《项目部材料管理制度》要点

文件编号：ZMSJGZXMB-003中媒第三建设（集团丿有限责任公司

广州分公司材料管理制度编制: 审核： 审批： 生效：2012年2月1日为了完善公司管理体制，加强项目部对材料的采购管理、库存管理及使用管理，防止资源浪费，保证生产正常开展，根据国家有关规定，结合我公司具体情况，特制定本管理制度。本制度的管理范围包括现有和新增的与生产经营有关的材料，如低值易耗品、各类配件及土建材料。本制度若有与国家或行业现行标准冲突之处，应以国家标准或行业标准为准。本制度由公司中煤三建广州分公司编制，有关条款的解释由广州分公司负责。本制度于 年月 日经公司总经理室批准，并自批准日起开始实施。中煤第三建设（集团）有限责任公司广州分公司总经理：TOC\o"1-5"\h\z一、 管理机构的设置 3二、 公司部门职责 3（一） 材料设备部 3（二） 工程管理部 4（三） 使用部门 4三、 管理范围 4四、 材料管理相关人员职责分工 5\o"CurrentDocument"五、 采购计划 6六、 请购业务 7（一） 请购部门 7（二） 请购单的编制及审批权限 8（三） 请购申请的撤销 9七、 米购业务 9（一） 采购部门职责 9（二） 采购作业方式 9（三） 采购作业处理期限 9（四） 询价、比价、议价 9（五） 呈核及审批 11（六） 订购与合同 12（七） 进度控制及事务联系 14（八） 整理付款 14（九） 索赔、退货或换货 15（十）价格及质量的复核 16\o"CurrentDocument"八、 安全运输和装卸 16九、 质量检验及收货 16（一） 质量检验及收货要求： 16（二） 项目部进场材料验收规定 17十、入库程序 19十^一、仓库管理 21（一） 仓库设置 21（二） 仓库管理要求 21（三） 库位管理 22（四） 存货盘点 22（五） 赔偿处理 23（六） 库存量管理作业细则 24十二、领用 24（一） 材料领用 24（二） 退料 24十三、借用 25（一） 借出 25（二） 归还 25（三） 遗失或损坏 25十四、工具领用 26十五、报废 26十六、 材料出库及库存帐目管理 26一、管理机构的设置广州分公司材料管理工作公司材料设备部负责，由公司财务总监主管。分公司负责材料质量验收的和监督工作的部门为工程管理部。项目部为材料使用部门，材料使用部门须设立相应的下级机构负责材料在使用场所的存放、收发管理工作。公司将有权限进行采购的部门划分为不同的采购组织，中煤三建广州分公司主要负责采购大宗的生产材料、维修配件等。大宗生产材料在项目开工前由项目部提出材料需求计划，由公司选定供应商，在施工过程中按需供应。不常用的一些材料以及备品备件由项目部在施工过程中提出采购申请，但项目部必须于材料需要进场前五天向公司材料设备部发出材料请购单，以防影响后续工作。对于公司授权项目部采购部份材料以及项目部急需的材料，项目经理可与公司主管领导沟通后，由项目部采购员提出申请，经过项目经理审批即可由项目部自行完成。视工程项目管理方式的改变，或因项目施工地域因素，分公司可授权项目部成立相应的采购组织。二、公司部门职责（一）材料设备部1、 建立和健全公司的材料管理制度、仓库管理办法和安全技术操作规程，并对执行情况定期进行检查；2、 组织对使用部门负责材料管理的机构进行业务技术教育，组织必要的管理培训；3、 具体实施材料的采购管理工作，并监督指导项目部的采购工作。（二） 工程管理部1、 负责部分采购材料的验收；2、 制订安全监督规范；3、 组织有关部门定期对仓库的仓存和材料的使用情况进行安全检查，负责安全事故的处理。（三） 使用部门1、 根据本制度制订仓库管理的相关实施细则和管理办法；2、 组织对本部门涉及仓库管理的有关员工进行安全技术教育。3、 负责材料计划的编制、申报。4、 负责进场材料的管理。三、管理范围本制度所指的材料主要是指公司用于工程施工耗用而持有的各项材料（不属于固定资产的），包括下列各项：（一） 原材料：指公司用于工程施工的外购品，以及工程施工相关的辅助性材料，包括原料及主要材料、外购半成品、修理用备件、燃料和物料等，具体指一次性使用后即消耗或不能复原的材料，如金属、非金属的各种原材料、燃料、试剂等。（二） 低值易耗品：指单位价值在国家限额以下，或使用年限在一年以下的不属于固定资产的劳动资料，包括企业在库以及在用的低值易耗品。低值品是指凡不够固定资产标准又不属于材料范围的用具设备，如低值仪器仪表、工具量具、科教器具等。