行政管理工作手册

............专业技术资料专业技术资料......专业技术资料行政管理工作手册广东利海集团有限公司人力行政中心行政部制总则第一章前台管理第一节前台接待管理办法第二节公司考勤管理办法第三节信件收发管理办法第四节清洁卫生管理办法第五节工牌名片管理办法第六节集团通讯管理办法第七节会议室管理办法第八节差旅票务住宿管理办法第九节其他协办事项第二章行政事务管理第一节文档管理办法第二节保密管理办法第三节印章管理办法第四节会议管理办法第五节电子管理办法第六节部门经费管理办法第七节公司证照管理办法第八节公务接待管理办法第三章总务后勤管理第一节文明办公管理办法第二节办公环境管理办法第三节公司宿舍管理办法第四节消防安保管理办法第五节固定资产管理办法第六节办公采购管理办法第四章车辆管理使用说明容及使用围本手册是利海集团行政部根据公司行政管理政策、制度，修订的行政管理工作手册，主要用于各单位行政专职人员提供日常操作的参考、查询和政策指导。容更新手册出台后，遇有政策、制度上的变更或流程上的增减，集团行政部会及时变更手册的相关容，当地公司行政部亦可根据当地的政策措施和实际管理作出调整或修改。总则一、行政部职能行政部作为公司的综合办事部门，其核心主要包括以下三个方面。沟通职能。充分沟通、清晰传达，协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。管理职能。行政部担负着文件、证照办理、办公环境、公务接待、车辆、总务后勤、安全保卫邓工作的管理。服务职能。提供高质量服务，积极为各职能部门提供后勤保障支持。具体职能如下：协助公司领导管理公司行政事务对公司各项事务拥有请示权，包括其他部门的事务。经公司领导授权或同意后拥有代位处理权。召集及调动公司各部力量，主持对公司发展过程中出现的特殊时间、专项问题进行处理。解决并处理公司各部门之间存在的管理不到位、分工不明晰的问题。支持协调会议，仲裁及防止各部门之间的冲突。对公司整体发展和公司部管理向公司管理层提出可行的合理化建议，在公司管理层任何后负责落实实施。组织汇总公司年度综合性资料、草拟公司年度总结、工作计划和其他综合性文稿、其他以公司名义发言的文稿审核工作，严格按行文程序办理。负责编写公司年度大事记。公章、文档管理负责公司公章、档案资料的管理负责公司文件上传下达工作。负责各部门、各子公司联络人的召集与管理。负责公司行政文书处理，做好收支的登记、传递、催办、归档、立卷和发言的登记、打印、存档，以及行政文书档案的管理工作。负责对各部门文书资料收集归档管理工作，进行业务知道。整理建立公司的档案，统一公司公文格式。负责公司各种证照的办理、保管、年审、变更工作。公司各类证照的工商登记、注册、年审、变更、注销、外接、保管等工作。负责公司领导的出入境证照办理。公关职能代表本项目公司对外开展公开活动。负责树立公司良好的形象。负责公司对外有关单位、政府职能部门的联系、沟通工作。参与公司重大新闻发布会组织筹备工作，接待重要宾客的来访。前台管理负责公司总结接听、转接。公司来访客户接待。员工考勤管理工作。员工差旅票务住宿管理工作。负责公司的报刊征订工作，以及报刊、信件收发，传真的转接及传达。总务后勤管理文明办公检查，负责公司日常办公环境、清洁卫生的管理。发现并消除公司的安全隐患，保证员工和客人在公司的安全。公司文体活动组织。负责公司办公用品的购买、管理、发放。负责公司员工宿舍的管理工作。车辆管理负责公司车辆的购置、使用、驾驶与维修保养，负责车辆的各项费用管理，包括：养路费、保险、路桥、汽油、年审费用等。二、行政部组织架构图主管主管车队前台总务后勤行政事务经理三、行政经理岗位说明书利海集团行政经理岗位说明书第一部分基本资料职位名称职位名称行政经理所在部门行政部直接上级公司总经理下级职位行政主管可晋升的职位总经理助理可轮换的职位—岗位定员1人填写日期2008-7-30第二部分工作描述2.12.1职责概要：负责公司接待、办公、安全保卫、后勤总务、公关等行政管理工作的组织实施，执行公司行政管理工作各项制度、规划。2.2岗位职责：日常主要工作序号日常主要工作职责占总工作时间的百分比日常工作任务权限（可多选√）经办审核批准备注2.32.3考核指标：1.不发生行政工作流程混乱。2.不发生行政管理方面的重大投诉。3.不发生后勤管理的重大投诉。4.预算变动率不超过10％2.4工作协调关系：公司部协调关系岗位/机构（按频繁程度次序列举）主要协调容协调不力会对己方与对方造成何种影响部门本部所有员工1.行政管理及后勤管理工作。1.工作效率低。2.后勤服务没跟上。部门外其他部门1.行政管理工作。2.协调部门关系。1.工作流程混乱。1.部门冲突。公司外部协调关系1、政府各职能部门。如工商管理部门、出入境管理部门、当地公安部门及交通部门等。2、中国移动及中国电信运营商。3、各后勤采购供应商。第三部分任职资格要求能力能力定义选出本岗位需要该能力的最低要求级别12345低较低一般较高高本岗位任职者需要应用到该能力的工作畴（根据既往工作经验填写）理解判断能力对有关制度、政策、目标任务的认识与领会程度，对本职工作中各种抽象或具体问题的分析、综合与判断能力5组织协调能力组织本部门人员开展工作以及与有关部门人员协同工作的能力5决策能力从整体出发，对方向性、全局性的重大问题进行决断的能力5开拓能力对某一业务或工作领域进行研究、开发、创新、改革的能力4社会活动能力为开展工作在社会交往、人际关系方面应具有的活动能力5语言文学能力在撰写文章、起草文件、报告，编写计划、情况说明、业务记录，演说，宣传方面，应具有的文字和口头语言表达能力4业务实施能力在具体贯彻执行计划任务的过程中，处理工作业务，解决实际问题的能力5其他特别素质由于岗位的特殊性，而对任职者提出的特殊素质要求：工作仔细有责任心，能承受一定的工作压力；第一章前台管理利海集团前台文员岗位说明书第一部分基本资料职位名称职位名称前台文员所在部门行政部直接上级行政主管下级职位无可晋升的职位行政主管可轮换的职位总务或行政专员岗位定员至少1人填写日期2008-7-30第二部分工作描述第三部分任职资格要求业务实业务实施能力在具体贯彻执行计划任务的过程中，处理工作业务，解决实际问题的能力4其他特别素质由于岗位的特殊性，而对任职者提出的特殊素质要求：谈吐大方得体，做事细心。第一节前台接待管理办法第一条、形象礼仪仪容：仪容要整洁大方，显示出个人的工作自信心，衣着要大方得体，个人卫生方面也要严格要求自己。具体礼仪要求如下：总体要求总体要求大方整洁，职业细节要求1、头发梳理整齐，避免由头皮屑出现，严禁发型及颜色过于夸。2、勤修指甲，不留长，不留污垢，严禁在前台围修剪。3、香水味道不宜浓烈。4、女性上班期间应化淡妆，严禁前台围化妆。5、不戴墨镜或变色镜。