采购管理制度流程

采买管理制度一、拟订目的：为规范企业采买流程，降低采买成本，提升采买工作效率，特拟订该管理制度。二、合用范围：合用于各企业各样采买管理。三、基本职责区分：企业采买职能由采买部详细负责，主要由保存员依据企业各部门的物质领用计划、库房库存状况，联合实质经营状况，拟订采买计划（书面形式），提交企业总监审批后交由采购部履行采买工作，由财务部主要负责对采买部的采买过程进行控制与监察。四、详细内容（一）采买物质分类1、依据物件市场品种分类：该分类方式为采买部履行采买职能时对供给商的选定供给依照。1.1物质采买包含：沐足易耗品，水吧用品，各种五金类配件工具、易损件，厨房设备，粮油，作业劳保用品，办公用品等其余各种低值易耗品等。1.2办公用品采买包含：办公耗材、电脑及配件、其余零星物质等。1.3生活用品采买包含：生活日用品、环境卫生洁净物件、食堂用品、营业设备及易耗品等。2、依据企业实质使用状况和申购方式分类：该分类方式为各部门物质申购时的申购方式供给依照。主要包含：计划内物件领用类，计划外物件领用类，部门专用类和加急请购类四种。（二）物质采买申请方式及详细流程：1、各部门经过填写采买计划申请。该申请合用于各部门物质计划请购。详细流程以下：1.1各科室联合物质实质需讨状况，拟订采买计划申请单，要求对需求物质的需求原由和需求时间进行说明并由有关部门负责人审批署名，拟订好后上交指定部门处。1.2指定部门要求联合各部门的申请，进行需讨状况的把关和检查，达成对各部门的采买计划的整合、同意并报总监审批。1.3总监将同意的“采买计划”交采买部。采买部联合物质的需讨状况，对物质申购的合理性进行再把关和初步的市场认识和购置时间确立，并进行采买工作。2、财务科经过填写“加急采买计划”申请；该申请方式为月内加急请购。详细申购流程以下：2.1对月内有部门急需领用的物质库房无作请购计划又无库存或数目不足或暂时增补库存所需的，可填写“加急采买计划”进行加急采买。2.2各部门依照“加急采买计划”的填写要求，写明质量要求、申购原由等，由部门负责人署名同意后，交给总监署名审批。2.3总监审批后交财务部。财务部联合物质的需讨状况，对物质进行初步的市场认识和购置时间确立，安排采买工作。3、计划内物件领用类，计划外物件领用类，部门专用类采买流程参照第一条履行物质采买申请方式基本流程图1