易耗品是指容易破碎或消耗的材料（有的单价可能超过固定资产最低价格界限）如元器件、零配件等。以上具体指3000元以下（不含3000元），能独立使用，耐用年限在一年以上的物品。四、材料管理相关人员职责分工相关材料的采购人员，必须具备良好的职业道德和专业知识，懂得国家有关法律法规要求。仓库材料的管理人员，必须由工作负责，业务熟悉的人员担任，仓管员必须明确和坚守岗位职责，仓管员要相对稳定，不得任意调换。材料使用人员应了解所用物品的性质，掌握相关使用技术和事故处理方法。1、 供应商或采购员：负责按照采购通知单/会签单/合同要求送货至项目部；2、 收料员/仓库：收料员负责对三大材、普通地材等清点数量,办理入库手续；仓库负责对低值易耗、常用的零星材料清点数量,办理入库手续（以点数、过磅、测量等方式进行验收并做好相关记录，同时收齐产品合格证、准用证明、检测报告等资料）。验收合格后，验收人员必须在验收单中签字确认，材料进场当日仓库必须开具入库单，二至三日内办理完入库签字手续，对于地材必须开具地材收据。3、 项目部门卫：负责参与进场材料的清点，并做好进出场相关记录（如材料名称、规格型号、数量、车辆进出场时间、车牌号、入库单编号等）；4、 质量员：负责对到场材料的质量验收（如黄砂的含泥量、粗细比例；混凝土的粘稠度、是否离析等）；5、 采购员：负责复查入库手续并签字确认，负责验收入库的变更手续。五、采购计划材料的购置必须制订计划。各项目部及有关部门根据需要向分公司材料室提出物质需求计划，材料设备部根据库存情况制定各类物品的采购计划。1、 各项目部在项目之初应向公司材料设备部提出项目总体需求计划；2、 跨年度项目应依据实际需求数量、库存定额及经费情况制定年度采购计划；3、 月度所需物品计划必须在每月二十五日报材料设备部，材料设备部根据库存常备量制定月度采购计划；4、 项目部及有关部门急需的物品则在任何时候可临时计划申购,或填写请购单上报材料设备部。编报物品购置计划时，对名称、规格、数量、用途必须填写清楚,如因填写错误造成差错，由编报单位负责。项目材料总计划填报单位： 工程名称： 年月日材料编码材料名称规格型号及品牌计量单位数量进场时间使用部位备注材料员: 项目生产副经理: 项目经理：审核意见：年月日审批意见：年月日注：由分公司财务总监签审核意见，由分公司总经理签审批意见。

项目月度材料需求计划填报单位： 计划编号： 年月日材料编码材料名称规格型号及品牌计量单位数量进场时间质量要求使用部位备注材料员： 项目生产副经理: 项目经理：审核意见：年月日审批意见：年月日注：由分公司财务总监签审核意见，由分公司总经理签审批意见。六、请购业务（一）请购部门请购由相应的使用部门提出，具体如下:1、 主管工程施工的各项目部2、 公司有需求的各有关部门中煤三建广州分公司材料请购单（公司采购）材料编码材料名称规格型号及品牌单位申购数量用途进场时间备注

申请部门:申请人：材料采购员：项目经理：审核意见：年月日审批意见：年月日注：由分公司财务总监签审核意见，由分公司总经理签审批意见。中煤三建广州分公司材料请购单（项目部采购）材料名称规格型号及品牌单位申购数量用途进场时间备注申请部门：材料采购员：年月日项目经理：年月日（二）请购单的编制及审批权限1、 请购经办人员应依据存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、编号、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核；2、 需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购；3、 紧急请购时，由请购部门于“请购单”的备注中注明原因，并说明“紧急采购”；4、总金额在3000元以内的材料，由项目部经理最终审批。（三）请购申请的撤销1＞请购申请的撤销应立即由原申请部门通知米购部门停止米购;2、原相应请购单无法撤回时，采购部门应通知并送回原请购部门。七、米购业务（一） 采购部门职责采购材料原则上由分公司材料设备部负责办理，采购人员必须遵守国家有关材料政策和规定，熟悉市场供求信息，根据批准的计划进行采购工作，努力争取物优价廉，及时采购，保证供应。（二） 采购作业方式 除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行米购：集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。