第八章合同实施控制(一)

第八章合同实施控制(一)本章提要：合同实施控制应立足于现场，在我国应加强“合同交底”工作，它对整个项目管理有十分重要的作用。在工程施工中合同管理对项目管理的各个方面起总协调和总控制作用，它的工作主要包括合同实施监督、合同跟踪、合同诊断、合同措施的决策。本章探讨了合同变更的一些主要形式、处理过程、责任问题。本章后面的合同管理案例是有代表性的，目前这样的承包商在我国是很多的。

第一节

概述

工程施工过程是承包合同的实施过程。要使合同顺利实施，合同双方必须共同完成各自的合同责任。在这一阶段承包商的根本任务就是按合同圆满地施工。

一个不利的合同，如条款苛刻、权利和义务不平衡、风险大，确定了承包商在合同实施中的不利地位和败势。这使得合同实施和合同管理很为艰难。但通过有力的合同管理可以减轻损失或避免更大的损失。

一个有利的合同，如果在合同实施过程中管理不善，同样也不会有好的工程经济效益。这已经被许多经验教训所证明：得标难，实施合同更难。

在我国，许多承包企业常常将合同作为一份保密文件，签约后将它锁人抽屉，打入“冷宫”，不作分析和研究，疏于实施阶段的合同管理工作，特别是施工现场的合同管理工作，所以经常出现工程管理失误，经常失去索赔机会或经常反为对方索赔，造成合同有利，而工程却亏本的现象。

而国外有经验的承包商十分注重工程实施中的合同管理，通过合同实施控制不仅可以圆满地完成合同责任，而且可以挽回合同签订中的损失，改变自己的不利地位，通过索赔等手段增加工程利润。所以在工作中“天天念合同经”，天天分析和对照合同，虽然合同不利，而工程却可盈利。

应该看到，合同所确定的承包商在工程中的地位和权利必须通过有效的合同管理，甚至通过抗争才能得到保护。双方只有通过互相制约才能达到圆满的合作。如果承包商不积极争取，甚至放弃自己的合同权利，例如承包商合同权益受到侵犯，按合同规定业主应该赔偿，但承包商不提出要求(如不会索赔，不敢索赔，超过索赔有效期，没有书面证据等)，则承包商权利得不到合同和法律的保护，索赔无效。

一、工程施工中合同管理的任务

合同签订后，承包商的首要任务是派出工程的项目经理。由他全面负责工程管理工作。而项目经理首先必须组建包括合同管理人员在内的项目管理小组，并着手进行施工准备工作。

现场的施工准备一经开始，合同管理的工作重点就转移到施工现场，直到工程全部结束。所以施工管理组织中应有合同管理机构和人员，如合同工程师、合同管理员。在施工阶段合同管理的基本目标是，保证全面地完成合同责任，按合同规定的工期、质量、价格(成本)要求完成工程。在整个工程施工过程中，合同管理的主要任务如下：

1．给项目经理和项目管理职能人员、各工程小组、所属的分包商在合同关系上以帮助，进行工作上的指导，如经常性地解释合同，对来往信件、会谈纪要等进行合同法律审查。

2．对工程实施进行有力的合同控制，保证承包商正确履行合同，保证整个工程按合同、按计划、有步骤、有秩序地施工，防止工程中的失控现象。

3．及时预见和防止合同问题，以及由此引起的各种责任，防止合同争执和避免合同争执造成的损失。对因干扰事件造成的损失进行索赔，同时又应使承包商免于对干扰事件和合同争执的责任，处于不能被索赔的地位(即反索赔)。

