行政办公管理规范化操作全案

行政办公管理规范化操作全案周灿辉等编著目录1．2行政办公人员岗位职责51．2．1行政总监51．2．2办公室主任51．2．3行政部经理61．2．4后勤部经理61．2．5接待主管71．2．6行政主管71．2．7安全主管81．2．8保洁主管92．3行政接待管理工具92．3．1行政接待申请表92．3．2贵宾接待信息表102．3．3接待费用预算表112．3．4前台来访登记表122．4行政接待管理模板122．4．1行政接待管理制度123．3会议组织与管理图表153．3．1会议申请表153．3．2会议议程表163．3．3会议签到表163．3．4会议记录表173．4会议组织与管理制度173．4．1会议管理制度174．3活动策划与组织管理工具214．3．4活动执行计划表214．3．5员工活动调查表224．4活动策划与组织管理模板234．4．1员工活动管理制度235．3员工出差管理工具255．3．1出差申请表255．3．2出差借款单265．3．3出差报告表275．3．4出差费用报销单275．4员工出差管理模板285．4．1员工出差管理制度285．4．2出差费用管理办法316．3行政公文管理工具336．3．1发文稿纸336．3．2发文登记表346．3．3收文登记表346．3．4收文处理单346．3．5公文催办单356．3．6文件传阅表366．4行政公文管理模板366．4．1行政公文管理制度367．3合同档案管理工具407．3．1合同管理台账407．3．2合同移交清单407．3．3文件归档登记表417．3．4归档文件目录417．3．5档案借阅登记表427．4合同档案管理模板427．4．1合同登记保管制度427．4．2档案管理制度448．3印信与证照管理工具478．3．1印章刻制申请表478．3．2印章使用登记表488．3．3介绍信登记表488．3．4证照管理台账498．3．5证照借用登记表498．4印信与证照管理模板498．4．1印章管理制度499．3员工提案管理工具529．3．1员工提案建议表529．3．2员工提案评审表539．3．3员工提案登记表549．3．4年度提案总结表559．4员工提案管理模板559．4．1员工提案管理制度5510．3公关与危机管理工具5810．3．1公关活动推进表5810．3．2发布会媒体跟踪表5910．3．3展会参展申请表5910．3．4公关费用差异表6010．4公关与危机管理模板6010．4．1公共关系管理制度6011．3办公用品与设备管理工具6311．3．1办公用品申购表6311．3．2办公用品领用登记表6411．3．3办公用品库存清单6411．3．4办公设备维修记录表6511．4办公用品与设备管理模板6511．4．1办公用品管理制度6512．3企业知识产权管理工具6812．3．1知识产权汇总表6812．3．2专利申请表6912．3．3专利实施情况表6912．3．4商标情况登记表6912．4企业知识产权管理模板7012．4．1知识产权管理制度7013．3信息管理与信息保密工具7313．3．1信息接收登记表7313．3．2信息分类记录表7313．3．3机密信息借阅申请表7313．4信息管理与信息保密模板7413．4．1企业信息管理制度7414．3计算机与网络管理工具7714．3．1计算机硬件请购单7714．3．2计算机硬件报修表7714．3．3计算机软件维护表7814．4计算机与网络管理模板7814．4．1计算机管理制度7815．3车辆管理工具8115．3．1车辆信息登记卡8115．3．2车辆使用申请单8115．3．3车辆行驶记录表8215．3．4车辆维修申请单8215．3．5车辆保养记录表8315．4车辆管理模板8315．4．1车辆使用管理规定8315．4．2车辆维修保养制度8516．3安全管理工具8716．3．1安全隐患排查表8716．3．3消防设施一览表8816．3．4门卫值班记录表8816．3．2安全演练记录表8916．4安全管理模板8916．3．1门卫值班管理制度8917．3环境卫生与绿化管理工具9117．3．1企业绿化规划表9117．3．2绿化养护检查记录表9217．3．3卫生检查记录表9217．4环境卫生与绿化管理模板9217．4．1绿化管理制度9218．3食堂宿舍管理工具9418．2．1食堂卫生检查表9418．2．3员工宿舍登记表9518．2．4宿舍物品登记表9518．4食堂宿舍管理模板9618．4．1食堂管理制度961．2行政办公人员岗位职责1．2．1行政总监行政总监岗位职责如表1-1所示。表1-1行政总监岗位职责岗位名称行政总监直属上级总经理岗位概述全面统筹规划企业行政办公管理流程，不断完善行政管理体系，控制行政办公费用支出，提升行政办公管理效率岗位职责1.根据企业整体发展规划，拟定行政办公管理发展规划2.负责行政办公、后勤规范化管理体系建设，提升管理效率3.负责行政办公费用预算的审核与监督，控制费用支出4.负责行政管理组织架构设计，不断优化组织内部各项资源的配置5.负责监督行政办公、后勤管理工作的运行，并做出相应的指示6.负责企业公关危机的管理，及时处理各类突发事件7.完成领导临时交办的其他工作1．2．2办公室主任办公室主任岗位职责如表1-2所示。表1-2办公室主任岗位职责岗位名称办公室主任直属上级行政总监岗位概述协调企业高层与各部门、外部单位之间关系，做好高层领导日程安排、行政资源调度、行政公文处理以及总务后勤事务管理等工作岗位职责1.根据企业高层领导的安排，负责企业日常行政事务管理工作2.根据领导的指示，具体负责领导日程安排以及重要活动安排等工作3.负责代表公司做好外部单位、政府以及其他社会团体的接待工作4.