信息管理系统使用考核细则

信息管理系统使用考核细则该考核标准共计100分序号考核项目考核内容权重分扣分标准1基础数据房屋基础数据录入的准确性和及时性（包含房屋产权性质、使用状态、交房状态、建筑面积、房屋数量）20对录入不及时发生一次扣2分，不准确扣1分。2客户基础数据录入的准确性和及时性（包含业主姓名、联系方式、房屋编号、）20对录入不及时发生一次扣2分，不准确扣1分。3收费系统严格按照公司相关财务管理制度熟练使用该软件10未按照财务相关制度使用扣2分，不能熟练使用该收费系统扣1份，扣完为止。4每月月初在1-3号内进行费用批量入账，发现漏项或没有及时批量入账等（批量入账的费用有：物业费、生活垃圾处理费、车位费、房屋租金）10没有及时批量入账扣5分，发生漏项扣1分，扣完为止。5批量入账后，发现对有固定收费时间和收费标准的费用进行费用输入操作的10每发生一次扣2分，执行不规范、不彻底的每发生一次扣1分，扣完为止。6确保录入数据的真实性和准确性，发现未及时录入或错误数据超过一天的等情况10每发生一次扣2分，执行不规范、不彻底的每发生一次扣1分，扣完为止。7退款、减免、票据审核各操作模块严格按照公司软件设计流程来操作10发生一次执行不规范扣1分，扣完为止。8对新增业主必须及时绑定各项收费标准，修改计费时间。10未按要求操作发生一次费用生成参照表费用性质费用类别费用项目计费方式费用生成方式生成失败原因周期性费用（1、有固定收费时间2、有固定收费标准）物管费住宅物管费按建筑面积*单价计费。●基础工作登记房屋资料、设置房屋状态、登记客户资料、绑定收费标准。●生成方式每月通过批量入账/单户入账生成费用。（1）房屋无面积数据；（2）未设置房屋状态；（3）未设置标准，或者设置了标准但未绑定到房号；（4）当月不应计费。商业物管费写字楼物管费车位物管费（1）每月按固定金额计费；●基础工作登记车位资料、进行车位办理（车位办理时，系统自动将收费标准绑定到客户名下；取消办理时，系统自动将收费标准从客户名下去掉）。●生成方式每月通过批量入账/单户入账生成费用。（1）未设置车位标准；（2）未通过车位办理将车位与客户绑定；（3）计费周期为无固定周期；（4）当月不应计费。生活垃圾处置费生活垃圾处置费每月按固定金额计费。●基础工作绑定收费标准。●生成方式每月通过批量入账/单户入账生成费用。（1）未设置车位标准；操作流程及管理说明一、房产信息新增1、操作流程第一步：设置组团区域房产管理→房屋登记→单户登记→组团区域→新增→输入组团区域名称→保存。第二步：登记楼宇资料房产管理→房屋登记→单户登记→楼宇登记→新增→输入楼栋相关信息（楼宇类型、产权性质、使用性质、组团区域）→保存。第三步：登记房屋资料房产管理→房屋登记→单户登记→房屋登记→新增→输入房屋相关信息（产权性质、使用性质、组团区域、房屋状态、建筑面积）→保存。第四步：业主资料登记客户管理→客户登记→业主资料登记→单户登记→新增→输入业主基本信息→保存。2、管理说明此操作责任人为客服主管和楼栋管家。操作流程1、2、3、4步由项目各楼栋管家完成，客服主管核查。核查内容为：楼宇类型、房屋数量、房号格式、产权性质、使用性质、组团区域、房屋状态、建筑面积。二、费用批量入账1、操作流程第一步：批量入帐收费管理→费用入帐→批量入帐→选择楼宇、客户类别、费用项目（不选默认全部）→选择入帐年月（不能选择往月）→入帐→导出入账结果检查。第二步：入帐审核收费管理→费用审核→入帐审核→点击入帐记录列表中的“审核”→检查入帐费用是否有误（或者点击“Excel输出”检查）→审核通过/审核不通过。（当天入帐需当天审核，否则入帐记录自动失效）2、管理说明此操作责任人为项目经理和财务专管员。财务专管员必须在月初1-3号完成第一步操作，同时下载结果文件进行抽检并留存电子文档（针对多业主写字楼和住宅小区），在公司考核时，会检查每个月的文件留存情况。由项目经理完成第二步操作，审核必须当天完成，否则入账记录会自动失效。三、费用输入1、操作流程费用输入可以从系统左边的“费用输入”菜单或者“前台收费”界面的“费用输入”链接进入→选择费用名称→选择费用开始日期、结束日期→输入金额或者系统自动计算金额→保存。2、管理说明此操作责任人为项目经理、财务专管员和收费员。前台收费员完成全部费用输入操作，如发生错误操作，必须及时交由财务专管员处理。财务专管员必须当天对费用输入的费用进行检查核对。项目经理抽查。四、费用收款1、操作流程收费管理→前台收费→选择客户/房号/车位，自动显示该客户全部应交费用→在费用列表中选择要收取的费用→选择收款方式→票据类别→选择票据号→根据需要确定是否零头取整→收款确认并打印。2、管理说明此操作责任人为财务专管员和收费员。收费员完成收款流程。财务专管员必须当天在收款日报和票据管理里进行当天费用的核查。五、费用减免1、操作流程第一步：减免申请收费管理→减免管理→减免登记→选择客户/房号/车位→选择费用项目→选择减免方式→输入减免值→输入开始、结束时间→输入减免原因→保存。第二步：减免审核收费管理→费用审核→减免审核→费项减免审核→设置开始时间、结束时间等查询条件→查询未审核的减免申请→勾选要审核的减免申请→审核通过/审核不通过。2、管理说明此操作责任人为财务专管员和项目经理。第一步由财务专管员完成减免申请，并且对该费用做到核实，在操作过程中认真如实填写减免原因。第二步由项目经理审核。如审核通过后，财务专管员必须在费用备忘录里记录相关信息。如有大额资金减免需走OA流程，公司同意后，方可在系统中操作减免。六、费用退款流程1、操作流程第一步：退款申请收费管理→前台收费→退款→退款申请→选择退款类型（实收、预收、冲抵费用退款）→设置查询条件，查询要退款的费用→在费用列表中点击编辑→对于实收、冲抵的费用退款，输入退款金额，点击确定；对于预收的费用退款，因为只能全额退款，在已预收费用列表中直接点击“提交退款”→完成退款申请。第二步：退款审核收费管理→费用审核→退款审核→设置查询条件，查询要审核的退款申请→在退款申请列表中勾选要审核的退款申请→点击审核通过/审核部通过。第三步：退款办理：收费管理→前台收费→退款→退款办理→选择客户/房号→系统自动提示客户当前的欠费→在已审核费用列表中选择要办理退款的费用→选择票据、输入退款信息→退款确认。2、管理说明此操作责任人为财务专管员和项目经理。第一步由财务专管员完成，核查是否满足退款要求，在操作过程中如实登记退款原因。第二步由项目经理审核，第三步由财务专管员退款办理完成。七、票据撤销流程1、操作流程第一步：票据撤销申请收费管理→前台收费→票据处理→票据撤销/恢复→设置查询条件，查询要撤销收款的票据→在票据列表中点击“撤销/恢复”→输入撤销原因→确定申请。第二步：票据撤销审核票据撤销申请须经审核方可生效：收费管理→费用审核→票据审核→设置查询条件，查询要审核的票据→审核通过/审核不通过。第三步：