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5各部门填写计划外采买计划

采买部联合领用的库存状况填写采买计划

部门专用采购计划

各部门填写专用资暂时采买计划

物

各部门填写加急采买计部门负责人

总监审批

总监审批

总监审批

总监审批初审整合总监审查采买部执采买部执采买部执采买部执行采买行采买行采买行采买采买部履行采买（三）物质采买方式及详细流程：采买部在接到企业下达的物质计划采买、各加急请购的任务后，剖析物件的市场品种，确立采买方式。主要包含现付采买方式、月结付款采买方式和签署合约采买方式三种。1、现付采买方式：即采买物质时现场付款并获得付款发票、收条作为物质入库、报账的依照。该方式主要用于对低值零星物质的采买。如洁净器具、耗费品、零星工程用料、五金工具及配件等。详细采买流程以下：1.1询价、比价、议价：采买部在确立物质为现付采买方式后，对已掌握供给信息的物质，进行电话询价；对一些比较少用未掌握供给信息的物质，则到市场中找寻，现场询价。依照质量第一、价钱第二和货比三家的原则，追求物美价廉的目标。由采买部进行询价、比价统计。1.2请款方式：物质采买请款方式主要有两种：一是进行计划预付，主要合用于采买计划；二是依照借钱规定借钱采买，主要合用于月内加急请购物质，企业对借钱权限作了明确规定，购置物质借钱超出1000元的，需提交给总部审批。1.3选定、采买：供给部经过议价后，选定采买供给商，请款工作达成后，安排出车采买。在采买物件的同时需现场获得款额发票或收条，作为物件入库办理的依照。1.4入库办理：采买部将物质采买回企业后，伴同相应物质的发票或收条一同拿到财务库房办理入库，仓管员联合采买计划申请表进行查对能否有该项物质的申购，并对物件的质量、数目、规格型号等进行检查，确认无误后填写入库单，入库单需仓管员、送货人署名确认，手续达成后，存根联、财务联由财务部保存，对账联交供给部报销用。1.5报销程序：采买部达成入库办理工作后，在3天内，填写并粘贴相应的单据，依照企业的规定填写进行账务报销。1.6采买统计管理：采买部履行企业全部物质的采买职能，需保证采买工作的有序、高效地进行，采买部对每一项物质采买的达成状况进行统计、跟进和汇总。2、月结付款采买方式：企业与相应物质的供给商成立长久合作的方式，采买的物质到月底时进行对账、开具发票、付款结算。该方式主要用于对企业生产经营常用、易耗、数目大物质的采买。如易耗品、五金备件、劳护用品、办公耗材、电脑及配件等。详细采买流程以下：2.1询价、比价、议价：供给部在平时的采买工作中，要经常剖析供给商的产品价钱、质量、供货能力、销售业绩、售后服务等状况，选定长久合作的月结付款采买供给商。接到采买任务，在确立物质为月结付款采买方式后，选用相应的月结付款供给商，进行电话询价；依照质量第一、价钱第二和货比三家的原则，追求物美价廉的目标。由采买部进行询价、比价统计。2.2选定、采买：采买部经过议价后，选定采买供给商，按计划安排出车采买。在采买物件的同时需现场获得对账单（对账单需采买经手人署名确认），作为物件入库办理的依照。2.3入库办理：采买部将物质采买回企业后，伴同相应物质对账单调同拿到财务库房办理入库，仓管员联合请购计划申请表（财务联）进行查对能否有该项物质的申购，并对物件的质量、数目、规格型号等进行检查，确认无误后填写入库单，入库单需仓管员、送货人署名确认，手续达成后，存根联、财务联由财务部保存，对账联交采买部统计做账。2.4账目统计管理：供给部需将月结付款采买的物质进行账目统计和分类汇总，并分类整理好对账单、入库单，交财务部月底与供给商对账结算用。3、签署合同采买方式：即与供给商以签署合同的方式进行物质购置。该方式主要用于质量要求高、价值高的物质的采买。如大型生产设备、原资料、高额财产等。详细采买流程以下：3.1询价、比价、议价：采买部在确立物质为签署合同采买方式后，经过查问过去购销合同、网上查问、人际关系网认识等方式找寻供给商。依照质量第一、价钱第二和货比三家的原则，追求物美价廉的目标。往常由采买部、副经理以上一同找寻供给商，进行询价、比价和议价，并起拟产品购销合同，合同需明确产品规格、质量标准、保修限期、付款方式、纠葛办理等问题。达成后提交总监审批、打印和签署，合同签署好后递交复印件给采买部和财务部，作为采买和付款的依照。3.2请款方式：依照合同商定的支付方式，由采买部填写支付证明单交给财务部，而后交总监审批，再交给财务部付款。3.3入库办理：供给部将物质采买回企业后，伴同相应物质的发票一同拿到财务库房办理入库，仓管员联合请购计划申请表（财务联）进行查对能否有该项物质的申购，确认无误后填写入库单，入库单需仓管员、送货人署名确认，手续达成后，存根联、财务联由财务科保存，对账联交供给部统计做账。3.4采买统计管理：采买部履行企业全部物质的采买职能，需保证采买工作的有序、高效地进行，采买部对每一项物