公司经济合同风险

公司经济合同风险合同行为是公司存续期间最重要的活动事项在执业过程中律师注意到合同管理制度不健全一直是困扰众多公司经营发展的一大问题在司法实践中大量合同法律纠纷的产生及不利法律后果的承受均系公司自身“合同行为”不慎所致作为发展中的公司必须尽快理顺“合同管理”制度才有助于避免合同风险促进对外正常经营活动的开展一、“合同管理”的基本内涵“合同管理”并不是一个法律上的严格概念而是公司相对应“合同行为”的每个阶段而进行全过程管理活动的总称实践中公司开展的经营活动均是依靠“合同行为”（包括书面形式、口头形式和其他形式）来完成鉴于“合同行为”在公司对外经营中活动中的重要地位公司必须将“合同管理”作为公司内部最基本的管理制度之一并给予高度重视必须注意的是“合同行为”并不局限于与合同相对人签署合同这样一个静态的时间点而是一个动态、连续的过程包括：合同样本的制定、技术性条款的设立、合同相对人资信状况的调查、合同条款的谈判、特别条款的约定、合同的签订、合同内容的履行、争议事项的发生及解决等一系列环节公司“合同管理”即是围绕“合同行为”这一系列具体环节而展开的风险预防和实时控制活动律师在执业活动中也注意到：外资公司较内资公司更重视“合同管理”并多将“合同管理”作为公司经营过程中的一项日常工作来抓;“合同管理”制度健全、落实到位的公司在经营活动中争议事项发生较少即使有争议事项出现该等争议事项的法律后果也大都在公司制度可预期的范围内因此加强公司的“合同管理”是保障公司经营安全、最大程度降低经营风险的必要举措二、合同管理制度的相关制度设计律师认为鉴于公司经营活动中“合同行为”涉及面广、内容复杂本着安全与效率并举的原则并借鉴有关公司的成熟操作经验公司内部的合同管理可以实行“分级管理制度”、“归口管理制度”并落实“承办人负责制度”实行1分.级管理制度所谓分级管理是指将合同行为按照一定标准（如合同金额、合同标的、合同期限、付款时间等）进行划分再区别进行管理以合同销售金额为例公司可规定销售金额在100元0以下的合同可由具体业务人员负责审核、签署而100元0以上的合同行为须由公司法定代表人审核这种管理模式的优势在于可对业务人员适当放权减少公司管理层的工作量同时公司又能将风险控制在较低范围内实行2归.口管理制度所谓归口管理是指公司内部应当建立相应集中管理公司合同文本、控制合同进度的相应机构（或由相关部门兼负起这个职能）合同管理机构负责将公司所有合同文本、往来信函、传真件原件、信函凭证、送货凭证的原件及业务人员的《业务报表》进行统一保管公司合同归口管理的必要性在于：可实现公司合同文本的集中、统一管理不致发生合同原件的散落、遗失;便于公司负责人及时了解公司全部合同的进展情况;便于集中审查公司业务人员的业务进展情况也有利于对公司业务人员实现业绩考核实行3承.办人负责制度承办人负责制度设计的目的在于确保公司每笔合同都有相应的专门负责人跟进不致发生遗忘及业务人员责任不清、相互扯皮现象业务承办人工作应当具有相应的连续性、稳定性从每笔业务开始注意审查对应客户的主体资格、资信状况、对应客户授权代表（或业务代表）的权限范围;合同签署后负责跟进合同生效期限、货物发放签收情况、货款进帐情况、往来信函资料的收集等事项;纠纷发生后还应配合公司负责人、公司法律顾问进行相关诉讼、仲裁活动此外业务承办人还应定期（如以每月为例）将手头工作进帐情况向公司负责人书面汇报（如以《工作月报表》形式）《工作月报表》内容应当包括：截至本月经手合同数量、合同编号、对应客户、发货情况、应付款情况、实付款情况、逾期付款天数、对方联系方式、其他说明事项等公司负责人签阅后退还承办人承办人再将公司负责人签阅后的《工作月报表》交归口管理机构存档、保管承办人负责制度可与公司岗位责任制度建设相结合如业务承办人应将所有资料原件（如：合同文本、信函、挂号信函凭证、传真件、公司负责人签阅的《工作月报表》等等）交归口管理机构存档自己可保留相应的复印件或需要使用时到归口管理机构借阅;归口管理机构人员负责定期向业务人员索要近期资料;业务承办人员应及时就货款进帐情况与财务人员沟通财务人员应及时将货款进帐情况予以反馈等;遇有对应客户逾期付款状况的业务承办人应及时与财务人员沟通制作《对帐单》前往对帐财务人员应予积极配合等三、合同文本及技术性条款的制定标准1化.