站的管理2、简单应用：(1)会展场馆网站的建立与管理。(五)会展场馆相关活动的宣传(一)会展场馆档案资料室的建筑和设备(二)会展场馆的档案管理3、整理：办公室牵头，档案员协同各部门员工共同进行，将档案分为重要文4、保存：鬼当前要在计算机上录入文件信息；每份文件上用铅笔填写编码号目录汇总表上登记(三)文书档案的管理的会议纪要、价值的图片、音像资料(1)搜集(2)整理：正度16开(B5)纸张存放 (3)分类：场馆收文按发文单位；场馆发文按收文单位；场馆文件按文种，(4)查阅：(5)清理与保存(四)财务档案的管理(1)分类档案移交档案室管理(3)查阅(4)保存：凭证类保存15年；账簿类保存15年；月、季度财务报告保存3(五)工程档案的管理(1)整理：文字卷在前，图纸卷在后(2)分类(3)归档(4)查阅：工程部人员查阅需经过工程部经理同意，在《业务通知单》上签(5)保管：工程资料为永久性保管资料(六)会展场馆的资料管理1、资料管理的范围(277页了解)料；传播科学知识；服务场馆内外(七)合同的管理(八)会展场馆的信息工作1、会展场馆信息工作任务：快、广、精、准地做好信息的搜集、整理和提供求(1)建立信息机构，完善管理制度(2)培养信息工作专业人才(3)加快信(1)办公室负责公司对内、对外相关信息的传递与处理；各部门负责与对口(九)会展场馆网站的作用力(十)会展城场馆网站的建立与管理2、确定网站需要的栏目和内容：宣传场馆；参展商的需要；观众的需要；新(十一)会展场馆相关活动的宣传(1)广告内容要简洁、清楚、准确；(2)广告内容要有吸引力、要全面(3)第九章会展场馆安全管理(一)会展场馆安全管理概述(二)会展场馆治安和消防工作管理流程及相关制度(三)会展场馆对意外事件、紧急事故的处理(一)会展场馆安全管理的含义 (1)保护客人人身及财产的安全；(2)保护会展场馆财产的安全；(3)员工操作会展场馆安全管理应以预防为主(二)会展场馆保卫部的任务：内紧外松宾客至上安全第一预防为主(三)会展场馆的安全保卫管理2、基本任务：落实安全承包责任制；加强会展场馆现场治安管理；进行安全(1)人们的违法犯罪行为；(2)人们的失职行为；(3)自然因素 (1)总方针(2)闭路电视、无线对讲机(3)相关规定和禁止行为(4)记录 (5)人数控制(参考书忠299页)(四)会展场馆治安和消防工作管理流程(1)消防指挥系统图(2)消防管理责任书(3)灭火器材配置表(4)消防设(5)发现隐患，进行整改(6)消防突发事件应急预案的制定(7)严格明火(1)建立安全管理体系，成立治安保卫小组(2)保卫部岗位勤务管理(3)展览、会议治安管理(4)治安、消防检查：每季度消防治安检查；展会项目治安消防检查(5)内部安全管理：加强公司安全治安教育；重点部位治安管理(五)展馆防火规定2、实行消防安全责任制：主(承)办单位的负责人是消防安全的第一责任人；“谁主办、谁负责”10