库管员工作程序与规范仓库管理员日常操作流程与规定

库管员工作程序与规范

大纲库管员的必备素质库管员的主要职责库房日常管理规范库管日常工作流程单据/文档填写、保管规范

库管必备素质认真负责细心耐心严格把关积极主动库管主要职责库存管理入库管理采购入库还件入库公司间工程师公司间借件入库出库管理销售出库借件出库

公司间工程师公司间还件出库在库管理盘库保管编码规则状态更新报废坏件送修…….库房日常管理规范

库位规划规范系统库位规划规范实物库位规划规范日常仓库、货物管理规范入库验收规范发出货物规范目录库位规划规范系统库位分区（三级划分）：第一级：品牌、产品线第二级：存放备件类型第三级：实物存放地实物库位分区（三级划分）：第一级：待验区、合格区、不合格区、代管区第二级：所属BU、公司第三级：品牌、产品线、机型总则

系统库位分区StorageName：品牌/产品线/主要物品/实物所在地品牌：GE锐珂飞利浦产品线：USLSMQ主要物品：样机库需特别说明实物所在地：备件实际存放地点Location：填写实物所在地虚拟仓库标注储存的物品名称实物库位分区—主分区第一级划分待验区、合格区、不合格区、代管区第二级划分所属BU、公司第三级划分品牌、产品线、机型AMZ麦妥探头AMZ麦妥L3、L5备件AMZ麦妥USP系列备件AMZ麦妥USC系列备件AMZ麦妥MQ备件LMZ晟维宾得备件LZS晟维宾得备件SWP凯渡泰科坏备件AMZ麦妥坏探头、备件LMZ晟维宾得坏备件SWP凯渡泰科备件A区C区D区E区F区G区H区I区J区K区L区B区实物库位分区—次分区G1G2G3G4实物库位分区—库位标签库位号：生产厂家：备件类型：备件状态：日常仓库、货物管理规范

仓库管理规范：整洁整齐合理利用标示清晰总则货物管理规范：封装入箱静电袋、防震层两级防护定期清洁、保养仓库管理规范—整洁整齐定期清洁仓库货架、地面，

防止灰尘堆积；主通道、副通道不得堆积货品，保持通道畅通；货品按货架外边缘排列，排面整齐划一；仓库管理规范—整洁整齐定期清洁仓库货架、地面，

防止灰尘堆积；主通道、副通道不得堆积货品，保持通道畅通；货品按货架外边缘排列，排面整齐划一；仓库管理规范—整洁整齐定期清洁仓库货架、地面，

防止灰尘堆积；主通道、副通道不得堆积货品，保持通道畅通；货品按货架外边缘排列，排面整齐划一；仓库管理规范—合理利用保持每个货架的有效使用率达到95%以上；紧密排放外包装大小相同的备件；较重货物放置在底层，不常用货物放置在顶层；仓库管理规范—标示清晰区域分类标示标牌贴于每区域的第一排货架上；库位号标示牌悬挂于库位左端或右端；备件信息标示于外包装外侧，便于查找；备件信息含：机型/备件名称/备件号/序列号/数量（多个产品需标明数量）货物管理规范—封装入箱注：1.尽量保留原包装2.尽量用同品牌外包装箱货物管理规范—静电袋、防震层两级防护注：1.尽量保留原包装2.尽量用同品牌外包装箱货物管理规范—定期清洁、保养样机定期请技术人员检测、保养；易损易耗品定期检查库存状态；电池定期充放电；胶片定期检查存储环境；白色等易污外包装箱定期清理灰尘入库验收规范