负责公司各类行政办公管理制度、规范的编制工作5.根据领导的授权，为其起草讲稿、处理各类来往公文6.负责企业公关危机的管理，及时处理各类突发事件7.完成领导临时交办的其他工作1．2．3行政部经理行政部经理岗位职责如表1-3所示。表1-3行政部经理岗位职责岗位名称行政部经理直属上级行政总监岗位概述全面统筹规划公司的行政办公管理事务，通过对行政、后勤等事务的监督管理，为企业正常生产运营提供支持岗位职责1.根据企业年度工作计划，确定行政工作重点及工作计划2.负责编制行政费用预算，合理控制企业行政费用支出3.负责安排集中采购办公用品、办公设备等，并指派专人进行日常管理4.负责公司重要会议、活动的组织管理工作5.负责企业公关危机的管理，及时处理各类突发事件6.负责安排专人集中调度车辆，合理利用资源7.完成领导临时交办的其他工作1．2．4后勤部经理后勤部经理岗位职责如表1-4所示。表1-4后勤部经理岗位职责岗位名称后勤部经理直属上级行政总监岗位概述全面负责公司后勤事务管理与规划，在不断提升后勤服务质量的前提下，尽量控制管理费用支出岗位职责1.根据企业年度工作计划，确定后勤工作重点及工作计划2.负责编制后勤费用预算，合理控制后勤管理费用支出3.负责合理规划后勤服务设施，提升服务质量4.负责企业内部环境规划，不断美化、净化企业环境5.负责监督企业绿化、卫生、安全等工作，确保企业生产经营活动的顺利进行6.负责监督食堂宿舍日常管理工作，为企业员工提供良好的服务7.完成领导临时交办的其他工作1．2．5接待主管接待主任岗位职责如表1-5所示。表1-5接待主管岗位职责岗位名称接待主管直属上级行政部经理岗位概述根据公司领导的指示，全面负责安排来宾或访客的接待工作岗位职责1.根据高层领导的指示，负责制定重要来宾的接待计划2.负责具体安排来宾接待、来宾参观、来宾洽谈等事宜3.根据领导的意见，安排来宾主陪以及其他陪同人员4.负责安排来宾就餐、住宿、旅行等相关事宜5.负责接待人员商务礼仪的培训工作，以提升企业形象6.负责参与企业公关危机处理，并提出可供参考意见7.完成领导临时交办的其他工作1．2．6行政主管行政主管岗位职责如表1-6所示。表1-6行政主管岗位职责岗位名称行政主管直属上级行政部经理岗位概述在部门经理的领导下，通过与各部门的协调与沟通，及时处理各项行政事务，保证企业生产经营活动的正常开展岗位职责1.负责组织策划各类公务接待，体现本公司的良好形象2.负责办公用品申请的审批以及办公用品集中购买3.负责公司各类会议、活动的组织，并指定专人进行会议记录4.负责公司车辆的统一调度、维护与保养等管理工作5.负责对公司印信、公文等进行统一管理，防止核心信息外泄6.负责对公司办公设备等进行统一管理，做好办公设备维护与保养工作7.负责对各类突发事件进行处理，并及时上报相关领导8.完成领导临时交办的工作1．2．7安全主管安全主管岗位职责如表1-7所示。表1-7安全主管岗位职责岗位名称安全主管直属上级后勤部经理岗位概述在部门经理的领导下，负责公司区域内的安全管理工作，通过建设安全防护设施和组织安全巡查，确保企业财产安全岗位职责1.负责制定公司安全管理工作计划，并落实计划内容2.负责建设与维护公司内部的安全防护设施、设备，杜绝安全隐患3.负责组织保安员定时巡查，防止各类安全事件的发生4.负责制定保安员培训计划，提升保安员的业务水平5.落实安全责任制，及时处理突发性安全事故，并向主管领导汇报6.负责定期召开安全工作例会，检讨工作中的问题和不足7.完成领导临时交办的工作1．2．8保洁主管保洁主管岗位职责如表1-8所示。表1-8保洁主管岗位职责岗位名称保洁主管直属上级后勤部经理岗位概述在部门经理的领导下，具体负责公司区域内的卫生保洁管理工作，监督保洁人员认真工作，为公司员工营造良好的工作环境岗位职责1.按照公司的建筑布局，为下属保洁员设定专属责任区2.负责制定各项保洁指标与标准，确保公司卫生状况达标3.负责监督、指导保洁人员进行保洁作业4.负责定期检查保洁设备，确保其能够正常工作5.负责保洁工具、材料的发放、保管，合理控制保洁工具、材料的消耗6.完成领导临时交办的工作2．3行政接待管理工具2．3．1行政接待申请表申请部门申请人申请日期来访单位联系人来访事由来访日期主要来访人员名单姓名职务性别备注接待人员主要接待领导参与接待人员接待服务人员备注主要日程日期时间活动安排地点准备事项1.车辆（车型）：2.欢迎条幅内容：3.会议室准备：4.用餐：5.住宿：部门经理意见行政部经理意见主管副总意见总经理意见2．3．2贵宾接待信息表来访贵宾信息英文姓名中文姓名国籍性别出生年月来访时间单位职务随行人员信息姓名职务备注来访目的接待安排信息接待负责人接待规格下榻宾馆航班信息接机人指定联络人陪同、翻译人员经费预算开支项目清单及金额行程安排用车安排总经理意见签字：日期：年月日董事长意见签字：日期：年月日2．3．3接待费用预算表接待对象接待日期接待级别接待人数接待部门接待负责人接待费用预算类别费用预算明细合计金额备注住宿餐饮场地租赁现场参观旅游观光礼品其他合计金额制表：日期：部门负责人：日期：行政经理：日期：财务经理：日期：主管副总：日期：总经理：日期：2．3．4前台来访登记表序号日期姓名单位来访人数被访对象来访事由联系备注123452．4行政接待管理模板2．4．1行政接待管理制度制度名称××公司行政接待管理制度受控状态编号第一章总则第一条为进一步加强和提高公司行政接待工作水平，规范各类行政接待活动，充分展现公司良好企业形象，特制订本制度。第二条本制度所称行政接待，是指公司在日常工作中发生的、为开展各类经营业务需要而发生的接待、会务、应酬等活动。第三条原则1.归口接待，统一管理；2.