4．向各级管理人员和向业主提供工程合同实施的情况报告，提供用于决策的资料、建议和意见。

二、合同管理的主要工作

合同管理人员在这一阶段的主要工作有如下几个方面：

1．建立合同实施的保证体系，以保证合同实施过程中的一切日常事务性工作有秩序地进行，使工程项目的全部合同事件处于控制中，保证合同目标的实现。

2．监督承包商的工程小组和分包商按合同施工，并做好各分合同的协调和管理工作。承包商应以积极合作的态度完成自己的合同责任，努力做好自我监督。

同时也应督促和协助业主和工程师完成他们的合同责任，以保证工程顺利进行。

3．对合同实施情况进行跟踪；收集合同实施的信息，收集各种工程资料，并作出相应的信息处理；将合同实施情况与合同分析资料进行对比分析，找出其中的偏离，对合同履行情况作出诊断；向项目经理及时通报合同实施情况及问题，提出合同实施方面的意见、建议、甚至警告。

4．进行合同变更管理。这里主要包括参与变更谈判，对合同变更进行事务性处理；落实变更措施，修改变更相关的资料，检查变更措施落实情况。

5．日常的索赔和反索赔。这里包括两个方面：

(

l)与业主之间的索赔和反索赔；

(2)与分包商及其他方面之间的索赔和反索赔。

在工程实施中，承包商与业主、总(分)包商、材料供应商、银行等之间都可能有索赔或反索赔。合同管理人员承担着主要的索赔(反索赔)任务，负责日常的索赔(反索赔)处理事务。主要有：

(l)对收到的对方的索赔报告进行审查分析，收集反驳理由和证据，复核索赔值，起草并提出反索赔报告。

(2)对由于干扰事件引起的损失，向对方(业主或分包商等)提出索赔要求；收集索赔证据和理由，分析干扰事件的影响，计算索赔值，起草并提出索赔报告。

(3)参加索赔谈判，对索赔(反索赔)中所涉及到的问题进行处理。

索赔和反索赔是合同管理人员的主要任务之一，所以，他们必须精通索赔(反索赔)业务。

第二节

合同实施保证体系

由于现代工程的特点，使得施工中的合同管理极为困难和复杂，日常的事务性工作极多。为了使工作有秩序、有计划地进行，必须建立工程承包合同实施的保证体系。

一、作“合同交底”，落实合同责任，实行目标管理

合同和合同分析的资料是工程实施管理的依据。合同分析后，应向各层次管理者作“合同交底”，把合同责任具体地落实到各责任人和合同实施的具体工作上。

1.对项目管理人员和各工程小组负责人进行“合同交底”，组织大家学习合同和合同总体分析结果，对合同的主要内容作出解释和说明，使大家熟悉合同中的主要内容、各种规定、管理程序，了解承包商的合同责任和工程范围，各种行为的法律后果等。使大家都树立全局观念，工作协调一致，避免在执行中的违约行为。

在我国传统的施工项目管理系统中，人们十分注重“图纸交底”工作，但却没有“合同交底”工作，所以项目组和各工程小组对项目的合同体系、合同基本内容不甚了解。我国工程管理者和技术人员有十分牢固的“按图施工”的观念，这并不错，但在现代市场经济中必须转变到“按合同施工”上来。特别在工程使用非标准的合同文本或项目组不熟悉的合同文本时，这个“合同交底”工作就显得更为重要。

2．将各种合同事件的责任分解落实到各工程小组或分包商。使他们对合同事件表(任务单，分包合同)

，施工图纸，设备安装图纸，详细的施工说明等，有十分详细的了解。并对工程实施的技术的和法律的问题进行解释和说明，如工程的质量、技术要求和实施中的注意点、工期要求、消耗标准、相关事件之间的搭接关系、各工程小组(分包商)责任界限的划分、完不成责任的影响和法律后果等。

3.