仪表：前台文员工作期间一律穿着工作服或职业装，具体要求如下：总体要求总体要求服装的修饰与整体协调一致，饰品要自然适度，把握分寸，表现出个人的气质素养男士着装要求1、西装：款式简洁、单色深色为宜，西裤长度应正好触及鞋面，注意配搭。2、领带：颜色与西装和衬衫协调，要干净、平整，长度核实，领带尖应恰好触及皮带扣，领带宽度与西装翻领的宽度和谐。3、衬衫：款式与领带外套协调，注意领口和袖口要干净。4、鞋：黑色，注意保持鞋子的光亮及干净。5、袜子：黑色，宁长勿短，以坐下不露出小腿为宜。女士着装要求1、保持衣服平整，服饰不要过于华丽。2、袜子颜色协调，以透明近似肤色或与服装搭配得当为好。3、饰品要适量，同一色系，注意整体的服饰配搭。4、穿着适中的高跟皮鞋。4、严禁穿着紧身、暴露服装，如：短裤、超短裙、紧身裤、牛仔服、拖鞋等均不得在上班时间穿着。仪态：前台文员应举止文明、殷勤有礼、尊重他人，并善于控制自己的情绪。谈话时，要面对对方，保持一定的距离。每次目光接触的时间不要超过三秒钟。交流过程中用60%-70%的时间与对方进行目光交流是最适宜。行走时，尽量保持身体的挺直，不可歪斜。手中也不能玩弄物品。行走靠道路的右侧行走，遇到同事、主管要主动问好。在行走的过程中，应避免吃东西、整理衣服等行为。上下楼梯时，应尊者、女士先行。多人行走时，注意不要因并排行走而占据路面。手势运用，一定要柔和，但不能拖泥带水。第二条、语言礼仪与客人交谈，首先保持站姿端正，无任何小动作，禁止在座位上与客人交谈。正面对着客人，自然大方，态度亲切、诚恳。谈话时必须注意语音、语调、语速及节奏感。正确提及客人并在后面加上先生、小姐等称呼用语。第三条、迎接礼仪有客人来访，应主动与之招呼，要表示出热情友好和愿意提供服务的态度，停止手上的所有工作，即使正在打也要对来客点头示意，但不一定要起立迎接，也不必与来客握手。主动热情问候客人：打招呼时，应轻轻点头并面带微笑。如果是已经认识的客人，称呼要先得亲切。陌生客人的接待：务必问清其及单位名称，问明来意后在进行登记、通知、引领等工作。领导上下班，贵宾来访，要主动站立打招呼，并为其按电梯按钮。与客人交谈时：同客人交谈时面向客人，垂手恭立，距离客人六十公分左右，笑容可掬，眼光停留在客人眼鼻三角区，不能依靠它物；说话时不能有指手画脚、伸懒腰，挖耳鼻等不大方的动作；不可冷场；不可无声无息离开，应做到进退有序。第四条、接待礼仪客人来访登记后，要立即通知被访者，如有需要，前台文员应该运用正确的引导方法和引导姿势。引导引导方法说明走廊的引导方法在客人二三步之前，配合步调，让客人走在前进方的右侧。电梯的引导方法引导客人乘坐电梯时，接待人员先进电梯，等客人进入后关闭，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。会议室的引导方法当客人走进会议室，前台文员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能点头礼后离开。客人到来时，若被访者由于种种原因不能马上接见，一定要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供茶饮。客人要找的被访者不在时，要明确告诉对方被访者到何处去了，何时回本单位，并请客人留下联系方式。不速之客的接待：有客人未预约来访时，不要直接回答其要找的人在或不在。而要告诉对方：“让我看看他是否在。”同时宛转地询问对方来意：“请问您找他有什么事？”在通知同事。如客人要找的人是公司领导，应谨慎处理，问明情况后交总裁秘书处理。谢绝一切的推销。第五条、奉茶礼仪酒满茶半。奉茶时应注意：茶不要太满，以八分满为宜。水温不宜太烫，以免客人不小心被烫伤。同时有两位以上的访客时，端出的茶色要均匀，并要配合茶盘端出，左手捧着茶盘底部右手扶着茶盘的边缘，若有点心放在客人的右前方，茶杯应摆在点心右边。上茶时应向在座的人说声“对不起”，再以右手端茶，从客人的右方奉上，面带微笑，眼睛注视对方并说：“这是您的茶，请慢用！”奉茶时应依职位的高低顺序先端给职位高的客人，再依职位高低端给自己公司的。以咖啡或红茶待客时，杯耳和茶匙的握柄要朝着客人的右边，此外要替每位客人准备一包砂糖和奶精，将其放在杯子旁（碟子上），方便客人自行取用。茶壶、水杯器皿选用陶瓷素色材料（白色为宜）。第六条、礼仪接打绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，要保持端正的姿势，同时说话清晰，声音亲切，当作对方就在眼前。听到铃声后，在2声之接听，不要让铃声响过5声。接到首先要自报说出“您好，利海集团。”即使离自己很远，听到铃声后，附近没有人，应该用尽快的速度拿起听筒。如果铃响超过5声，应该先向对方道歉。严禁接时用“喂”、“不知道”等的该类的语调。要用喜悦的心情，愉快地接听，态度应热情、谦和、诚恳，音量要适中。了解所有来电的目的，要将容随时记录，具备以下6点：何时（When）、何人（Who）、何地（Where）、何事（What）、为什么（Why）、如何进行（How）。接听完毕之前，不要忘记复述一遍确认，防止记录错误或者偏差而带来的误会。前台人员应该尽量避免长时间的私人占线。转接前，请先说“请稍等”。任何寻找领导的必须首先转到相关的秘书或助理那里，保证领导们不被无关紧要的打扰。交谈完毕，应尽量让对方先结束对话，然后说“再见”，再挂，不可只管自己讲完就挂断，切忌没有礼貌性强行挂。第七条、离座和外出前台文员一般不能超过10分钟，如果是因为特殊原因需要外出时，应先找妥代办人。离开座位前，必须摆出“工作中，请稍候”的牌子。前台文员应该严格遵守作息时间，上下班为：周一至周五8：15-17：45，周六：8：15-12：15分，中午休息时间为：12：00-14：00。电子每10分钟接收一次，离开岗位一定要退出，一段时间回座位后必须立即收取部阅览回复。第八条、前台管理留意客人或陌生人的走动情况，没有许可的情况下，禁止进入任何办公区域，特别是领导独立行政部，谢绝所有推销人员的拜访，前台工作台面不得摆放报纸、订餐广告、杂志等与工作无关的文书，保持桌面及后台整洁干净。前台工作岗位不得随意离岗、串岗、聚众聊天、嬉戏打闹、喧哗。前台围任何人任何时候不得看报纸杂志、化妆、聊私人、网络聊天、浏览新闻网页、电脑游戏。前台办公位置后严禁成为过道，让人随意走动。每天早上8：30分前为领导洗杯，沏茶，上午11点前为领导订餐。时刻留意并掌握办公区域、办公环境情况，包括白蚁、照明系统、花草、空调漏水等，并及时汇报。当发现来访客人有情绪不安，或大吵大闹的情况，前台应遵循以下方法。缓解客人情绪。引导客人前往会议室或休息室，提供茶水，把室的空调温度调低，报纸杂志的提供视情况而定。了解情况。了解客人的来访目的，安排相关业务部门处理。避免激怒客人。任何情况下，不得与客人有打闹或争吵等影响公司形象行为。如有特殊解决不了的情况，马上与部门负责人汇报处理。