内、外包装是否完好采购入库，封标、外包装是否完好无损还件入库，封标、外包装是否完好无损入库信息是否一致采购入库，与商务通知到货情况是否一致？还件入库，与还件人通知还件情况是否一致？总则注：1.发出时备件配原包装的，还件时必须原包装返回2.库管做初步验收后，必须经技术人员做技术验收后方可正式入库发出货物规范备件双层封装：静电袋+防震气泡垫内填充物填满空隙：备件放在箱内稳固，移动时不会碰撞箱壁外箱尽量选用原包装箱或质地较厚的纸箱：已有外包装的，寄送时仍须加外包装，避免运输中损坏原包装外箱用胶带、打包带密封紧实：避免在运输过程中发生开裂，备件外漏运单信息填写全面、清晰模糊标示运送货品，如：探头，L3备件必要时保价总则库管日程工作流程BU库管日常工作流程维修中心库管日常工作流程日常工具保管、领用流程目录BU库管日常工作流程常见入库流程常见出库流程公司间借/还件流程公司间借件结算流程目录坏件送修流程报废流程拆机流程常见入库流程实物到货后，OTR建立收货单，通知库管验收货物系统操作入库，实物入库，邮件通知相关人员入库情况货物状态库管根据收货通知验收货物，并向技术经理申请技术验收库管不合格合格工程师邮寄备件到仓库，邮件通知库管、admin、技术经理不合格采购入库还件入库ORT/FE注：1.采购入库：邮件需通知OTR，抄送总经理2.工程师还件入库：邮件通知工程师，抄送技

术经理、admin常见出库流程库管admin下order，建立发货单，通知库管发货根据先进先出按发货单备货，发出货物，系统出库邮件通知OTR/admin发货信息，并抄送相关人员本公司及集团库存情况有货无货OTR录入合同信息，生成发货单，通知库管发货无货销售出库借件出库ORT/Admin注：1.销售出库：邮件通知OTR、销售、抄送销售区

经理

2.工程师还件入库：邮件通知工程师、admin，

抄送技术经理根据借件申请咨询技术经理可否出借备件提供备件信息给对方库管，收到借条后发出货物，并邮件通知发货信息同意借件邮件通知对方库管还件信息，并通知OTR生成还货出库单根据集团库存情况发出借件申请邮件对方库管（不含价格），抄送技术经理、总经理不同意同意提供出借信息给OTR，系统操作出库收到货物后，提供OTR借入备件信息生成收货单，系统操作入库，实物入库借出方库管借入方库管公司间借件流程通知OTR生成还货收货单，系统操作入库，实物入库货物状态库管根据收货通知验收货物，并向技术经理申请技术验收合格不合格借货入库还货出库邮件通知对方库管验收情况，并抄送技术经理、总经理注：1.老系统库管自主add出入库单；新系统OTR生成出入库单2.请大家注意对产品成本的保密；借入方库管借出方库管公司间借件结算流程核对清单结算明细邮件给对方库管、OTR、总经理、财务、库存主管说明超期不结算备件情况，邮件对方库管、双方总经理、库存主管、供应链总监、财务总监根据借件report，核实>15天备件数据发送结算明细给对方库管、抄送双方总经理、OTR与总经理确认可以结算的备件明细有疑问正确结算暂不结算通知OTR进行商务部分结算工作注：1.大于30天未归还备件一律结算；2.结算价格为系统库存成本；坏件送修流程工程师列明送修坏件信息，发邮件给库管，抄送OTR、admin、技术经理深超维修，保外及时反馈维修成本给商务Add

order出库，根据备件类型送修，并邮件OTR、admin技术经理/FE库管上海/济南维修中心是否修复申请技术人员协助验收Order下好还，系统/实物入库Order下坏还，系统、实物入库收到实物后，add入库单，系统、实物入库Add出库单，系统、实物出库总经理批准技术经理发邮件列明送修坏件信息外部备件库存备件探头备件是否需寄送工程师邮件通知收货人寄件信息、抄送技术经理、admin、OTR是否技术经理批准是否报废流程库管提供库存坏件明细给技术经理库管技术经理根据备件使用情况决定报废明细，发邮件给总经理，抄送库管、财务总经理批准库管发送报废备件申请明细给运营总监，抄送库存主管，申请报废运营总监批准Add出库单送维修中心进行报废检测、报废出库，将相关邮件附在出库单后备查移库至预报废仓库，等待后续处理是否是否技术经理库管在技术经理的明细基础上提供备件库存成本信息Add入库单后实物入库，请维修工程师检测是否可以报废能否报废Add出库单报废出库是否维修中心库管移库至预报废仓库，等待后续处理拆、装机/件流程库管技术经理提出拆分申请给总经理，抄送库管总经理批准库管add拆分order进行备件拆分，相关单据附审批邮件是否技术经理根据备件需求发出货物，邮件通知相关人员信息技术经理提出恢复样机所需备件明细给总经理，抄送库管总经理批准库管add恢复样机order进行相关备件出库是否PU恢复后样机入库发送备件最终使用情况给总经理，抄送库存主管样机是否恢复是否拆分流程恢复流程注：借样机备件测试可暂不拆分备件；确认使用后，或购买备件恢复样机，或申请拆分样机。以上需做好手工记录。维修中心库管日常工作流程坏件维修流程元器件采购/领用流程目录坏件维修流程收到实物后，add入库单进相应公司待修库，系统、实物入库维修管理中新建维修单，派工维修基本工具-InstallBase中建立IB信息基本工具-Dispatch中建立派工单合同管理-order中对应dispatch下相关元器件order邮件反馈维修工程师维修派工情况询问维修工程师所需元器件维修工程师维修检测完毕入相应公司修复库，关闭派工、order入相应公司预报废库，关闭派工、orderAdd出库单，邮件寄送信息给相应公司库管有无否是已修复无法修复需寄送维修中心库管注：1.日常维修工具参照《日常工具保管、领用流程》；元器件采购/领用流程根据维修情况判断所需要元器件明细，发送采购申请给总经理，抄送库管维修中心库管注：1.采购申请参照《日常工具保管、领用流程》；2.未使用元器件及时归还库管保管总经理批准市场采购相应元器件，将采购信息发送给库管系统录入采购合同，入“维修耗材库”，系统、实物入库根据故障判断所需元器件明细，邮件申请给库管，抄送总经理对应dispatch下order，将实物交付工程师根据实际使用情况在系统中操作order下的PU维修工程师采购入库维修领用日常工具保管、领用流程

