声像档案管理教案(新)

声像档案管理主讲：吴清杰（泉州市档案局监督指导科）第一页，共92页。第一页，共92页。一、声像档案概述二、声像档案的收集与归档三、声像档案的整理四、声像档案的保管与利用主要内容第二页，共92页。第二页，共92页。一、声像档案的概念

声像档案是指以摄录手段记述和反映国家机构、社会组织以及个人在行使职责或从事政治、经济、科学、技术、文化等活动中形成的对国家和社会具有保存价值的照片、录音带、录像带、影片等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。又称音像档案、视听档案。

声像档案作为档案的一种载体形式，是纸质档案的重要补充，是机关、企事业单位档案的重要组成部分，也是党和国家的宝贵财富。第一节声像档案概述第三页，共92页。第三页，共92页。（一）形象生动

声像档案以画面的可视形象，生动地将档案内容展现在利用者面前，有的配有声音，具有较强的形象性和直观性，能使利用者有“身临其境”的感觉，其生动性和形象性是其他类型档案难以达到的。（二）时空感受

声像档案运用先进科学技术，可将一瞬即逝的现场记录和再现，并可进行超越时空的传递，具有较强的时间感和空间感。二、声像档案的特点

第四页，共92页。第四页，共92页。（三）便于复制和转换

声像档案复制简捷，并可运用多媒体技术在不同载体之间进行互相转换，利用数字多媒体技术进行存储和传播。（四）携带使用方便

声像档案信息存储量大，体积小，携带方便，可多次重复使用。（五）保管要求高

声像档案是由感光材料和磁性材料为档案载体，这些材料对温湿度变化、灰尘、有害生物和有害气体、外界磁场较敏感，保管要求高。二、声像档案的特点

第五页，共92页。第五页，共92页。三、声像档案的作用●（一）较强的凭证作用●（二）重要的科研和宣传素材●（三）便捷的信息交流手段●（四）较高的艺术欣赏价值能第六页，共92页。第六页，共92页。第二节声像档案的收集归档一、声像档案的收集原则

为保证将有保存和利用价值的声像材料收集齐全，在收集工作中应遵循“以我为主、突出主题、质量精良、内容齐全”的原则。第七页，共92页。第七页，共92页。（一）以我为主——即要以本单位形成的并反能反映本单位职能活动的声像材料作为收集重点。（二）突出主题——即收集的声像材料要能反映出重要活动、会议等的主要内容、场景、人物的实况。（三）质量精良——对收集来的声像材料必须进行精心挑选，把主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁的声像材料归档。（四）内容齐全——归档的声像材料内容要完整。即照片档案要照片、底片、文字说明（应含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等诸要素）齐全，照片与底片相符；录像档案要录像片、解说词、文字说明（含录像片的片名、制式、语种等）齐全。

第八页，共92页。第八页，共92页。二、声像档案的归档制度

按照《中华人民共和国档案法》确定的档案管理原则和《机关档案工作业务建设规范》的有关规定，单位、部门或个人在各种重大活动中拍摄的具有保存价值的声像档案应及时向档案部门移交归档，任何部门或个人不得以任何借口据为已有。

第九页，共92页。第九页，共92页。（一）声像档案归档范围

1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料；2、领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的声像材料；3、本单位组织或参加的重要外事活动的声像材料；4、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料；5、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民风民俗和著名人物的声像材料；6、其他具有保存价值的声像材料。第十页，共92页。第十页，共92页。

应根据实际情况，采取随时归档与定期归档相结合的方式：

随时归档。对具有归档价值的声像材料，其摄影者或承办单位应及时系统规范整理后，向档案室归档，一般不应跨年度。定期归档。依《档案法实施办法》之规定，声像档案应随立档单位其他载体形态档案一并向有关档案馆移交。特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可提前或延迟移交。（二）声像档案归档时间第十一页，共92页。第十一页，共92页。（三）声像档案归档要求

声像档案的搜集、征集和移交应符合《照片档案管理规范（GB/T11821—2002）、《磁性载体档案管理与保护技术规范》（DA/T15—95）等有关标准的要求。对于录音录像带要特别注意保护好，防止被消磁，失去效用。第十二页，共92页。第十二页，共92页。（一）集中收集