（三） 采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。（四） 询价、比价、议价1、采购经办人员接“请购单（内购）”后应依请购事件的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价O2、若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。3、 属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。4、 对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。5、 采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。产品询价单按下表形式填写：产品询价单编号XXXX 单位 先生 一、 本公司因业务需要拟向贵公司洽购下列物品，请速予报价，将作进一步联系。 物品名称 数量 规范及品检说明二、 来函或来电请洽本公司中煤第三建设（集团）有限责任公司广州分公司 先生电话： 并请惠示贵公司联络人员及电话三、 附件：中煤第三建设集团有限责任公司广州分公司材料设备部年月日（五）呈核及审批采购经办人员询价、议价完成后，以“物资采购比价表”形式呈 报主管审核，并经总经理审批通过后，方能具体实施。材料采购比价表报价单位： 联系人： 联系电话： 报价单位： 联系人： 联系电话： 报价单位： 联系人： 联系电话： 报价单位： 联系人： 联系电话： 报价单位： 联系人： 联系电话： （六）订购与合同1、采购经办人员接到经核决的“采购订单”后应以此单向厂商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“采购订单编号”及“包装方式”。要求厂商在接到订购单后以传真或书面形式给予确认。 2、需与供应厂商签订长期合同者，采购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购合同会审核决权限呈核后办理。产品订购单按下表形式填写：中煤第三建设（集团）有限责任公司广州分公司产品订购单编号 公司： 一、 本公司拟向贵公司订购下列物品，其数量、价格、规范等，已经 双方同意如下：物品名称规格数量价格 备注 二、 双方同意上列物品在 年月日以前分 次/批交至本公司验收。贵公司必须保证所交为物品为新品且质量合乎有关标准及我方要求。 三、 若贵公司无法按期交货，本公司有权在约定交货期后 日内取消定单，并向贵公司要求赔偿。如贵公司所交物品品质不符规定，本公司亦有权利退货或要求赔偿，贵公司不得拒绝。四、 其他及附件 五、 本单一式两份希贵公司签收后于 日内将第一联送交本公司， 双方并同意以此为合同。中煤第三建设（集团）有限责任公司广州分公司材料设备部主管：经办人：年月日（七）进度控制及事务联系K采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。2、采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应向主管汇报情况，并及时与请购部门做好沟通工作，依请购部门意见拟订对策处理。米购进度控制表请购日期请购单号码供应冏地点代理订 购付款条件需要日期交货记录日期数量单价金额采购员台帐供方名称:序号已领备用金付款供方自收款挂账欠款本月入库发票是否巳开是否巳审批备用金付款财务上付款实际欠款备注名称规格单位数量单价金额（八）整理付款采购经办人员应在材料完成入库手续后，进行采购结算，与发票核对无误后再向分公司财务办理付款单。（九）索赔、退货或换货 采购部门接到收货异常报告（“联合验收单”等）时，应立即编写索赔报告，并呈上审核，核准后该报告归档，并及时向供应商要求索赔、退货或换货。进场材料验收单（联合验收）请购部门：采购部门：供应商名称：履约代表： （电话）：验收内容采购品目规格型号或功能技术标准数量单价金额验收意见验收标的状况说明： □合格； 口不合格验收小组成员名单单位或部门姓名职务/职称本人签字备注采购部门意见：经办人（签字）：年月日供应商意见：经办人（签字）：年月日（十）价格及质量的复核1＞采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。2、 采购部门应就各部门、各项目部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。