厉行节约、确保安全；3.文明礼貌、热情周到。第二章责任分工第四条行政部是接待工作的统一管理部门，主要有以下职责：1.制定和实施行政接待管理制度；2.编制公司接待费用总额预算；3.受理各部门的接待申请；4.制定各类行政接待方案；5.负责接待前期准备工作；6.负责来宾到访接待的实施工作，包括迎接、正式接待、送行等。7.负责对接待工作的总结、汇报工作。第五条各业务部门是接待工作的归口部门，主要有以下职责：1.根据本部门业务实际需要，适时提出接待申请；2.向行政部提供有关来宾的准确信息；3.负责接待活动中业务方面的沟通；4.协助行政部实施接待工作。第三章接待分类与规格第六条公司行政接待活动分为以下几种类型：1.公务接待；2.会议接待；3.视察与检查接待；4.参观接待；5.经营活动接待；6.技术考察接待。第七条公司行政接待规格由高到低分为A、B、C、D四个等级。具体如表2-4所示：表2-4行政接待等级接待等级等级描述来宾接待负责人A级对公司有重要影响或与公司有重大关系的接待国家部委、省市级各主要部门领导董事长B级与公司有密切关系、或有战略合作意向且在行业内知名的来宾或单位企业负责人、核心高管人员总经理C级普通一级的接待，主要是一般客户或业务有关人员来公司参观企业副总、相关高管人员、社会名流主管副总D级主要是指一些临时性的接待，因业务需要临时决定来公司参观企业经理级人员业务部门经理或行政部经理第八条行政部根据行政接待申请、公司领导指示、来宾与公司往来关系、影响等确定行政接待的等级。第四章行政接待程序第九条接待申请1.各归口部门根据业务需求，提出行政接待申请，填写《行政接待申请表》，经本部门经理审批后提交至公司行政部；2.行政部经理结合行政接待费用预算情况，审核《行政接待申请表》，填写行政部门意见，逐级报主管副总、总经理审批。接待规格为A级的，还应报董事长审批。3.各归口部门申请行政接待，有下列情形之一的，应及时告知行政部，以便顺利完成接待工作。（1）需要公司领导出面接待陪同的；（2）需要预订返程车船、飞机票的；（3）需要安排住宿、宴会的；（4）需要照相、摄像、礼品以及安排车辆的。第十条接待准备1.行政部根据经审批的接待申请和归口部门提供的来宾信息，制定接待方案，编制接待经费预算；2.行政部根据接待方案安排专人负责以下细节的准备工作：（1）预订酒店食宿；（2）接机、接站；（3）会议场所布置；（4）相关物资采购。第十一条接待实施1.一般情况下，接待按照以下程序展开：（1）迎接来宾；（2）双方业务负责人的会晤及技术交流活动；（3）介绍、参观本公司的各项情况；（4）宴请来宾；（5）陪同外地来宾游览本地名胜古迹。2.行政部可根据接待方案对接待程序进行适度变更。第十二条接待完成1.接待活动结束后，行政部应妥当安排送行；2.可准备具有公司或地方特色的纪念品赠送来宾。第十三条接待总结每次接待活动结束后，行政部应对接待活动进行全面认真总结，总结报告报主管副总审核批示。第五章附则第十四条本制度由行政部制定、修订和解释。第十五条本制度报总经理审批通过后实施。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期3．3会议组织与管理图表3．3．1会议申请表申请部门申请人会议时间会议地点主持人记录人会议主题与会人员会议准备部门负责人意见行政部意见主管副总意见3．3．2会议议程表会议主题会议时间会议地点会议主持会议记录与会人员会议议程序号时间议题发言人发言时间12345下次会议时间：地点：其他信息3．3．3会议签到表会议主题会议时间地点与会人员签到序号部门姓名签字备注123453．3．4会议记录表××会议记录会议时间会议地点主持人记录人应到人数实到人数缺席人员迟到人员主要议题发言内容会议结论主持人签字：日期：记录人签字：日期：3．4会议组织与管理制度3．4．1会议管理制度制度名称××公司会议管理制度受控状态编号第一章总则第一条为进一步规范公司各类会议内容和程序，提高会议效率，健全决策机制，提升公司管理水平，特制订本制度。第二条原则1.有效沟通，充分协调；2.注重质量，提高效率；3.认真准备，讲求实效；4.遵守纪律，准时与会。第三条本制度适用于公司及各部门组织召开的各类会议。第二章会议类型第四条会议按类别、内容的不同分别由相关部门召集和主持，行政部负责做好会议组织、服务及管理工作。第五条公司组织召开的各类会议包括但不局限于以下会议：1.总经理办公会主要对公司经营发展和管理中的重大事项进行研究与决策。2.生产经营协调会汇报生产经营有关工作，协调解决各车间、部门提出的问题，讨论研究并提出下期生产经营工作计划。3.各类专项会议研究公司近期成本管理、质量管理、安全管理、预算管理等专项工作存在的突出问题，提出解决办法，明确相关部门责任，并责成各部门按照会议要求保质保量完成任务。4.各部门管理例会了解本部门本期工作完成情况，总结存在问题，确定改进办法，提出处理意见，制定下期工作计划。5.总结计划会议总结公司及各部门月度/季度/年度工作情况，评定全体人员工作绩效，确定公司及各部门月度/季度/年度计划，分析存在问题，制定应变措施和落实办法第六条公司各类会议简要说明如表3-2：表3-2公司各类会议说明会议类别主持人主办部门与会人员周期总经理办公会总经理行政部各副总经理及其他高

