商务接待礼仪注意事项

商务接待礼仪注意事项

【商务接待礼仪留意事项】

(一)客人要找的负责人不在时，要明确告知对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。

(二)客人到来时，我方负责人由于种种缘由不能立刻接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人情愿等待，应当向客人供应饮料、杂志，假如可能，应当时常为客人换饮料。

(三)接待人员带领客人到达目的地，应当有正确的引导方法和引导姿态。

1、在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前，协作步调，让客人走在内侧。

2、在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应当让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应当由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应当留意客人的平安。

3、在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按"开'的钮，让客人先走出电梯。

4、客厅里的引导方法。当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座(一般靠近门的一方为下座)。

(四)诚意诚意的奉茶。我国人民习惯以茶水款待客人，在款待尊贵客人时，茶具要特殊讲究，倒茶有很多法规，递茶也有很多讲究。

【商务接待迎接客人的礼仪】

(一)对前来访问、洽谈业务、参与会议的外国、外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，支配与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种缘由，相应身份的仆人不能前往，前去迎接的仆人应向客人作出礼貌的解释。

(二)仆人到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接，内心必定感到特别兴奋，若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消退这种失职和不守信誉的印象。

(三)接到客人后，应首先问候"一路辛苦了'、"欢迎您来到我们这个漂亮的城市'、"欢迎您来到我们公司'等等。然后向对方作自我介绍，假如出名片，可送予对方。留意送名片的礼仪：

1、当你与长者、尊者交换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句"请多关照'。你想得到对方名片时，可以用恳求的口吻说："假如您便利的话，能否留张名片给我?'

2、作为接名片的人，双手接过名片后，应认真地看一遍，千万不要看也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。

(四)迎接客人应提前为客人预备好交通工具，不要等到客人到了才匆忙忙忙预备交通工具，那样会因让客人久等而误事。

(五)仆人应提前为客人预备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的方案、日程支配交给客人，并把预备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。

(六)将客人送到住地后，仆人不要马上离去，应陪客人稍作停留，热忱交谈，谈话内容要让客人感到满足，比如客人参加活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累，仆人不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告知客人。

【接待客人常用的商务英语】

第1招妥当支配会面的商定

当你方案到海外出差，顺道访问客户时，必需先以书信通知对方。出国以前再以传真、邮件或电话向对方确认访问的日期和目的。假如是临时打算的访问，也要通过对方的秘书支配，告知她：IdliketomakeanappointmentwithMr.Lee.(我想和李先生约见一次。)让对方对你的造访有所预备，才会有心情和你洽谈。

第2招向沟通对手表示善意与欢迎

假如沟通是由你发起，供应对手一切的便利，能使沟通一开头便在友善和谐的气氛下进行。尤其是当你的沟通对手是远道而来的，你热心地告知他：Iwillarrangeeverything.(我会支配一切。)不但表现出你的诚意，也能使他在不必顾虑食宿等琐事的状况下，用心与你进行沟通。

第3招沟通进行中应避开干扰

假如沟通的地点是在你的公司，那么请吩咐你的部属，勿在沟通过程中做不必要的干扰。由于过份的干扰会影响沟通的意愿和热忱。

第4招遵守礼仪

沟通时，仍旧要遵守一般奉行的礼仪和保持良好的仪态，这样可以增加人们对你的好感，提高你的沟通效率。此外，坐姿不良，在对手讲话时左顾右盼，都足以使人对体产生不良的印象，而减低与你洽谈的兴致。

第5招适时承认自己的过失

假如你明显地犯了错，并且对别人造成或大或小的损害，一句布满歉意的Imsorry.Itsmyfault.(对不起，是我的错。)通常能够获得对方的原谅。就算他实在很懊恼，至少也能略微缓和一下心情。做无谓的辩解，只能火上加油，扩大事端。

第6招埋怨不是无理取

以激愤的语气向人埋怨某事，很可能令人心生反感，而使结果适得其反。服务员上错了菜，旅馆女服务员忘了整理你的房间，送来的货物根本不是你订单上所指明的东西等状况，着实令人懊恼。但是生气并不能解决问题，不如心平气和而语气坚决地告知对方Ihaveacomplainttomake.(我有怨言。)然后告知他所发生的事。

第7招资料须充实完备

详细的物品通常比口头描述更有说服力。当客户听到你说WehaveapamphletinEnglish.(我们有英文的小册子。)或Pleasetakethisasasample(请将这个拿去当样品。)时，肯定会爱好大增，进而问你很多和产品有关的问题。假如你平常资料搜集得全面，便能有问必答。这在商务沟通上是特别有利的。

第8招缓和紧急的气氛

当会议因冗长而陷于沉闷、紧急的气氛时，做无意义的僵持是无法获得令人满足的结果的。假如能在不打断对方的情形下提出Howaboutabreak?(休息一下如何?)对方必能欣然接受，紧急的气氛也立即得以经解。当你们再回到会议桌时，也能以清楚的思路连续沟通。

