管理总手册GMS更

GMS管理总手册受控号：持有人：(初稿)2005年月日2005年月日目录1颁布令 22公司简介 33术语与缩写 44管理体系文件说明 55公司组织机构图 6与职责范围 76.1职责和权限的说明 76.2各部门岗位设置 86.3各部门职责范围 106.3.1综合办公室 106.3.2财务部 106.3.3成本合约部 116.3.4发展规划部 126.3.5工程管理部 126.3.6营销策划部 136.3.7项目部(本地) 146.3.8项目部(异地) 146.4公司招标委员会组织规则 156.52005年公司定岗定员标准 196.6部门工作接口关系表 217测量、分析与改进 277.1GMS体系文件管理程序 297.2GMS管理体系内部审核程序 337.3客户满意度测量程序 357.4GMS管理评审程序 361颁布令管理手册》、《销售与客户服务管理手册》、《财务管管理与文化建设手册》等系列GMS全面管理体系文件，现予以批准颁布实施。本管理手册自日起二零零五年月日起实施。日期：二零零五年月日2企业简介术语与缩写GMS管理体系文件等同采用GB/T19000-2000idtISO9000：2000《质量管理体系基础和GMS管理体系。2、GMSeneralManagementSystem销策划部、成本合约部、财务。合作项目公司是由本公司控股(或参股)进行本地或异地开发的独立法人企业。合作项目公GMS行政事务管理、人力资源管理、供方管理、项目管理、销售与客户4管理体系文件说明1.2GMS管理体系覆盖的组织范围通银河投资开发有限公司”房地产开发全过程和所1.3GMS管理体系适用产品范围综合办财综合办财务部成本合发展规工程管营销策司”所品。包括其策划、实施、销售、租赁和物业交接的全过1.4GMS管理体系文件的范围a)《GMS管理总手册》(YHTZGMS－01A)；b)《岗位说明书手册》(YHTZGMS－02A)；c)《行政事务管理手册》(YHTZGMS－03A)；d)《人力资源管理手册》(YHTZGMS－04A)；e)《供方管理手册》(YHTZGMS－05A)；f)《项目管理手册》(YHTZGMS－06A)；g)《销售与客户服务管理手册》；(YHTZGMS－07A)；h)《财务管理手册》(YHTZGMS－08A)；i)《品牌管理与文化建设手册》(YHTZGMS－09A)。2GMS管理体系文件的管理理批准颁布执行。司综合办公室统一负责。不得损坏、丢失、随意涂抹。2.4在体系文件使用期间，如有修改建议，各岗位人员应汇总意见，及时反馈到综合办公室。综合办公室每季度最后一个月的28日(节假日提前)对体系文件的适应性、有效性进行评GMS体系文件管理程序》的有关规定。图实线代表指挥关系，虚线代表业务指导系事长注2：虚框代表非常设机构公司各部门岗位设置与职责范围本章规定了公司各部门的岗位设置和部门主要管理职责范围和权限。财务总监招标委员会内内勤员权限在适当阶段(每年)进行相应调整。定2005年度公司各岗位职责范围(见6.3司6.2各部门岗位设置总经理土水土水工工程程师师师师总经理材材料师造价员造价工程务总监6.3.1综合办公室会计出纳主管会计2)负责公司集体活动和外联活动的管理工作，拟定方案、编制预算，编写活动总结；3)负责公司文件、档案和证照的统一管理，并监督、指导其他部门的日常档案管理；同纠纷处理，代表公司进行7)建立并实施人力资源管理体系，制定、执行公司的人力资源管理制度，包括招聘、；12)负责公司办公环境和卫生管理，定期组织检查和考核；13)负责企业内保管理，确保公司有形资产和无形资产的安全；14)负责公司车辆的日常管理，并办理年审、保险和事故处理等相关手续；15)负责公司行政印鉴管理，办理用印手续，确保印鉴安全；品(用具)；17)负责公司通讯和信息系统建设，维护硬件设备，加强使用管理；18)负责公司文字处理和秘书工作，对各部门对外提供的文件进行审查；19)负责公司接待管理工作，合理安排食宿，厉行节约；6.3.2财务部1)全面履行对公司的资金收支、财务状况与经营收益进行核算管理的职责，并编制相2)编制公司年度财务预决算，审定项目