某大型工业企业工资核算资料管理规范

工资核算资料管理规范第一章总则第一条为了提高工资核算资料提交精确性和及时性，明确工资核算资料规定、规范和职责，保证每月员工工资可以精确、准时发放，特制定本规范。第二条各部门务必严格执行和贯彻贯彻本规范条款，不得因个人意志而随意变化此规范有关规定。第三条本规范合用企业所有在职工工。此规范详细合用人员，根据规范详细内容规定为准。第四条本规范至下发之日起实行，本规范最终解释权归人力资源部。第二章考勤表制作规范第一条考勤表上所有文字及数据必须精确清晰、字迹工整，不容许有任何涂改，不容许用涂改液等涂改或粘贴，若有涂改或粘贴，必须及时重新制作，制作完毕考勤表必须给车间主任或班组主管确认签字，再递交给生产部文员整顿收齐，最终上交给生产部经理审核签字，才能生效，才能作为工资核算根据，否则不得作为工资核算根据。第二条假如部门主管或车间主任不在岗，则由部门副主管或车间副主任代签；假如部门经理不在岗，则由副经理或经理助理代签。第三条假如因考勤制作不规范影响工资核算、发放，则打考勤人员及负责人承担对应责任。第一节普工考勤表制作规范第一条生产部一线员工和安全员统一使用《#####有限企业考勤表（生产员工和安全员）》（参见附件2）制作考勤，否则无效且承担重打考勤等对应责任。各车间班组每月月底最终一天下午要按照规范制作汇总本月班组考勤，制作好之后必须在车间张贴公告，2号上午上班前必须递交给生产部文员。第二条普工考勤制作细则一、姓名。考勤表上姓名填写必须与员工入职身份证上一致，假如制作考勤时写错员工姓名导致员工银行卡或工资未能及时办理和发放，则打考勤人员及负责人承担对应责任；假如是人力资源部档案管理员将员工姓名目入错误，导致员工银行卡或工资未能及时办理和发放，则由档案管理员及负责人承担对应责任。二、工种岗位。各班组打考勤人员根据员工实际工作岗位填写员工工种或岗位名称。三、出勤天数。此栏填写本月总出勤天数，天数必须与背面每天日期出勤时间之和一致；假如合计错误，不得涂改，必须重新打考勤。四、工分系数。对于工分系数，各班组打考勤人员必须按照企业有关规定，公正客观地为各工种或岗位打写工分系数。五、全勤奖励。此栏无需填写金额，而只需在没有全勤奖员工用“无”字样填写全勤奖励栏，有全勤不用填写。六、夜餐补助。此栏根据员工夜班出勤实际状况计算填写对应金额即可。七、津贴补助。此栏按照企业有关规定填写对应金额即可。八、班内补助。此栏各班组根据实际补助状况填写。第三条出勤状况填写细则一、假如当日正常出勤则在对应日期栏打“√”；二、假如不满一天或加班，则不用打“√”，直接写上对应出勤时间，1.5表达当日除正常出勤外，另再加班了半天（正常出勤时间二分之一）；0.5表达出勤半天；0.8表达对应出勤时间，以此类推；三、假如当日休息或请假，则均在对应日期栏打“×”；四、假如员工从一种车间调到另一种车间，则调出车间在考勤表上必须在员工调出背面日期栏写上“调去**车间/班组”字样，调入车间在考勤表上必须在员工调入本车间出勤日前面日期栏写上“从**车间/班组调入”字样；并且，严禁出现两个车间考勤反复，一旦出现，两个班组均要承担对应责任。五、假如员工跨企业调出，则本车间要在该员工调出之后来面日期栏写上“调去**”字样；六、假如员工新入职或从其他企业调入，则本车间要在该员工调出之后来面日期栏写上“新入职”或“从**调入”字样；七、假如员工已退厂，制作考勤时，则分状况处理。若员工结现金退厂，则制作考勤时不得再打其退厂当月考勤；若员工未结现金而打卡发放退厂，则制作此员工退厂当月考勤时必须打其退厂当月考勤；若考勤制作完毕并已上交后员工退厂，原则上有银行卡员工必须打卡发放，对于特殊状况急辞工结现金，则要经部门经理、人力资源部经理和财务部经理同步同意，才能以现金结算；若是没有办银行卡员工，可以结算现金退厂。对于结现金退厂员工，核算工资时，人力资源部薪酬专人必须根据生产部提供退厂状况表将该员工在结现金月份工资表上删除此人。