东方航空公司ERP系统最终用户培训手册采购模块

ChinaEasternAirlineEndUserTrainingDocument东方航空企业ERP系统最后用户培训手册采买模块撰写人:东航项目组撰写日期:2003年3月21日最后修他日期:2003年4月28日文控编号:版本:1.1审批人:东航项目组拷贝数目_____CompanyConfidential-Forinternaluseonly1文档控制改正记录DateAuthorVersionChangeReference03/28/2003刘伟1.02003/4/28李其祥1.1改正内容查阅NamePosition散发CopyNo.NameLocationCompanyConfidential-Forinternaluseonly2目录文档控制...................................................................................错误！未指定书签。改正记录............................................................................错误！未指定书签。查阅....................................................................................错误！未指定书签。散发....................................................................................错误！未指定书签。目录...........................................................................................错误！未指定书签。编写说明...................................................................................错误！未指定书签。目的....................................................................................错误！未指定书签。使用对象............................................................................错误！未指定书签。参照文档............................................................................错误！未指定书签。有关岗位及职责.......................................................................错误！未指定书签。岗位及职责........................................................................错误！未指定书签。Oracle采买系统基本操作说明................................................错误！未指定书签。怎样登录Oracle采买系统................................................错误！未指定书签。阅读器窗口说明..................................................................................................8工具栏说明........................................................................错误！未指定书签。下拉菜单说明....................................................................错误！未指定书签。系统快捷键说明................................................................错误！未指定书签。请购单的手工录入...................................................................错误！未指定书签。请购单的汇总、查问及有关内容.........................................错误！未指定书签。采买订单办理...........................................................................错误！未指定书签。手工录入采买订单...................................................................错误！未指定书签。标准采买订单的自动生成.......................................................错误！未指定书签。一揽子采买协议发放的审批...................................................