/子公司年度财务预决算；4)参与公司重大经济项目的论证、重大投资项目的可行性分析、论证，并计算、评价和财务分析，及时提供有关财务数据；责；7)负责纳税筹划和涉税业务的管理，降低纳税风险；，负责审核付款条件和其他与财务相关的条款；管理制度在项目的执行情况；12)负责公司及子公司员工工资管理与发放；13)负责公司会计电算化建设；15)负责财务档案的整理、归档和临时管理，定期与综合办公室办理交接手续；16)负责处理与金融、工商、税务等业务单位的公共关系，改善企业生存环境；6.3.3成本合约部策提供依据；方案的评审和施工图会审，提出设计特别是设计成本的改进意见和建议；工程成本控制指标，进行动态成本控制，并监督、测量指标的完成情况，参与招标的具体工作，负责编制标底，审核投标单位的工程量清单和预算书；价；目工程预结算的审核，签署工程进度款支付意见；变更、工程签证的审核，签署核量和核价意见；8)监督、检查异地项目工程预结算、设计变更、工程签证的审核工作，定期进行抽查或复资金预算的审核，参与公司资金预算的编制，提出工程款拨付意见；；理和主管领导安排或委托的事宜。规、政策，按照工程预算定额及省市有和审查工程预决算，努力维护公司与项目可行性分析，对公司开发项目在经济与扩初设计预审及施工图设计标准的疑问及时提出来，并认真做好预算工部门成本控制的目标和责任，作为各部度及时反馈给联系单主办部物价局等单位的业务往来关系，共同、材料预算价格及工程预算定额的管新工艺、新设备及相关的造价，为项目决策审查的不同类型的工程进行造符合实际的技术经济指标体系，提高6.3.4发展规划部，为公司持续发展储备土地；目的整体实施方案，监督方案落实情况；；6.3.5工程管理部织评审，委托设计和进行设计过程管理；合公开招标活动，参与各投标单位的考察、洽谈，负责《合目公司，协助项目部或项目公司开展前期工作；8)对各项目的进度、造价和质量目标整体负责，定期组织项目的质量、安全文明、消13)负责项目部/项目公司撤销后的项目管理工作；程施工的政策、法令、法规，严格执真审核施工单位的施工组织设计，制工单位的考察和确定等；并负责工程的技术交底，并督促相关单位出技术料质量关，监督监理公司做好材料化施工情况，协调处理施工管理过程中或新增加的工作量，应根据公司工各施工工地的工程联系单，并落实工程联工程项目的工程质量、总体质量和资料的归档和图纸回收，并移交总师6.3.6营销策划部3)负责本地项目的策划和销售工作，根据公司要求确定异地项目的销售方案；量的合同条款提出审核意相关手13)负责与物业公司办理交接手续，考核物业公司服务情况；14)负责保修期内的维修落实工作，签署施工单位保证金支付意见；调研，提供周边配套环境分析、同类不同行市场定位，从市场营销的角度、形态等产品设计要求；确保项目组织相关部门提供资料和信息，负责执行中的各项相关工作工作，包括样板房装修方案、销售结果对照，尽可能使销售面积与实际待销售设计图的交底等工作，检查、监督销售案月度销售报表，并综合分析及时把的前期资料准备工作，将审核好的题的处理，由工程部协助分清职责界修，按“二书”规定取国内优收集信息认真整理分析，每6.3.7项目部(本地)项目开工前的各种施工和配套手续的办理；行征地和拆迁，负责现场的三通一平和临时设施建设；组织各单位进场，审查各单位提交的施工组织方案和监理单位提交的监理规划方案；，监督施工单位落实设计变更；类供方的管理和协调，保证项目施工正常、顺利进行；度、造价控制，按照技术要求和公司制度进行管理；员管理和考核，接受公司其他业务部门的指导和考核；中设计变更、工程签证的评审和确认；6.3.8项目部(异地)2)组织各类招标活动，确定30万元以下的供方；关供方管理，协调内外关系；)负责临时设施建设和施工现场的三通一平；案和规划设计图纸的评审，提出参考意见，接受发展规划部监督；工过程管理，接受工程管理部的监督、考核；支出的计划和支配，接受财务部监督和审计；、宣传和销售工作，接受营销策划部的监督、考核；。第一章总则招标委员会对公司本地项目部及下属项目公司超越授权权限的招标工司设立的是非常设机构，是公司总经理领导下的所有招标工作的最高第二章机构设置和职责会成员由总经理、财务总监、副总经理、成本合约部、财务部、工程理主持、参加各类招标工作。