(档案管理论文)信访局档案管理现状及完善策略

【档案管理论文】信访局档案管理现状及完善策略【摘要】本文对基层信访局档案管理现状进行分析，就如何进一步提升新时代背景下信访档案管理水平提出几点完善策略。【关键词】基层信访局；信访档案；对策建议信访档案是信访部门在处理人民大众网上投诉、来信、接待大众来访工作中直接形成的具有参考利用价值并按照一定的归档制度集中保存起来的文字、声像、图表、电子数据等真实反映信访工作全过程的历史记录。基层信访局作为大众反映社情民意的窗口，其工作中形成的各种档案，不仅能够客观反映信访局各项业务工作的具体组织开展情况，记录其成长过程，彰显其信访综合管理水平，而且能够为处理疑难杂案、研究信访工作规律、积累信访工作经历体验提供基础材料。因此，在新时代背景下，作为和政府联系大众的中间桥梁，基层信访局如何与时俱进，进一步提升其档案管理水平和效率成为目前亟须解决的问题。一、信访档案管理的重要作用〔一〕信访档案管理是提高基层信访局工作效率和管理水平的基石。随着社会改革进程的不断加快，社会矛盾不断涌现，信访件数呈现逐年递增趋势，信访总量高位运行。从来源看，信访案件渠道广泛，牵涉各行各业、各类人士，且内容复杂多样，根据国家信访局2020年修订的(信访事项内容分类〕来看，共牵涉农业农村、自然资源、城乡建设、劳动和社会保障、纪检监察、军队事务等19项一级分类、155项二级分类、574项三级分类，内容分类较为广泛。如何将这些纷繁复杂的信访信息收集、整理、鉴定、保管、统计好，发挥出其最大的利用价值，档案管理这项基础性工作的重要作用和紧迫性越来越凸显。〔二〕信访档案是治理越级访、重复访及信访积案的有效凭证。近些年来，越级访、重复访、信访积案是信访工作的难点和重点，并成为基层信访局的工作常态。尤其是信访积案，由于时间跨度长、信访次数多、牵涉部门多，加之经办人员的变动，处理难度较大。一套完整的信访档案包括：1.信访人登记表及反映材料；2.交办记录；3.责任单位出具的受理告知书及送达回证；4.责任单位出具的答复意见书及送达回证；5.听证材料；6.信访人的复查申请书及复查机构出具的复查意见书；7.信访人的复核申请书及复查机构出具的复核意见书；8.案件调解处理过程中各种会议记录、照片及视频等资料，领导批示的还要有批示意见，上级交办、督办件还需有办结报告等，一份完整的信访档案不仅记录了信访人的信访历史轨迹，而且通过查阅分析档案，可以对信访案件进行客观公正的分析研判，避免随意性，保证其客观公正性，是治理越级访、重复访及信访积案必备的查考、争辩研讨和调查处理问题的重要参考凭证。〔三〕信访档案是维护信访人合法权益及信访工作者的有效证明。信访档案记录了信访人反映问题的发生、发展过程及办理结果，具有客观存在性。同时也是对信访工作者工作态度和成绩的重要具体表现出。近年来，随着人民维权意识的日益增强，在处理信访案件过程中，信访人由于对信访案件处理过程或结果不满而进行诉讼或向纪检部门投诉的情况时有发生，在纪检部门调查处理过程中，信访登记表、交办记录、信访事项受理告知书及送达回证、答复意见书及送达回证，以及处理过程中与信访人座谈情况的视频、照片等文件记录成为维护信访工作者及其责任部门公信力最直接、最有利的证据。〔四〕信访档案是国家制定、优化政策的重要参考依据。信访档案详细真实地记录了和政府在各个时期处理信访问题的方针、政策及法规，是和政府为大众排忧解难的重要依据。通过对信访档案进行统计分析，不仅为研究分析信访形势、呈现特点提供最真实可靠的原始数据与基本事实，同时为各种决策提供了强有力的数据支撑，保证了政策制定的科学性和合理性。二、目前基层信访局档案管理存在的问题〔一〕对档案管理的重视程度有待进一步提升。从目前来看，基层信访局普遍存在重业务、轻信访档案管理的问题，平时工作中，往往过于强调信访案件的办理与化解，而对于信访档案的收集、整理、鉴别则鲜少提及，且缺少必要的资金投入，基层信访局的档案管理一直处于不被重视的边缘地位，档案管理水平难以提升。〔二〕缺少专业的档案管理人员。大部分基层信访局由于任务繁重，工作人员相对缺少，没有设置特定的档案管理岗位对档案进行专业化管理，基本都是由科室人员兼任。平时工作人员主要以业务为主，对档案管理重视程度不够，加之没有经过档案管理专业知识培训，导致档案收集、整理、鉴定工作较为混乱，普遍缺少对信访档案的鉴定及规范化的编码管理，这种粗放式的管理方式往往会造成信访档案的遗失，致使信访档案难以发挥最大的利用价值。