物业公司采购管理规定（十三）

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1.0目的

保证供方提供的物资和服务符合组织要求达到的规定标准，对产品服务的终于实现提供优质保障；

2.0适用范围适用于公司对物资选购的控制及对评价、挑选供方服务的管理；

3.0职责

3.1管理部按照实际状况，挑选物资供给商和供方，并举行供方评审确定物资供给商和供方名单；3.2办公室负责员工标识、办公用品等物资的选购，管理部负责其它物资的选购；并分离制定《物资选购方案单》；；

3.3各相关责任部门负责物业管理过程供方提供服务的控制；

3.4各仓库由各部门（管理处）负责管理，仓管员负责各类已选购物资的质量、数量、验收及选购物资的保存；3.5总经理负责审批《物资选购方案单》；

4.0程序

4.1供方评审4.1.1相关专业人员协作管理部挑选物资供给商或服务供方，挑选依据包括但不限于：

a)公司现状及进展目标；

b)供方基本状况，例如服务态度、营业执照及地理位置等，服务供方还应考察人员基本素养及服务水平是否能达到公司要求；4.1.2管理部组织人员举行供方评审，评审内容包括但不限于：

a)营业执照和产品经营资历证书或执业资质证书；

b)顾客惬意率及行业中的声誉和口碑；c)有人员和设备能保证准时提供配件和售后服务，从业人员的持证上岗率合格；

d)评审时的物资样品质量达到100%，现场操作人员服务质量达到100%的合格；

e)在保证质量的前提下考虑价格；f)评审完毕，管理部填写《供方评审报告》；

4.1.3评审合格的物资供给商在《合格物资供给商名单》中记下，合格服务供方在《合格供方名单》中记下。不合格者，由管理部填写《不合格报告》不予记下，《合格物资供给商名单》和《合格供方名单》由管理部编制，总经理审批；

4.1.4管理部对评审合格的物资供给商和供方每年举行复评，填写《物资供给商评价报告》和《供方评价报告》以保证其持续提供合格产品的能力，复评不合格者，应从《合格物资供给商名单》和《合格供方名单》中除名。4.2各部门、小区与合格的服务供方签订服务分包合同时在合同中应明确：

a)提供服务的范围、期限、质量要求；

b)公司对供方所提供服务的监督办法和供方的保证措施；c)双方的权利和义务；

d)违约责任，赔偿等事项；

4.3当合格物资供给商和供方在提供产品或服务中浮现问题时，各责任部门应会同选购人员实行以下措施，以保证产品、服务符合要求：a)与供给商或供方交流，要求其实行订正措施将浮现不合格产品的机率降至最低，须要时向其提供一定的协助。

b)严密选购的验证或检验过程，严格监控供方提供服务的过程。

c)按照合同限制或停止物资供给商供货／供方的服务，并从《合格物资供给商名单》和《合格供方名单》中另选供给商或供方以保证产品实现。4.4选购

4.4.1每月底各部门（管理处）制定下月《物资需求方案》交综合办；

4.4.2综合办按照各部门（管理处）的《物资需求方案》制定公司下月，《物资选购方案单》，《物资选购方案单》应包括：选购物资的名称、型号、规格、数量及所购物资的质量等级和要求；

4.4.3选购人员按照《物资选购方案单》内容在《合格物资供给商名单》中采购，假如该物资无法在合格的物资供给商中采购时，选购人员应上报综合办经理，由综合办经理组织人员重新挑选物资供给商举行暂时评审，暂时评审准则按照实际状况而定，至少应包括供方评审内容中的"a、d"项；

4.4.4各部门（管理处）每月初按本部门（管理处）本月《物资需求方案》到公司仓库领取本月所需物资，如遇突发大事需另外购买时，部门（管理处）负责人可打算暂时购买，但应向综合办经理说明，各小区管理处主任可打算单价在200元（含200元）以下物资的选购，大厦管理处主任可打算单价在500元（含500元）以下物资的选购；4.4.5服务供方项目应由相关部门按照顾客要求举行评审，并填写《服务分包申请方案》、《服务分包申请方案单》包括：服务项目范围、质量要求、期限等，经授权人审批后报管理部。

4.4.6综合办按照《服务分包申请方案单》内容在合格的供方名单中挑选适当的供方。

4.5物资的验证与接收。4.5.1全部选购的物资，由有关选购部门或申购部门按照详细产品验收的须要性和选购文件、资料和验证标准分离对产品举行验证，并记录验证结果，准时通知仓管员举行检验和入库，仓管员按《选购物资检验规程》举行验收。

4.5.2假如有须要在供方现场检验时，应检验合格后举行记录才赋予放行。

4.5.3对于服务分包项目应由分管部门在服务过程中对其服务质量举行定期和不定期检查，其中属一次性分包服务项目如：外墙清洗，管理处必需加强过程的延续监控和实行竣工验收，明确其是否符合有关规定和合同的要求。5.0相关文件

a)《合格物资供给商名单》QR-C

b)《合格供方名单》QR-Cc)《服务分包合同》