八、自离员工考勤，也必须按照自离前实际出勤制作，并在自离日期起背面写上“自离”字样。九、补打此前月份考勤表时，必须将补考勤人员单独制作一张考勤表，不得跟当月考勤表制作在一起，且所属期栏必须填写补考勤所属月份，此外，补打此前月份考勤必须打日薪，不打工分。十、考勤表上人员次序必须严格按照上个月工资表人员次序进行制作（正副班组长工天到达14天及以上考勤必须放在定编内人员前面，不受考勤次序规定限制）。调出或结现金退厂员工，则直接删除，不可以把新员工插入，而要把新进车间员工直接在背面加。十一、工序车间员工出勤天数也必须根据实际出勤状况，制作纸质版考勤表，同步按规定递交纸质版和电子版员工产量明细表。十二、新进员工三级培训前考勤由员工实际被安排工作车间班组负责制作考勤，不得有遗漏，否则按规定承担责任。十三、车间产量质量表生产部文员必须在每月2号下午下班前将生产部经理签字原件递交到人力资源部薪酬专人处。否则罚生产部文员20元/天，不满一天按一天惩罚。以上状况，哪个环节出现问题，则对应负责人承担对应责任。第二节管理人员考勤表制作规范第一条办公室管理人员必须使用《####有限企业考勤表（管理人员）》（参见附件3）制作考勤，否则无效且承担重打考勤等对应责任。第二条管理人员考勤表制作细则一、姓名。考勤表上姓名填写必须与员工入职身份证上一致，假如制作考勤时写错员工姓名导致员工银行卡或工资未能及时办理和发放，则打考勤人员及负责人承担对应责任；假如是人力资源部档案管理员将员工姓名目入错误，导致员工银行卡或工资未能及时办理和发放，则由档案管理员及负责人承担对应责任。二、出勤天数。此栏只填写本月总出勤天数，天数必须与背面每天日期出勤时间之和一致；假如合计错误，不得涂改，必须重新打考勤。三、津贴补助。此栏按照企业有关规定填写对应金额即可。四、餐费补助。此栏按照企业有关规定填写对应金额即可。五、全勤奖励。此栏无需实际状况填写。六、班内补助。此栏各班组根据实际补助状况填写。第三条出勤状况填写细则一、假如当日正常出勤则在对应日期栏打“√”；假如当日放假休息或请假，则均在对应日期栏打“×”；二、假如员工从一种部门调到另一种部门，则部门在考勤表上必须在员工调出背面日期栏写上“调去**部”字样，调入部门在考勤表上必须在员工调入本车间出勤日前面日期栏写上“从**部调入”字样；并且，严禁出现两个部门考勤反复，一旦出现，两个部门均要承担对应责任。三、假如员工跨企业调出，则本部门要在该员工调出之后来面日期栏写上“调去**”字样；四、假如员工新入职或从其他企业调入，则本部门要在该员工调出之后来面日期栏写上“新入职”或“从**调入”字样；五、假如员工已退厂，制作考勤时，则分状况处理。若员工结现金退厂，则制作考勤时不得再打其退厂当月考勤；若员工未结现金而打卡发放退厂，则制作此员工退厂当月考勤时必须打其退厂当月考勤；若考勤制作完毕并已上交后员工退厂，原则上有银行卡员工必须打卡发放，对于特殊状况急辞工结现金，则要经部门经理、人力资源部经理和财务部经理同步同意，才能以现金结算；若是没有办银行卡员工，可以结算现金退厂。对于结现金退厂员工，人力资源部薪酬专人必须根据退厂状况表将该员工在结现金月份工资表上删除此人。六、自离员工考勤，也必须按照自离前实际出勤制作，并在自离日期起背面写上“自离”字样。七、补打此前月份考勤表时，必须将补考勤人员单独制作一张考勤表，不得跟当月考勤表制作在一起，且所属期栏必须填写补考勤所属月份。八、考勤表上人员次序必须严格按照上个月工资表人员次序进行制作。调出或结现金退厂员工，则直接删除，不可以把新员工插入，而要把新进员加在背面。第四条试验室、仓库、开单房和总经办后勤一线员工必须使用《####有限企业考勤表（仓库、开单房、试验室及后勤一线）》（参见附件4）制作考勤，必须将岗位、夜餐补助、餐费补助及全勤奖励等信息对应填写，否则无效且承担重打考勤等对应责任。以上状况，哪个环节出现问题，则对应负责人承担对应责任。第三节考勤制作问题有关责任第一条各部门内勤到财务部出纳室领取各自部门考勤表，出纳室有关人员应提供对应考勤表并做好登记。