第九条、前台接待流程：看到看到客人，礼貌招呼开始问明来访事由，登记通知被访人安排客人等待地点引领客人到达等待地点奉茶或饮料，请客人稍等微笑离开结束第十条、来电接听流程前台文员前台文员外部单位人员各部门员工开始开始拨通电话结束听到电话铃响拿起话筒接听倾听来电事由明确被访人在否处理范围内范围外转接接电在单位不在告知情况留言记录第十一条、支持性文件：➢《前台来访接待登记表》......年月份前台来访接待登记表专业技术资料............专业技术资料专业技术资料......专业技术资料第二节考勤管理办法第一条、考勤时间规定：周一至周五上班时间为上午8：30-12：00，下午14：00-17：30，周六上班时间为8：30-12：00，延时工作可以按延时时间打卡，因季节变化需调整工作时间时由集团人力行政中心另行通知。除事先请假并获批准外，员工上午8：30分后打卡为迟到，下午5：30分前打卡为早退。缺勤：指员工缺少合格考勤纪录。缺少合格考勤纪录是指：缺少考勤纪录；提供的《请假考勤审批表》不合要求；未提供《请假考勤审批表》。员工打卡超过规定的时间1个小时以上4个小时以的，计为缺勤半日；4个小时以上1个工作日以的，计为缺勤一日。员工当日没有考勤纪录或只有一次纪录的，计为缺勤一日。旷工：员工未请假、或请假未获批准。实际未出勤且不能做合理解释的，为旷工。1个小时以上4个小时以的，计为旷工半日；4个小时以上的，计为旷工一日。员工当日没有考勤纪录或只有一次纪录的，计为旷工一日。第二条、打卡管理打卡管理必须遵从以下原则：对员工的考勤情况负责任，维护成本低廉，打卡便利，统计科学、易操作，数据便于存档。目前地产线公司采用指纹打卡系统，工程项目现场采用纸卡打卡机。公司全体员工除总裁室及其他经批准的员工外，上、下班须打卡。员工因特殊工作情况需申请免打卡的，需以呈批件形式上交集团人力行政中心，由行政总裁审批。公司员工因休假、公务外勤（或下工地、现场）不能正常打卡、上下班忘记打卡者的，须在合理时间（5个日历天）填写《请假考勤审批表》到部门负责人签字批准，经理级别以上人员交由上一级领导签字批准，并将批准的《请假考勤审批表》交至行政部。否则，视为旷工处理。4、请假、外勤非全天的,上、下班均需打卡,以考勤卡记录作为请假时间或出勤时间的依据。5、前台文员将定期在公司网络上公布各人打卡记录，以求客观公正。并在月初统计上月考勤记录。不再作任何形式的提示或知会补单。《请假考勤审批表》一单只能填写一个自然日的考勤事项，如果两天都未能按时打卡须填写两单，依次类推，不得一单签多日，否则视为无效单，但连续的请假或休假除外。当月考勤如没有出现事假、病假、迟到、早退、缺勤及带薪假期等现象视为全勤补休围指：周六下午、周日因工作需要已加班的可填写《请假考勤审批表》申请补休，有效的补休申请时间为次月10日前，逾期视为无效。补填《请假考勤审批表》不应超过5个日历天。有以下情形之一的、为未提供《请假考勤审批表》，视为无效，作缺勤处理。：未提供《请假考勤审批表》；如逾期（本月前3个工作日）未能提供上月合格的《请假考勤审批表》及一次性在月底补单的；以虚假理由获得批准的；提供的《请假考勤审批表》不符合本章规定的其它必备要件的。如遇停电、或打卡机无法使用时，由前台文员做好考勤记录。《请假考勤审批表补单登记表》和《员工考勤统计表》的填写与管理每月末，前台文员综合考勤记录及请假考勤审批表对员工每日的考勤情况正确填写《请假考勤审批表补单登记表》，如实反映员工每月的考勤情况；根据考勤表对员工的出勤情况进行统计，认真填写《员工考勤统计表》，作为计算员工工资的依据。《请假考勤审批表补单登记表》及《员工考勤统计表》报人力资源部审核后报财务部；财务部根据《员工考勤统计表》计算员工工资；每月的《请假考勤审批表补单登记表》、《员工考勤统计表》由行政部存档。第三条、考勤违规处罚迟到处罚员工每月迟到15分钟以不超过二次（含二次）的，不作处罚；员工每月第三次以后的15分钟以的迟到及全部30分钟以的迟到，每次扣罚20元；员工每月第三次以后的15分钟以的迟到及全部30分钟以的迟到，每次扣罚20元；员工迟到超过30分钟，1个小时以的，按缺勤半天处罚。早退的处罚参照迟到的规定处理。缺勤与旷工的处罚缺勤处罚：每缺勤半天，处以日工资的1/2罚金；每缺勤一日，处以一日工资的罚金。旷工处罚：旷工在1天以的，扣除该员工2天日工资；旷工在2天以的，扣除该员工4天日工资；在一年旷工超过3天（含3天）的，除按前项规定类推处罚外，公司可作过失性辞退处理，且不负担任何经济补偿。代打卡处罚任何员工均不得要求他人代为打卡，或替他人打卡。每发现一次，对替人打卡者和要求他人代为打卡者，各罚款1000元，并通报批评。第四条、员工病假、事假、带薪假期管理员工病假、事假、带薪假期在2天以的，由部门负责人审批；2天以上的，由上一级领导审批。员工申请带薪假期前，先行到人力资源部备案，再递送上级审批。若取消假期，可到人力资源部销案，否则，带薪假期正常执行。病假、事假申请原则上至少要提前一天申请，经批准后送行政部备案。如遇特殊情况，可在当天上午上班前请假，事后补办程序。员工因身体不适请病假，超过一天，须出具医院病历及医生《病假单》。否则，按事假处理。特殊情况，经人力资源部审核后，可作病假处理。病、事假薪酬病、事假经批准，可用当年的年休假抵消；请病假每天扣日工资1/3，当月病假累计超过3天的，从第4天起每日扣发日工资1/2；计算公式为：扣发工资=（月工资÷23÷7×当月病假工时）×1/3；或：扣发工资=月工资÷23÷7×第4天起病假工时×1/2如当月累计请病假超过30天的，按医疗期的有关规定发放工资，具体如下：年累计病假天数1-6个月的，每月支付月工资的30%。请事假每天扣日工资1/2，当月事假累计超过2天的，从第3天起每日扣发日工资全额；计算公式为：扣发工资=（月工资÷23÷7×当月事假工时）×1/2；或：扣发工资=月工资÷23÷7×第3天起事假工时连续请事假超过30天的，公司有权对员工作出协议解除劳动合同或停薪留职等处理。第五条、休假、出差及外勤知会制度休假与出差：适用公司有关管理规或规定的定义。外勤：是指除休假与出差以外，员工因公事在办公时间无法到达写字楼或在办公时间因公事离开写字楼的行为。审批：休假及出差的审批适用公司的相关管理规或规定。外勤以口头方式知会直属主管上级并取得同意。知会发布时间休假、出差得到批准之后，休假、出差之前。外勤得到批准之后，外勤时间之前。如在上述规定的时间因故无法自行发送电子的，应通知同事或公司前台代为发布知会。知会形式以电子的形式在公司部电子系统发布。知会格式：电子名称：“知会：[]+[时间]+[地点]+[事由]”如有其它需细化的容，如工作安排，或代理行使职责的人员等，在电子的容中补充。知会发送围休假及出差的知会应发送业务相关人员。外勤的知会应发送部门全体及公司前台。