日常工具保管、领用流程技术经理发邮给BU总经理申请采购工具总经理批准技术经理/工程师库管按照办公用品采购报销，实物交给库管验收入帐工程师发送申请邮件给技术经理，抄送库管、总经理技术经理批准按申请表明细发放工具打印申请表签字，附申请批复邮件领用工具工程师发送还件邮件给技术经理，抄送库管、总经理技术经理验收打印工具归还表，附技术经理验收邮件按归还表明细验收入库注：采购总金额超过2万元以上的申请还需提交倪总审批是否是否是否单据/文档填写、保管规范出入库单填写、保管规范入库验收表、出库领用表填写、保管规范公司间借件借条填写、保管规范库存报废申请表填写、保管规范目录盘库表填写、保管规范库存周报填写、保管规范维修传递单、元器件领用单填写、保管规范工具领用表填写、保管规范出入库单填写、保管规范出入库单：有成本的（一式三联）：第一联交财务，第二联库管存档，第三联交与库存主管；无成本的（A4纸）：打印一份交与交货人或最终用户；打印、传递周期：每日下班前打印完毕当日出入库单据，每周汇总交财务一次；归档规则：第三联按照公司、出库/入库、出入库时间分类保管，每月装订一次；总则入库单填写规范规范：单位名称/入库类型/单据类型/工程师姓名单位名称：交来单位名称入库类型：好还、坏还、采购、待修入库、

修复入库、借件入库单据类型：OW、IW、IC、销售合同工程师姓名：最终使用工程师济南第三人民医院/好还/OW/张**规范：采购入库：入库单中金额Order入库：好还：根据SN查询库存成本坏还：默认金额为030.00规范：姓名+日期验收：技术经理签字缴库：经手人签字、库管签字蔡斌于强伟2013.07.09注：1.公司间借件入库单库管存档需附借条复印件；2.采购入库需商务在《入库验收单》上签字；3.工程师交还入库在《入库验收单》上签字；4.非正常入库入库单需附批示邮件出库单填写规范规范：单位名称/备件类型/单据类型/工程师姓名单位名称：最终用户名称备件类型：好件、坏件、全新单据类型：OW、IW、IC、销售、送修、

还件、报废工程师姓名：最终使用工程师济南第三人民医院/好件/OW/张**规范：根据SN号查询系统中备件成本30.00规范：姓名+日期经手人、库管签字蔡斌于强伟2013.07.09注：1.公司间还件出库单库管存档需附还件通知邮件；2.报废出库库管存档需附《库存报废申请表》；3.快递发出商品需附快递单；4.非正常出库出库单需附总经理批复邮件入库验收表、出库领用表填写、保管规范总则入库货物需验收：入库货物必须经过技术人员验收方可入库；出库货物需签字：领用货物需直接领用人签字，快递寄送的需记录快递信息；归档规则：按月装订，附在相应月份的出入单前，作为目录备查；