〔三〕部门之间连接、协调程度有待进一步加强。基层信访局的机构一般根据业务范围设置为办公室、接访科、网信科等科室，不少信访人对同一信访问题会通过来访、来信、网上投诉等不同途径反映，各业务部门在案件办理时，各司其职，沟通、衔接度不高，未能及时进行数据信息共享，对于信访人通过不同途径反映同一信访问题的案件重复收集，往往造成信息孤岛现象突出，这不仅增加了工作人员的工作负担，而且导致信访档案管理臃肿、混乱、分散，不利于信访局整体工作水平的提升。〔四〕缺少科学的信访档案管理体系。信访局档案与一般文书档案不同，有着自己独特的特点，需要专业人员根据信访工作特点，进行专业性研究。大部分基层信访局缺少适合信访工作特点的档案管理制度及规范化管理流程，没有制度作指导，各业务部门对档案管理较为混乱，容易造成信访档案流失，信访案件质量难以提升。〔五〕信访档案管理信息化程度较弱。随着电子信息技术的飞速发展，大数据时代已经到来。而基层信访局的档案管理方式依然采用传统的管理方式，数字化建设较为落后，尤其是近些年，信访总量不断攀升，信访档案的收集、整理难度加大，需要更大的储存空间，电子档案存储量大、保存方便的特点可以解决信访档案的管理难题，加快信访档案的信息化建设显得极为迫切。三、健全信访档案管理的对策建议〔一〕树立全新理念，强化责任，全面提升信访档案管理重视程度。信访局作为一个地区信访业务的指导机关，必须树立全新的档案管理理念，让全体工作人员从思想上树立信访业务工作与信访档案管理工作是相辅相成、协同发展的理念，同时加大资金投入，为从事档案管理工作人员创造良好的外部气氛。并将精细化、规范化理念融入档案管理工作，强调档案收集与整理工作的重要性，进一步提升档案管理及利用效率，发挥出其应有的业务指导作用。〔二〕加强专业培训，提高档案管理人员的综合素质。基层信访局要想全面提高档案管理水平，必须配有专业化的档案管理人员。设置档案管理岗位，引进档案管理专业人才，同时对兼职工作人员不定期进行档案管理专业知识培训，增强其档案管理的理论水平和专业技能，从整体上打造一支档案管理专业化队伍。〔三〕加强部门内部沟通协调，促进信息共享，提高档案管理效率。信访局具有较高价值的档案一般来源于各部门，档案管理人员要想提高档案管理质量，必须做到“四勤〞：嘴勤、脚勤、手勤、脑勤，及时到业务科室走动，加强沟通，在获得最新信息的同时，及时将档案资料收集归档。同时，及时查找工作中的不足，思考如何进一步围绕业务中心工作做好档案收集与整理工作，只有这样，才能促进基层信访局档案管理工作的质量与效率全面提高，发挥信访档案最大的利用价值。〔四〕结合信访工作特点，建立科学合理的信访档案管理制度及规范化流程。基层信访局要全面提高档案管理水平，必须设置一套有信访特色的档案管理制度及规范化流程。明确信访档案归档的重点及标准，并对文件进行详细分类，根据信访业务内容可分为文书档案与案件档案，文书档案则是基层信访局在工作中形成的和上级下发的业务性文件、资料等各种文书材料的归档卷宗；案件档案即对一件信访问题从接待、调查、核实、处理等全过程中形成的具有保存价值的所有材料的归档案卷。文书档案整理可采用年度——机构——保管期限分类法，而案件档案与文书档案不同，案件档案由于存在同一个案件转交不同责任部门，或者对同一问题不同信访人进行反映的情况，适合采用年度——问题——保管期限分类法。对于跨年度的案件档案，应归档于结案年度，组卷之后再对流水号进行编制，这样不仅有利于查询和利用，而且能促进档案管理制度化以及规范化的落实。〔五〕利用现代网络技术，建立信访档案数据库，提高档案的信息化程度。传统的档案管理方式已不能适应大数据时代的信访档案管理需求，基层信访局应在利用好全国信访信息系统的同时，开创建立信访档案数据库，加强电子文件的收集、整理与利用，进一步提高档案数据利用效率，更好地为政府决策提供相关依据。四、结语总之，档案管理是基层信访局发展的基石，基层信访局作为一个地区信访业务的指导机关，同时代表着政府的综合治理水平，应该与时俱进，树立全新理念，重视信访档案管理工作，提高档案管理人员综合素质，全面促进信访档案管理的质量和效率，为化解社会矛盾，维护基层社会稳定起积极作用。【参考文献】[1]李峰珍.浅谈对信访档案工作的思考[J].赤子,2014(17):196.[2]明晶,王国群,张红.新时期卫生计生信访档案管理[J].兰台世界,2018(07):61-63.[3]陈海花.信访工作中的档案管理探讨[J].传媒论坛,2019(03):140-141.