监理现场资料管理作业指导书

目

录123456

总则作业指导对象现场内业资料管理工作依据现场内业资料管理作业手册常用质量记录附录

（2（2（2（3（8（9

1．1.11.21.31.41.5

总则现场监理内业资料是项目实施过程中对工程监督管理的原始记录，对质量控制、投资控制、进度控制以及合同管理等所做工作的真实记录。这些资料是评定工程质量、竣工交付使用的必要条件，是一份工程项目竣工验收备案前必须审查的档案材料。也是监理工作中各项控制与管理工作的依据和凭证，反映了监理人员的素质和项目监理组的管理能力和管理水平，并可作为以后发生各类纠纷问题的原始依据。项目监理组必须在总监负责下现场专职或兼职工程资料管理人员负责收集、整理监理文件，对监理文件进行科学化、规范化管理，确保监理文件的完整性。监理内业资料的管理应严格遵循公司质量手册及质量管理体系程序文件。监理内业资料的管理应遵循工程文件的自然形成规律卷内文件的有机联系，便于内业资料的保管和利用。为保证现场内业资料的规范与科学管理、保存和利用，特制定本作业指导书。2．

作业指对象本作业指导书适用于现场监理组总监及内业资料管理人员进行内业资料的管理工作。3．3.13.2

现场内资料管理工依据质量体系程序文件《质量记录控制程序／B-2003-4.2）《建设工程监理规程》2

4.4.14.24.2.1ab）C）0.00.10.21.11.21.3

现场内资料管理作手册总监负责，明确要求，专人管理。监理资料的管理应由总监负责，并指定专人具体实施。结合工程项目的实际情况，总监负责对外协调，明确要求，对其进行相应的检查。内业资料管理人员在总监的指令下，严格按照规范、政府、公司等有关资料管理的规定，对工程实施过程中产生的各类文件根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，做到科学、合理、规范。日常管理中几个重要环节。建立监理内业资料台帐：根据公司质量管理体系程序文件中质量记录控制程序第条设立总台帐，建立对应的文件夹，保证工程文件资料的完整性、准确性、系统性和可操作性。建立分台帐，即在每一个文件夹首页附一份卷内目录表（参考卷内目录明确每一文件夹内文件资料内容、责任人、日期等基本情况。监理内业资料总的台帐（即现场档案资料夹的编号）设立方法如下：总目录发文登记表（台帐）收文登记表（台帐）监理管理类文件：监理大纲、监理中标通知书、监理合同、监理登记证。监理规划、细则。监理基本资料：营业执照、资质证书、证书；总监任命书、总监代表授权委托书；包括总监调换申报表、专业工程师调换备案表等。监理人员相关证书职称证理资格证培证见证人员证、安全监理证等；3

1.41.52.12.22.32.4

监理设备清单及相关设备检定证书等。规范、法规性文件。公司来文工程开工/复工报审表、工程暂停令，附开工报告及相关资料。施工组织设计（方案）报审表，附施组、方案、包括特殊工种工人的上岗证、设备检定证书等。分包单位资格报审表，附分包单位资质材料及相关资料。报验申请表（台帐）2.4.1报验申请表——测量2.4.2报验申请表——桩基2.4.3报验申请表——基础工程2.4.4报验申请表——主体结构2.4.5报验申请表——装饰工程2.4.6报验申请表——机电安装工程2.4.7报验申请表——（根据工程规模、结构型式或分部、分项工程可单列、扩展）2.52.62.72.8

工程款支付申请表工程款支付证书工程临时延期申请表审批表/终延期审批表费用索赔申请表/审批表工程材料/构配件设备报审表（台帐）2.8.1工程材料/构配件设备报审表——钢材（原材料）2.8.2工程材料/构配件设备报审表——钢筋焊接4

2.8.3工程材料/构配件设备报审表——水泥2.8.4工程材料/构配件设备报审表——砂、石2.8.5工程材料/构配件设备报审表——砼配合比2.8.6工程材料/构配件设备报审表——砼试快2.8.7工程材料/构配件设备报审表——防水材料2.8.8工程材料/构配件设备报审表——（根据工程规模、涉及的内容如分部、分项工程，可单列、扩展）2.92.102.112.122.133.13.23.33.43.53.63.7