错误！未指定书签。采买订单的查问.......................................................................错误！未指定书签。采买订单的接收.......................................................................错误！未指定书签。采买订单接收的退回...............................................................错误！未指定书签。接收的改正...............................................................................错误！未指定书签。供给商管理...............................................................................错误！未指定书签。新建供给商........................................................................错误！未指定书签。供给商归并........................................................................错误！未指定书签。报表...........................................................................................错误！未指定书签。报表的提交........................................................................错误！未指定书签。CompanyConfidential-Forinternaluseonly3报表的打印、输出............................................................错误！未指定书签。总结...........................................................................................错误！未指定书签。CompanyConfidential-Forinternaluseonly4编写说明最后用户培训手册的每一章将按采买业务中波及的基本操作种类来睁开，包含以下两个方面：操作说明：简要表达操作的背景、用途、注意点等。操作过程：简要表达操作的步骤。目的这是最后用户教育培训的协助教材，使有关人员在清楚认识未来业务流程的同时，能娴熟掌握ORACLE采买订单管理系统的操作。使用对象最后用户培训手册合用于东航有关部门物件的采买申请审批人员、采买的审批人员、详细的履行人员以及库房的保存人员。参照文档东方航空股份有限企业财务管理信息系统库存系统解决方中国东方航空企业ERP升级项目需求般配和差别剖析中国东方航空企业ERP升级项目测试文档CompanyConfidential-Forinternaluseonly5有关岗位及职责岗位及职责编号岗位主要职责人员CompanyConfidential-Forinternaluseonly6Oracle采买系统基本操作说明本章介绍使用Oracle应用软件的有关基本操作。怎样登录Oracle采买系统启动Oracle应用软件系统在Windows2000的桌面上双击Oracle应用产品的快捷方式图标启动后弹出Oracle应用产品窗口，以以下图：3．输入用户名：在用户名栏键入自己的用户名（用户名由系统管理员分派指定）4．输进口令：输入用户名后敲“回车”键、“Tab”键或用鼠标单击口令栏将光标移至口令栏输入自己的口令5．选择责任：输入密码后，敲“回车”键或点击“连结”，进入“责任”窗口：CompanyConfidential-Forinternaluseonly7办理平时业务时用鼠标选中自己使用的菜单栏目，如“采买管理系统超级用户”后点击“确立”或用鼠标双击，进入指定窗口。阅读器窗口说明登录系统后，出现以下屏幕：3）2)1)1）定位列表区：显示出所需要的功能表单名，双击表单名或点击“翻开”键或回车，均可进入相应的功能表单，也能够将以加号(+)开始的项目扩大至更远的子层直至找到所需的表单。子层在扩大项目的下边缩排显示。2）前十个定位列表区：假如有常常使用的表单，能够将它们复制至前十个定位列表区。前十个列表显示出表单名，能够立刻选择它们而无需在定位列表区中搜寻。增添方法：在定位列CompanyConfidential-Forinternaluseonly8表区中选择需用的表单，点击向右的箭头；删除方法：在前十个定位列表区中选择需删除的表单，点击向左的箭头。3）扩大/折叠按钮：用于扩大或折叠功能表单。扩大折叠扩大所有子层所有扩大所有折叠工具栏说明系统工具栏以以下图所示：保存剪切删除记录附件查找打印粘贴缩放窗口帮助新建下一步复制编写字段文件夹工具返回至阅读器封闭表单消除记录变换下拉菜单说明系统内功能表单中的下拉菜单以以下图所示：从图中可看出，既能够使用工具栏，也能够使用下拉Confidential-Forinternaluseonly9菜单，对系统表单进行操作。系统快捷键说明在ORACLE系统中，除了能够使用工具栏和下拉菜单进行操作外，系统还供给了快捷键，以方便系统表单操作，下边列举一些常用快捷键：Ctrl-S保存Ctrl-L值列表F11输入查问条件Ctrl-F11查找切合条件的记录（假如不用F11输入查问条件，使用Ctrl-F11则查找出所有记录）CompanyConfidential-Forinternaluseonly10请购单的手工录入本章主要介绍在采买系统中怎样手工输入采买申请单路径：采买>申请>申请。输入请购单的整体信息128734在种类栏中，选择种类为采买申请。在说明栏中，输入自己请购单的表记。选择库存组织输入地址根源选择建议供给商（可选）在项目地区输入请购的项目信息（可输入多行信息）。输入项目种类输入项目编号项目类型及说明会自动带入

