企业内部控制制度-会计档案管理分析

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档内部控制制度——会计档案管理第一章总则第一条会计档案是指会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。根据国家《档案法》、《会计法》和《会计档案管理办法》的规定，加强会计档案的科学化、现代化、规范化管理，结合公司的实际情况，制定本制度。第二条本制度所指的会计档案主要包括：会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证；会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料、会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，计算机备份资料等。第二章岗位设置与职责分工会计档案管理由分管总裁负责。第四条财务部应指定专人负责会计档案的管理，具体负责会计核算材料的立卷、整理、归档、保管等工作。第五条出纳人员不得兼管会计档案。第三章会计档案的归档程序与方法第六条对于每年形成的会计档案，应由财务部按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册。各会计人员对本岗位产生的会计核算资料应定期收集、审查核对，按照档案管理要求整理立卷、编制目录、装订成册并由立卷人签章，然后交档案会计妥善保管。第七条会计核算资料应保证整齐、完整，符合归档范围要求，归档的各种会计档案，要有统一规定的会计档案案卷、卷皮。第八条会计凭证类归档方法：1、每月10日前，将记帐凭证按顺序整理，连同所附原始凭证，装订成册，每册不超过2厘米，注明凭证类别、年度、月份、起止号、连续号，由经办人员及财务主管签字后，交档案会计保管。对于数量较多，不易同记帐凭证一起装订保管的原始凭证，如领料单、工资单、奖金单等，可以单独装订保管，但应在原记帐凭证上加以说明，以备查阅。2、次年3月1日前，将上一年度银行存款余额调节表及银行对帐单装订成册，移交档案会计保管。第九条会计帐簿类归档方法：应填写帐簿启用及交接表。将上年度帐簿装订成册，编写页号，加装封面，附上目录。次年4月1日前，移交档案会计保管。第十条会计报表在年度决算后装订，年报单独立卷，月、季报合并装订成册，次年4月1日前，移交档案会计保管。第十一条对所有会计档案，财务部按本制度要求，编制移交清册。在规定的时间内，将会计档案移交档案室。第十二条各岗位归档内容：出纳：银行存款调节表、银行对帐单，现金、银行收付款凭证；主办会计：固定资产卡片，明细帐帐簿，工资册；副主任：总账；主任：报表。第四章会计档案保管期限与要求第十三条会计档案应严格按规定归档，保管期限从会计年度终了后的第一天算起。月、季度财务报告保管3年，年度财务决算永久保管。（均包括文字分析）现金和银行日记帐保管25年，明细帐、总帐、辅助帐簿保管15年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。工资册永久保管。记帐凭证保管15年，银行存款余额调节表保管5年。会计档案移交清册保管15年，会计档案保管清册永久保管，会计档案销毁清册永久保管。第十四条对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。会计档案室要保持通风干燥，放置温湿度计，定时记录温湿度，平时要保持卫生、清洁。各种会计档案归档后，要及时登记保管帐簿。第五章会计档案的调阅与销毁第十五条会计档案调阅：调阅会计档案应严格办理调阅手续，一律填写“调阅会计档案登记单”，并在指定地点调阅。会计档案一般不准外借，特殊情况需借出或复制，需经财务部主管同意批准后，会计档案管理员才能交付使用者。查阅或复制会计档案，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。外单位查阅，需由财务部主管或分管总裁批准，并由财务部会计陪同，办理登记手续，方可查阅。第十六条会计档案销毁：会计档案保管期满，需要销毁时，由财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，由鉴定小组（由分管总裁、财务部、办公室组成）共同鉴定、清点，签署意见，报分管总裁批准后方可销毁，销毁时，由鉴定小组共同派员监销。销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告分管总裁。第十七条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。第十八条财务部档案会计负责本部门各岗位归档考核工作，档案室负责财务部应归档工作的检查与考核，以及调阅工作的考核。第六章附则第十九条本制度由财务部负责解释。第二十条本制度自发布之日起执行。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档公司内部控制制度——会计基础工作第一章总则第一条为了加强会计基础工作，提高会计工作水平，实现会计工作规范化、科学化，根据财政部《会计基础工作规范》的要求，结合公司的实际情况和管理要求，制定本制度。第二章会计凭证第二条会计凭证包括原始凭证和记账凭证。第三条原始凭证：各种原始记录的格式、内容、填制方法、签署、传递、汇集、反馈，应做到真实、完整、正确、清晰、及时，具体要求如下：（1）原始凭证的内容必须具备：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额。（2）从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。（3）凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。（4）一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得销毁。（5）职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。（6）经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。第四条记账凭证：根据审核无误的原始凭证填制记账凭证，记账凭证包括收款凭证、付款凭证和转账凭证。具体要求如下：（1）记账凭证的内容必须具备填制：凭证的日期；凭证编号；经济业务摘要；会计科目；金额；所附原始凭证张数；填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计主管人员签名或盖章。收付款的记账凭证还应由出纳人员签名或盖章，并加盖带有日期的“收讫”、“付讫”章。（2）记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。（3）记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，在其他记账凭证上注明附有原始凭证的记账凭证的编号。如果一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单（分割单必须具备原始凭证基本内容），进行结算。结账和更正错误的记账凭证，可以不附原始凭证。（4）已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，可用红字编制一张与原内容相同的注销记账凭证，在摘要栏注明“注销某年某日某号凭证”，同时用蓝字重新编制一张正确的记账凭证，注明“订正某日某号凭证”。如果会计科目没有错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字，发现以前年度的错误，应用蓝字编制一张更正的记账凭证。