第六条、考勤工作流程采集员工指纹进行考勤。如遇停电、或打卡系统故障无法使用时，由前台文员做好考勤记录。收集员工考勤记录补单、外勤知会记录。确认员工的请假审批单后，及时录入到《请假考勤审批表补单登记表》中，下班前统计员工当天的考勤情况。考勤补单的注意事项当收到关于《请假考勤审批表》时，先将表中的事假类型登记到《请假考勤审批表补单登记表》上面，按照表中相对应的符号作登记。收到的《请假考勤审批表》分别另存至电脑硬盘中，并按以下要求进行收集：部门、月份、日期。收到电子审批通过的《请假考勤审批表》后随即打印出来，以备存档。每周六发考勤打卡记录一次。次月3日收集办事处、分公司考勤情况，并进行汇总统计。注意员工是以小时，还是天数请假。免打卡、缺勤、迟到、带薪假期（婚假、年假、丧假、产假、产检、事假、病假）、实习生实习期间均没有全勤奖。免打卡员工的病假、事假、带薪假期也需补单。补休可以视为全勤，但前提是周六、日所加班的时间方可申请补休，其他时段加班不计入加班时间。有效的补休申请时间为次月10日前，逾期视为无效。休产假的同事，要在备注里注明全月休产假。实际出勤天数为0天。收到《请假考勤审批表》时一定要看清是否为领导审批通过的版本，例如：外勤单，一定要有日期、时间、地点、经办事项。带薪假期一定要有人力资源部审核签字。月底将考勤与人力资源部提供的工资进行人员核对。次月4日前将上月考勤情况统一汇总，交《员工考勤统计表》由人力资源部部门审核，审核完毕，交财务部作为工资考勤依据。员工考勤统计表制作的注意事项：根据人办资源部所发出的员工变更在《员工考勤统计表》中进行增加或修改。新入职或离职人员的考勤单，在“备注”一栏里需注明入职或离职时间。实习生需在“备注”一栏里注明其实习生身份。在做《员工考勤统计表》时，要在”迟到早退”一栏写上次数，要把迟到的类型分清楚，然后在备注里注明。例如：要注明迟到15分钟以的次数。15分钟以上半小时以的次数，以此类推。迟到2次不作扣罚。每个月的4日前要完成《员工考勤统计表》，待人力资源部审核签名确认后，最后交到财务部处。考勤工作流程请假人前台人员人力资源部门收悉后，应及时作电子录入收悉后，应及时作电子录入《请假考勤审批表补单登记表》进行统计每天收集统计，月底汇总《员工考勤统计表》（打印本）员工将审批同意的《请假考勤审批表》转发给前台邮件发送审核交财务部作为工资考勤依据支持性文件《请假考勤审批单》《请假考勤审批表补单登记表》《员工考勤统计表》请假考勤审批表记录编号：姓姓名所在部门所在中心请假种类（打√）事假（）病假（）补休（）带薪年休假（）婚假（）丧假（）其它考勤备注事项（打√）市公干（）其它（须注明）：（考勤）请假日期年月日上午时分至时分年月日下午时分至时分合计请假工作日紧急联系/地址工作移交事项备注1、该表格请于请假当天后5个日历天交回前台文员，逾期视作缺勤处理。2、婚假、产假、丧假、年假、补休须由人力行政中心人力资源部审批同意后方可生效。部门领导意见中心领导意见人力行政中心意见公司领导意见......《请假考勤审批表补单登记表》专业技术资料......《员工考勤统计表》利海集团有限公司总部员工（）月份考勤统计表本月满勤天数为统计月份：年月部门序号实际出勤天数全勤奖事假（天/小时）病假（小时）迟到早退（次）缺勤（天/小时）其他假期（天/小时）补休（天/小时）备注1234567891011专业技术资料......专业技术资料专业技术资料......专业技术资料第三节信件收发管理办法第一条、工作时间，收到的报刊、、传真要及时给予派发，且派发和签收工作必须在当日完成，由各业务部门文员负责签收。领导层的函件，由秘书签收。并由签收人在进行向下分派。第二条、任何人不得藏匿、私拆、损坏，一经发现根据公司制度进行相应处分。第三条、前台必须及时补充传真纸（尽量使用二次纸），并做好传真机耗材的更换工作。第四条、、传真收发要做好登记，妥善保管，以备存查。第五条、登记后要及时转交有关人员，并由收件人签字。第六条、挂号信的收件人已离职或没有此人的，退回物业公司，并且不予接收专递。第七条、收件人为公司名称的，前台文员可进行拆封，再进行分派。第八条、平信信件的收件人已离职或没有此人的，通知收件人取回信件。没法联系收件人的，保管时间为期一个月，一个月后用碎纸方法处理。第九条、包裹的接收由收件人亲自签收，如收件人不在公司可由前台人员致电收件人能否代收，同意后方能代签收。第十条、前台负责每年11月集团年度报刊杂志的订阅统筹工作，对逾期申请订阅的部门不予办理，其自行负责。第十一条、每天早上9：00前安排清洁工对报刊、杂志加盖“阅后请放回原处“章，更换报纸架上的报刊、杂志，并按订阅清单派发至各中心部门，下午14：00后安排清洁工收拾集团办公区域所有的报刊、杂志。第十二条、 信函、文件、包裹的寄送单由发件部门负责填写，填写后交前台处登记备案，并交待相关的寄送事项。前台岗位只负责单件包裹的寄送，如批量的业务性包裹由发件部门自行负责。......第十三条、 接收信函、文件、包裹管理流程：前台文员前台文员各部门文员其他外部单位开始开始根据相应的物件进行签收按《信件收发管理办法》处理签收有无登记明确是否有收信件派发结束发来信函、文件、传真、包裹分信第十四条、寄送信函、快件管理流程：前台文员前台文员各职能部门外部单位 封存寄送信函、快件、封存寄送信函、快件、单件包裹开始填写快递公司专用寄送单及转发由相关领导审批同意《邮件快递申请单》电子审批邮件给前台文员邮箱收到合格的《邮件快递申请单》电子审批文档后联络相应单位，并电子记录《邮寄登记表》登记接到服务要求上门交接处理发送结束第十五条、支持性文件《快递申请单》《邮寄登记表》➢《报刊订阅审批表》《信件及传真交接登记表》《快递申请单》申请中心申请中心申请人申请日期明细寄达单位名称：寄送事由：收件人：资料名称：数量：价格：是否到付：是□否□1、部门领导审批：2、中心领导审批：说明：1.本申请单由申请人填写并须相关领导签名审批。2.所产生的费用一律由该申请人所在中心/部门负责，前台负责协助联系快递公司。3.本单交回行政部汇总。......《邮寄登记表》序号序号寄件日期寄件中心寄件人收件人收件地点寄件费用备注123456789101112此表由寄件人自行填写专业技术资料............专业技术资料专业技术资料......专业技术资料报刊订阅审批表申请中心申请中心经办人序号报刊名称周期申请事由费用1日刊□月刊□季刊□2日刊□月刊□季刊□3日刊□月刊□季刊□4日刊□月刊□季刊□5日刊□月刊□季刊□6日刊□月刊□季刊□7日刊□月刊□季刊□8日刊□月刊□季刊□9日刊□月刊□季刊□10费用合计部门经理审核中心领导审核管线领导审核年月份杂志、信件、传真交收登记表序号序号日期交收容数量接收部门签收人1234567891011121314151617第四节清洁卫生管理办法第一条、总体要求：各办公区域，均须保持整洁，不得堆放垃圾、纸屑、杂物等。