工程竣工报验单/竣工资料：验收报告、质量评估报告、合格证明书、监理总结施工进度计划报审表，附进度计划工程质量问题（事故）报告处理报审表工程专项检测资料：桩的动测、桩的静载试验、钢结构焊缝检测、幕墙三性检测、基坑开挖监测、（若资料多，可扩展单列：2.12.1、2.12.2、……）施工单位来文（综合）监理工程师通知单回复单监理工作联系单巡视旁站检查记录监理日记监理月报会议纪要（例会）专题会议纪要：设计交底、图纸会审、监理细则交底会、文明安全检查5

4.14.24.3

（可扩展单列）建设单位/上级主管部门来文，包括施工许可证图纸/设计变更/术变更（核定单）[台帐建设单位提供设备清单5.15.2

来往文件流转夹待处理文件夹d●●●●

台帐设立方式的几点说明：每个文件夹（盒）都应有完整的“卷内目录”；工程规模较小的，可将相邻的文件夹合二为一，但主体编号不能缺省，资料必须分列，且有明显分隔；“0.2收文登记（台帐中可不包“2.4”2.8””项以“5.1”、“5.2”；对钢筋、水泥、砖、黄沙、商品砼等大量用材的施工试验文件材料可内容的联系性，或内容的多少组合归入文件夹或单独分列。参照筋送检一览表《钢筋焊接送检一览表送检一览表材料送检一览表筑砂浆使用情况一览表混凝土试块抗压试验报告一览表（分为桩基工程、基础及主体工程其他如土基（回填土）压实度试验报告、粗骨、细骨料试验报告、防水卷材试验报告、混凝土配合比报告单和质量证明书等可视文件内容的量分类组卷建立文件夹，也可分别单独建立文件夹；6

●●4.2.24.2.34.2.4

法规性文件应按工程需要，现场逐步购买添置配备，及时关注公司有关部门分发的“规章、规范等文件目录”，自行整理编制目。文件书籍放在现场以供监理人员查阅学习，有关法规性文件也应由总监组织监理组内部流转审阅，然后归档，随时以供查阅；作废文件应及时抽出，另外存放，编制目录，以保证现场使用文件的准确性、有效性；图纸应建立监理内部目录（图纸目录模板，以供参考施工过程中设计单位或施工单位对新图纸的发放及图纸的设计变更应及时在目录中反映出来，让现场各专业监理工程师掌握最新版本的图纸。还应建立《图纸收发登记簿》及《作废图纸登记簿图纸、设计或施工变更应及时让各专业监理工程师流转、掌握。作废图纸应按专业单独存放列作废图目录。按文件控制程序建立《文件发放登记表登记表更改通知单销毁登记表件借阅登记表文件保留登记表每一份在监理服务过程中产生的文件应在上述各表分类登记；做好监理资料的内部流转工作。资料管理人员在登记来往文件后，应在原始记录封面盖上流转章，交由总监理工程师审阅并签发至各专业监理工程师查阅并签字，应建立来文件流夹。对于某些文件还有待商议或缓签的，列入待检文件，应建立待文件夹对来往文件流转夹及待检文件夹，监理管理人员应及时查看，整理，归档；所有监理服务过程中产生的文件录应《文件控制程序量记录控制程序TJPM/B-2002-4.2的规定进行编号资料管理人员应督促查验产生7

4.2.54.2.64.2.74.2.84.34.3.1

的文件、记录的完整性及有效性。对收集的材料逐件审核，分类整理，检查填写内容是否准确、清晰，签章手续是否完备，并可按竣工归档内容进行整理、剔除重复件、补齐缺件、裱糊小件；监理资料管理贯穿于工程项目监理的全过程，要做到及时、真实、有序，还必须重视和了解对施工资料的监理。从第一次工地例会上就要强调工程资料的重要性，及时把监理规范中的施工阶段监理工作的基本表式提供给施工单位，要交待有关施工报验工作的程序和基本条件及提供报验原件份数，坚持报验必须资料先行，各项施工资料必须真实、合格的原则。在施工过程中，加强与施工单位有关人员联系沟通，取得他们的密切配合，使信息资料及时传递；资料管理人员应当协助总监将每天产生的各类文件及工程资料完在当日的监理日记收发文情况、原材料进场情况中填写登记。这样便于资料查验；根据工程竣工后应向业主、城建档案管理机构及公司提交竣工监理文件的要求，预先对工程服务中产生的有关文件留存若干份原件；动态管理，及时更新。监理竣工资料的编制、验收、移交根据上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定（沪规法［2002287号）及建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001确建设单位、城建档案管理机构及公司对工程竣工档案的归档范围编制质量要求在工程竣工验收前，将形成的有关工程档案向建设单位提交。归档的工程文件应为原件。工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备据不同建设单位档案管理机构对档案原件的要求，资料管理人员应在文件最初形成过程中确定原件份（例监理工程师通知单、监理工作联系单、监理月报、工程例会、监理细则、评估报告及监理总8