3、 采购部门应就企业内所使用的材料质量予以复核（如材料选用、质量检验）等。4、 审查作业中，若发现异常情况，采购部门审查部门应即填制“采购事务意见反应处理表”（或附报告资料），通知有关部门处理。八、 安全运输和装卸材料的运输和装卸应遵守如下规定：1、 装运时应轻装轻卸，堆置稳妥，防止撞击、重压、倾倒和磨擦，发现包装容器不牢固，破损或渗漏时，必须重装或采取其他措施后，方可启运。2、 不得同时运输性质相抵触的能引起燃烧、爆炸的物品；夏天（5月1日一11月30日）气温在30°C以上时，从上午10时到下午4时，一律停止装运易燃易爆品及氢气、液氯、乙炔等气体瓶。九、质量检验及收货（一）质量检验及收货要求：（1） 材料到场后，收货人员必须依“到货单”的内容，并核对供应商送来的物料名称、规格、数量和送货单，并通知相关的质检工程师到场检验；（2） 如发现送来的材料与“到货单”上所核准的内容不符时，应即时通知采购员来处理，并通知项目部材设主管，原则上非"采购单”上所核准的材料不予接受，如采购部门要收下该等材料时，收料人员应告知项目部材设主管，并于单据上注明实际收料状况；（3） 为利于材料检验的实施，质量管理部门就材料重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，依所需的材料质量修订“项材料验收规范”，呈总经理核准后公布实施，作为采购及验收的依据;（4） 检验合格的材料，检验人员于外包装上贴合格标签，以示区别，仓管员再将合格品入库定位；（5） 不合验收标准的材料，检验人员于物品包装贴不合格的标签，并于“材料检验单”上注明不良原因，经主管审核处理对策并转采购部门处理及通知请购部门，凭此以办理退货，如可降级使用时则办理收料；（6） 交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但经请购部门同意者，可免补交，短交如需补足时，物料管理部门应通知采购工程师联络供应商处理；（8）紧急材料于厂商交货时，若物料管理部门尚未收到“到货单”时，收料人员应先咨询采购部门，确认无误后，方可办理收货手续。（二）项目部进场材料验收规定为规范项目部的进场材料验收管理，明确材料进场验收各环节的职责和主责人员，特制订以下规定。一、进场材料（配件）的分类：为便于管理，项目部对进场材料（配件）分成以下类别：1、 土建类材料（A类）：管片、水泥、膨润土、粉煤灰、预制混凝土、钢筋、砂、石、止水条、管片螺栓；2、 机电类材料或配件（B类）：各主要设备（含盾构机）用零配件、电气元件、电线电缆、各类油（气）管、各类机械电气工具等；3、 劳保用品及消防器材、高危险性化学危险品（C类）：安全帽、安全带、安全网、劳保服、灭火器、防护罩、绝缘鞋、爆破器材。4、临时急需材料（D类）：本类材料是指项目部因为特殊需要，经项目经理批准购买的其他材料或配件。二、进场材料（配件）验收环节规定：验收分为数量验收和质量验收两部分，材料进场时须进行数量和质量验收；材料（配件）收货单上，必须同时有负责数量和质量验收责任人员签字，才能入库处理。1、 所有材料的数量验收均由仓管员负责；2、 各进场材料质量验收责任部门及人员规定如下表：序号进场材料（配件）类别典型材料或配件名称进场材料质量检验部门责任人员1土建类材料（A类）管片项目技术管理室质检员预制混凝土、钢筋、水泥、砂、石、粉煤灰、止水条、膨润土、管片螺栓项目技术管理室质检员2机电类材料或配件（B类）各主要设备（含盾构机）用零配件、电气元件、电线电缆、各类油（气）管、各类机械电气工具等。项目材电设备室机电技术员师3劳保用品及消防器材高危险性化学危险品（C类）安全帽、安全带、安、全网、劳保服、灭火器、防护罩、绝缘鞋、爆破器材。项目安监室安全员4临时急需材料（D类）经项目经理批准购买的其他材料或配件。材料申请部门相关人员三、材料抽检及监督规定：项目技术管理室有权对所有进场材料的数量和质量进行监督抽检。1、进场材料的数量（重量/规格）抽检:对主要进场材料（散装水泥、粉煤灰、膨润土、油脂类），项目技术管理室可以根据需要不定期对材料的重量或规格进行抽检；抽检方法可以采取过磅的方法。2、 进场材料的质量抽检：对主要进场材料，项目技术管理室可以根据需要对材料的质量进行抽检；抽检方法可以采取送外检验的方法。3、 项目技术管理室可以不定期抽检质量检验责任人进行材料检验情况。4、 对抽检结果，项目技术管理室及时与材料室沟通，及时进行处理。十、入库程序通过检验的材料方可办理入库手续，具体如下：（一） 由仓管员填写材料进场台帐，电子版台帐采用EXCEL表格制作，必须每天登记。（二） 由进场检验人员签字确认入库单；（三） 入库材料应摆放整齐，标识清晰。年月 进场台帐序号材料名称规格型号数量生产厂家进场日期进场检验人仓管员质量证明资料备注进场材料总量注：该表电子表格，用于水泥、砂、粉煤灰、管片、钢筋、商品砼、防水材料、周转材、辅材等，由项目部仓管员或材设主管完成，每日记录，月底25日发到公司管理部门。