各办公区域，严禁随地吐痰、吸烟。饮用水必须清洁。洗手间必须时刻保持清洁畅通。窗户及照明器具的透光部分，均须保持清洁。垃圾、废弃物、污物的清除，应符合卫生要求，放置于指定的围。第二条、职能分工清洁卫生管理由总务专员、前台文员组成的卫生小组负责。总务专员为卫生管理的负责人，负责制定卫生管理办法及卫生标准，选用合适的清洁公司合作，巡查和监督卫生情况，并对清洁公司保洁员进行考核。前台文员协助总务专员卫生管理工作，巡查和监督保洁员的清洁情况。第三条、保洁员工作要求：每日早上9点30分前完成以下工作跟进前一晚加班人员办公位、茶水间等的清洁。开启照明灯、空调、空气清新机。清洁并摆好前台、会议室台椅。清洁会议室电子白板、清洗各职员杯碟及清理所有纸篓垃圾。清洗经理室茶具、烟灰缸、更换热水瓶热水，擦净电器及家具。清洁茶水间台面、微波炉、消毒柜表面及地面。清理茶水间水桶垃圾、并更换蒸馏水。擦净前台落地玻璃、墙身、沙发、茶几及地面等所有装饰物和设施。全面清洁洗手间，并及时补充卫生用纸。每日9点30分后的工作随时巡查办公室清洁，发现污渍的地方立即清洁。协助前台文员分派报刊，并及时更换大堂报刊。及时更换饮水机蒸馏水并清理完的纸杯和垃圾。协助接待客人（倒茶）等。会议后立即清理会议室纸杯，清洁桌面并摆整齐台椅。及时清洁会议台、职员办公桌面顽固污渍。中午12点后帮忙分派午饭。午休14：00点后把办公区域所有的报纸全部收拾到储物房。巡回清洁影印机，整理环保纸箱及碎纸机的废纸。巡回全面清洁洗手间，并及时补充卫生用纸。协助同事购买东西及所需物品。整理并卖旧报纸、纸箱，卖完后费用及时交总务专员。及时将收集的垃圾清运倒大厦指定点。随时配合和服从行政主管安排的其他有关力所能及的工作。17：30分下班后全程地毯吸尘。所有会议室、会客大堂空调关闭。下班的时候检查饮水机水桶的水源是否充足，应及时补上。第四条、规章制度清洁人员必须穿着整齐工衣，佩戴工牌进行操作。清洁人员严格遵守我司的规章制度。清洁人员必须廉洁自爱，勤恳和认真工作。清洁人员必须密切配合我司进行清洁工作。清洁人员每天的清洁服务时间为：7：30–18：00，午休时间为12：15–13：15。每工作四小时休息10分钟。及时清理储物房卫生，保持清洁干净，严禁吸烟，时刻注意消防隐患。清洁物资严禁随意摆放，必须收拾于设备间。第五条、定期清洁每周清理一次储物房及所有窗台。每周两次抹静绿色植物和花盘。每周一次清洁。每月两次清洁办公室铝合金玻璃侧。每月一次写字楼全场空气消毒、杀菌。地毯每四周或六周（根据实际的办公环境情况而定）大洗一次、每周干洗一次，大洗干洗前必须全面吸尘一次；第六条、卫生间每天清洁时间表第一次：08：30前➢第二次：10：00前➢第三次：12：00前➢第四次：14：00前第五次：16：00前第六次：17：30前第七条、卫生管理工作流程：保洁人员保洁人员总务专员行政部经理开始开始结束制定清洁卫生标准定期检查卫生状况填写《环境卫生检查表》卫生状况评价资料存档审批形成清洁卫生标准执行清洁卫生标准给予处罚肯定否定第八条、支持性文件《清洁卫生检查表》专业技术资料专业技术资料专业技术资料........第五节工牌名片管理办法第一条、工牌、工作证管理1、工牌样式：如图，2、工牌材质：透明卡套，普通印刷卡纸，墨绿色（集团标准色）。3、新员工入职，由人力资源部提供相片为其办理工牌，并认真核实员工信息，严禁为非我司人员制作工牌，违者开除处置。4、员工人事任免变更后，前台文员应为其更换新工牌，并收回原有工牌。5、员工离职后，工牌应交人事专员，人事专员转交前台文员销毁。6、按照集团文明办公规定，工作时间不佩戴工牌，每次发现处罚20元，由行政部监管执行。前台文员应时刻提醒员工在公司围必须时刻挂带工牌。7、集团总部工号编制：编号由2个代码组成：LH00001，LH代表利海集团，00001代表流水号。8、工号编制原则：➢流水号依据员工入职集团的时间排序；➢工号采用终身制方式，员工离职后，工号保留，返聘时使用原号。9、各地区公司、子公司为新员工编制工号前，可通过电子先向集团前台文员申请取号。申请资料包括：新员工、部门、职位、通讯方式、身份证。身份证是用于区别是否有........返聘员工入职，若有，前台文员应选用该员工之前的工号。10、工作证：员工出入政府机构的单位证件。样式：如图。11、工作证材质：印刷硬胶。12、工作证办理流程：员工携带个人小一寸照片到前台文员处登记，前台文员再上交行政部审批办理。第二条、名片管理1、名片样式：如图........员工名片样式副总裁级别以上名片样式2、新员工名片制作视职级、业务需求、试用期情况而定。➢经理级以上、往来业务量大的员工，入职当天或一周后提供名片。➢其他情况，由员工自行申请后再给予办理。3、员工试用期期间，名片印制只能申请一盒，中心经理级别以上除外。4、员工申请名片，到前台登记资料，前台文员应认真审核资料是否无误，容包括：中心、部门、、移动、固话直线、分机号、传真号、通讯地址等。核对完毕后，翻译准确的英文串字（由专业翻译公司提供固定的模板），才能发送供应商印刷，并告知员工名片预计达到时间。............专业技术资料专业技术资料......专业技术资料人事任免变更后，前台文员应即时更新名片资料，信息更新与通讯录同步。领导印刷名片可安排秘书或助理代为到前台登记，交收也可代为领取。供应商送名片交收时，应仔细核对容是否无误，要注意英文串字不能错。交收名片要求申请人签字确实，同时也要求核对清楚。名片印刷流程：供应商供应商前台文员申请人开始开始结束核对资料印刷登记资料核对资料发送资料准确有误核对名片交收有误签收准确第三条、支持性文件《名片翻译》名片翻译内容对照表.xls名片翻译内容对照表.xls《名片交收表》......年月名片交收登记表此表由20楼前台人员根据名片容进行填写,由接收人签收。 专业技术资料............专业技术资料专业技术资料......专业技术资料第六节集团通讯录管理办法第一条、通讯录容公司通讯地址、、传真、邮编。员工、联系方式、部门、职级。第二条、通讯录的更新公司联系方式变更。销售、客服热线变更。公司的部门架构变更。人事任免、变动。员工变更通讯方式。IT维护岗变更信息点（直线或分机号）。第三条、通迅录的注意事项副总裁级以上领导不留移动在通讯录里面。通讯录的职员排序按照职位等级从上至下排列。每月与IT维护岗核对公司的通讯清单，与人力资源部核对职位变动、员工变动清单，最后交行政部审核。地区公司、子公司员工通讯录于每月的13日、28日前更新至集团总部。每月集团前台文员定期发送最新通讯录两次（每月15日、30日），集团部门、人力架构发生重大变更后，亦需及时发送。第四条、短号集群网管理短号集群网办理目的：节约集团通讯成本，降低员工日常的通讯费用。