第9招做个周到的仆人

假如沟通是在你的公司进行，除了应向沟通对手供应舒适的场所以外，更应当尽量协作对手，向他供应有助于沟通进行的服务与设备。例如，大大方方地告知他Youcanuseourofficeequipmentifnecessary.(假如必要的话，您可以使用我们的办公室设备。)帮助对手对沟通内容做正确的衡量，其结果可能也是对己方极为有利的。

第10招询问对方的意见

每个人都盼望自己的意见受到重视。当你和他人进行沟通时，除了说出自己的想法以外，随时可加上一句Whatisyouropinion?(你的意见是?)或Idliketohearyourideasabouttheproblem.(我想听听你对这个问题的看法。)不但让对方感觉受到重视，更能使你们因思想的沟通而渐渐达成协议。

第11招清晰地说出自己的想法与打算

假如在沟通场合中，你无法详实地说出心中的意念，不仅会使对方听得满头雾水，说不定还会让对方认为你对实际情形根本不了解，而失去和你沟通的兴致。试想假如你在向警察描述车祸的发生时，不能提示他Ihadtheright-of-way.(我有优先行驶权。)或没告知他IthinkIshouldcallalawyer.(我想我该叫个律师。)你或许因此而吃了大亏。还有许多状况是特殊需要供应详实资料的，例如：向医生叙述你的病痛，告知理发师你所要的发型，向客户讲解产品的特性等。平常多留意英美人士对这类场合的应对，您这方面的英语肯定会大有进步!

第12招找出问题症结

任何一个冲突或误会的产生，都有潜在缘由。为什么你的老客户这回不向你的公司订货?为什么对方不能达到你的要求?这种状况发生时，要立即乐观地探究缘由。向对方探询Whatseemstobethetrouble?(有什么困难吗?)或问一句Istheresomethingthatneedsourattention?有什么需要我们留意的吗?)都能表示你对事情的关切。知道问题的症结，才有方法进行沟通。

第13招要有解决问题的诚意

当客户向你提出埋怨时，你应当做的事是设法安抚他。最好的方法就是对他提出的埋怨表示关切与解决的诚意。你的一句Pleasetellmeaboutit(请告知我这件事的状况。)或ImsorryformyerrorandassureyouIwilltakegreatcareinperformingthework(我为我的错误感到愧疚，并向您保证，我会尽全力处理此事。)令对方觉得你有责任感，也会恢复对你的信任。

第14招适时提出建议

-Wellsendyouareplacementrightaway。

当损失已经造成时，适时地提出补救方法，往往能使沟通免于陷入僵局，甚至于得以圆满地达成协议。例如：你运送到客户手上的货物，的确不是订单上所标明的，而你又能马上向他保证Wellsendyouareplacementrightaway.(我们会马上寄给您一批替换品。)或者告知他Wecanadjustthepriceforyouifyoukeepthematerial.(假如您留下这批材料，我们可以为您调整价格。)那么，客户心中的忧虑必定立即减半，而情愿考虑您的提议。

第15招随时确认重要的.细节

商务洽谈中，一牵扯到金额、交货条件和日期时，除了洽谈当时要用口头复述加以确认外，合约拟好后，更要具体地过目一遍。一旦发觉疑点，应立即询问对方Isthiswhatwedecided?(这是我们说定的吗?)合约内容真的错得离谱，就应告知对方Illhavetoreturnthiscontracttoyouunsigned.(我得将这份合约退还给你，不能签名。)以示抗议。任何合约上的问题，宁可罗嗦一点，也决不行模糊。

第16招听不懂对方所说的话时，务必请他重复

英语不是我们的母语，听不懂是很自然的。听不懂又装懂，那才是有害的。其实请人家重复或再讲清晰一点并不难，你只要说Wouldyoumindrepeatingit?(您介意再讲一遍吗?)，信任对方不但会再说一遍，而且连速度都会放慢些。假如你还是没听懂，那么仍旧要用这个老方法：Couldyouexplainitmoreprecisely?(您能解释得更明白一点吗?)

第17招使谈判对手作确定答复的问题

连续发问沟通对手赐予确定答复的问题，最终引导他对你的主要建议也作有定的答复，是肯定必要花费一番心思的。通常沟通对手只对自己有利的问题，才会痛快地回答Yes。因此，在沟通场合开头前，不妨先细心地想一下，你所盼望对方接受的条件，对他有什么好处，试着以Isitimportantthat?(是不是对您很重要?)或Isithelpfulif?(假如是不是对你有关心?)未获得他的确定，那么要使你的建议通过也不难了。

第18招做适当的让步

沟通双方的相互让步，最常见的例子就是讨价还价。买方盼望卖方减价一百五十元，而卖方只想减价五十元，双方一阵讨价还价之后，最终减了一百元。不论你的对手是如何的咄咄逼人，你总得做一个最终的让步：Thebestcompromisewecanmakeis(我们所能做的最好的折衷方法是)或是Thisisthelowestpossibleprice.(这是最低的可能价格了。)然后坚决不移，否则假如让步得太过，你可就要有所损失了。

第19招不要仓促地做打算

在商场上讲求信用，一旦承诺人家的事情，要再反悔，会令人产生不良印象。因此，在下打算之前，务必要经过深思熟虑。假如你正在和客户商谈一件无法遂下打算的事时，不妨请他给你一点时间Pleaseletmethinkitover.(请让我考虑一下。)或Woulditbeallrighttogiveyouananswertomorrow?(明天再答复您行吗?)切记，仓促地下打算往往招致严峻的后果!