每半月生产经营协调会生产副总生产部各部门经理每月专项会议主管副总各归口部门各部门经理每月部门管理例会部门经理各部门各部门所属人员每月总结计划会议总经理行政部全体员工每月/季/年第三章会议组织第七条涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的会议，由会议归口部门主办，行政部协办。第八条会议主办部门主要负责以下工作：1.确定会议目标和主题；2.制定会议方案和议题；3.确定会议主持人及与会人员；4.准备会议议题相关资料、文件；5.控制会议进程，维持会议秩序。第九条行政部主要负责以下工作：1.拟定和发布会议通知；2.会场安排和布置；3.会议用品准备；4.进行会议记录；5.会议照相、录像；6.撰写和印发会议纪要。第十条会议通知1.召开会议需提前通知，一般会议应提前2个工作日以、短信或Email方式通知，大型会议需至少提前5个工作日下发正式书面通知。2.一般情况下，会议通知由行政部拟定和发布，但部门内部会议除外。3.会议通知应至少包括但不限于以下内容：（1）会议时间和地点；（2）参会人员；（3）会议主题和内容；（4）参会要求和准备。第十一条重大会议会期较长的，行政部应准备茶水饮料，并指定专人提供会议服务。第条公司会议室由行政部负责统一日常管理，包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等。第十二条行政部应在会议开始前30分钟，做好会场各项准备工作，会议结束后30分钟，完成会议室清洁工作。第十三条行政部进行会议室管理时，应注意以下事项：1.会前、会后均应检查各种试听设备及用品；2.清点与会人员借用的物品，确保所借物品的归还；3.会后及时清理会议室，使会议室恢复到备用状态；4.整理并回收所有剩余的、与会议有关的文件资料。第四章会议纪律管理第十四条会议开始前必须由本人签到，如不能到会应提前向会议主持人履行请假手续。第十五条杜绝迟到、早退，中间确有急事需离开会场的，应向会议主持人请假。第十六条会议期间应将移动通讯工具关闭或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听。第十七条与会人员应注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不可随便打断他人发言，不可对他人进行人身攻击。第十八条发言人员会前要做充分准备，要做到发言思路清晰、条理清楚、重点突出、表述明白。第十九条与会人员应听从主持人的安排，减少与会议议题无关的争辩和讨论。第二十条与会人员应妥善保管会议材料，不得泄露会议机密。第四章会议资料管理第二十一条会议记录1.会议期间由会议主办部门或行政部安排专人进行会议记录。2.会议记录应包括但不限于以下内容：（1）会议概况会议名称、地点、时间、主持人、列席和出席情况、记录人签名等。（2）会议内容会议议题、发言人及发言内容、会议决议事项、表决方式和结果等。3.会议结束后，会议记录人员应及时整理会议记录，确保会议记录的真实、准确、完整。第二十二条会议纪要1.会议纪要由行政部在会议记录的基础上进行编写，概括反映会议精神和会议成果。2.会议纪要应包括但不限于以下内容：（1）会议概况会议目的、时间、地点、与会人员、议题及成果等。（2）会议精神阐发具体阐述会议讨论的问题、意见、结论和决定，以及对今后工作所提的要求，将会议的主要精神和成果全面、具体、详尽地反映出来。3.行政部根据会议的规模、性质及内容等情况确定是否编写会议纪要，会议纪要报总经理审核、签发后方可印发。第二十三条各类会议资料由行政部按季度分次存档，部门内部会议资料由各归口部门自行存档。第二十四条公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片、会议记录及会议纪要等。第七章附则第二十五条对会议决议和决定事项，责任部门和人员必须认真履行，按照会议要求的时间完成，相关部门和人员予以支持、配合。第二十六条行政部对会议决定事项进行分类整理，按照会议要求的时间对有关责任人和责任部门进行逐项督办，并定期向公司有关领导汇报。第二十七条本制度由行政部负责制定和修改。第二十八条本制度报总经理审批后自20××年××月××日起执行。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期4．3活动策划与组织管理工具4．3．4活动执行计划表阶段序号任务工作内容与要求负责人完成时间备注前期准备123活动现场456后期工作7894．3．5员工活动调查表各位同事好：为丰富公司员工的业余文化活动，推进公司精神风貌建设，行政部开展本次调查。请您根据自己实际情况在对应的选项前划勾，并提出宝贵意见。感谢您的支持和配合！1.您参加过公司组织的员工活动吗？□经常□一般□很少□没有2.您参加员工活动的主要原因是什么？□工作休闲平衡□活动有意义□符合自己的兴趣、爱好□同事都参加2.您认为员工活动的重要作用是什么？□建立和谐关系□提高团队意识□增强同事间交流□公司核心价值观交流分享3.您认为公司应多长时间组织一次员工活动？□每月□每季度□每半年□不定期4.您认为公司应在什么时间段组织员工活动？□周末□节假日□工作时间□无所谓5.您认为员工活动的规模以多少为宜？□全体员工□以部门为单位□兴趣相近的同事□无所谓6.您喜欢参加哪种类型的员工活动？□体育□文艺□旅游□拓展训练□无所谓7.如果公司组织体育方面的活动，您希望会是哪些活动？□运动会□登山比赛□球类比赛□棋牌赛□无所谓8.如果公司组织文艺方面的活动，您希望会是哪些活动？□演讲比赛□知识竞赛□书画摄影展□观看节目演出□无所谓9.如果公司组织员工旅游活动，你希望去哪些地方？□天然景观□人文景观□无所谓10.您怎样看待公司组织的大部分员工活动？□很喜欢□会积极参加□视活动内容而定□视时间安排而定□无所谓11.关于员工活动的费用问题，您认为怎样做比较合理？□公司全部承担□如果合理自己可以承担一部分□自己不会承担12.