业务办理的条件：中国移动公司的产品业务办理对象围：集团公司员工，每位员工可附带两位亲朋家属。短号集群网收费：可选择5元市包月，或10元省包月，群互相拨打免费。费用员工自理。短号编号原则：66字头－集团总公司，68字头－下属子公司，67字头－员工家属集团总部编号原则上按员工桌面分机号编号：例如：XXX分机175，则短号为66175，如没有分机号，则按照顺序号排列。下属子公司按顺序号编号。员工家属按顺序号编号，不公开发布。吉祥号、特殊号（如：66666）保留供领导层使用。每月的汇总的先交由部门负责人审核后同意方能发送中国移动公司。第五条、注意事项每月的15号前汇总清单后发送中国移动公司。短号生效时间：新加入的短号在下月1号00.00时分生效，在下月1号前拨打的通话费未计入短号包月费用。短号的注销，即日生效。离职员工当月取消其短号，包括家属。新入职员工尽量劝服加入集团短号集群网。每月与中国移动公司核对最新后，更新集团通讯录及短号集群网的总清单，并时刻及时更新短号和资料。前台文员每月18日前上传集群网的总清单及当月开通至集团行政部的文件共享空间（FTTP）上。第六条、中国移动公司信息业务办理传真：中国移动客户经理联系：第七条、短号集群网业务办理流程：申请申请集团前台文员员工了解短号相关信息、资费后，提供准确的移动电话号码核对员工资料邮件发送汇总业务清单业务办理发送核对业务清单完成短号办理编号通知申请人结束中国移动公司行政部负责人审核上传至文件（共享空间FTTP）上第八条、任何人不得对外发送通讯录，违者行政通报处分。第九条、集团通讯录管理流程：各职能部门各职能部门集团30楼前台文员IT信息岗通讯录变更、注销集团部门、人力架构变更人力资源部发送的人事变动信息点发生变更通讯录定期发送全集团地区公司、子公司《通讯录》变更员工联系方式变更行政部办公事务组组长审核人力资源部人事专员审核，同意后由前台文员发送第七节议室管理办法第一条、会议室使用会议室仅限于本公司会议、培训、来宾接待等工作需要，严禁员工非公务私用和出租。会议室由前台文员负责管理，统一安排使用。各中心部门使用会议室，需提前一个日历天向前台文员咨询及由前台文员统一安排使用。各中心部门在会议过程中，要注意保持卫生，爱护室设备，严禁涂鸦和吸烟。为提倡环保意识，善用资源。会议室不提供一次性纸怀，会议期间请自备水怀。会议室的使用本着谁使用、谁负责的原则。使用完毕后通知前台,前台要对会议室的物品进行检查是否完备，并确保用品及桌凳整齐、整洁。前台人员应每隔半小时进行茶水添加，进门前轻力敲三下，尽量避免产生过大的动作或噪音滋扰会议人员。茶水添加可参照本章的第一节第五条奉茶礼仪。会议室所使用的设备、工具、办公用品未征得行政部同意，任何人不得拿出会议室作为他用。第二条、会议室日常维护注意环境卫生，会议室使用完毕后，检查全部用电设施、窗户是否完全关闭，抹去黑板字迹，切实做好防火、防盗及其他安全工作。同时安排清洁工对会议室及其使用物品进行清洁，保持室干净、洁净。注意室装修维护，包括：天花、墙体、地毯、窗帘、装修物、办公照明、家具、消防设备等。发现问题及时通知总务专员处理。会议室机柜钥匙由前台文员和IT维护岗负责保管。前台文员要熟悉视频、会议系统的操作指引，会议开始前，请务必检查设备是否完好，并做好一切准备。会议系统使用完毕后，要收好设备和上锁，确保设备完好。会议室的绿化植物也要经常护理，要选用素色的品种配搭，避免过于鲜艳。会议室音响由专人管理,不可随意操作相关设备（包括投影议），如会议使用人对音响有特殊要求，请向IT维护岗提出，由IT维护岗负责操作。需要连接自带设备，请在会议室预定时向IT维护岗提出相关要求，未经IT维护岗许可，任何人都不得对会议室总电源开关进行打开或关断等操作，以免对音响设备造成损坏，影响正常使用。(除突发事件以外)第三条、后勤工作事项室温度维持26摄氏度，夏季应提前10分钟打开空调。会议室使用前，提前30分钟检查场卫生状况，及时清理，让使用人在舒适干净的环境进行会议。视频会议使用前，提前30分钟进行视频系统调试、麦克风调试、投影仪清晰度调试、网络稳定测试。会议使用前，提前5分钟进行系统接入工作。签约会议或重大会议常备的后勤物资：座位卡、横额、文具、台花、指示牌、签约本、签字笔、A4信纸、铅笔、摄录机、数码相机、录音笔、茶点等。该项工作由会议使用人负责。第四条、支持性文件➢《会议室使用登记表》......《会议室使用登记表》年月会议室使用登记序号序号使用日期会议时间使用部门会议容会议地点会议室自检情况签名确认使用人会议室管理人专业技术资料............专业技术资料专业技术资料......专业技术资料第八节差旅票务住宿管理办法第一条、前台职责负责订购公务出差员工的票务办理。负责公务接待的房间预定。省大巴车票、船票由员工自行负责。第二条、票务申办流程员工出差前，先填写《出差审批表》，填写的时候可向前台了解交通工具的班次信息、住宿标准（以集团行政部统一下发的酒店明细为准则），审批同意后到前台办理票务。前台文员收到《出差审批表》后，认真审核容，并为员工进行票务办理。部操作流程:4、4、机票订购流程：差旅申请本地公司前台文员工经办票务工作传真审批表给异地公司经办人提交《出差审批表》异地公司前台经办住宿票务票务中心酒店票务中心信息反馈信息反馈差旅申请前台文员员工填写《出差审批表》审批审核业务办理结算核对业务清单结算票务中心下单短信确认整理数据报表核对航班号航班查询查询航班信息信息反馈班次查询查询航班信息信息反馈5、火车票的订购流程：前台文员前台文员员工票务中心差差旅申请填写《出差审批申请》审批审核代办购票下单班次查询查询班次信息信息反馈班次查询查询班次信息信息反馈交纳现金送票服务交收第三条、注意事项：前台文员反馈员工咨询信息的标准格式，以电子通知即可。交通工具：交通工具：（填写火车或飞机）序号班次出发时间到达时间舱位费用123酒店信息：（填写住宿信息）序号酒店名称入住时间离开时间上网情况费用公司只负责公务出差围的票务工作，不负责业务往来单位、职工家属、员工私订。如需办理，需有呈批件审批同意后方能办理。负责票务工作的前台人员，联系开通时间为：8：00-22：30，节假日正常开通。前台人员必须准确、清晰向票务中心下单，包括：、身份证明文件，目的地、时间、班次等，以免造成不必要的经济损失。订返程票的时候，再与员工核对离开时间。提醒订购火车票的同事，必须携带足够返程票现金。在订票过程中，在满足公务出差同事的条件下，应尽量控制购票成本，降低日常差旅费用。订购火车票前，必须要求申请人提前交纳现金支付，否则，不予办理。现金包括票价和送票手续费。同时提醒必须携带足够的返程票现金，交移动公司前台办理返程票务。总裁室人员出差预订票务同时，联络集团车队安排接送和子公司人力行政部门人员安排接待，最后发送及短信给出差人员，容包括：交通工具＋班次信息＋出发地及目的地接送人员的联系。