采购流程管理规定

集中采买管理规定QMⅢ-21目的为加强本院集中采买流程的管理和监察，规范采买行为、防范市场风险、提高采买资本的使用效率，特拟定本规定。范围对所有外面采买活动，包括设备及耗材购买、办公用品购买、软件购买、文本制作、多媒系统作、模型制作、收效图、晒图、设计专项外包或劳务借用均受本规定控制。原则采买工作应依照“先估量﹙立项﹚后采买”、“集中采买”的原则。部门划分和职能请购部门的划分4.1.1行政类财富、服务、办公及生活项目（含基建、车辆）由行政管理部提出采买申请；设备（电脑、打复印机、投影仪、扫描仪、电话、耗材等）由信息中心提出采买申请,注：新进员工电脑等IT设备由信息中心提出采买申请，平常工作中的IT设备更新与保护等采买由设备使用部门提出采买申请。生产经营类服务、支持由各使用部门自行提出采买申请。采买部门的划分4.2.1行政类财富、服务、办公及生活项目（含基建、车辆）由行政管理部负责采买；设备（电脑、打复印机、投影仪、扫描仪、电话、耗材等）由信息中心负责采买。生产经营类服务、支持由各使用部门负责采买。各采买归口部门需指定采买管理人员；请购和采买为同一部门时，原则应分别指定请购和采买人员。财务、内审、纪检监察部门负责监察和检查。请购请购经办人员应以实质需求为基准、赞同的估量为依照，核实库存情况履行请购申请手续（以工作请示单的形式进行请购立项，需注明请购财富的名称、规格、数量、需求日期、估量等）；紧急请购时，请购经办人因予以注明并写出原因（请购申请经过综合信息系统中工作请示单流程进行申请）。注：在估量范围内，10000元以下的立项由分管院领导审批；高出估量或10000元以上的立项需由院长审批。采买采买方式请购申请获批后，采买经办人员填写“采买单”经审批通过后进行采买。除一般采买方式外，采买部门可依商品使用、采买特点及对院经济效益的影响，选择以下一种最有利的方式进行采买：——长远报价采买：凡经常性使用，且使用量较大宗的商品或服务，采买部门依照议价小组选定的供应商（选定厂商）及议定长远供应价格。——集受骗划采买：凡拥有同质性的商品或财富，以集受骗划办理采买较为经济的，可鉴定集中采买项目采买部门如期集中办理采买。——临时零星采买：对于使用频度不高，较难实现规划的，一次采买金额在2万元（含）以下的临时零星采买。询价、比价、议价、招标6.2.1询价、比价采买金额5万元（含）以下的采买(平常办公用品、维修保护料、低值易耗品、设计专项外包或劳务借用等)，采买经办人应依请购事件的缓急，先核对请购内容，查阅“供应商资料”、“历史采买记录”、库存数量、参照市场行情或公司可利用的资源等其他相关资料后开始询价，需要选三家或三家以上的供应商办理比价或经解析后议价（吻合长远报价采买的情况，且供应商库中未有三家或以上供应相同产品或服务的供应商，可不受此限），并呈报另一指定的人员进行核实。由另一指定的人员经过实地调研、网络、电话或传真等方式对其询价结果进行核实并公布建议。采买过程中产生的文件，包括供应商报价单（加盖公章）等需在采买申请部门保留。临时零星采买也应由采买部门经过网络、电话、实地走访等形式进行三方比价。采买金额在5万元至50万元之间，履行以上询价和比价程序，确定供应商后必定签署采买合同，依照合同约定达成采买。分类：设计类供应商10万以下可不签合同，10万-50万签署合同。6.2.2议价采买金额高出50万元至200万元（含）时，采用邀请招标方式，组织三家以上供应商招标，组织评标小组进行评标。确定中标供应商后，签署采买合同，按合同约定达成采买项目。评标小组成员应由使用部门、采买部门、财务部门、纪检及内审部门等共同组成，特别物质须请相关专家参加

