电子档案管理制度流程

精心整理电子档案管理制度一、总则1、为增强企业档案工作，充散发挥档案作用，全面提升档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为企业发展服务，特拟订本制度。2、企业电子档案，是指企业从事经营、管理以及其余各项活动直接形成的对企业有保留价值的各样文字、图表、声像等不一样形式的历史电子文件记录。3、各部门及各项目包办人员应保证项目及有关文件的系统完好(各样附件一律禁止抽存)，项目了案后实时归档。4、工作改动或因故辞职时应将经办的文件资料向接手人员交接清楚，不得私自带走或销毁。二、归档范围1、企业资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。3、模板资料：文字类、图纸类及程序类资料。4、学习资料：念书、技术及拓展学习资料。三、文件资料的采集管理1、企业指定专人负责电子档案的管理。2、文件资料的采集由各部门或经办人员负责整理，严格依据本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。3、一项工作由几个部门参加办理的，在工作中形成的文件资料，由主办部门或人员采集，会议文件由行政部采集。精心整理四、归档要求(一)文件的登记1、归档前应由文件形成部门依据规定的项目对电子文件的真切性、完好性和有效性进行查验，并由负责人签订审查建议，查验和审查结果填入《归档电子文件移交、接收查验登记表》(见附录A表A.1)。2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1)，以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。3、电子文件登记表为树式链接，在上司电子文件登记表中成立链接，经过鼠标点击可查察下级电子文件登记表。4、电子文件登记表应与电子文件同时保留。(二)文件分类及编号方法1、档案管理负责人依据“附录C”对文件进行分类。2、电子文件底稿代码：M(manuscript)—底稿性电子文件；U(unofficial)—非正式电子文件；F(formal)—正式电子文件。3、电子文件类型代码：T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C（chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H(hypermedia)—超媒体链结文件；P（program）—程序言件；D（data）—数据文件。(三)文件格式规定1、文字型电子文件以WORD、PDF、TXT为通用格式。2、扫描型及图片型电子文件以JPEG、JPG为通用格式。3、视频和多媒体电子文件以FLASH、AVI、WMV、ASF、MPEG、MOV、RM、RMVB、WAV、MIDI、WMA为通用格式。4、音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。精心整理5、关于非以上通用格式的电子文件，如没法变换为通用格式且在存档电脑上没法打开，则一定在存档电脑上安装有关软件。(四)注意事项1、档案质量总的要求是：依据文件的形成规律和特色，保持文件之间的有机联系，差别不一样的价值，便于保留和利用。2、归档的文件资料均应齐备完好。3、档案文件资料应差别不一样状况进行摆列，密不行分的文件资料应依序摆列在一同，即正件在前，附件在后；底稿在前，定稿在后；其余文件资料依其形成规律或特色，应保持文件之间的亲密联系并进行系统的摆列。五、档案管理人员职责1、依据有关规定做好文件资料的采集、整理、分类、归档等工作。2、依据归档范围、要求，将文件资料准时归档。3、工作人员应该遵纪守纪、忠于职责，努力保护企业档案的完好与安全。六、档案的利用1、企业档案只有企业内部人员能够借阅，借阅者需填写《归档电子文件借阅单》(见附录D的表D.1)，报主管人员同意后，方可借阅。未经同意，任何部门或人员不允许私自复制电子文件。2、借阅时，应由档案管理人员将资料拷贝件寄存在共享文档各借阅人专用文件夹，借阅人应在当日将借阅档案剪切另存，免得增添共享文档的负担。3、档案禁止转借，一定专人专用。七、档案的安全管理1、档案管理人员应付储藏电子档案的专用电脑设置用户名及密码，填写《档案电脑用户名及密码登记表》(见附录E的表E.1),并提交总经理存案。2、档案电脑密码应3个月改正一次。精心整理3、档案管理人员应付波及企业机密的文件夹进行加密，填写《加密文件登记表》(见附录A附录E的表E.2),并提交总经理存案。表A.1归档电子文件移交、接收查验登记表移交、接收查验日期查验结果查验项目移交部门接收部门病毒查验真切性查验完好性查验有效性查验文件格式查验需采集软件及说明查验填表人（署名）审查人（署名）备注附录B表B.1归档电子文件登记表（首页）文件夹名称形成时间能否加密登记人员链接备注精心整理附录B表B.2归档电子文件登记表（续页）文件编号文件名称文件稿文件类登记人员链接备注形成时间能否加密本代码别代码附录C归档计算机各盘分类附录D表D.1归档电子文件借阅单借阅人借阅时间借阅用途借阅文件编号借阅文件名称文件底稿代码文件类型代码借阅文件能否加密主管人员建议日期：经办人（