第二条迟交考勤有关责任规定一、考勤表未能在规定期间内递交到人力资源部薪酬专人处，超过规定期间局限性一天按一天算，惩罚未交部门或班组打考勤负责人10元/天，罚部门主管或车间主任20元/天，罚部门经理50元/天/批。二、如有特殊状况不能及时上交，则需书面申请，经人力资源部经理签字同意后方可缓交且最迟3号下班前递交到人力资源部薪酬专人处。三、假如遇节假日，考勤表递交时间以人资部告知为准，超过告知规定期间，罚有关负责人100元/天/批。第三条涂改考勤有关责任规定一、若考勤表使用过涂改液，无论涂改次数及涂改面积大小，则一律重新制作；二、若单张考勤表出现面积性涂改，无论涂改之处达几次，则必须重新制作；三、若单张考勤表无面积性涂改，但笔画性涂改超过5处，无论涂改面积大小，一律重新制作。以上三种状况下，若此考勤表递交给生产部经理处，则罚款打考勤人员和部门主管或车间主任各30元/张；若此考勤表递交到人力资源部薪酬专人处，则罚生产部经理20元/张，罚款负责打考勤人员及车间主任各50元/张。第四条漏打考勤有关责任规定一、若在4号之前（不含4号）补打考勤，不惩罚；二、若在4号至10号之间补打考勤，则罚对应负责打考勤人员20元/次，罚部门主管或车间主任40元/次；三、生产工人考勤表，若在11号至一次工资表下发之前补打考勤，则罚对应负责打考勤人员40元/次，罚部门主管或车间主任60元/次，罚部门经理经理50元/次；若在一次工资表下发之后补打考勤或在任何时候补打此前月份考勤，则罚对应负责打考勤人员50元/次，罚部门主管或车间主任80元/次，罚部门经理60元/次；若在二次工资表下发给之后，不得再补打任何考勤，漏打考勤需在下月补打，按照补打此前月份考勤惩罚。第五条反复考勤有关责任规定在两个部门或班组调动员工考勤假如出现反复打考勤时，追究对记录考勤部门或班组打考勤负责人沟通不到位责任，罚负责打考勤人员20元/人；追究打错考勤部门或班组重要责任，罚负责打考勤人员40元/人；假如两个部门或班组均打错考勤，则各罚班组负责打考勤人员30元/人。第六条错别字考勤有关责任规定一、假如考勤表上写错员工姓名，则罚打考勤人员10元/人，罚部门主管或车间主任20元/人。二、假如考勤表上信息有误，不得涂改，必须重打考勤，并按照漏打考勤有关超过日期规定处理。三、生产工人考勤表，假如在一次工资表下发之后才发现制作递交考勤表上数据有误，则除了重打考勤和罚负责考勤人员10元/处、车间主任20元/处之外，车间主任和班长还要负责跟员工解释因变化个别数据而产生整个班组人员工资变动原因。第七条模糊考勤有关责任规定假如由于考勤制作不规范，字迹潦草、看不清、有歧义或少许涂改而导致数据录入错误，影响整体班组工资和员工情绪，则除了重打考勤和罚负责考勤人员40元/处、车间主任60元/处之外，车间主任和班长还要负责跟员工解释因变化个别数据而产生整个班组人员工资变动原因。第八条自离员工考勤有关责任规定没有按照规定制作自离员工考勤，一经发现，罚打考勤负责人60元/人，罚罚车间主任和部门负责人80元/人。第九条退厂员工考勤有关责任规定一、各部门打考勤负责人假如打错了退厂员工考勤，则重打考勤，同步罚款20元/次。二、假如车间制作考勤前（每月最终一天上午）员工结现金退厂，下午车间制作考勤时，仍然打了该员工考勤，罚负责打考勤人员10元/人，罚车间主任20元/人；假如导致该员工工资反复发放，则罚负责打考勤人员100元/人，罚车间主任和部门负责人200元/人；三、假如车间制作考勤完毕（以递交至生产部经理处审核为界）员工再结现金退厂。若生产部提供应人力资源部退厂状况表上没有该员工，则由生产部负责退厂登记文员负责，罚20元/人；若生产部提供退厂状况表上有该员工，不过人力资源部薪酬专人没有扣除而反复发放，则罚人资源部薪酬专人50元/人，并追究有关责任。第十条假如制作考勤时没有按照薪酬专人提供考勤人员次序打考勤，则罚负责打考勤人员20元/次，罚生产部车间主任和部门负责人30元/次。