并评标。已纳入供应商库的设计类供应商可不采用邀标方式。6.2.3招标a）采买金额高出200万元的，委托拥有资质的招标单位进行公开招标，确定中标供应商后，签署采买合同，按合同约定达成采买项目。b）招标工作应组织评标小组，成员应由使用部门、采买部门、财务、纪检和内审部门等共同组成，特别物质须请相关专家参加评标。）因特别原因，未能进行招标采买的，经院务会赞同后，可应采用多家比价的方式，综合考虑性价比，确定供应商。d）招标采买应依照公司招标管理的相关规定。各部门需开支（采买）时，凡没有按上述审批手续审批的，财务部有权拒绝付款。采买合同签署及物质查收合同签署采买部门填写“合同审查表”，并与供应商签署采买合同。物质查收7.2.1由采买部门会同请购部门一致按合同查收。采买部门应将所采买物质进行入库登记并一致管理（成本归属部门的设备物财富生跨部门分派的，需填写《设备分派单》，按流程达成分派手续）。付款形式采买部门按公司财务规定进行付款。采买人员要求参加本院采买的工作人员应严格遵守相关廉洁自律的规定，自觉接受院的监察检查。对采买活动中发生的违纪、违规或有损公司经济利益和社会形象的行为，任何人可以向院长信箱投诉、举报。对相关责任人员违规的办理：参加本院采买的工作人员因玩忽职责、滥用职权、营私舞弊、索贿贿赂的依照国家法律、法规、和本院相关规章制度进行办理，情节严重的移交司法部门办理。供应商管理经过询价、议价、招标确定的供应商，由采买部门填写“供应商选择议论表”以及“合格供应商名录”。供应商登记的主要内容应包括对方单位名称、地点、联系人姓名、电话、供应产品、供货单价、结算方式、可否开具增值税专用发票等。采买物品应优先选择合格供应商名录中的供应商。采买部门每年年终依照采买物品情况，对所列供应商进行一次全面评估；新进供应商应做到“先议论、后入库”。评估结果应记入“供应商选择议论表”中。经连续评估确认为不合格的供应商，将依照以下方法办理：——限时整改，复评；——或取消供应商资格。当供应商处于限时整改状态下，采买部门应停止向其采买，待对其复评合格后，方可向其采买。例外原则对过去经营活动中，本院积累形成优异合作关系的供应商，直接填写“供应商选择议论表”，并在评审结论中加以说明，经部门负责人以及分管院领导确认后，供应商名单进入“合格供应商名录”。质量记录表—《采买单》（QM/Ⅲ-21-R1-1）—《设备分派单》（QM/III-11-R1-2）—《合同审查表》（QM/Ⅲ-21-R2）—《供应商选择议论表》（QM/III-21-R3）—《合格供应商名录》（QM/III-21-R4）附加说明：起草人：年代日审查人：年代日赞同人：年代日推行日期：年代日采买单（QM/III-11-R1-1）采买经办人采买部门请购部门要求到货时间获批估量询价或比价情况：序号采买商品或服务名称相关要求数量商品或服务描述采买意向及供应商：采买总金额：采买部门建议：财务部门建议：注：当采买金额高出获批估量时需财务复审采买部门分管院领导审批：查收情况：采买部门签字查收：请购部门签字查收：申请人领用/确认签字：办理达成复印三联：一联采买部门保留，一联经办人附在报销清单后报销，一联经办人保留设备分派单（QM/III-11-R1-2）经办人经办人所属部门调出部门调入部门设备分派情况说明注：若接受设备内部分派请依照网管供应的设备清单项选择择所要设备，分派价格由双方部门经理自行协商并签字注明。序号分派设备名称相关要求数量分派原因约定金额调出部门总监建议：财务部备案：

调入部门总监建议：经办部门分管院领导审批：办理达成复印三联：一联经办部门保留，一联经办人交财务备案，一联经办人保留合同评审表合同名称

甲方合同

姓名

年代日联系方式□设计项目□园区改造□招商引资合同种类□行政采买□实验基地□媒体宣传□其他设计项目种类□住处□其他□配合公建□公建□全过程□方案及初设阶段设计项目内容□看法方案□初设和施工图设计□其他设计项目规模设计项目地点甲方名称乙方名称合同总数1、2、付款方式3、4、合同签署达成

联系人乙方合同姓名联系方式联系人倡导部门倡导部门总经理建议财务总监复核建议法务建议院长审批可否归档档案保留人合同归档□是□否备注备注：（1）院内相关物质采买、建筑工程合同由财务部或信息中心审查价款。（2）重要或标的额较大的合同（如合资、联营、财富转让、借款、担保、购买成套装备、标的额5万元以上的合同），须报院长审批。（3）重要合同、标的在20万元以上的合同必经法律顾问签署建议。供应商选择议论表（QM/Ⅲ-21-R3）供供应商单位名称应商简供应商单位地点况建马上间法定代表人联系人电话邮编传真营业执照资质凭证营业范围可供应产品及服务项目评审结论：等级分为“优、良、中、差”并填写复评建议（整体议论在良或以上的可入库）评审内容资质价格服务质量整体议论等级入库建议:部门负责人：

分管院领导：复评建议