请您对行政部开展员工活动提供一些参考建议（包括时间安排、活动内容、活动形式、组织等各个方面）：4．4活动策划与组织管理模板4．4．1员工活动管理制度制度名称××公司员工活动管理制度受控状态编号第一章总则第一条为丰富员工生活，保持员工身心健康，加强公司精神文明建设，规范公司员工活动的策划、组织与实施，特制定本制度。第二条本制度所称员工活动，是公司组织实施的体育活动、娱乐活动、旅游活动、体检活动、聚餐活动、公司年会等各项活动的统称。第三条原则1.积极上进；2.内容丰富；3.覆盖广泛；4.安全第一。第二章责任分工第四条行政部负责公司活动的组织实施，主要有以下职责：1.制定公司全年活动计划；2.活动经费预算的编制和报批；3.员工活动的策划、组织、执行与总结；第五条行政副总负责公司活动的指导及监控。第六条总经理负责公司活动计划、方案的审批。第七条各部门可根据自身情况自行开展部门活动，部门活动的组织和实施，包括经费申请、活动策划和费用报销等，均由各部门负责。第八条活动经费预算的审批权限：1.活动预算在××元以内的，由部门经理审批；2.活动预算在××元~××元的，由行政副总审批；3.活动预算超过××元的，由总经理审批。第三章活动计划与方案制定第九条行政部每年12月份对全体员工开展一次员工活动意向调查，并分析总结调查结果。第十条行政部根据员工活动调查结果，制定下一年度的员工活动计划及经费预算，逐级报行政副总、总经理审批通过后方可实施。第十一条行政部组织员工活动，应提前2周编制具体的活动方案，但常规性的活动（如员工生日宴会，团队建设聚餐等），活动内容不变且金额在的××元以内的，可不必编制活动方案。第十二条活动方案应至少包含以下内容：1.活动目的和方式；2活动内容、时间、地点；3活动参与人员、组织人员；4.活动设施、物品等采购需求；5.活动进程安排及责任分工；6.开展活动所需经费的预算；7.活动注意事项及要求。第十三条员工活动方案经行政部经理签字后逐级报行政副总、总经理审批通过后方可执行。第四章活动组织与开展第十四条行政部根据具体的活动方案召集相关部门及人员，进行活动分工，确定活动经费的落实情况及活动人员安排等。第十五条行政部应提前1周做好以下活动准备工作：1.活动前期的宣传工作；2.活动所需物品的采购工作；3.组织人员责任分工准备；4.以书面形式通知各部门。第十六条公司为参加旅游活动或比赛活动的所有员工统一购买意外伤害保险。第十七条凡外出活动，活动负责人应随时清点人数，尤其是转换活动场地、上下车时及时清点，确保所有员工统一行动。第十八条公司活动以集体组织形式进行，因特殊情况需要分组时，应强调分组活动的安全注意事项、关键时间点、集合地点等，并确立分组负责人。第十九条行政部应做好活动应急预案，以及时应对并妥善处理活动过程中的突发事件。第五章附则第二十条行政部应在每次活动结束后及时做好活动的总结工作，向公司领导汇报活动情况，找出存在的缺点与不足，并填写活动评估记录及活动总结报告。第二十一条行政部应将每次活动的所有资料进行整理、存档，妥善保管。第二十二条本制度由行政部制定、修订，报总经理审批通过后生效。第二十三条本制度解释权归行政部所有。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期5．3员工出差管理工具5．3．1出差申请表姓名部门出差事由出差日期年月日至年月日出差目的地订票信息□飞机□火车□轮船出发时间月日时返回时间月日时费用预算项目金额备注交通费住宿费通讯费其他合计预计借款金额元部门经理审核财务部审核总经理审批备注1.凡境外出差，或出差时间持续一周以上的，须总经理批准；2.出差期间不得随意变更出差事项及路线，情况特殊的，须报直接上级批准；3.本表作为出差期间的考勤依据，出差前应将其副本交至行政部作为考勤备案。5．3．2出差借款单资金性质：年月日编号：借款人部门付款凭证联出差事由出发日期返回日期借款金额人民币（大写）¥领导批示财务主管意见付款记录年月日以第号支票或现金支出凭单付给：出纳签字借款人签字编号姓名报销凭证联金额日期用途核销金额交回金额尚欠金额会计出纳领款人编号姓名报销回执联金额日期用途核销金额交回金额尚欠金额出纳领款人备注：1.付款凭证联用于员工出差借款时财务做账；2.报销凭证联用于员工出差报销时财务做账；3.报销回执联在员工报销后交给员工个人，作为冲销借款凭证。5．3．3出差报告表出差人员部门出差时间年月日至年月日出差地点出差事由出差经过出差总结附件报告人签字：日期：部门负责人签字：日期：主管副总签字：日期：5．3．4出差费用报销单申请日期：年月日申请人部门出差事由出差起止时间自年月日时起至年月日时止共天时，附单据张序号项目单据张数金额备注1城际交通费用2市内交通费用3住宿费用4餐费5其他合计报销总额人民币（大写）¥预借金额¥补领金额¥退还金额¥主管副总：部门经理：财务主管：出纳：领款人：5．4员工出差管理模板5．4．1员工出差管理制度制度名称××公司员工出差管理制度受控状态编号第一章总则第一条目的为规范公司员工出差管理，严格控制企业管理费用开支，确保员工出差有章可循，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司全体员工。第三条定义员工出差，是指公司员工因公赴外地（公司所在地××市以外的地区）执行与其工作有关的业务活动、培训、考察、展览、开会等，且单次持续时间在1日以上的，视为出差。第四条原则1.遵循先申请原则，获批后方可出差；2.按照高效、经济、安全原则选择交通工具；3.所有出差须提交书面出差报告。