《招标管理制度》

#/8《招标管理制度》适用范围万邑通集团本部及各子、分公司第三条招标范围及规范要求3.1招标范围3.1.1万邑通集团本部及各子、分公司的常规物资、固定资产、办公劳保用品等物资的采购，如运单、IT耗材、服务器等。万邑通集团本部及各子、分公司的服务外包项目采购，如IT外包项目，劳务、后勤外包项目等。万邑通集团本部及各子、分公司进行的基础项目建设，如工程项目的施工与工程建设有关的重要设备、材料的采购。执行招标采购的金额要求：单次采购采购金额超过20万及以上单项持续采购采购金额月均超过10万及以上凡单次采购金额超过20万及以上的采购项目，单件物品月均采购金额超过10万及以上均须执行招标流程。达不到招标金额的项目，采购部根据需求方的实际情况和需求，也可以采用招标流程。有以下不适宜招标的经批准后可做不招标处理：（1）垄断经营或专项经营的项目（消防、用电、月饼、礼品卡、油卡等）；（2）政府指派；（3）需求紧急（正常流程下的采购周期无法满足业务需求时效）；（4）依据市场情况不适宜招标的（服务性项目如设计公司、审计公司等）；（5）单一供应商（指定）；即单一来源采购，是没有竞争的谈判采购方式，但在适当条件下采购人向单一的供应商进行询价或谈判的采购行为；单一供应商适用条件如下：（a）只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专有权，且无其他合适替代的；（b）采购的后续维修、零配件供应、更换或扩充，必须向原供应商采购的；（c）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购；（d）多种试用品经过测试后仅唯一一家符合入围标准的。以上5种情况采购人员需起草《特殊来源采购审批表》（详见附件一），经相应权限批准后，可不通过招标方式进行选取供应商。备注：同种物资一年内2次以上采购，此需求表一年内有效。招投标规范要求3.2.1不得将符合招标条件的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标行为。.2整个招投标过程必须保持透明度，各部门积极配合、全面沟通、信息共享，杜绝暗箱操作。招标过程需做好保密工作，任何人不得泄露标底、采购预算、投标文件、评标细则、评定标信息等内容，以保证招标的公正性。.3招投标活动及其当事人应对招标行为负责并接受风险控制部的监督。第四条招投标组织机构及职责招标工作涉及需求部门、专业部门、采购部门、招标执行小组、评标委员会、定标委员会等机构。需求部门由需求部门在专业部门或制定标准部门的协助下制定并明确需求标准，需求标准一经确定如发生更改，则需重新进行招标。如果需求部门是多个部门,则由专业部门代替需求部门制定需求标准。采购部门采购部接到批准的需求确认书或批准的采购申请单，与需求部门沟通共同负责组织招标答疑，完成供应商预审；采购部负责标书及招标细则的编制及审批、发标回标工作，组织安排招标会及邀请评委等事宜。招标执行小组由采购部负责组织成立招标执行小组。招标小组由采购人员（担任组长）,部门采购员，需求部门人员,专业部门人员和财务成本管理人员组成。招标小组成员负责招标会现场的组织，项目介绍，评标手册的宣读，协助监审对供应商述标顺序的抽取，现场询标记录，对现场评委的打分进行核算，编写定标分析、分标比例方案、定标报告。招标小组组长负责中标通知书和感谢函的编写发放，中标合同的编写和签订。评标委员会评标委员会由以下部门各出一人，任期一年：商务部、战略发展部、财务部、运营管理部、人事行政部、IT部、风险控制部，客服部，各区域。在讲标之前，由招标执行小组组长公开随机抽取3或5名评委。评标委员会成员由招标执行小组组长公开随机抽取的评委组成。负责公司招标工作的最终投标单位和标书的评估，提供评标建议，完成综合评标打分，只需要在评标报告中推荐出中标方；原则上，被选定为评标委员会的评委必须参加现场评标，如因工作安排或其他原因无法参加，需签署《授权委托书》（详见附件二）授权，评委和被授权人为主管（仅主管需入职满半年）级（含）以上人员参加，授权人授权不授责；评标委员会成员一般为3或5人参加。如果因为地理原因如IT的招标在深圳，采购部无法现场参加可授权财务部其他同事代理但须视频加入。100万以上的招标，评标委员会须全部到现场。风险控制部采购预算金额在100万以上（含100万）的招标项目风险控制部需指定现场监审人员参加，负责招标过程的监督审核工作。