入库验收表填写规范入库类型：采购入库order好还order坏还合同坏还合同好还公司间借入其他入库编号规则：系统缩写+年份+月份例：济南东艺2013年4月编号：DYI-201304上海麦妥2013年10月编号：MTO-201310库管填写：验证数量：填写验收的数量封签完好：完好“√”不好“×”包装完好：完好“√”不好“×”验证人：实物负责人签字技术人员填写：外观完好：完好“√”不好“×”性能完好：完好“√”不好“×”验证人：技术验收人签字注：“交货人”处由货物直接交送人签字出库领用表填写规范出库类型：销售出库order出库公司间借出公司间还件报废出库其他出库编号规则：系统缩写+年份+月份例：济南东艺2013年4月编号：DYI-201304上海麦妥2013年10月编号：MTO-201310直接领用人填写：领用数量：填写领用的数量备件完好：完好“√”不好“×”包装完好：完好“√”不好“×”领用人：直接领用人签字直接寄送人填写：寄送数量：填写寄送的数量寄送人：直接寄送人签字快递公司：快递公司名称缩写快递单号：填写完整的快递单号注：“领用情况”、“寄送情况”根据发出方式选择填写公司间借件借条填写、保管规范总则需附技术经理审批邮件：所有公司间借件需技术经理批准方可借件；定期进行数据核对：每月根据借件report核对借条情况，进行结算；归档规则：原件付技术经理审批邮件，按时间顺序排列，按年份装订；复印件附在相应出入库单后，备查；借条填写规范-借入方填写入库信息：入库完毕后，根据入库信息填写相关内容编号规则：公司系统简拼+JJ+年份+顺序号码如：东艺2013年第1个借条，

标号为DYIJJ2013001备件信息：根据借出方库管提供的信息填写完整发货信息：如有特殊快递要求需详细填写在“快递要求”中确认信息：相关经手人签字确认借条填写规范-借出方填写出库信息：出库完毕后，根据出库信息填写相关内容确认信息：相关经手人签字确认库存报废申请表填写、保管规范总则技术经理申请，两级审批：技术经理提出申请，经总经理、运营总监审批后，方可报废；维修中心为最终报废做鉴定：所有需报废备件经维修中心工程师鉴定后，方可做最终报废出库；归档规则：原件附审批邮件按时间顺序排列，单独装订归档；复印件附在相关出入库单中，备查；库存报废申请表规范报废信息：出备件成本外，其他信息由技术经理按库管提供的待报废明细填写编号规则：公司系统简拼+BF+年份+顺序号码如：东艺2013年第1次报废，

标号为DYIBF2013001出库信息：出库完毕后，填写相关出库信息签字认可：相关人员签字，邮件或签字都可作为凭证盘库表填写、保管规范总则盘库周期：每月10日开始盘库，5个工作日内完成盘点工作，并提交报告；盘库表提交：电子盘库单、纸质盘库表扫描件盘库结束后邮件发送给库存主管盘库表签字：系统操作员、实物保管员、盘库监督人需签字；归档规则：电子文档、纸质文档按年份归档；

盘库表填写规范系统导出数据：按照系统数据填充表内实际库存：盘库当前的库存数量备注：实物和系统不符时，填写不符的情况或产生的原因注：1.盘库前：操作完毕系统中所有出入库单据；2.盘库中：停止所有出入库发生，直到盘点完毕相应备件库存；3.盘库后：及时核对、修正问题数据，确保库存数据准确库存周报填写、保管规范总则提交周期：每周五提交库存周报给库存主管；周报内容时限范围：上周五至本周四的数据；周报内容：每周四库存数据，及已经完成出入库的数据累加汇总；归档规则：电子文档按周归档；库存周报表填写规范-集团数据汇总仓库名称：系统仓库名称产品：按照品牌产品线分别填写存放地点：货物实际库存城市缩写库存金额：库存货物总金额大于365天：库存天数大于365天货物总金额SLOWMOVING：库存天数大于2年货物总金额全新：库存状态为“新”货物总金额库存周报表填写规范-集团数据汇总采购入库金额、数量：采购入库备件数据公司间借入金额、数量：公司间借件入库备件数据其他入库金额、数量：除上述两种以外所有入库备件数据总金额、总数量上述所有数据总和销售出库金额、数量：销售出库备件数据公司间还件金额、数量：公司间还件出库备件数据其他出库金额、数量：除上述两种以外所有出库备件数据总金额、总数量：上述所有数据总和出入库差：本周出入库差额上周数据对比：与上周库存各项数据对比（以上已含公式，自动计算）库存周报表填写规范-出、入库统计入库方式（仅限填写以下几种）采购入库order好还order坏还合同坏还合同好还公司间借入公司间还货其他入库入库金额备件成本×入库数量入库月份、季度、周数月份，如01、12季度，如Q1、Q2周数，如：FW01出库方式：（仅限填写以下几种）销售出库order出库公司间借出公司间还件报废出库其他出库入库金额备件成本×入库数量入库月份、季度、周数月份，如01、12季度，如Q1、Q2周数，如：FW01最终用户医院或经销商联系人、电话自提填写工程师信息快递方式、快递单号详细记录快递信息（必须填写详细内容）维修传递单、元器件领用单