（5）对于记账凭证，要认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误，签章齐全。对伪造或经济业务不合法的凭证，应拒绝受理，并及时报告领导处理。第五条要妥善保管会计凭证，具体要求如下：（1）各种会计凭证应及时传递，登记完毕后，应按照分类和编号顺序保管，不得散乱丢失。（2）对于各种记账凭证，应连同所附的原始凭证，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加上封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、号码，凭证种类由装订人在装订线封签处签名或盖章。对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。（3）原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经集团公司总裁批准，可以复制，在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人共同签名盖章。（4）从外单位取得的原始凭证如有遗失，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原来的凭证的号码、金额和内容等，由经办单位负责人批准后，才能代作原始凭证。确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，可由当事人写出详细情况，经集团公司总裁批准后，代作原始凭证。第六条必须按照全国的统一会计制度设置和使用会计科目，对规定的会计科目名称、编号、核算内容和对应关系不得任意改变。在填制会计凭证时，应填列会计科目的名称和编号及需要登记明细账的明细科目。第三章会计账簿第七条应当按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。包括：总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。第八条现金日记账和银行存款日记账不得用银行对账单或其他方法代替。第九条用计算机打印的会计账簿必须定期打印，连续编号，经审核无误后装订成册，并由记账人员和财务部负责人签字或盖章。第十条启用会计账簿，应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应附“启用表”，内容包括：启用日期、账簿页数、记账人员和财务部负责人姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或财务部负责人调动工作时，应注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方人员签名或盖章。第十一条总账和明细账应当定期打印。发生收款和付款业务的在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。第十二条应按照规定，定期（按月或按季、按年）结账，结账前，要求做到将本期所发生的各项经济业务全部登记入账。第十三条应当定期对会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或个人等进行相互核对，保证账证相符、账账相符、账实相符，包括：现金日记账账面余额与实际库存数相核对；银行存款日记账账面余额与银行对账单相核对，各种财物明细账账面余额与财物实存数额相核对，各种应收、应付款明细账账面余额与有关债务、债权单位或者个人核对等。第四章财务报告第十四条应按照统一的会计制度及有关规定，定期编制财务报告（含会计报表及其说明）。会计报表包括会计报表主表、会计报表附表、会计报表附注。第十五条会计报表应当根据登记完整、核对无误的会计账簿记录和其他有关资料编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚、报送及时。第十六条会计报表之间，会计报表各项目之间，凡有对应关系的数字，应相互一致。本期报表与上期报表之间有关的数字应相互衔接。各个年度会计报表中各项目的内容和核算方法如有变动，应在年度会计报表中加以说明。第十七条各种会计报表中所规定的补充资料，都要填列齐全，内容完整。第十八条应当按照国家有关规定所要求的期限对外报送的财务报告，必须依次编定页码，加具封面，装订成册，加盖公章，封面上应当注明：单位名称、单位地址、财务报告所属年度、季度、月度、送出日期等。第十九条会计报表由总裁、财务部负责人和主办会计审阅，并签名盖章。总裁对财务报告的合法性、真实性负法律责任。第二十条报出的会计报表如发现错误，应及时办理订正手续。除更正本公司留存的报表外，并应同时通知接受报表的单位更正。错误较多的，应重新编报。第五章会计工作交接第二十一条会计人员调动或因故离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员，没有办清交接手续的，不得调动或离职。第二十二条接替人员应当认真接管移交工作，并继续办理移交的未了事项。第二十三条会计人员在办理移交手续前，必须做好以下工作：对已受理的经济业务而尚未填制会计凭证的，应当填制完毕；尚未登记的账目，应当登记完毕，并在最后一笔余额后加盖经办人员印章；对应移交的各项资料应进行全面清理，对未了事项写出书面材料；对应移交的会计凭证、会计账簿、会计报表、印章、现金、有价证券、支票、发票、文件、其他会计资料和物品等内容应编制移交清册；移交人员还应当在移交清册中列明会计软件及密码、会计软件数据磁盘等有关资料、实物等内容。第二十四条会计人员办理交接手续，必须有监交人负责监交，一般会计人员交接，应由财务负责人负责监交，财务负责人的交接，由公司总裁监交，必要时可由上级主管部门派人会同监交。第二十五条会计人员办理移交时，应按移交清册逐项移交：现金、有价证券要根据会计账簿的有关记录进行点交，库存现金、有价证券必须与会计账簿记录一致，不一致的，移交人员必须限期查清；各项会计资料如会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须完整无缺，如短缺，必须查明原因，并在移交清册中注明，由移交人员负责；银行存款余额要与银行对账单核对，如不一致，应当编制银行调节表调节相符；各项财务物资和债权、债务的明细余额要与总账有关余额核对相符，必要时，要抽查个别账户的余额，与实物核对相符，或与往来单位、个人核对清楚；移交人员经管的票据、印章和其他实物，必须交接清楚；移交人员从事会计电算化工作的要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接。第二十六条会计主管人员移交时，必须将全部财务会计工作、重大财务收支和会计人员情况等，向接替人员详细介绍，对需要移交的遗留问题，应写出书面材料。第二十七条交接完毕后，交接双方和监交人员要在移交清册上签名或盖章，并应在移交清册上注明：单位名称、交接日期、交接双方和监交人员的姓名、职务、移交清册页数及需要说明的问题和意见等；移交清册一般一式三份，交接双方各执一份，存档一份。第二十八条为保持会计记录的连续性，接替人员应当继续使用移交的会计账簿，不得自行另立新账。第二十九条移交人员对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。第六章会计监督第三十条会计监督的依据是：（1）财经纪律、法规、规章；（2）会计法律、法规和国家统一会计制度；（3）公司上级主管部门根据《中华人民共和国会计法》和国家统一会计制度制定的具体实施办法或者补充规定；（4）根据《中华人民共和国会计法》制订的内部会计管理制度；（5）集团公司内部的预算、计划等。