在合同实施前与其他相关的各方面，如业主、监理工程师、承包商沟通，召开协调会议，落实各种安排。

4．在合同实施过程中还必须进行经常性的检查、监督，对合同作解释。

5．合同责任的完成必须通过其他经济手段来保证。

对分包商，主要通过分包合同确定双方的责权利关系，保证分包商能及时地按质按量地完成合同责任。如果出现分包商违约行为，可对他进行合同处罚和索赔。

对承包商的工程小组可通过内部的经济责任制来保证。在落实工期、质量、消耗等目标后，应将它们与工程小组经济利益挂勾，建立一整套经济奖罚制度，以保证目标的实现。

二、建立合同管理工作程序

在工程实施过程中，合同管理的日常事务性工作很多。为了协调好各方面的工作，使合同管理工作程序化、规范化，应订立如下几个方面的工作程序：

1．定期和不定期的协商会办制度。在工程过程中，业主、工程师和各承包商之间，承包商和分包商之间以及承包商的项目管理职能人员和各工程小组负责人之间都应有定期的协商会办。通过会办可以解决以下问题：

(l)检查合同实施进度和各种计划落实情况；

(2)协调各方面的工作，对后期工作作安排；

(3)讨论和解决目前已经发生的和以后可能发生的各种问题，并作出相应的决议；

(4)讨论合同变更问题，作出合同变更决议，落实变更措施，决定合同变更的工期和费用补偿数量等。

承包商与业主，总包和分包之间会谈中的重大议题和决议，应用会谈纪要的形式确定下来。各方签署的会谈纪要，作为有约束力的合同变更，是合同的一部分。合同管理人员负责会议资料的准备，提出会议的议题，起草各种文件，提出对问题解决的意见或建议，组织会议；会后起草会谈纪要(有时，会谈纪要由业主的工程师起草)，对会谈纪要进行合同法律方面的检查。

对工程中出现的特殊问题可不定期地召开特别会议讨论解决方法。这样保证合同实施一直得到很好的协调和控制。

2．建立一些特殊工作程序。对于一些经常性工作应订立工作程序，使大家有章可循，合同管理人员也不必进行经常性的解释和指导，如图纸批准程序，工程变更程序，分包商的索赔程序，分包商的帐单审查程序，材料、设备、隐蔽工程、已完工程的检查验收程序，工程进度付款帐单的审查批准程序，工程问题的请示报告程序等。

这些程序在合同中一般都有总体规定，在这里必须细化、具体化。在程序上更为详细，并落实到具体人员。

在合同实施中，承包商的合同管理人员、成本、质量（技术）、进度、安全，信息管理人员都必须脚踏现场，他们之间应进行经常性的沟通。

三、建立文档系统

合同管理人员负责各种合同资料和工程资料的收集，整理和保存工作。这项工作非常繁琐和复杂，要花费大量的时间和精力。工程的原始资料在合同实施过程中产生，它必须由各职能人员、工程小组负责人、分包商提供。应将责任明确地落实下去：

1．各种数据、资料的标准化，如各种文件、报表、单据等应有规定的格式和规定的数据结构要求。

2．将原始资料收集整理的责任落实到人，由他对资料负责。资料的收集工作必须落实到工程现场，必须对工程小组负责人和分包商提出具体的要求。

3．各种资料的提供时间。

4．准确性要求。

5．建立工程资料的文档系统等。

四、工程过程中严格的检查验收制度

合同管理人员应主动地抓好工程和工作质量，协助做好全面质量管理工作，建立一整套质量检查和验收制度，例如：

每道工序结束应有严格的检查和验收；

工序之间、工程小组之间应有交接制度；

材料进场和使用应有一定的检验措施等。

防止由于承包商自己的工程质量问题造成被工程师检查验收不合格，试生产失败而承担违约责任。在工程中，由此引起的返工、窝工损失，工期的拖延应由承包商自己负责，得不到赔偿。

五、建立报告和行文制度

承包商和业主、监理工程师、分包商之间的沟通都应以书面形式进行，或以书面形式作为最终依据。这是合同的要求，也是法律的要求，也是工程管理的需要。在实际工作中这项工作特别容易被忽略。报告和行文制度包括如下几方面内容：

1．定期的工程实施情况报告，如日报、周报、旬报、月报等。应规定报告内容、格式、报告方式、时间以及负责人。

2．工程过程中发生的特殊情况及其处理的书面文件，如特殊的气候条件，工程环境的变化