第二章出差申请及审批第五条员工出差应提前一周《出差申请表》，经具有审批权限的人员批准同意后，将其复印件发送至公司前台处，以便进行考勤统计、预订酒店及机票等。第六条员工出差有关审批权限如下所示：1.各部门经理负责所属员工出差、出差费用的审批；2.总经理负责各部门经理出差、出差费用的审批；3.员工出差国外或港澳台地区，一律由集团公司总裁审批。第七条财务部负责出差借款申请的审核、差旅费报销的审核。第八条未事先申请或虽申请但未经核准的出差，其费用不得报支，其出勤考核按公司有关政策办理。第九条出差人员凭《出差申请表》向财务部申请办理差旅费预借手续。第三章出差费用及标准第十条员工出差期间的出差费用，主要包括以下费用：1.交通工具费包括乘坐飞机、轮船、火车、出租车等的长短途交通费用。2.住宿费在出差地因过夜住宿发生的费用。3.出差津贴按地区标准发放的包含膳食补助在内的出差津贴。4.其它费用出差期间发生的与公务有关的其他费用。第十一条出差费用除出差津贴直接以现金方式支付给出差人员外，其他费用须凭正式发票报销。第十二条交通住宿标准根据出差人员级别及地区的不同，具体的交通住宿标准如表5-2所示：表5-2出差交通住宿标准级别交通标准住宿标准（单位：元）飞机火车轮船一类地区二类地区三类地区总经理级别商务舱软卧一等舱××××××部门经理经济舱软卧二等舱××××××普通员工经济舱硬卧三等舱××××××备注◆一类地区是指北京、天津、上海、重庆、广州、成都、深圳、厦门、珠海；◆二类地区是指郑州、济南、石家庄、合肥、太原、西安、长春、哈尔滨；◆三类地区是指除一类、二类城市之外的其他地区。第十三条出差津贴标准根据出差地所在国家及地区的不同，具体的出差津贴标注如表5-3所示：表5-3出差津贴标准出

地区境内境外大陆地区港澳台地区德国美国韩国其他地区日出差津贴（元）××××××××××××备注出差津贴按照出差期间的工作日天数计算，不是一整天的，遵循以下计算规则：◆6小时以内的，不计算当日出差津贴；◆6小时至12小时的，按日出差津贴的50%计算；◆12小时以上的，按照日出差津贴的100%计算。第四章出差报告及费用报销第十四条出差结束后，出差人员应以书面形式提交出差报告，对当次出差的情况进行总结、汇报。第十五条出差报告采取上行汇报制度，即出差人员在申请出差时的授权审批人为出差报告的听取人。第十六条出差报告应详细说明出差目的、客户名称、出差结果、跟进事项等内容，报告听取人应对报告进行评估，针对有关问题提出处理意见或安排相应的跟进措施。第十七条出差结束后，出差人员应填写《出差费用报销单》，附相关凭证及已核准的《出差申请表》，按照财务报销程序办理报销手续。第十八条出差期间因业务需要而花费的业务公关费用，须另外填写报销申请，不能并入出差费用申请。第十九条原则上，出差人员应在返回公司后一周内办理报销手续，逾期1月未报销的，财务部不再办理报销手续，一切费用自理。第二十条住宿费用审核以实际过夜天数和限额标准确定，并附与出差时间、出差地点一致的正式报销凭证，超过限额标准的部分由出差人员自负。第二十一条所有报销单据由出差人员粘贴整齐，粘附于《出差费用报销单》的背面，保证原始单据整洁、清楚，报销单据项目齐全。第二十二条出差人员在一人以上的，应由其中一人负责向财务办理借款、报销手续，减少财务对报销费用的重复审核工作。第二十三条出差人员办理完报销费用后，由财务部核算出差津贴的具体数额，并于次月汇入员工的工资账户中，出差津贴与员工当月的工资收入合并计税。第五章附则第二十四条本制度由行政部负责制定、解释及修改。第二十五条本制度经总经理审批通过后生效。第二十六条本制度自发布之日起执行。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期5．4．2出差费用管理办法制度名称××公司出差费用管理办法受控状态编号第一条目的为了加强公司出差费用的管理工作，统一各部门出差人员报销程序，以合理、节约为原则，现结合公司的实际情况，特制定本制度。第二条出差费用1.城际交通费；2.住宿费；3.出差地市内交通费；4.出差补贴费。第三条出差申请员工出差前必须填写《出差申请表》，注明出差地点、预计时间、出差目的，出差计划经部门经理审核签字，由总经理批准，未经批准其出差费用不予报销。第四条出差借款1.出差前借款遵循“前账不清，后账不借”原则，对于没有还清前次出差借款的，财务有权不予借款；2.出差借款须凭审批后的《出差申请表》，到财务部办理借款预借差旅费，借款金额不得超过《出差申请表》总金额的××%。第五条出差人员在出差时取得有关原始单据时，应注意以下事项：1.发票必须为国家税务部门或财政部门监制的正规发票；2.发票项目必须填写齐全，内容不得有任何涂改；3.发票抬头为公司全称，即××有限责任公司；4.发票大小金额相符。第六条出差报销程序1.出差人员应于出差返回后××个工作日内履行报销手续；2.出差人员申请报销应首先填写《费用报销单》，并将在出差时取得的原始单据粘贴在《费用报销单》后面，报具有审批权限的人员审批后方可报销；3.具体报销程序如图5-3所示：1.出差人员填写《费用报销单》，并粘贴原始单据1.出差人员填写《费用报销单》，并粘贴原始单据2.部门经理审核《费用报销单》及原始单据并签字3.财务部对《费用报销单》及原始单据进行复核4.总经理审批《费用报销单》及原始单据并签字5.出纳办理出差费用报销手续图5-3出差费用报销程序第七条出差人员在申请报销时，应着重检查以下原始单据信息，确保其与《费用报销单》上的填写信息相一致：1.各次车、船、飞机票别、车次、席别、出发及到达地点、日期、金额等项目；2.住宿费单据金额；3.市内交通费单据单价、张数及金额；4.