第十一条假如有员工投诉或举报车间考勤天数、工分、计件数量等存在虚假和不客观公正，经领导调查证明，则重罚有关人员，且详细惩罚方案由企业领导研究确定。第十二条凡根据规范规定重打考勤而不重打考勤，罚打考勤负责人100元/次，罚车间主任和部门负责人200元/次。严重影响工资发放，由企业有关领导处理。第十三条假如考勤表上有必填信息没有填写，则罚打考勤人员20元/张，罚车间主任和部门负责人30元/张。第十四条所有重新制作考勤，必须将重新制作签考勤一并递交给人力资源部薪酬专人。第二章奖罚及其他补扣资料递交规范第一节奖罚资料递交规范第一条奖罚资料递交内容：奖罚资料记录内容包括：序号、姓名、身份证号码、部门或车间班组（生产部最佳精确到班组）、罚款/奖励单号、总金额及备注等，奖罚记录样表见附件5《工资核算奖罚记录样表》。内容要精确无误，并按照规定次序制作表格，个人奖罚必须要有本人身份证号码，罚款必须记录单号。同一种人在奖励或罚款资料中只容许出现一次，有多张罚款必须将其合并。奖罚资料必须递交纸质签字版和确定签字电子版。第二条递交时间：生产部奖罚资料记录要在每月4号下午下班前在一楼公布栏张贴公告2天，同步将罚单汇总表递交给财务部核销，7号下午下班前必须将符合核算规范奖罚资料纸质签字版和对应电子版递交给人力资源部薪酬专人。第三条华南片区奖罚单由文员统一于每月1号下午下班前将上月所有奖罚单递交给人力资源部内勤记录。第四条有关奖罚规定一、假如内勤记录奖罚资料持续三个月没有任何不规范和工作失误问题，则奖励记录奖罚文员30元，持续超过三个月则算到下一种记录周期。二、假如提交资料给生产部部门资料错误，则惩罚提供错误资料人员20元/人；假如生产部文员记录错误，则罚生产部记录文员20元/人。三、假如同一种人在奖单或罚单汇总表中出现两次及以上，则罚生产部记录文员10元。第二节其他扣核算资料递交规范第一条其他扣资料包括：1．当月需办银行卡人员有关资料；2．餐费（包括管理人员餐费、办事处人员餐费、员工借款充值餐费、客餐餐费等）；3．新老厂宿舍水电明细表；4．岗位津贴明细表；5．司龄补助明细表；6．起薪表、岗位变动调薪表及转正调薪表；7．一般夫妻房租金表、桶装水领用表、工作服领用表；8．新进管理人员岗前培训考勤表及讲师津贴表；9．社保及公积金申报表；10．生日聚会扣款明细表；11．高温补助明细表；12．员工退厂及调动登记表；13．其他需从当月工资扣除资料等。第二条其他扣资料递交内容规定一、办卡人员资料：必须记录序号、姓名、身份证号码、所在部门、入职时间、性别、岗位名称、身份证地址、证件有效期及出证机关等资料，同步必须保证提交资料与原件一致。假如资料递交人持续三个月没有任何不规范和工作失误问题，则奖励记录奖罚文员30元，持续超过三个月则算到下一种记录周期。假如提交资料不符合规定，则罚款资料提交人20元/次。二、餐费登记表、宿舍水电表岗位、津贴明细表、司龄补助明细表、起薪表、岗位变动调薪表及转正调薪表、一般夫妻房租金表、桶装水领用表、工作服领用表、高温补助明细表、社保及公积金申报表、员工退厂及调动登记表、其他需从当月工资扣除资料、新进管理人员岗前培训考勤表及讲师津贴表：以上所有资料，规定信息对无误，准时递交。当记录资料人员超过20人时，规定必须包括人员身份证号码信息。假如资料递交人持续三个月没有任何不规范和工作失误问题，则奖励记录奖罚文员30元，持续超过三个月则算到下一种记录周期。假如提交资料不符合规定，则罚款资料提交人20元/次。其他扣资料递交时间规定所有工资核算资料按照《工资核算资料递交部门及时间规定》递交，其他需当月核算过期工资中扣除资料，必须有有关负责人前字后，于10号之前递交给人力资源部薪酬专人。