结等及要求施工单位提供原件份数（例：监理工程师通知回复单、工程报验申请表工程材料/配件/设备报审表等施工阶段监理基本表式监理竣工档案均以原件编制组卷报送验收可减轻在竣工档案整理阶段大量复印及补齐工作。编制好的监理竣工档案移交至建设单位和城建档案管理机构时，应填写《监理竣工档案报送表见表以供参考建设工程（项目）监理竣工档案归档范围9

顺

归档内容

涉及

建设单位

城建档案

公司序

要素

管理机构1234

监理大纲监理合同监理规划监理细则

监D★★★监D★★★监D★★★监D★★★5678

工程开工工报审表A1★★施工进度计划报审表A1(H)☆☆施工组织设方案审表A2☆★分包单位资格报审表A3★★9＿＿＿＿报验申请表A4☆★101112131415161718192021222324

工程款支付申请表A5☆☆监理工程师通知回复单A6★★★工程临时延期申请表A7☆☆费用索赔申请表A8☆☆工程材料配件备报审A9☆★表工程竣工报验单A10★★监理工程师通知单B1★★★巡视旁站检查记录B1(H)☆工程暂停令B2☆☆工程款支付证书B3☆☆工程临时延期审批表B4☆☆工程最终延期审批表B5☆☆费用索赔审批表B6☆☆监理工作联系单C1★★★工程变更单C2★☆★顺

归档内容

涉及

建设单位

城建档案

公司序

要素

管理机构2526

工程质量问事故告单☆☆☆工程质量事故处理报审单☆☆☆2728

会议记例会）专题报告

监I★★★监I☆☆

102930

实测项目检查记录表☆☆外观项目评分表☆☆

注：★必归档☆视文件产生情况归档另注：有些在工程监理过程中形成的原始记录附有大量的报审资料，如《施工组织设计（方案报审表＿报验申请表料构配件设备报审表几内容的后附资料（如施工组织设计、隐蔽工程验收记录、施工材料质量保证文件等）一般承包单位也应按规定在工程竣工后组卷提交给建设单位及档案管理机构，因此监理单位在提交至建设单位时只需提交各类报审表，建议在资料形成过程中要求承包单位提交双份报审表，以备竣工归档。如建设单位要求报审表中一定要后附内容，再复印提交。5．6．6.1

常用质记录《卷内目录送一览表焊送检一览表送一览表筑材料送检一览表砂浆用情况一览表试块抗（渗试报告一览表录程理竣工档案报送表》附录《文件更改一览表》卷

内

目

录11

顺

文

责

日

页

备序

文件材料名号

编

者

期

次

注12

钢筋送一表编号

生产厂家

规格

质保书编号

代表数量（）数组

送检日期

报告日期

报告编

钢筋焊送一览表编号

生产厂家

规格

焊接方式

焊工姓名

证书编号

使用部位

送检组数

送检日期

报告日期

水泥送一表编

生产厂家

品种标号

准用证

质保书编号

代表数量

组

送检

试验

报告号（）

数

日期

日期

日期

编

砌筑材送一览表质保书生产厂家

规格

代表数量

组数

送检日期

报告日期号

编号

砌筑砂使情况一表编号

工程部位

砂浆品种

成型

日期

平均强度达设计强度试压（）（）

TJPM／混凝土试抗压（抗渗强度试验试验计表折合标序

试样记号

设计强

试块准

达到设号

（工程部位）

度等级

成型日期

试验日期

报告编号

强度（Mpa）

计强度（）

图纸

目

录第

页共

页项目名称专业

工程名称设计阶段

完成日期序

图

修

图

修改内容改版

图纸名称

设计修

技术

修改

修改来文日期

备注号

号

次

幅

改通知

核定单

图纸