56CompanyConfidential-Forinternaluseonly11输入请购单的项目信息在数目栏中，输入所需数目。在价钱栏中，输入所需资料的单价（此价钱可从项目信息自动带出）。在日期栏中，选择资料需求日期。这样一张请购单所需的基本信息已达成。保存，请购单的编号将自动产生。单击“审批”提交同意。选择相应的审批层次和审批人。2点击确立CompanyConfidential-Forinternaluseonly12请购单的汇总、查问及有关内容本章主要介绍怎样查问已输入请购单的状态、活动历史、存在问题等。本操作合用于请购单的平时查问。请购单查问路径：采买>申请>申请汇总依据屏幕有关内容查问条件(可选)进行查问:145236按请购单号按编制人按项目按票据种类按请购人选择查问结果按“查找”按钮进行查问，进入请购单汇总窗口。注意上图中的审批状态，CompanyConfidential-Forinternaluseonly13点击鼠标选摘要查察的记录按行按钮可查察请购单行信息。按新建按钮可输入新的请购单。按翻开按钮可改正审批状态为未达成的订单。请购单控制路径：采买>请购单>请购单汇总选择菜单：工具>控制选择活动，改正票据状态。输入进行此活动的原由。点击“确立”，请购单的状态被改正。请购单历史记录查察路径：采买>请购单>请购单汇总CompanyConfidential-Forinternaluseonly14选择菜单：工具>查察活动历史记录显示该请购单活动的历史记录请购单模板应用路径：采买>申请>申请目录”按扭151．选择请购单模板2．点击“查找”按钮出现供给商项目目录窗口选择所需行项目点击增添，复制记录到订单区，被选区中已选择项将变成蓝色输入请购数目4.输入需要日期重复1-4输入其余请购项目。请购项目输完后，点击“选择”按钮，所需项目将被复制到请购单上。关于一些常常需要请购的物料，能够成立申请模板，利用申请模板直接把物料复制到请购单上，方便快捷。CompanyConfidential-Forinternaluseonly16采买订单办理本章主要介绍在采买系统中怎样进行采买订单操作。在ORACLE采买系统中采买订单分为标准采买订单、计划采买订单、一揽子采买协讲和合同采买协议四种种类。采买订单办理的整体流程为：输入采买订单(手工和由请购单生成)>审批>采买订单查问及控制CompanyConfidential-Forinternaluseonly17手工录入采买订单路径：采买订单>采买订单或：采买订单>采买订单汇总>新建PO采买订单的整体信息选择该张订单的采买订单种类“种类”。输入该订单所属的供给商名称“供给商”。输入该供给商的地址输入该供给商的联系人输入该张采买订单的采买员。此时注意采买订单的日期“已创立”和状态“状态”。输入采买订单的明细信息当输完采买订单的整体信息后，开始输入订单行信息输入物料代码“项目”。输入采买数目“数目”改正采买订单价钱“采买价钱”。CompanyConfidential-Forinternaluseonly18在采买单录入主屏幕上,选择“审批”CompanyConfidential-Forinternaluseonly19标准采买订单的自动生成本章主要介绍在采买系统中怎样依据采买申请自动生成采买订单。路径：采买订单>自动创立查找需要的请购单1输入采买申请单的查问条件(注意“同意”应选择“是”)单击查找。CompanyConfidential-Forinternaluseonly20选择请购单行成立采买订单.选择一行或多行申请行，内行前打勾。活动域选择创立票据种类域选择标准采买订单。点“自动”进入以下屏幕，点击“创立”，进入采买订单输入屏幕。您能够进一步改正您的采买订单，输入供给商、需要日期等一定录入的内容，而后保存，提交审批。CompanyConfidential-Forinternaluseonly21一揽子采买协议发放的审批本章主要介绍一揽子采买协议在发放时提交审批的操作过程。提交审批路径：采买订单>发放在采买发放录入界面，输入一揽子采买协议的订单号，输入发运组织和发放数目，需要日期等信息后，存盘，单击“审批”。此后的操作同采买订单的审批。审批通事后，就能够对这一协议进行发放。CompanyConfidential-Forinternaluseonly22采买订单的查问本章主要介绍怎样查问采买单信息。路径：采买订单>采买订单汇总123456如上图所示,能够输入各样查问条件1．按采买订单号2．按采买订单种类（如采买订单，一揽子协议）3．按供给商4．按采买员5．按项目信息6．