如有特殊情况，总经理可委托其他副总但议应严格按照月度工作计划进行。特殊情况，经主任委员同意，可随议应有三分之二以上的委员参加方可举行。供方选择意见必须获与会议应由委员本人出席。委员因故不能出席，可以委托直接下级代为出职权(一)根据法律法规规定，招标委员会在各项目办理“建设工程施工许可证”前，负责确定”方式选择招标代理单位，并选派评委参与政府招标管理部门(二)除了必须公开招标外，招标委员会负责界定邀请招标的范围。中总价款在30万元以上的材料设备的采购不具备公开招标条件的必须进行邀请招标。造价在50万元以下的单项工程的发包、单项工程中总价款在30万元以下的材料设备的采购鼓励进行邀请招标，也可进行议标，招标方式由招标委员异地项目由项目公司负责招标，报总经理批准。造价在10万元以下的单项工程的发包、单项工审计4、无论选择那种招标方式，均由项目部(公司)承担招标发生的直接费用。(四)全程跟踪供方的签约、合同履行情况，决定《合格供方名册》的调整。第十一条各类供方主控部门负责人、项目经理负责主控供方选择的日常具体工作，主要工(一)组织编制或委托编制招标文件；(二)整理投标资料，审查标书是否符合要求，剔除不符合要求的标书；(三)负责通知招标委员会专业委员参加招标委员会会议；(四)组织安排召开招标委员会会议；(五)对投标单位进行说明和答疑(六)负责发出招标通知书(七)提请总经理或受总经理委托签订合同(八)配合供方的工作，切实履行合同(九)监督、检查、评价供方的履约情况，提出《合格供方名册》的调整意见。指导主管部门、项目部的供方招标工作。第三章招投标文件的要求第十三条招标准备阶段应编制好招标过程中可能涉及的有关文件，保证招标活动的正常进应由主管副总经理审定后，由主控部门或项目部发出。第十五条主控部门或项目公司应严格按照要求审核投标文件。对不符合要求的标书，在预第四章会议规程第十六条招标委员会会议议程(一)与会委员签到，提交授权书(受托人)，会议主持人检查到会委委员是否达到规定人(二)会议开始，主控部门负责人或项目部经理简要说明各投标单位的概况；(三)委员提问，主控部门负责人、项目部经理及主管领导答疑；(四)主控部门负责人、项目部经理及有关人员退场；(五)委员发表意见；(七)主持人就各位委员的意见进行归纳，形成会议初步意见；八)委员对主持人总结的初步意见进行讨论和表决，(九)会议结束。第十七条会议纪要、意见书和审批意见：(二)会议意见书送总经理；(三)总经理对会议意见书进行答复；(四)主控部门受到答复后，与中标单位进行进一步洽谈，直到达成一致意见；(五)中标通知书经总经理审批同意后，主控部门发出中标通知书。议评审资料由主控部门负责归档保管，具体资料包括：(一)出席会议的人员名单及签到记录；(二)记录人员笔录的会议书面记录；(三)委员的评审意见书；(四)总经理的审批意见；(五)中标通知书；(六)投标单位报送的投标资料。第五章附则第十九条公司各部门和具有实际控制权的项目部、项目公司应严格遵照本规则及公司有关第二十条公司参股的项目，外派董事应提请项目公司董事会按照本规则制定类似规则，并第二十一条本规则由公司招标委员会负责解释。第二十二条本规则自颁布之日起执行。理营销策划部经理经理招标标的伴财务总监财务部经任工程师副总经理发展规划部经理2)主控部门负责人和项目经理不参与评审和表决，但可提出选择意见(半票)。3)公司长期战略合作伙伴和个人供方的选择除了由公司高管人员参加评审外，部(公人事主管(兼档案管理员)行政主管(兼法务专员)(兼IT管理、内勤、保管)4个岗位4个岗位个岗位经理11114人11114113人111115人1案场销售主管1合计总计个岗位个岗位4个岗位31个岗位1411〔部门经理兼〕23人111326人、子6.6部门工作接口关系表6.6.1综合办公室与其它部门工作接口关系表其它部门工作职责综合办公室工作职责通用7、负责公司人力资源的统一招(解)聘(除异地)、入职培训、内部调剂和优化配置。财财务部本地异地项目部部部部部。