务月结时，需仔细核对清单，并分摊各中心费用。做到“帐”（飞机票帐单）“单”（《出差审批表》）相符。报账的同时，《出差审批表》一式两份，一份交财务作为报账依据，一份留档备查。第四条、票务办理应按照集团颁发的《员工差旅费报销管理规》标准执行，请见下表：标准级别项目飞机火车汽车轮船总裁级别普通舱软卧计程车头等舱总经理级别普通舱硬卧计程车二等舱经理级别普通舱硬卧视情况三等舱主管及以下员工普通舱硬卧视情况三等舱备注：由董事长特批人员，乘飞机可坐头等舱。第五条、公务接待房间预定流程异地公司传真员工的《出差审批表》到我司后，前台文员根据《员工差旅费报销管理规》标准为员工预定房间。见下表：酒店住宿标准（按房间计）金额城市级别总裁级别总经理级别经理级别主管及以下员工一类城市（北京、上海、、）三星级酒店标准房二星级酒店和便捷连锁酒店标准房二类城市（其他）三星级酒店标准房二星级酒店和便捷连锁酒店标准房贵宾来访，异地公司传真《工作联系单》到我司前台，并在表单中列明宾客、联系、身份证号、到达时间、住宿天数、住宿标准、来访原因等信息。前台文员审核表单容后预定房间。公务出差的员工超过五天的，应安排入住公司宿舍。酒店住宿月结时，需仔细核对清单，并分摊各异地公司费用。做到“帐”（住宿帐单）“单”（《出差审批表》和《工作联系单》）相符。报账的同时，《出差审批表》和《工作联系单》各一式两份，一份交财务作为报账依据，一份留档备查。第六条、支持性文件集团总部《出差审批表》地区公司《出差审批表》《出差人员住宿标准指引》出差人员住宿标准指引（081014更新）.x《差旅费报销规》 LH-HR-024差旅费报 销规范（A2版）利海集团总部员工《出差审批表》年月日填利海集团各板块公司《出差审批表》年月日填申请部门申请部门申请人职务出差目的地出差时间年月日—年月日共天出差目的交通工具飞机□火车□旅游大巴□客轮□其他□行程行程：班次时间：年月日班号：费用：元行程：班次时间：年月日班号：费用：元费用小计：元住宿合计晚费用小计：元其他费用每天标准50元费用小计：元差旅费用合计行程＋住宿＋其他费用费用合计：元费用承担方申请部门□目的地板块公司□集团中心□审批目的地公司/集团中心负责人部门负责人中心负责人/板块子公司负责人板块公司负责人集团董事长备注1、中心负责人以下级别员工出差由中心负责人/板块子公司负责人审批，中心负责人以上级别员工出差由板块公司第一负责人审批，板块公司第一负责人出差由集团CEO审核、集团董事长审批。2、其他费用包括市交通、膳食费等，标准额以实报实销，超过部分，自行支付。港澳市交通费用实报实销。3、市到火车站或机场的往返交通费用实报实销。第九节其他协办事项第一条、负责订购领导工作用餐前台文员只负责享有公司工作餐待遇员工的用餐订购，其他员工自行负责。订餐时间为上午11点前，下午18点前（领导加班情况下）。若在订餐时间未收到领导的用餐指示，应及时主动联系订餐与否。订餐工作要确保正常的用餐时间，餐具洁净环保，食物卫生健康。第二条、负责公司饮用水订购饮用水应选择资质、信誉度高的公司，例如：怡宝、大峡谷、景田等。长期饮用纯净水、或矿泉水对身体会有一定的危害，可每隔1-2个月更换一次。要控制好公司的饮用水量，不能有缺“水”的情况发生，特别要注意考虑周六日加班供“水”的备量注意饮水机的维护，每月至少清洗机器一次。水桶没水的情况下，必须关闭饮水机电源，防止销毁机器电板以及用电隐患。第三条、文书处理工作协助上级完成文件的录入、校对、打印工作。协助上级完成文件的复印、传递及传真收发。第四条、“新员工”入职工作职能分工总务专员为“新员工”入职的后勤工作总负责人，负责办公位置安排。前台文员负责新员工的工牌制作，名片定制，通讯录更新，考勤指纹记录，短号集群网办理。IT维护岗负责办公电脑交接、软件安装、及网络调试、开户。人事专员负责员工入职手续办理。工作流程人事专员提前一周以电子形式发送新员工资料（包括：/部门/职位/联系）到集团行政部和IT上。接收后，按职能分工开展工作。办公位置安排、办公电脑准备、软件安装、及网络调试工作必须提前一天完成。工牌制作、通讯录更新、考勤指纹记录、办公电脑交接、开户工作入职后上半天完成。人事专员为新员工办理入职手续后，带领新员工前往用人部门，并告知请到前台文员办理工牌及指纹考勤制作，同时告知初始密码及领取入职文具事宜。短号集群网办理、名片定制根据本章第六节第四条、第八节第二条办法执行。前台文员知会新员工入职后可到行政部仓管员领取办公文具一份，新员工文具：签字笔（中性笔）1支、签字笔蕊1支、铅笔1支、B5笔记本1本、告示帖1本。总经理级别以上员工按实际所需配置，由归管部门的文员或秘书负责领取。2.7、以上工作由总务专员监管完成，确保新员工入职后能顺利开展工作。新员工入职工作图例““新员工”入职工作入职前新员工人事专员总务专员IT信息维护岗前台文员仓务管理员入职后提前一周邮件知会办公位置安排电脑、软件、电话、网络安装调试，入职办理人事入职手续工牌、考勤指纹制作、通讯录更新领取入职文具短号集群网办理、名片定制申请电脑交接，邮箱开户。第五条、故障申报流程IT设备及网络故障若员工发现网络断网超过10分钟或其它IT设备出现异常情况，可向前台处申报故障。前台文员接收故障报告后，及时通知IT维护岗人员进行处理。影印机维护、工程故障报修影印机设备的日常维护，及时通知供应商维修处理。租赁影印机的碳粉添加、零配件更换均是免费。办公照明、办公家具、水电设备等工程类报修，可通知物业公司检查后修理。并通知报修人，物业公司检修后需签字确实。锁务故障申请人因工作原因需要修理锁具时，填写《锁务申请单》，价格可向前台文员咨询。一般情况下不予配锁，特别是员工的私人钥匙。前台接到《锁务申请单》交行政部总务专员处理，行政部保存申请单并联系当地公安局指定锁务公司上门维修。锁务公司上门维修完毕后，通知总务专员跟踪验收，并与申请人共同签名确认。费用承担维修产生的费用由行政部总务专员签字确认，但报修人仍要签字确实。不产生费用的维修单由前台文员签字即可。故障申报工作流程：前台文员前台文员各职能部门IT维护岗物业公司影印机租赁公司申报故障申报故障根据申报情况报修检查故障IT设备及网络检查故障检查故障故障排除办公照明、水电、家具影印机签单确认是知会行政部总务专员跟进否支持性文件《故障登记表》《修锁申请单》年月份维修（办公设备、工程水电、断网）申告登记表序号序号申告中心申告人申告时间申告事由维修恢复时间维修人员签字申告人确认12345678910《锁务申请单》申请中心申请中心申请人申请日期申请事由事由：位置：数量：单位：金额（元）：1、部门领导审批：2、中心领导审批：3、行政部审批：4、申请人确认栏：说明：4.本申请单由申请人填写并须相关领导签名审核。5.所产生的费用一律由该申请人所在中心负责，人力行政中心行政部只是协助联系公安局指定锁务协会维修。6.