即有计划、有针对性地进行阶段性收集，这是声像档案收集的重要途径。（二）定向收集

即向某项活动的主办、承办单位或参与活动的单位和个人进行重点收集。（三）直接参与收集

即单位档案机构派员直接参与现场拍摄的收集方法。（四）随时收集

即要求档案人员平常要注意收集有关活动信息，发现线索及时跟踪，及时收集。三、声像档案的收集方法

第十三页，共92页。第十三页，共92页。

声像档案的收集工作要注意“四结合”，即：1、档案部门与相关部门相结合，调动相关部门参与收集的积极性，多渠道、多层次地开展搜集工作。有条件的单位，应与岗位职责和财务报销、年终绩效考核、奖惩相结合，以取得更好的实效。2、档案馆（室）收集声像档案与清理机关、团体、企事业单位的积存声像材料相结合，明确声像档案搜集的重点单位。3、向机关、企事业单位征集与个人征集相结合，取得单位与个人的有力支持，进一步拓宽搜集渠道。4、无偿收集与有偿收集相结合。第十四页，共92页。第十四页，共92页。第三节声像档案的整理照片档案的整理录音录像档案划分保管期限和价值鉴定录音录像的整理第十五页，共92页。第十五页，共92页。一、照片档案的整理

照片档案的整理应遵循“三个有利于”（即有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用）的原则。

归档的照片与底片影像应一致；无底片的照片应翻拍底片，无照片的底片应冲洗出照片；照片档案的底片、照片应分开存放；

照片档案整理时，应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录；

重要的、永久、长期保存的数字照片档案应及时拷贝出纸质照片。第十六页，共92页。第十六页，共92页。

目前的照片档案有两种：一种是用一般相机和普通胶卷，采用可见光使胶片感光的照片；另一种是运用数字技术与光学技术相结合而形成的照片，即我们通常说的数码相片。（一）照片档案的构成与种类第十七页，共92页。第十七页，共92页。

照片档案由底片、照片及文字说明三部分构成。

底片——底片是与被摄景物颜色相反的负影像，以感光胶片为载体。底片是照片档案的重要组成部份，它可分为原底片和翻版底片（原底片的拷贝或通过原照片的翻拍形成）。对于一些重要的、珍贵的照片，应制作翻版底片，并与原底片同时保存。照片——照片是与被拍摄景物颜色相同的正影像，它是通过底片冲印而成的。文字说明——文字说明是对照片档案内容的介绍和补充，它与照片相辅、互不可分。文字说明应包含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等诸要素。

数字照片档案一般包括照片、说明和元数据三部分。

1、照片档案的构成：第十八页，共92页。第十八页，共92页。概念：是指用数码相机等数字设备获得的，存储于存储卡、闪存盘、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通信网络上传送的静态图像文件。特点：成像快、传输快、编辑快、查阅快、存储成本低、可共享浏览、可长期保存等。缺点：对软、硬件的依赖性；信息的易改性；数据的不兼容性及信息与载体的可分离性。

19数字照片：数字照片档案的概念第十九页，共92页。第十九页，共92页。数字照片元数据与文件格式◆数字图像元数据文件◆图像文件格式20第二十页，共92页。第二十页，共92页。数字图像元数据文件元数据是用来描述文件的内容、格式、编码方式、解密方法、背景和结构及其变化情况，包含作者、主题、位置等重要信息的单元。元数据随电子文件存在于数字环境中。它与信息对象共为一体，可一起存储和流转。公务活动摄影中的图像元数据，一般分为两个层次：数码相机拍摄图像的元数据和提交图像文件的元数据。21第二十一页，共92页。第二十一页，共92页。

数字图像元数据文件1．数码图像拍摄的元数据。数码图像拍摄的元数据就是通过数码相机拍摄得到的原始数据，各个数码相机生产厂家设置的数据数量不尽相同，在信息显示格式上也略有差异。一般来讲，图像数据的描述大多遵守EXIF标准。22第二十二页，共92页。第二十二页，共92页。232．提交稿件的元数据。提交稿件的元数据，是在拍摄图像元数据的基础上，增加了摄影者或单位信息流程与信息要素。信息标注一般遵循或参照IPTC(“国际出版电信委员会”简称）标准执行。该标准的作用是为摄影者提供一种可向TIFF或JPEG文件头写入个人信息的方法，包括题注、关键字、类别、资料来源、原稿条目等。