异异地项目部6.6.2财务部与其它部门工作接口关系表室部部部部部5、根据实际进行发放和采购。5、负责支票、收据、发票的保管，按照实际使用开具票据。1、负责各项固定资产的资金形态管理，组织进行资产盘点。。5、财务所用办公用品、用具根据需要申领或提请计划采购。完成情况，提出成本控制的1、负责项目总成本的核算和分析，参与工程造价分析，提出工程成本控制意见。1、核对销售数据，及时通报客户交款资料，检查“房帐”2、审批售房款收取方案，确定收款方式并组织实施。6、配合公司组织的内部审计。。。5、核算资金占用费，负责公司、项目公司资金的统一管理。6.6.3发展规划部工作接口关系表部项目部。。。公室进行交与其他设计建设、供等职能部门的公共关6.6.4工程管理部与其它部门工作接口关系表通用通用条款综合办公室财务部发展规划部成本合约部1、参加招标评审，提供各方面信息和支持。抽调相关人员组建项目部/公司。。业接管则直接由工程部与物业公司交接)1、负责归口范围内的招标工作，编制招标文件，组织评审。/项目公司，提出人员需求计划。求(包括人员及工地现场所需设施)。4、提出项目部/公司撤销实施方案。1、积极开展工作，及时汇报工作进展。1、负责组建项目公司，协助前期工作。的质量、进度和成本控制目标，监督考核目标实6.6.5成本合约部与其它部门工作接口关系表室部部部部。。人员配合现场工作，控制造价，签署进本1、接受成本合约部的监督和检查1、负责本地项目的成本控制和合同管理。地监督、评价项目的工程成本管理状况，包括：项1、提出项目的工程成本控制指标，考核指标完成情目负责本项目工程造价的管理，包括：部1、参与项目工程成本控制指标的制定，并进行责任分解。异2、监督、指导招标，抽查(用于邀请招标和议标)2、及时报送(用于邀请招标和议标的)标底；地的标底；3、配合工程预结算、工程变更洽商的抽查或复审。3、抽查或复审工程预结算、工程变更洽商；4、项目竣工后参与组织成本分析。4、项目竣工后组织成本分析，提出工程造价管理的6.6.6营销策划部与其它部门工作接口关系表室室求。部部部部目1、制订成本控制指标，并进行考核象。1、参与售楼部建设和验收，提出装修和布局意见，负责前2、负责将广告稿、宣传资料报送综合办公室审核，发布后相关资料的收集并和交存。定义是——满意度等是公司管理水平的全面反映。通过测量业绩指标完成情情况前存在的问题和将来可能发生的问题所做出的规定。也就是说，这种规定规定达到动态的稳定，才GMSGMS管理体系内部审核程序》、《客户满意员其汇总反馈意通过对位户满他指目目目目指行意意标23职责与权限标标标情度完完完况调成成成查管理体系有关文件和记录的管理。情情情情况况况况3.1综合办公室对公司所有GMS管理体系文件进行总体控制。审3.5各部门负责人指定一名(兼职)文件管理员负责本部门有关GMS管理体系文件的管理。4工作程序4.1文件的构成原因分析目标不适宜资源需求开发过程的要求和产品的特性，结合公司的实际情况和的要求进行编b)《岗位说明书手册》(YHTZGMS－02A)；c)《行政事务管理手册》(YHTZGMS－03A)；d)《人力资源管理手册》(YHTZGMS－04A)；执行未达到要求未执行e)《供方管理手册》(YHTZGMS－05A)；f)f)《项目管理手册》(YHTZGMS－06A)；i)《品牌管理与文化建设手册》(YHTZGMS－09A)。j其他为确保各管理过程有效策划、运行和控制所需的文件。4.2文件的适用范围Sj)其他为确保各管理过程有效策划、运行和控制所需的文件是指任何为实施全面管理所发布实4.3文件层次4.4GMS管理体系文件的制定、审核与批准4.4.1所有GMS管理体系文件在其发布使用前须经授权人员对文件的内容和其充分性和适宜性4.4.2GMS管理体系文件审核、批准权限：(见附录)4.5GMS管理体系文件的评审与更新4.5.1对于GMS管理体系文件，编制完成后由综合办公室组织相关部门进行评审，评审采取会4.6文件的打印4.6.1打印文件要求页面设置为纸张A4，页边距分别为：上、下2.5厘米，左.6.2页眉和页脚要求使用范本提供的样式，可适当更改框中标题的内容。4.6.3正文和页眉之间一般空一行。