填写、保管规范总则信息填写全面：便于维修工程师准确判断备件故障；一单一备件，一一对应：每个开单维修的备件对应有维修传递单；一单多耗材，记录全面：每个dispatch下可重复多次领用备件；归档规则：每个维修传递单后附对应元器件领用单，按修复情况、时间顺序归档；维修传递单填写规范-送修方填写基本送修信息公司信息医院信息机器信息备件信息故障描述尽量描述详细机器及备件故障（必须填写详细内容）注：此表格内容由送修方库管填写维修传递单填写规范-维修方填写NO编写规则：WXZX+SH/JN+顺序号Dispatch信息：库管填写相关信息备件信息：维修工程师填写相关信息维修信息：维修工程师填写相关信息Dispatch信息维修工程师从库管处获得信息元器件领用单填写规范-工程师填写Order信息库管填写元器件信息工程师填写工具领用表填写、保管规范总则工具与备件区别：归档规则工具采购申请表、工具领用单、工具归还单按年份归档；工具管理表电子归档，每年将使用中工具明细打印一份纸质文档名称定义类型用途采购途径保管方式维修工具工程师日常维修、检测机器使用的工具扳手、万用表、螺丝刀等拆装、检测机器技术经理提出申请，办公用品采购报销工程师长期自主保管，库管记账管理公司货品用作公司日常主营业务的货品探头、整机、胶片等销售合同，保内换件等商务录入运作系统库管长期保管，系统操作

工具领用表填写规范-工具管理表基本信息SN编码规则：公司简拼+工具简拼+年份+顺序号领用记录每增加一个领用人，相应增加一条领用记录，并由领用人签字库管员业务培训，

业务培训大纲1、物料验收入库2、物料的领用与退库3、如何更好地掌握及时库存4、关于领料控制

1物料验收入库1、一切物资，到货检查无误后及时告知采购员下推入库单,严格履行先入库、后领用的规定；2、物资到货验收需仔细核对物资名称、规格型号、数量、外观、随货文件等信息。发现与送货单数量规格不一致时，应通知采购部，未经采购部允许不得办理入库手续；对于随货文件负责保管与登记工作；1物料验收入库3、实行“四不收”：1）未经检验合格的不收；2）缺证件且未经采购部批准的不收（无合格证、质检报告等）;3）数物单不符的不收；4）碰坏、划伤、生锈、变质的不收；2物资的领用和退库1、物资出库坚持“四不发”：（1）外包工程无技术员或工程经理签字不发；（2）未经授权的领料人领料的不发；（3）损坏或丢失未查名责任和办理手续的不发；（4）改用、代用未经现场管理员批准的不发2物资的领用和退库2、物资出、退库严格按照工程项目办理，同一工程项目使用同一名称，若同一工程项目不同施工队也需分别注明，目的：为工程结算前物料平衡工作提供依据；3、物资出库手续齐全、准确、及时。无特殊原因当日出库当日记账，退库物资必须做到当日退库当日办理退库手续。2物资的领用和退库4、严格按照物资先进先发的原则。5、出库单中领料人签字处必须为实际领料人,严禁库管员事后补签、代签。6、材料领用采取用多少领多少的原则（最多供一周使用，大型管材为减少二次搬运费可适当放宽，但需做好保管工作），原则上不允许一次把所用材料全部