第20招说不的技巧

在商务沟通上，该拒绝时，就应当斩钉截铁地说No.。拐弯抹角地用Thatsdifficult(那很困难。)或Yes，but...(好是好，可是)来搪塞，会令对方觉得你答应得不够干脆，而不是在委婉地拒绝。假如你说No，but对便利清晰地知道你是拒绝了，但好像还可以谈谈。这个时候，你由于已先用No牵制对方，而站在沟通的有利位置上了。

第21招不要督促对手下打算

当你的沟通对方需要时间来考虑一下方案时，千万不要始终督促他Hareyoudecided?(你打算了没有?)那样，你不但干扰了他的思索，也可能激怒他。结果原本可能达成的协议或许就此泡汤了。

第22招缄默是金

面对对方所提无法接受的提议，缄默是最有力的回答。这种无动于衷所带给沟通对手的压力，远大于浇他一盆冷水。将所达成的协议逐一列入记录--Letshavetheagreeditemsrecorded.为了避开签约时的争吵或重新协商，交涉中达成协议的项目应做成记录，并在会议结束时传阅。因此，每达成一项协议，要记得提示对方Letshavetheagreeditemsrecorded.我们声达成协议的项目记录下来。)

第23招过分吹牛，足以败事

磋商者往往为了达成协议而向交涉对手做过份不实的吹嘘。这种情形在向他人推销产品时，尤其常见。顾客因听信你的吹牛而购买产品，进而造成损失，轻者不再与你打交道;严峻的，唯恐还要告你欺诈，多划不来!所以在向他人做Wecangiveyouaguarantee100years.(我们可以给您一百年的保证。)这一类的承诺时，最好先斟酌一番。

第24招不铺张沟通对手的时间

在沟通开头以前，最好事先得知沟通对手的行程表，并尽量协作。当你和客户谈好了一切细节以后，你对他说Illhavemysecretarytypethecontractforyoutosignatonce，thenIlldriveyoutotheairportforyourflightat7：00.(我会让我的秘书立即将合同打好给您签名，然后，我开车送您去机场搭七点钟的飞机。)想必他肯定会感谢你的周到细心，因此也会实行合作的态度。

第25招达到目地，马上离开

假如协议达成，而你仍流连忘返，则有以下两种危急：沟通对手转变办法;或者你可能因松懈而目不择言，说错了话。因此协商一完成，马上以Imgladtohavemetyou，Mr.Lee.(李先生，很兴奋熟悉您。)收场，告辞离去。

第26招布满信念地进行沟通

任何有心沟通的人，都盼望他的沟通对手是个举足轻重的人物。让对手认为你是有决策力的人，最直接的方法便是一见面就告知他Youcanaskmeanyquestion.(您可以问我任何问题。)假如你在对方面前到处显得紧急兮兮，不是始终抽烟，就是不断干咳，对方必定会怀疑他跟你之间的沟通效果。因此面对每一个沟通场合，肯定要布满信念。

第27招对沟通对手的专长与力量表示认知

每个人都对自己的才能引以为荣。向你的沟通对手表示你认知他的力量，并寄盼望他有所表现：Iknowyouaregoodathandlingdifficultsituations，andIbelieveIcancountonyou.(我知道你擅于处理麻烦问题，并信任我可以依靠您。)信任他肯定不情愿让你绝望。

第28招以确定的语气，谈论对手的问题

当对手正在为某个问题苦恼，而你正好能够帮他忙，一句Ibelieveourexpertscangiveyouhelpfuladvicefortheprobleminyourcompany.(我信任我们的专家能供应对贵公司问题有关心的建议。)必能使他宽慰不已，立即表现合作的态度，而你的沟通力也大大增加了。

第29招委婉地透露坏消息

要向他人透露坏消息，也需要一点技巧。老师在公布成果以前，总是光透露有多少人不及格，以使考得不好的同学预先做好心理预备。同样，在向客户透露涨价或其它坏消息时，先告知他Badnews，Imafraid(唯恐是坏消息喔。)也能收到相同的效果。人对某件事的发生预先有心理预备时，总是较简单接受。

第30招强调沟通双方相同的境况

说服沟通对手的技巧之一，就是强调双方的相同点，使其产生认同感，进而达成协议。一个卖主告知老客户产品涨价的最常见理由就是Ourcost