正文段落行间距设置为行间距磅固定值为句首数字标点)全部使用宋体，字号为五号。.6.4每段标题要求使用宋体小四，且加黑。字间距为标准。.6.5每句话前数字和句首第一个字空两格，句末使用句号。3厘米，右2厘米；20磅。全文(包括4.7文件的发放4.7.1文件的发放a)GMS管理体系文件由公司综合办公室根据文件的使用需要对有关部门或人员发放。b)文件的发放需填写《文件发放回收登记表》。4.8文件的保管正本保存在综合办公室。4.8.2各部门/人持有的GMS管理体系文件由各部门文件管理员或批准的使用人负责保管，并由综合办公室和各部门文件(资料)管理员根据《文件发放回收登记表》保证相关场所或人员现场使用4.8.3受控文件破损严重影响使用或不慎遗失时，应重新办理申领手续，由文件(资料)管理员4.8.4需临时借阅文件的人员，经文件管理部门负责人批准后，方可借阅文件。借阅者应在指定4.9文件的更改和修订4.9.1公司GMS管理体系文件的更改a)各级人员在工作实践中发现有必要对受控文件做出修改时，需填写《文件修改申请表》报综定。b)修改建议被采纳实施时，按本程序重新审核、批准。c)文件更改批准后，由文件管理员按原《文件发放回收登记表》收回需更改文件，按更改内容d)文件更改后由文件持有者进行验证，并在已更改文件的《文件更改通知单》中签字认可。4.9.2更改方法a)由于打印原因造成的错字、漏字等文字差错，只要不影响对内容的理解，可以在换版或换页用细实线将错误内容划去，使划去部分仍能看清，然后在附近填写b)文件有较大更改时，可采取更换页码的方法，更换下的页码由更改人及时销毁。4.10文件的换版与作废4.10.1文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版，更换新版本，原版本作废。废”印章，由使用部门填写《作废文件(记录)销毁单》，报相关部门负责人，总经理批准后方可进4.10.3需作为资料保留的文件，经文件管理部门负责人批准后，由资料管理员加盖红色“保留编号中注明“A”、“B”、“C”等新版次号，并在文件封面注4.11文件的保护4.11.1所有文件均应保持清晰，便于识别，严禁随意涂、写、改、划。记录、表格的管理参照4.11.2未经总经理批准，任何人不得将体系文件对外借出和复制。5相关文件6记录6.7《作废文件(记录)销毁单》序号文件类别》审核批准2适用范围适用于公司GMS管理体系所覆盖的所有区域和要求的内部审核。3职责与权限3.1总经理负责批准公司的年度审核计划和审核实施计划；批准GMS管理体系审核报告。3.2总经理全面负责GMS管理体系审核的组织工作；选定审核组长及审核员，并审核年度审核计划、审核实施计划和GMS管理体系审核报告。、协调审核活动的展开。4工作程序4.1审核时机4.1.1综合办公室经理负责策划各部门全年审核方案，总经理批准。每年审核至少两次。审核应门。b对某环节连续投诉；c要求发生重要变更；d)总经理认为有必要时。面审核，也可进行对某一个或多个子体系，对一个或多个部门进行。4.2审核前的准备长和审核组成员。审核应由与受审部门无直接关系的审核员负责。4.2.2由审核组长策划审核并编制本次《内部审核实施计划》，交总经理审核批准。计划的编制b作安排；c审核组成员；d)审核时间、地点；f)预定时间，持续时间；g)审核报告分发范围、日期。4.2.3审核组长于审核前三天将审核时间通知受审部门，受审部门对审核时间如有异议，应在审4.3审核的实施4.3.1现场审核a)审核组按各子体系《制度检查执行情况评审表》对受审核部门的程序和文件执行情况进行现。b)审核组长需每日召开审核会议，全面了解该日审核情况，对《内部审核不合格报告单》进行c)审核时审核员应保持审核的客观性和公正性。4.3.2审核报告核后，审核组长召开审核会议，综合分析检查结果，依据体系文件确认不合格项，确认后，由相关部门分析原因，制定纠正措施，经审核员确认后采4.3.2.2审核组填写《审核不合格项分布表》，记录不合格分布情况。4.3.2.3现场审核后一周内，审核组长完成《内部审核报告》，交总经理审核批准。b表名单；c情况总