合同文本的订立是合同有效管理的必要前提律师认为实现公司合同的标准化是实现公司合同有效管理的必要前提零散、杂乱的合同格式是公司实现有效合同管理的一大障碍作为公司加强“合同管理”活动的第一步实现合同文本的标准化十分重要因此公司应当重视制定标准化的合同文本并应注意在实践中尽可能要求客户接受公司提供的标准化合同文本与标准化合同文本的制定相关的是与客户合同文本的主要条款（如付款方式、违约责任、争议解决机制、担保问题等等）不能轻易进行变动;若合同文本内容最终发生了变动则应重新认真审查变更后合同文本的合法性、严密性和可行性;必要时由律师进行审查此外鉴于公司与某些客户的交易行为往往具有连续性若每笔交易都视作一个单独的合同一旦客户方长期拖欠货款发生经济纠纷则势必会给公司将来的诉讼（或仲裁）带来不便因为民事诉讼（或仲裁）中存有“一事一理”的基本理念即一个诉讼只能针对同一法律关系为减少将来可能发生的诉讼（或仲裁）过程中的不便建议公司与类似客户可签订长期供货合同将单笔的交易纳入一个长期供货合同的框架之中这同时也有利于公司对合同的总体管理合同2中.可约定特定事项的授权代表合同行为中涉及订单发送、确认签字、货物签收等一系列行为可能涉及人员较多如条件许可律师认为在合同行为中应当直接明确双方授权代表及其受权范围如目前客户方对公司的送货单签收相对比较混乱而确认客户确已收到货物又是一旦双方将来发生争议公司进行诉讼的重要依据故在合同文本中可约定客户方对货物签收的签字一个或数个货物签收授权代表并在合同中预留签字字样如授权代表发生变动的应在第一时间将授权人变动情况及新的签字字样及时书面函告对方合同3中.所涉的印章使用及送达地址确认问题针对目前大多数公司印章使用相对混乱的行为也可在合同中约定各种印章在合同行为中的使用规则如签署合同或补充条款应使用“公章”或“合同专用章”;对帐应使用“公章”、“合同专用章”或“财务专用章”;签收货物可使用“公章”、“合同专用章”、“财务专用章”或“业务专用章”等另外鉴于目前大量的公司注册地与实际经营地不一或一家公司拥有多处经营地为防止纠纷发生时可能出现的双方沟通不畅函件无法送达等情形可在合同文本中确认双方信函、文件等的送达地址明确任何一方地址发生变动的应及时书面通知对方并约定一方按确认地址发出有关信函两日后即可推定对方已收到对合4同.中的违约责任的设定要慎重必须注意的是合同文本中对违约责任的约定是把“双刃剑”必须进行合理的运用在买卖双方市场地位基本对等的情况下违约责任的设定更应适当合理这样也更有利于客户同意接受我方提供的合同文本在司法实践中违约责任设定过高或过于苛刻往往会被法院或仲裁委员会认定无效这就等同于没有约定违约责任反而会不利于公司利益的维护重视5争.议解决问题的约定现行法律对合同中争议问题的解决方式给予了较大的自由选择空间根据《民事诉讼法》规定：“合同的双方当事人可以在书面合同中协议选择被告住所地、合同履行地、合同签订地、原告住所地、标的物所在地人民法院管辖”;根据我国《仲裁法》规定：“当事人采用仲裁方式解决纠纷应当双方自愿达成仲裁协议没有仲裁协议一方申请仲裁的仲裁委员会不予受理”另在涉外案件的争议解决机制中必须注意有部分国家可能会对我国法院判决的认定及执行设有障碍相比较而言仲裁裁决的可执行力要优于法院判决故用足法律授权在合同文本中对管辖地作出有利于自身的约定尤为重要四、合同的调查、签署及履行所涉问题合同1行.为应当重视调查这些调查的范围主要有如下三种：对合（同1相）对人进行调查客户是公司交易的直接相对人无论是新客户还是老客户当合同交易额巨大或有迹象表明客户履约能力发生异常时应当进行必要的调查调查内容包括：主体的性、合法性、公司资产（车辆、房屋、上一年度会计报表等）状况等对合（同2相）关方展开调查合同相关方是可能与合同有关的担保方债务承担方（如约定由第三方付款）合同履行过程中相关方担保能力、债务履行能力出现异常亦有可能危及合同的正常履行因此也有必要进行一定的调查对合（同3行）为的相关财产进行调查如合同交易中担保方提供担保财产的权属情况有无设定抵押、查封等他项权利等情形对上述调查活动应由公司业务承办人具体负责必要时也可由律师前往进行调查合同2签.署过程中所涉时间问题律师在执业活动中发现：部分合同当事人对合同文本上的一些涉及时间的事项往往十分大意甚至出现了双方当事人均对合同盖过公章但又均未标注盖章日期的情形在这种情况下一旦双方发生争议往往难以确认双方交易的具体时间导致事实不清、责任不明甚至还有可能蕴涵其他法律风险合同的生效时间也很容易被忽略合同签署及履行过程中必须审查合同中有无附条件、附期限等如有条件或期限约定应在条件成就或期限届满时再履行合同在司法实践中若合同尚未生效而一方即实际发放货物的一旦发生争议法院也只能以“不当得利”为由判令受货方返还原物而不能按合同中的约定的相关违约责任要求对方承担这种状况无疑将不利于公司利益的维护合同3履.行过程中的不时对帐、发函合同履行过程中若客户方存有拖欠货款达到一定金额或一定期限公司应当安排具体业务承办人或财会