邮电费、行李费、运输搬运费、资料费、文具费、会议交通费和其他等项目第八条粘贴原始单据时，应注意以下事项：1.使用固体胶棒或液体胶粘贴原始单据，禁止使用订书机将原始单据装订。2.粘贴时应干净整洁，不得折卷，不得超出《费用报销单》封面的边沿线；3.原始单据的大小写金额不得叠压、不得遮盖；4.原始单据张数较多或较小时先将单据粘贴在空白粘贴单上，然后将空白粘贴单附在《费用报销单》封面之后。第九条出差人员丢失车、船票原始单据的，应附有经总经理批准的个人书面情况检查报告书方可报销，丢失住宿费原始单据的，应附有取得原住宿单位补开的住宿费单据或住宿费收费证明书。第十条因公外派参加会议、学习、进修、培训，由主办单位统一安排食宿的，不再报销各项补助；统一安排住宿，不安排伙食的，据实报销住宿费。第十一条本办法由财务部负责制定和解释，未尽事宜遵循公司有关政策规定。第十二条本办法自20××年××月××日起执行。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期6．3行政公文管理工具6．3．1发文稿纸发文字号：密级：缓急：签发：会签：主送：抄送：拟稿单位：拟稿：核稿单位：核稿：打字：校对：印发：份数：份附件：主题词：标题：注：公文正文附后6．3．2发文登记表序号日期发文单位发文字号标题发往单位份数备注123456．3．3收文登记表序号收文日期来文单位来文字号标题附件收件人办复情况归档备注123456．3．4收文处理单编号：来文单位来文字号：[]号收文日期：年月日标题拟办意见：领导批示：传阅签名：办理情况：经办人：归档情况归档分类：保管期限：6．3．5公文催办单文号催办人交办单位承办单位公文标题领导批示完成时限年月日至年月日催办内容与进度要求催办日期第一次第二次第三次承办部门反馈责任人：年月日归档日期归档人6．3．6文件传阅表文件标题发文编号发文时间传阅批示传阅情况阅文时间有无复印签字备注6．4行政公文管理模板6．4．1行政公文管理制度制度名称××公司行政公文管理制度受控状态编号第一章总则第一条为规范公司公文管理，推进公司各部门、各单位公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、所属子公司及分公司公文处理工作。第三条定义公文是公司实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，包括决定、意见、通知、通告、通报、请示、报告、批复、函、纪要等文件。第四条原则1.实事求是；2.准确规范；3.精简高效；4.安全保密。第五条公文适用范围1.传达贯彻公司的方针政策；2.公布公司规章制度；3.指导、布置和商洽工作；4.请示和答复问题；5.报告和交流情况。第二章管理责任第六条公司行政部是公文处理的管理机构，负责公司各部门、所属子公司及分公司的公文管理工作，并进行业务指导和督促检查。第七条行政部专设行政秘书负责公文处理工作，包括公文拟制、办理、管理等一系列工作。第八条各部门负责本部门文件的编写起草工作。第九条总经理或具有审批权限的有关人员负责公文的签批。第三章格式规范第十条公文格式公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。第十一条版面格式1.页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。2.字体和字号如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字，特定情况可以作适当调整。3.行数和字数一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心，特定情况可以作适当调整。4.文字颜色如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。第十二条用纸幅面公文用纸幅面采用国际标准A4型，特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。第十三条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号，按照有关国家标准和规定执行。第四章行文规则第十四条公文行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。第十五条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。第十六条向上级单位行文，原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送其他相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。第十七条向上级单位请示，应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。第十八条向下级单位行文，原则上主送受理机关，根据需要抄送相关单位。第十九条涉及多个部门、单位职权范围内的事务，部门、单位之间未协商一致的，不得行文。第二十条受双重领导的单位向一个上级单位行文时，必要时应当抄送另一个上级单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文时，必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。第五章公文拟制与审核第二十一条公文起草1.涉及公司全局性、综合性的文件，由行政部起草；2.