公司采购管理与内控流程

公司采购管理与内控流程一、管理与风险控制目标通过对公司采购管理与内部门控制，确保公司的物资及服务采购行为合法合规，严控采购的审批权限；确保请购事项明确，请购依据充分、合理，规范审批流程；确保验收环节的严谨；保证付款方式合规和付款程序符合相关规定；确保供应商的选择符合采购质量、价格、技术规格等要求。二、风险识别公司缺乏有效的采购管理与内部门控制规则，可能使得公司在采购过程中存在以下风险：（一）采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失；（二）采购未经审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；（三）请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范，可能导致企业资产损失、资源浪费；（四）验收环节不规范，可能造成账实不符或资产损失；（五）付款方式不恰当、执行有偏差，导致企业资金损失或信用受损；（六）供应商选择不恰当，影响采购的质量、价格。三、采购管理与风险控制流程图

四、采购管理与风险控制点编号控制点描述责任部门或责任岗位对应风险控制点文档控制点测试方法控制级别1请购申请(XX)01.01.01需求部门根据市场情况、销售意向、库存情况，提出请购申请或采购计划，由部门负责人确认。申请中明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。需求部门请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、导致企业资产损失、资源浪费。申购审批表检查请购报告内容是否完整，是否有部门负责人确认。A2预算审核(XX)01.02.01市场经营部、财务部、项目管理部走立项预算审核流程，审核请购申请是否在预算范围内市场经营部、财务部、项目管理部请购申请不在预算范围内，导致超预算请购。申购审批表检查请购报告提出的采购货物是否已有预算。A3请购会签审核

编号控制点描述责任部门或责任岗位对应风险控制点文档控制点测试方法控制级别(XX)01.03.01会签部门及相关职能部门，对采购部门提出的采购申请进行审核。需求部门、市场经营部、财务部、风险管理部审批超越授权权限，可申购审批表检查请购报告的审批表是否有相关人员签名以及审批意见。B能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。4请购申请审批(XX)01.04.01不同级别的领导根据权限进行审批。公司管理层审批超越授权权限，可申购审批表检查请购报告的审批表是否有公司管理层签名以及审批意见。A能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。5确定采购方式(XX)01.05.01采购部门根据采购物质类型确定是否属上级公司集中采购，如属上级公司集中采购，按上级公司集中米购流程办理米购；如属本公司自行采购，根据采购金额、物资的具体情况确定米购方式，并由米购部门负责人确认。在确定米购方式时同时进行供应商是否黑线企业经商的认证。采购部门米购成本过大，导致企业受损。采购方式审批检查请购申请是否完整、详尽，是否有米购部门负责人签字。B6采购方式会签审核(XX)01.06.01会签部门，对采购部门提出的采购方式进行审核。会签部门（市场经营部/需求部门/法律/审计/财务部审批不严谨，可能导致企业损失。采购方式审批表检查采购方式是否符合公司采购管理办法相关规定。B

编号控制点描述责任部门或责任岗位对应风险控制点文档控制点测试方法控制级别7采购方式审批(XX)01.07.01不同级别的领导根据权限进行审批。公司管理层审批超越授权权限，可采购审批表检查采购方式是否有主管领导的审批意见。B能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。8确定供应商(XX)01.08.01若供应商在公司供应商目录范围内的，采购部门根据其符合性确定供应商；若供应采购部门（市场经营部/需求部门）供应商的选择不恰当，影响米购质量、价格。供应商目录、供应商审批表检查供应商是否在供应商目录，供应商审批表上是否有部门负责人的确认。A商不在公司目录范围内的，采购部门根据采购性质及金额的大小分类为“招标、比选、询价、定向采购（又称单一来源采购）、竞争性谈判、电商米购、其他方式米购”七种采购方式进行采购9采购结果会签审核(XX)01.09.01采购结果以商务评审形式提交会签部门经理审核。会签部门（市场经营部/需求部门）审批不严谨，可能导致企业损失。采购结果审批表检查采购过程是否符合公司采购管理办法相关规定。B10采购结果审批(XX)01.10.01不同级别的领导根据权限对商务评审流程进行审批。公司管理层审批超越授权权限，可采购审批表检查采购方式是否有主管领导的审批意见。B能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。11与供应商签订合同

编号控制点描述责任部门或责任岗位对应风险控制点文档控制点测试方法控制级别(XX)01.11.01米购部门和供应商签订采购合同。合同的签订、履行流程及其控制应符合《合同管理内控流程》采购部门合同未遵循相关法律法规，导致合同无效或无法履行；合同条款不规范,不完整，显失公允，损害我方利益。合同文本检查合同文本是否符合法律法规；合同内容是否完整。A12釆购(XX)01.12.01采购部门根据采购合同进行采购，并建立米购登记信息表。采购部门米购行为违反国家法律法规，遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。采购合同、付款发票、采购登记信息表检查付款发票是否和采购合同的金额相符，以及米购登记信息表疋口完整。B(XX)01.12.02对于零星采购的办公用品等物品，参照公司对此类物品的采购管理管理办法。采购部门米购行为违反国家法律法规，遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。采购发票、物品清单、办公等物品的米购管理办法检查采购物品清单与发票是否对应，是否按照采购管理办法执行。C13验收(XX)01.13.01验收部门在合同约定的检验期间内对米购商品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行实地验收，出具检验报告、计量报告和验收证明。涉及软件开发的采购需软件测试部门参与验收。采购部门、需求部门、软件测试部验收程序不规范，可能造成账务不符或资产损失。采购合同、材质证明、合格证、运单、提货通知单、验收证明、计量扌报告检查合同（协议）、供货企业提供的材质证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据与待验收货物之间是否相符，是否有B

编号控制点描述责任部门或责任岗位对应风险控制点文档控制点测试方法控制级别验收证明和计量报告。14付款申请(XX)01.14.01采购部门对采购合同（协议）约定的付款条件以及检验报告、计量报告或验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，填写付款申请单，由部门负责人签字确认后提交财务部进行审核。并提供与实际购买内容一致的发票。采购部门付款方式不恰当、执行有偏差，导致企业资金损失或信用受损。采购合同（协议）、检验报告、计量报告、验收证明；付款申请检查付款申请是否有米购部门负责人签名。A15付款审核(XX)01.15.01财务部对采购发票、结算凭证等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，确保采购发票与米购合同内容一致，确认无误后提交公司管理层审批。市场经营部、财务部相关财务凭证作假或者缺失，导致企业资金损失或信用受损。采购合同（协议）、米购发票、结算凭证；付款申请检查付款申请是否有财务部负责人签名。A16付款审批(XX)01.16.01不同级别的领导根据权限进行审批。公司管理层审批超越授权权限，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。付款申请审批表检查付款申请审批表是否有公司管理层签名以及审批意见。A17账务处理(XX)01.17.01财务部依据申批后的付款申请进行账务处理。财务部账务处理缺乏依据，导致损失。付款申请审批表检查是否有付款凭证，以及对应的付款审批表是否完整。A编号控制点描述责任部门或责任岗位对应风险控制点文档控制点测试方法控制级别18供应商后评估(XX)01.18.01米购部门按年度牵头组织对本年度供应商进行后评估，对采购次数达十次以上或采购金额累计达50万元的供应商进行重点后评估，采购需求部门协助实施，评估结果作为后续供应商选用的依据。采购部门、需求部门服务质量监督不到位，导致供应商后续服务质量不合格供应商评估反馈表检查供应商评估反馈表是否有米购部门、需求部门签字确认B五、参考文件《中华人民共和国民法典》香港联交所《