数字图像元数据文件第二十三页，共92页。第二十三页，共92页。

EXIF信息(可交换图像文件)EXIF文件是图像文件的一种，只是在文件头信息中增加了有关拍摄信息的内容和索引图，是记录图像文件附加信息的规格，包括文件信息、拍摄信息和图像信息。文件信息主要有存储的文件名、图像存储格式、创建时间、修改时间等；拍摄信息主要有拍摄时的光圈、快门、焦距、感光度、测光模式、拍摄日期时间等；图像信息主要有数码相机的型号、图像分辨率、色彩编码、拍摄时录制的声音、全球定位系统等。24第二十四页，共92页。第二十四页，共92页。TIFF图像文件格式（标记图像文件格式）一种基于标记的无损(不丢失信息)压缩格式，后缀名一般为.tif，用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。存储的图像细微层次的信息非常多，可以保存图层，图像质量高。TIFF格式的图像也可以使用LZW无损压缩方式，压缩时只删除一些无用的图像数据，所以不会损失图像质量。非常有利于原件为黑白档案的复制储存。25第二十五页，共92页。第二十五页，共92页。JPEG图像文件格式（联合照片专家组）JPEG是一个数字图像压缩的国际标准。专门用于摄影图像的存储与显示，尤其适用于屏幕和打印显示，支持所有主要的计算机平台和Web浏览器。JPEG是一种有损压缩技术，格式文件小，其压缩方法可以节省大量的空间；被解压后的图像与压缩前的图像不完全一样，影响质量多数情况下均可接受。JPEG可以通过调节压缩参数来改变损失程度。原件为彩色的档案可选此格式复制存储。26第二十六页，共92页。第二十六页，共92页。RAW格式RAW的英文原意是“自然的，原始的，未经加工处理的”，RAW格式文件的后缀名一般为.raw。采用RAW格式拍摄照片时，从感光元件上得到的原始影像电信号在进行模拟／数字转换后，不经过任何软件处理而直接存储为影像文件。RAW格式文件是一个数据包，它将拍摄时相机感光芯片取得的数据都包容在里边，反映的是从感光元件得到的最原始的影像信息，包含相机中与图像有关的所有信息，是一种未经任何软件调整的影像原始数据，需要经过软件转换才能成为最终的图像文件。27第二十七页，共92页。第二十七页，共92页。2、照片档案的种类（1）按性质、内容分：新闻类、社会活动类、科技类、艺术类照片等；（2）按作用分：工作参考类、凭证（证据）类、对外宣传类照片等；（3）按时间分：历史照片、近期照片等；

第二十八页，共92页。第二十八页，共92页。（二）照片的选择

对收集归档的照片档案，档案人员应精心挑选，对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定；对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要的、主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁的照片归档，力求完整性、完美性、典型性相统一。

第二十九页，共92页。第二十九页，共92页。

对于照片档案数量较少的单位，照片档案可从属文书档案或科技档案，并统一整理、编号；对于照片档案数量较多，且所收集的照片档案与文书档案或其他类型档案相对独立的单位，应将照片档案单独分类、编目，单独存放。（三）照片档案的分类、排列及编号第三十页，共92页。第三十页，共92页。（1）底片的分类对于大部分单位来说，底片数量不多，可不分类，只按底片收集的先后顺序编流水号即可。对于底片数量和类型较多的单位，可按以下几种方式分类：第一，按制成材料分类，可分为软制底片和硬制底片，黑白底片和彩色底片；第二，按形成方式分类，可分为原底片与翻版底片；第三，按底片呈像分类，可分为负片和反转片；第四，按尺寸大小分类，可分为2寸、4寸和特大号等；第五，按年度分类，即按不同历史时期、不同年度产生的底片来分类；第六，按内容分类，即按底片反映的问题、项目、产品等来分类。各单位可根据实际情况采用切合本单位实际的分类法。注意：一个全宗的底片要单独整理，不同全宗的底片不可混杂。

1、底片的分类、排列、编号第三十一页，共92页。第三十一页，共92页。

底片排列是按收集时间顺序进行。底片号编制格式：全宗号—保管期限代码—张号。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表永在某、长期、短期。