专业性、业务性文件，由各业务归口部门起草；3.主管副总负责主持、指导重要公文起草工作；4.公文涉及其他部门或单位职权范围事项的，起草时应征求相关部门或单位意见。第二十二条公文审核1.公司行政部负责公文的审核工作；2.公文审核重点包括但不局限于以下几方面：（1）行文理由是否充分；（2）行文依据是否准确。（3）内容是否符合国家法律法规和公司方针政策；（4）内容是否完整准确体现发文意图；（5）涉及有关部门或单位职权范围的事项是否经过充分协商并达成一致意见；（6）文种是否正确，格式是否规范；（7）人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；（8）文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否符合规定。第二十三条经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。第二十四条公文签批1.以总公司名义发文的公文应当经总经理审批签发。2.以子公司、分公司名义发文的公文由公司负责人审批签发。3.签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。第六章收文发文办理第二十五条发文办理1.发文办理主要程序复核→登记→印制→核发。2.发文办理注意事项（1）行政部对已经签批的公文进行审批手续、内容、文种、格式等方面复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审；（2）对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细登记；（3）公文印制必须确保质量和时效，印制完毕后，对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。第二十六条收文办理1.收文办理主要程序签收→登记→初审→承办→传阅→催办→答复。2.收文办理注意事项（1）初审主要由行政部负责，经初审不符合规定的公文，应及时退回来文部门或单位并说明理由；（2）对于批办性的公文，行政部应提出拟办意见报总经理批示或转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门；对于阅知性的公文，应根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示；（3）承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕；（4）公文催办工作由行政部负责，属于紧急公文或重要公文的，行政部应指定专人负责催办。第七章附则第二十七条公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。第二十八条本公司的电子公文处理工作，可以参照本制度执行。第二十九条本制度由行政部负责解释。第三十条本制度自20××年××月××日起施行，之前发布的《××公司行政公文管理制度》停止执行。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期7．3合同档案管理工具7．3．1合同管理台账序号合同编号合同性质合同名称签订日期合同期限合同标的合同金额合同对方对方联系人联系123457．3．2合同移交清单序号合同名称份数经办人备注12345移交部门负责人：年月日移交人：年月日档案部门负责人：年月日接收人：年月日7．3．3文件归档登记表文件名称文件编号提交部门提交方式归档编号归档位置楼保密等级层归档时间室保管期限柜送交人栏接收人格7．3．4归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注7．3．5档案借阅登记表日期档号题名用途方式借阅部门/单位借阅人签字外借查阅7．4合同档案管理模板7．4．1合同登记保管制度制度名称合同登记保管制度受控状态编号第一章总则第一条目的为加强公司合同的登记和保管工作，确保公司所有合同档案的保密性、完整性和安全性，提升合同规范化管理，特制定本制度。第二条定义1.合同登记本制度所称合同登记，是指公司利用信息化手段，定期登记合同的订立、结算、补充或变更、解除等情况，以实行合同的全过程封闭管理。2.合同保管本制度所称合同保管，是指合同管理过程中形成的各种文件、文书、单据、凭证和其他相关材料等合同档案的保管。第三条适用范围本制度适用于公司及子公司所有经济合同的登记和保管，劳动合同的管理暂不适用本制度。第二章合同登记第四条各合同承办部门负责本部门合同登记管理工作，并设立合同登记员，专门负责本部门所有合同的统计、分类、付款申请等合同管理工作。第五条合同登记员须使用公司统一规定的格式对合同订立和履行情况进行详细登记。第六条合同登记应至少包含以下内容：1.登记编号；2.合同名称、合同编号；3.合同对方名称及联系方式；4.合同承办部门及承办人；5.合同金额、首付款比例；6.合同履行情况；7.合同结算情况；8.备注。第七条合同登记编号按照“部门-签订时间-序列号”（如：销售部-20××-01号）填写，所有合同应在订立时开始登记，并根据履行情况及时更新，确保合同登记内容最近、最新。第八条合同登记员应定期向财务部汇报合同登记情况，由财务部汇总公司所有合同的登记，实时掌握合同的付款、预付款、欠款、收款等情况，以便及时执行合同结算业务。第九条合同履行完成后，合同登记员应在合同登记备注栏内注明合同已履行完成字样，并将履行完成的合同及相关资料移交行政部。第三章合同保管第十条