盾尾油脂进场台帐一序号材料名称规格型号数量/单位生产厂家进场日期进场检验人仓管员备注进场材料总量注：该表为电子表格，用于盾尾油脂、HBW油脂、EP2油脂、齿轮油、液压油等,由项目部仓管员或材设主管完成，月底25日发到公司管理部门。

中煤第三建设（集团）有限责任公司规格：第一联（白色）：存根11.5x18.5中煤第三建设（集团）有限责任公司规格：第一联（白色）：存根11.5x18.5联（蓝色）：仓库第二联（红色）：财务第三该表格为手工填写。十一、仓库管理（一）仓库设置公司只有一个库存组织，根据实际情况下设若干仓库。（二）仓库管理要求1、仓库内应经常保持清洁，并随时注意通风情况;2、易然品、易爆品或违禁品不得携入仓库，物料管理部门应随时注意；3、仓库内不得吸烟，若因工程需要烧焊时，应先报备，并有安全部门允许后才可;4、 材料使用部门负责所经管的成品库存及仓运设备，如果破损应立即反映主管并立即委托修护；5、 未经核准，有关人员不得进入仓库，搬运完毕后，也不得在仓库逗留；6、 仓管员在下班离开前，应巡视仓库及电源、水源是否关闭，以确保仓库安全。（三） 库位管理根据集中管理、合理布局、方便领用的原则，应依以下规定：1、 配合仓库内设备（如油压车、手推车、消防设施、通风设备、电源等）及所使用的储运工具规划运输通道；2、 依使用类别、产品类别分区存放；3、 收发频繁的工具应配置于便捷的库位；4、 将各项材料按品名、编码、规格划定库位，表明于“库位配置图”上，并随时显示库存动态。5、 仓管员应掌握各货位的进出顺序，依据“先进先出”原则收发货。（四） 存货盘点 1、 库存作定期或不定期的盘点，盘点时由财务部门将盘点项目按规格类别填具“盘点单”，会同材料设备部盘点，并按实际盘点数量填入数量栏内；2、 财务部门将“盘点单”的盘点数量与帐面核对核对若有差异,及填具“盘点异常报告单”，并计算其盘点盈亏及数额，送材料设备部查明原因；3、材料设备部查明盘点盈亏原因后，编制处理报告，呈总经理室审批后执行，并知会财务部。4、 参加盘点工作的盘点人员，对于本身的工作职责及应行准备事项，必须深入了解。5、 盘点使用的单据、报表内所有栏位若遇修改处，均须经盘点人员签认始能生效，否则应查究其责。6、 所有盘点数据必须以实际清点、磅秤或换算的确实资料为据,不得以猜想数据、伪造数据记录之。物资盘点明细表第页共页材料管理人员、保管人有下列情况者，应处以赔偿相同的金额:1、 对所保管的财物有盗卖、掉换或化公为私等营私舞弊者：2、 对所保管的财物未经报准而擅自移转、拨借或损坏不报告者:3、 未尽保管责任或由于过失致使财物遭受被窃、损失或盘亏者。（六）库存量管理作业细则K项目所用的材料由项目部采设主管依据平均月用量及生产计划设定；2、 请购点设定（1） 请购点 采购作业期间的需求量加上安全存量；（2） 采购作业期间的需求量一采购作业期限乘以预估月用量;（3） 安全存量--采购作业期间的需求量乘以25%（差异管理率）。3、 采购作业期限由采购工程师依采购作业的各阶段所需日数设定，其作业流程及作业日数（公自订）经主管核准，送相关部门作为请购需求日及采购数量的参考。十二、领用（一） 材料领用使用部门领用材料时，由具有领用权限的工程师或其指定的代办人员到仓库办理领用手续，该工程师必须对领料单进行签字确认。（二） 退料使用部门对于领用的材料，在使用时遇有材料质量异常，用料变更或用余时，使用部门应将其退回仓库，仓管员填制“其他入库单”并注明“退料”，由退料人员签字确认。

中煤第三建设（集团）有限责任公司材料领料单发料单位： 领料部门： 用料部位： 年月日材料编码材料名称规格单位应发数量实收数量单价金额第联存根备注合计项目经理： 领料人： 材料主管： 仓管员:第一联（白色）：存根第二联（红色）：财务第三联（蓝色）规格：10x18.5仓库十三、借用（一） 借出使用部门暂时借用材料及工具时，由具有借用权限的工程师或其指定的代办人员到仓库办理借用