工程设备档案管理规范

工程设备档案管理规范1目的制定此档案管理工作手册是为了规范物业公司各个项目的工程档案管理，使得工程档案管理朝着规范化、科学化、专业化的方向发展。2适用范围工作手册适用于物业公司各个项目上的工程档案管理。3工作档案内容3.1工程档案的种类产权资料项目批准文件、土地批准文件、规划批准文件、房屋预售证、拆迁安置资料、竣工验收合格证。技术资料a物业建筑设计、施工图纸；b竣工图一一包括总平面、建筑、结构、设施、设备、附属工程及隐蔽管线的全套图纸；c完整的全套竣工资料：地质勘察报告，工程合同及开、竣工报告，工程预、决算，图纸会审记录，工程设计变更记录及技术核定单（包括质量事故处理记录），隐蔽工程验收签证；d沉降观察记录，竣工验收证明书，钢材、水泥等主要材料的质量保证书，新材料、构配件的鉴定合格证书，水、电、采暖、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书，砂浆、混凝土试块试压报告，供水、供暖的试压报告等。e设施设备的安装、使用和维修保养等技术资料：在日常管理中设备的运行日志、维修保养记录、检测报告、大修和更新改造及报废资料等；物业质量保修文件和物业使用说明文件；3.1.破施设备运行档案。3.2工程档案收集归档方法物业工程档案的具体的收集分类方法如下：（以康桥花园为例）物业项目的产权资料及总体竣工资料分类KQHY——J——S——1KQHY:物业项目J：竣工资料分类：设备类、产权类、配套类、图纸类S、设备1、编号1、2、3、4物业工程技术资料分类似工程设备为例）KQHY——S——DT——1KQHY、物业项目S、设备DT、电梯1、分类编号1、2、3、4以次类推，将接受的图纸、资料装订成册，分类编号装入档案盒内再按顺序存入档案柜内在档案盒上和档案柜明显处贴上标签，并按顺序打印检索目录，装订成册，便于查找。对于技术档案，应设专人对档案进行管理，制订管理制度，确保档案的完好，从而满足物业使用和维修管理的需求。举例说明具体的分类方法：设备设施档案分类在物业项目接管后要对设备设施进行逐个登记。认真填写设备登记卡”设备清单”，分类存档。其分类方法是：将设备设施按专业分为五大类和若干个小类，即：电气设备，给排水设备，暖通空调设备，消防设备及安防设备，其运行编号用其第一个拼音字母的大写表示，具体如下：.电气设备分类D——电气设备KQDP——变配电设备DPG——高压配电柜DPB——电力变压器DPD——低压配电柜DPR——电容柜KQDD——动力设备DDJ——电动机DDP——配电柜DDK——控制柜KQDT——电梯KQDI——其他给排水设备J——给排水设备：JS——生活给水泵JR——热水给水泵JEG——二次供水水箱JGX——高水箱JP——排水泵暖通空调设备（K）KJ-空调机组KLB-空调冷凝泵KQB-空调冷却泵计量、监视和测量装置建立技术档案，填写监视和测量装置一览表，便于日后管理、校验和使用。设备、设施运行、维修保养、检测、大修、更新改造和报废的档案管理。在日常管理中设备的运行日志、维修保养记录、检测报告、大修和更新改造及报废资料要认真收集、整理、分析、归档保存。办公类资产3.3工程档案管理方法保管a工程档案应设置单独的档案管理室，非有关人员未经允许，不准擅自进入档案室内；b档案室设专人管理，定期检查，做好记录c档案室内严禁吸烟，存放易燃易爆及危害档案资料安全的物品；d档案室内钥匙要妥善保管，禁止随处乱扔；保密a档案管理工作人员要严格遵守档案管理的保密制度，提高警惕，确保档案安全；b档案工作人员对于档案内容要绝对保密，不私抄档案，或者将档案带出档案室；c外借档案必须严格履行审批手续，防止泄密、失窃；d绝密档案要专柜存放，专人保管；借阅a凡外单位人员来查阅档案，须经本公司领导审批后方可查阅；b本公司内部人员查阅档案，须经部门负责人及有关领导签字方可查阅；c不准将档案带出档案室，如遇特殊情况须经领导批准；d严禁涂改、拆毁档案；e摘录、复制档案，须经有关部门领导批准，由档案工作人员办理;3.4工程档案管理的要求:物业档案管理工作是一项动态性较强的管理工作，当物业的产权发生移动或房屋现状因大修、改建等原因发生变化时，各种物业资料应及时进行变更异动，才能保证物业资料的准确、完整、真实、真正反映物业的状况。为此，物业档案管理要求做到规范化、科学化、经常化。具体的要求是：收集资料要全面；整理资料要规范；保管资料要科学；变更资料要及时；使用资料要得当；统计资料要准确。3.5物业档案的收集收集的实质就是集中，收集工作是物业档案管理工作的起点，是一个重要环节。物业档案收集的要求是：纳入计划、明确责任；内容要齐全、完整、准确、翔实；形式要标准规范；载体要丰富。3.6物业档案的整理物业档案的整理要求：整理工作就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，使之系统化。要求做到：分类科学，组卷合理，排列有序，保管期限准确，装订整齐、牢固，案卷封面、脊背、卷内目录和备考表（异动记录）填制准确、字迹工整、图样清晰，载体和装具质地优良，便于保管和利用。设备档案管理设备的标识、建帐和资料的管理a设备的标识：所有设备实现单机悬挂《设备卡》，标识该机的编号、技术资料、责任人、运行状况等。b设备的建帐