监审人员如不能参与招标现场监审工作，需由风险控制部填写《监审备案书》（附件三）确认不能参与招标监审工作，采购部方可进行开评标。定标委员会定标委员会成员有：1）预算20万（含）以上招标：总裁、CFO；2）预算20万以下招标：CFO,采购部，需求部门一级领导。定标委员会根据评标委员会提供的评标结果、评标分析及定标报告进行最终审批定标。如未能获批，需重新进行招标或评标。第五条招投标（确定供应商）时限5.1招投标时限采购项目分为开发周期（开发周期以常规采购组接到需求部门的需求标准书到寻找到数量足够的满足条件的供应商）和招标周期（招标周期以常规采购组寻找到数量足够满足条件的供应商开始至定标结束），正常情况下的周期如下表（单位为工作日）：项目金额常规物资IT类工程装修类服务类开发招标合计开发招标合计开发招标合计开发招标合计低于招标要求51015101525101525101525满足招标要求且单次采购额10万-50万（含）/年度采购额60-500万（含）101525152540152540152540单次采购额50万-100万（含）/年度采购额100-500万（含）152540203050203050203050单次采购额100万以上/年度采购额500万以上153045203555203555203555第六条采购方式及招标流程6.1采购方式招标类：邀请招标、简易招标；非招标类：询比价。邀请招标是指招标人以投标邀请书（标书）的方式邀请三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或者其他组织参加我司项目招标会。可以通过邮件或书函形式发给被邀请方，邮件必须附不可编辑的PDF等影像档，也可同时附可编辑的文档。简易招标方式为：密封报价（可以没有完整的标书，但需要有明确的需求说明）。类别特征金额可选择的招标方式举例常规类产品标准单一，服务要求简单统一不限密封报价胶带，标签，针式打印机，条码打印机等产品标准不确定，样品需评定50万（含）内家具，礼品等IT类产品单一，指定，实施方案简单且无需评定50万（含）内密封报价服务器，存储，网络设备等产品单一，注重实施方案，需评定50万（含）内系统集成等工程装修类报价目录多，需明确细项报价50万（含）内密封报价仓库装修等备注：具体采用的招标方式以审批结论为准密封报价方式的使用前提是技术标可标准化且各家投标方均可完全满足或技术标可忽略，也可作为邀请招投标项目的二次议价手段；如需评分，密封报价可以由招标执行小组代替评标委员会执行评分。非招标类询比价方式（1）各部门的采购人员负责寻找供应商，单次采购金额超过5万，持续性采购月累计超过10万，需采购部参与。（2）单次采购额超过2000元，单价超过1000元的采购物品，部门采购员需做至少3家供应商询比价记录留存，且主营产品相同以及公司实力相近。电子版询价记录须保存两年以上。（网商的询比价可截图为准）旧合同到期后，新合同续签达到要求的金额需重新做3家供应商询比价记录。（3）以电话、当面口头或邮件形式与供应商进行询价和价格磋商，并填写《询比价对比表》。（附件四）（4）询价轮次至少2次，供应商的非最终报价单无需盖章，可以为电子版，采购员保存供应商最终纸质版有供应商盖章的报价单，并存档。（5）询比价记录生效后，有效期限为6个月。负责询价的采购员需妥善保存询比价记录的纸质资料及扫描件。6.2招标流程6.2.1招标需求6.2.1.1需求部门应提交书面的《需求确认书》（详见供应商管理制度附件），包括需招标物资的规格,型号,技术要求,数量,需求时间等详细信息。《需求确认书》有标准格式，也可根据情况调整格式或附件。采购部接收后即展开招标及谈判的准备工作。原则上，需要采购申请单签核完成后才能进行评标和定标。6.2.1.2采购部负责提前3个月对采购部/分公司范围内即将到期合同进行梳理，于合同到期前2个月进行预警。6.2.1.3项目启动招标前需提交的文档资料：（1）供应商盖章的营业执照复印件、组织机构代码证复印件、税务登记证复印件；（2）《现场考察报告》、《供应商登记表》（详见供应商管理制度附件）；（3）如涉及到样品，需要供应商合格物品《样品确认书》（详见附件五）6.2.2招标文件制作6.2.2.1招标文件由招标执行小组进行编制，招标文件发出后，不能擅自变更，如确需澄清或者修改的应当在投标文件提交截止期限至少4日前，以书面形式邮件通知