文件和资料控制程序

文件和资料控制程序 2 编制/日期审核/日期批准/日期54321序号更改单号更改页更改条款更改人1目的为规范公司各种文件和资料的全生命周期管理，特制定本办法。2适用范围3定义4职责工段阶制编件文布发核审段阶制编件文布发核审段阶理管件文工作程序文件和资料控制流程各部门综合管理部01.提出需求公司分管领导输出文档和记录02.判定03.编制文件文件初稿04.评审文件评审记录审评05.判定06.校对06.校对08.编号/发布09.保存正式文件07.签发文件修订记录文件销毁记录号流程步骤提出需求定编制文件评审定发责任部门/岗位各部门综合管理部公司分管领导综合管理部各部门各部门各部门综合管理部各部门公司分管领导输入工作需求文件制度新建或修订需求新建或是修订文件指令文件初稿修订后的文件初稿修订后的文件初稿校对后的文件流程描述提出新建或是修订文件制度的需求。针对提出的新建或修订文件需求，综合管理部对需求进行判定，文件应属于哪个业务部门，判定后向相应的业务部门下达新建或业务部门根据提出要求，启动文件的编制或是修订工作。文件编制完成后本部门内部与此文件相关的人员(部门领导必须参与)应进行初步评审，意见达成一致后组织相关部门人员进行评审(文件评审时确定相关表单的保存期限)，并保持评审记录。1.文件评审主要采取会议、邮件、会签等方式。2.邮件和会签主要适用于内容改动比较少且对文件整体影响不所涉及相关意见。3.会议评审适用于文件内容改动比较多，特别是涉及到职责、流程发生变化时必须进行会议评审。4.评审通过后由编制部门整理评审意见对文件进行修订，并将修文件的制定部门对文件的级别进行判定，判定文件属于公司级文件还是部门级文件。至通过为止。公司级文件校对通过后，由综合管理部提交公司分管领导进行签输出——文件初稿文件评审记录———号流程步骤编号/发布责任部门/岗位综合管理部各部门综合管理部各部门输入正式文件流程描述各部门对本部门的文件进行编号。编号完成后，由文件编制者再次对文件进行校对，确认无误后，由综合管理部和各部门分别对公司级和部门级文件进行发布。2.文件发放时，收文部门应在《文件发放/回收记录表》上签收，并妥善保管，严禁涂改、复印。3.发行的受控文件均需加盖红色“受控”章，复印无效。当顾客或第三方对本组织实施审核时，应提供现行有效的受控文件。4.受控文件为本组织重要机密文件，一般不对外发放，若确因工作关系需要对外(如顾客、供方等)发放时，需经管理者代表审5.因破损而重新领用的新文件，分发号不变、收回相应的旧文件并在《文件发放/回收记录表》回收栏内签字。因丢失而补发的文件，分发号不变在文件发放记录上备注补发。1.综合管理部对公司级文件进行保存，各部门对部门级文件进行保存。将资料输入光盘,标识、编目保存，特别重要的文件综合管理部门将对应的文件进行更换。3.文件归口管理部门需保存文件的原稿，当文件更新或换版后，便于资料保存和查‘仅作参4.文件使用部门需妥善保管部门内使用的文件，不能随意在文件输出1.文件发放/回收记录表2.正式文件—号流程步骤订毁责任部门/岗位综合管理部各部门综合管理部各部门输入原正式文件失效文件流程描述上乱写乱画，并保持文件版面清洁、完整，必要时，需使用文件夹、文件袋或文件柜进行保存。在生产作业现场使用的文件，必须确保作业人员能随时获得文件。5.文件使用部门需建立“文件管理清单”说明部门内所有使用的理。顾客要求不同1.综合管理部对公司级文件的有效性负责，若文件适用条件发生变化，则由综合管理部通知相应的业务部门对文件进更改，保证文件的及时更新。执行情况进行检查、评审，保证所有体系文件在每年进行一次检查。3.各部门对本部门编制的部门级文件有效性负责，若实际情况发生变化，则应立即组织相关人员对文件进行修订，修订后按上述流程重新审批。销毁；部门负责对本部门编制的部门级文件进行粉碎销毁。输出修订后的文件—6支持文件7记录与表单文件名称评审时间评审人员文件级别评审地点评审意见文件发放/回收记录表NO.文件名/编号发放/回收接收人/回收人时间01发放回收02发放回收03发放回收04发放回收05发放回收06发放回收07发放回收08发放回收09发放回收10发放回收11发放回收12发放回收13发放回收14发放回收15发放回收16