当相关锁务工作完成后，须由申请人在“确认栏”里签字认可后交回行政部汇总。第六条、《放行条》办理管理办法《放行条》是用于物品离开办公大厦时，呈交物业公司的证明文件。放行条规定应按照大厦物业公司规定办理。以下是华海大厦的物业公司关于放行条规定。谁放行，谁负责原则，《放行条》由各中心经办人自行根据实际情况填写打印，填写《公章使用审批表》并由该中心领导及人力行政中心领导签名认可，到前台处登记，交表格盖人力行政中心章后，物品方能放行。前台文员与物业公司礼宾人员应认真审核《放行条》，核实容与放行物品是否一致。《放行条》应提前一天办理。前台文员每月负责与物业公司的放行记录核对，如发现不相符情况，要查明原因。《放行条》办理流程：前台文员前台文员各业务部门物业公司填写物品明细填写物品明细后打印《放行条》填写《公章使用审批表》并由该中心领导及人力行政中心领导签名认可开始核实《放行条》内容与物品是否一致登记盖人力行政中心章《放行条》交经办人否定肯定物品离开大厦大厦礼宾人员核对放行条交物管物品放行结束肯定否定支持性文件➢《放行条》《放行条》利华酒店物业管理有限公司：现我司有如下物品需搬出华海大厦，请准予放行。项目项目物品名称规格数量单位理由12345此致敬礼经办人：利海集团有限公司人力行政中心年月日第七条、招聘管理协作工作人力资源部提前一天制作应聘者清单，交前台文员。前台文员根据当天应聘者清单，核对应聘者身份后，提供《求职登记表》和《专业试题》填写。应聘者填写完毕后，通知人力资源部面试官。并根据实际情况，安排应聘者在接待区稍候或引导进入会议室等待面试。如有求职者上门造访，应向求职者言明请按照我司在招聘广告上的规定投递简历，我司审核简历通过后，通知求职者本人进行面试，拒绝接收任何资料。若求职者按照公司招聘广告上刊登的职位递送简历资料，前台可代为接收并转交人力资源部负责招聘的同事。第二章行政事务管理利海集团行政专员岗位说明书第一部分基本资料职位名称职位名称行政专员所在部门行政部直接上级行政主管下级职位无可晋升的职位行政主管可轮换的职位总务专员、前台文员岗位定员1填写日期2008-7-28第二部分工作描述第三部分任职资格要求3.13.1知识要求：教育基本胜任本岗位所需的最低学历：本科基本胜任本岗位的专业：1、企业管理；2、行政管理；3、工商管理专业技（1）胜任本职岗位所需要的专业知识：1、熟悉档案法；2、工商证照办理流程第一节文档管理办法第一部分公文管理办法第一条、为了规集团发文编号工作，确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。特制定本办法。第二条、公文的种类分为对外发文及对发文。对外发文：以公司名义与政府部门、相关业务单位及其他单位之间往来的文件。对发文：以各中心名义发出的函、规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、计划总结、请示报告等文件。对发文种类的定义：任命任免适用于员工的职务任免、任命、聘用等，简称“任”。所有任命任免均由人力行政部门名义发出，经理助理级别以上职员由集团人力行政中心发出。通告适用于一定围公布应当遵守或者周知的事项。简称“告”。通知适用于批转下级单位的公文、转发上级和不相隶属单位的公文、发布规章、传达要求下级办理和有关单位需要或者共同执行的事项、。简称“通”。所有通知均由人力行政部门名义发出。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。简称“报”。请示用于向有关领导办理有关事项的请求批准。简称“请”。批复适用于答复请示事项。简称“批”。函适用于不相隶属单位之间相互商洽业务，询问和答复问题等。简称“函”。3.9、会议纪要适用于记载和传达会议精神和决定事项。简称“纪”。第三条、公文格式公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程序、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报单位、抄送单位等部分组成。发文字号按公文编号规则规定执行，公司文号由人力行政部档案室统一编排。公文秘密等级分为“绝密”、“机密”、“保密”，其中：“绝密”、“机密”、公文应标明份数序号。密密级文件绝密公司经营战略性会议纪要、财务收支情况、重大工程责任事故分析报告、验资报告、审计报告机密公司大型会议纪要、土地合同、项目合作合同、人事决策中的秘密事项、公司上市资料、薪金福利制度保密公司各类证件资料、一般文书档案或合同紧急文件应分别标明“特急”、“急件”。公文标题，应准确简要地概括文件的主要容，标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，不用标点符号。公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。公文必须加盖印章，印章加盖应骑年压月。根据发文编号区分公司发文和中心发文，应加盖相应印章，不得混用。公文的成文时间，以领导人签发的日期为准。文字从左至右横写、横排、统一使用简体字，文件标题为小二号黑体字加粗，文件编号为宋体四号，称谓为小三宋体字加粗，文件容为小三宋体字，落款为宋体四号字，主题词为宋体四号字。公文统一使用红头打印纸。公文用纸统一采用国际标准A4型（长297MM、宽210MM），左侧装订。公文本：通报通报模版.doc通知模版.doc第四条、公文编号规则集团公司总部对外发文的编号统一使用：利函字[年度]序号。地区公司可根据集团公司总部公文编号规则，在文号最前方加上所在省份的简称。公司—穗利函字[年度]序号➢公司—豫利函字[年度]序号天津公司—津利函字[年度]序号公司—湘利函字[年度]序号公司—黔利函字[年度]序号广西公司—桂利函字[年度]序号项目公司公文编号规则统一是项目所在省份简称+利（公司简称）+项目名称的第一个字。项目—穗利阳函字[年度]序号从化项目—穗利从函字[年度]序号➢中牟新胜—豫利中函字[年度]序号公司—桂利钦函字[年度]序号浏阳项目—湘利浏函字[年度]序号集团公司总部对发文的编号规则为：利+中心简称+对发文种类+年度+序号人力行政中心—利人+（对发文种类）字[年度]序号➢财务管理中心—利财+（对发文种类）字[年度]序号资金运营中心—利资+（对发文种类）字[年度]序号➢成本管理中心—利成+（对发文种类）字[年度]序号设计管理中心—利设+（对发文种类）字[年度]序号➢地产发展中心—利地+（对发文种类）字[年度]序号公共资源管理中心—利共+（对发文种类）字[年度]序号法务监察中心—利法+（对发文种类）字[年度]序号地区公司可根据集团公司总部对发文编号规则，在文号最前方处加上所在省份的简称。例：公司财务部—湘利财+（对发文种类）字[年度]序号人力行