选择查问结果单击查找，切合条件的采买订单就出此刻采买订单汇总界面上选摘要查察的采买订单，经过“工具”菜单中相应的子菜单，能够进行以下操作：查察订单行路径：工具>查察行显示该订单的采买行信息CompanyConfidential-Forinternaluseonly23查察发货信息路径：工具>查察装运显示该订单的发货信息查察分派信息路径：工具>查察分派显示该订单的帐户分派信息查察接收信息路径：工具>查察接收显示该订单的接收信息查察订单活动历史记录信息路径：工具>查察活动历史记录显示该订单的活动历史记录查察订单有关的发票信息路径：工具>查察发票可显示该订单有关的发票信息采买订单的复制路径：工具>复制票据复制采买订单CompanyConfidential-Forinternaluseonly24采买订单的控制路径：工具>控制显示控制票据窗口1．选择活动内容。2．输入活动原由。3．点击“确立”保存退出。CompanyConfidential-Forinternaluseonly25采买订单的接收本章主要介绍在采买系统中怎样依据采买订单接收供给商交货。采买订单的接收包含直接接收入库、查验接收入库和标准接收三种方式。本章主要介绍在采买系统中怎样依据采买订单接收供给商交货。正常采买物料的接收使用标准接收和直接接收两种方式。路径：接收>接收查问接收信息：根源种类：选择供给商（供给商）。采买订单：输入采买订单号。输入接收的项目编码。CompanyConfidential-Forinternaluseonly26按“查找”键或回车，表示接收查问条件，进入下一查问结果屏幕。采买接收检查送货单信息与此处的订单信息符合后，输入实质接收的数目。保存。点击“题头”键，出现以下图：此处是系统为该次接收产生的收条号，一定记录下来。CompanyConfidential-Forinternaluseonly27采买订单接收的退回本章主要介绍在采买系统中怎样退回已经接收的物件。本操作合用于所有物件的采买接收的返回。路径：接收>退货查问切合条件的收条接收（收条号）：输入送货批的收条号。也可输入采买单编号、供给商和项目编码作为查问条件。按“查找”键或回车，表示接收查问条件，进入下一查问结果屏幕。输入退货信息点击相应记录,选择所要退货的记录输入要退货的数目选择退回目标CompanyConfidential-Forinternaluseonly28假如该项目要求批次-序列控制,点击批次和序列输入详细的批次-序列.(详细操作见资料的交货入库办理)CompanyConfidential-Forinternaluseonly29接收的改正本章主要介绍在采买系统中怎样依据对接收数据进行改正。本操作合用于所有物件的采买接收的改正。路径：接收/改正查问切合条件的收条接收（收条号）：输入送货批的收条号。也可输入采买单编号、供给商和项目编码作为查问条件。按“查找”键或回车，表示接收查问条件，进入下一查问结果屏幕。CompanyConfidential-Forinternaluseonly30输入接收改正信息输入改正的数目在方框里打钩保存退后出.CompanyConfidential-Forinternaluseonly31供给商管理本章内容主要介绍在在采买管理系统中对供给商的增添、改正。本操作合用于在平时业务定义及保护供给商信息。新建供给商在供给商视窗中设置供给商，以记录您从其接收货物和服务的个人和企业信息。为供给商和供给商地址输入的信息，在此后将作为输入该供给商的事务办理时的默认值。路径：供给基准>供给商输入供给商基本信息输入新供给商的名称、编码、及合用的付款条件和供给商种类等信息后。点击地址按钮输入供给商的地址、地址、电话等信息。当保存了新供给商的付款条款是预设的默认值，您能够对这些值进行改正。注意，假如您输入的供货商名称或编号已经存在，Oracle系统将显示一条错误信息，且不允许持续输入，您需查明其能否为重复录入的供给商。输入供给商分类信息。CompanyConfidential-Forinternaluseonly32输入供给商种类1输入供给商地址详尽信息。上述信息输完后，点击地址按钮进入以下屏幕。1．输入地址和国家名称2．输入地址。3．输入所在地信息CompanyConfidential-Forinternaluseonly334．输入邮政编码5．输入地址选项能否支付地址能否为采买地址能否仅为询价地址6．输入该供给商地址的电话信息输入供给商的联系人信息。每个供给商可有多个联系人。1321．输入联系人姓名2．输入联系电话3．输入无效日期（必需时输入）选择其余选项能够输入您要记录的供给商地址其余信息，比如：银行帐户、会计、发票税等信息。如需查察其会计信息的默认值，您可依据实质状况改正其默认值。保存所做的工作。供给商归并本章内容主要介绍在在采买订单管理系统中归并供给商信息CompanyConfidential-Forinternaluseonly34本操作合用于在平时业务对重复的供给商进行归并。路径：采买>供给基准>供给商归并选择归并内容发票：在此选摘要从旧供给商传递给新供给商的发票所有：传递旧供给商所有的发票未付：只传递旧供给商未支付的发票无：不传传递旧供给商的发票PO：假如要将所有采买订单从旧供给商传递给新供给商，请选择“PO（采买订单）”输入旧供给商名称和地址以及新供给商名称。对付款管理系统会将信息从旧供给商传递给新供给商。假如您要将旧供给商地址从头指定给新供给商，请选择“复制地址”。在归并时期，对付款管理系统将输入归并日期作为旧供给商地址的无效日期并使用您选摘要