第三节工资核算中有关问题反馈流程第一条员工一次工资表发放及反馈流程员工一次工资表发放及反馈流程图如下：薪酬专人每月16号左右下发一次工人工资表给生产部薪酬专人每月16号左右下发一次工人工资表给生产部生产部文员调整好生产部文员调整好版式打印出来生产部经理初步审核生产部经理初步审核通过审核有问题反馈给薪酬专人，核算后更改，再下发反馈给薪酬专人，核算后更改，再下发下发给各个车间班组查对没有问题有问题各班组统一反馈给车间主任，再统一反馈给生产部内勤员工查对，不得代签，没有问题签字确认各班组统一反馈给车间主任，再统一反馈给生产部内勤员工查对，不得代签，没有问题签字确认薪酬专人将处理后状况反馈给生产部内勤薪酬专人将处理后状况反馈给生产部内勤生产部内勤将问题汇总反馈给人力资源部薪酬专人处理生产部内勤将处理生产部内勤将处理状况告知车间薪酬专人确定工人二次工资表薪酬专人确定工人二次工资表一次工资表流程有关责任阐明：一次工资表下发重要是让车间查对薪酬专人在核算工资过程中数据录入及核算与否精确，使错误数据可以及时得到改正，保证工资精确及时发放。而车间自身提供数据错误，要追究有关人员责任。一次工资表查对过程中，假如发现核算资料数据错误，根据规定追究责任。第二条员工二次工资表发放流程员工一次工资表发放及反馈流程图如下：薪酬专人每月20号左右下发薪酬专人每月20号左右下发确定版工人二次工资表生产部内勤打印出来给各车间班组生产部内勤打印出来给各车间班组员工签字确认，不得代签员工签完字之后，部门主管或员工签完字之后，部门主管或车间主任签字生产部经理签字生产部经理签字生产部内勤按规定记录本月未签名暂不发工资人员名单给薪酬专人生产部内勤按规定记录本月未签名暂不发工资人员名单给薪酬专人薪酬专人根据暂不发名单，确定发卡人员，准备发卡资料薪酬专人根据暂不发名单，确定发卡人员，准备发卡资料二次工人工资表为确定版工资表，下发后不得有任何更改，生产部要记录当月所有暂不发工资人员有关信息给薪酬专人；生产部内勤要将回收二次工资表按照工资表次序查对与否收齐，收齐后递交给薪酬专人。第三条管理人员工资条发放流程管理人员工资条发放流程图如下：薪酬专人根据资料核算管理人员工资根据实际修改薪酬专人根据资料核算管理人员工资薪酬专人将管理人员工资表给财务经理和人力资源部经理审核未通过审核薪酬专人将管理人员工资表给财务经理和人力资源部经理审核通过审核薪酬专人打印管理人员工资条发给各部门经理签收薪酬专人打印管理人员工资条发给各部门经理签收工资条发给部门每位组员查对，工资条发给部门每位组员查对，内勤汇总问题反应给薪酬专人薪酬专人根据问题反馈核算、修改工资表，确定最终工资表薪酬专人根据问题反馈核算、修改工资表，确定最终工资表打印各部门工资表给人力资源经打印各部门工资表给人力资源经理、财务经理和蒋总签字存档确定打卡名单，准备打卡确定打卡名单，准备打卡发放资料第三章工资核算资料递交部门及时间规定第一条工资核算资料递交部门及时间规定如下表：资料名称资料规定递交部门递交人递交时间接交部门接交人除生产部员工以外考勤表（含片区）不得有任何涂改，根据规范制度规定制作；考勤表制作人、部门主管和部门负责人签字办公楼各部门各部门负责制作考勤人员每月1号下午下班前人资部薪酬专人新入职办工资卡人员资料包括当月所有需办卡人员；信息精确无误，全面无遗漏人资部档案管理员每月1号下午下班前人资部薪酬专人工序车间质量产量报表奖罚信息精确无误、全面无遗漏；车间主任、部门负责人签字审核生产部端杂人员每月2号下午下班前人资部薪酬专人工伤事故惩罚决定罚单信息精确无误、全面无遗漏；部门负责人签字审核；必须记录罚款单号安全办安全办员工关系专人每月2号下午下班前人资部薪酬专人生产部员工考勤表不得有任何涂改，根据规范制度规定制作；考勤表制作人、车间主任及生产部经理签字生产部生产部内勤每月2号下午下班前人资部薪酬专人生产车间质量产量报表奖罚信息精确无误、全面无遗漏；部门负责人签字审核生产部生产部内勤每月2号下午下班前人资部薪酬专人管理人员转正调薪表、岗位变动调薪表信息精确无误、全面无遗漏；部门负责人签字确认、人力资源部经理审核、总经理审批人资部每月3号下午下班前人资部薪酬专人新进人员起薪表薪资信息精确无误、全面无遗漏；薪酬主管、部门负责人