记录管理程序

记录管理程序1.目的保持对识别、收集、索引、存取、存档、存放、维护和清理质量记录和技术记录的控制，保证每项检测工作具有可追溯性和复现性，确保记录的信息充分有效。2.范围适用于质量和技术活动记录的控制。3.职责3.1质量负责人程序实施负责人。3.2综合办公室记录控制和管理的职能部门。3.3其他部门负责各类记录格式的设计、编写和使用。4.程序4.1记录的分类4.1.1质量管理体系运行中形成的记录，包括:质量监督记录、内部审核和管理评审记录、纠正和预防措施记录、人员培训和考核记录、抱怨处理记录、质量体系文件控制记录、服务和供应商记录、合同评审记录等记录。4.1.2检验检测工作中形成的技术记录，包括：方法确认记录、新项目评审记录、各类检测原始记录(包括采样记录)、检测公司间比对或能力验证记录、质量控制及其评审记录、仪器设备使用、维护、期间核查和自校记录、检测报告等。4.1.3档案类文件：人员技术业绩档案、仪器设备档案、检测标准和方法档案等。4.2记录表格填写要求4.2.1记录应使用钢笔或不褪色笔填写，要求字迹端正、清晰。4.2.2应及时、真实填写原始记录，不得凭追忆事后补填或抄填。4.2.3检测原始记录应完整地记录规范、标准方法中规定的信息，包括检测条件、检测过程、计算公式、数据处理、检测结果、质控记录以及影响不确定度的各种因素，确保检测过程的可复现性。记录中还应包括检测人员和校对人员的签名。对于记录表式中无内容可填的空白栏，应用“ /”标记。4.2.4检测原始记录不得涂改。当记录中出现错误需更改时，在错误处划二道平行线 (不得覆盖原有记录的可见程度)，并将正确值填写在其右上方。对所有的改动应有更改人签名或盖章。4.2.5 对于检测过程中的特殊情况和有必要说明的问题，应记录在备注栏内或记录表边旁。4.3记录编目和管理4.3.1各部门记录由部门按要求收集和传递，交档案管理员整理，填写《记录归档记录表》。4.3.2档案管理员按照记录分类及质量手册等要求，对记录进行编目和整理，建立档案。档案卷宗上有记录标识，记录归档时间和保存期限等。4.3.3档案管理员按检测时间顺序、检测报告编号对原始记录和检测报告等分类整理，归档保存。4.4记录保存4.4.1所有记录立档后由档案管理员存放在适宜的环境下并采取防火、防盗、防蛀、防潮等措施，避免记录的损坏、变质和丢失。4.4.2档案管理员根据不同记录制定明确保存期限。A内审、管理评审、不合格及纠正措施等质量记录保存期限为认证有效期；B委托检测协议书/合同、样品采集单、送检单、原始记录、检测报告等，保存期限为6年；电子档为10年。C仪器设备档案保存期限至仪器设备报废或转出止；D人员培训、考核记录及业绩档案保存期限至该人员离开本检测公司止；E其它有关记录保存期限根据档案管理要求执行。4.4.3档案管理员妥善保管，执行《客户机密和所有权保护程序》。4.5记录借阅4.5.1在保证公正性和保护客户机密、所有权的前提下，可允许查阅和检索。借阅人须填写《文件复印/借阅审批表》经批准后查阅，查阅后立即返还，不得带走和私自保存。4.6记录销毁4.6.1保存期满需销毁的记录，由档案管理员列出《文件销毁登记表》，经质量负责人审核，经理批准并指定监督人，在监督下