张号：一全宗某一保管期限内底片从“1”开始顺编流水号。例：44—Y—6，即代表泉州市档案局永久卷中的第6张底片。底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致。（2）底片的排列与编号第三十二页，共92页。第三十二页，共92页。

底片应放入底片袋内保管，一张一袋，并在底片袋右上方标明底片号。翻拍底片应在底片袋左上方标明“F”字样；拷贝底片标明“K”字样。对大幅底片，应垫衬柔软的中性偏碱性纸张后放入专用档案袋档案盒。

（3）底片装袋插册第三十三页，共92页。第三十三页，共92页。（1）照片的分类

应在全宗内按保管期限—年度—问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限—问题—年度进行分类。不同全宗照片不可混杂。分类方案应前后一致，不应随意变动。（2）照片的排列

应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度、保密等级等进行排列。（3）照片档案的编号2、照片档案的分类、排列及编号第三十四页，共92页。第三十四页，共92页。

格式一：全宗号—保管期限代码—册号—张号

格式二：全宗号—保管期限代码—张号其中全宗号、保管期限代码与底片号中的全宗号、保管期限代码是一致的。

册号：是指在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从“1”开始编流水号。张号：格式一中的张号是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号；格式二中的张号是指在某一全宗某一保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号。照片号的编制有两种格式：第三十五页，共92页。第三十五页，共92页。

例一：泉州市档案局（馆）的照片档案分类大纲与编号方法：

分类大纲：党群类、行政类、业务类、领导视察类四类。

编号方法：采用全宗号—保管期限—册号—序号编号方法。如：44—C—1—3代表泉州市档案局长期保管的照片档案中的第1册（党群类）的第3张照片。第三十六页，共92页。第三十六页，共92页。

例二：全市重大活动照片档案分类大纲及编号方法：泉台交流及侨务活动（全宗号384）、“海丝”活动（385）、泉州文化建设重大活动（386）、泉州城市建设重大活动（387）等等。如：385—Y—11即代表海丝活动永久保管的第11张照片。第三十七页，共92页。第三十七页，共92页。注意：照片档案的编号应做到不重号、不空号、不漏号。照片档案经分类、排列、编号后，即可按编号顺序将其固定在照片册的芯页上。对于大幅照片，可将其放入专用的档案盒（袋）中。照片编号装册后应填写册内备考表、册脊及本册情况说明。第三十八页，共92页。第三十八页，共92页。第三十九页，共92页。第三十九页，共92页。

文字说明是照片档案不可或缺的重要组成部分，说明了照片的意义。

（四）照片档案的说明第四十页，共92页。第四十页，共92页。照片说明的作用注释照片说明的基本原则照片说明的注释方法和表达要求单张照片说明的写作组合照片说明的写作411、照片说明的撰写第四十一页，共92页。第四十一页，共92页。照片说明的作用1．清除照片的模糊性和多义性，准确传达传播信息；2．引导读者对照片的理解；3．提供画面不能提供的基本事实；

4．提供画面不能提供的背景资料；

5．提供画面不能提供的趣味点与理解和欣赏角度，为照片增色添彩。

42第四十二页，共92页。第四十二页，共92页。注释照片说明的基本原则1.客观准确

2.编写及时4.内容一致5.信息完整

6.表达清晰3.真实可靠7.注意版权43照片说明撰写第四十三页，共92页。第四十三页，共92页。照片说明的注释方法和表达要求

1．文字说明一般以照片的自然张为单元编写，一组联系密切的组合照片可以编写组合照片总说明，已采用组合照片总说明的单张照片其说明可以从简。

2．对于属科学技术范畴方面的数字照片，还要注明工程项目、科研课题、设备、产品名称及主要特点。

3．六要素的内涵、注释方法和表达要求：44照片说明撰写第四十四页，共92页。第四十四页，共92页。时间：事件发生或事物变化的时间和拍摄时间。用阿拉伯数字表示拍摄时间。年、月、日用8位数表示。例2004年1月13日写作20040113。地点：被摄物所在的地理位置或具体地点、场所。人物：照片上主要人物的姓名、职务、在照片中所处的位置。事由：照片所反映事件、事物的情由；（工程部位、施工工艺等）背景：对揭示照片主题具有一定作用的背景。摄影者：照片的拍摄人。一般为摄影者个人，必要时可加写单位。45

照片说明六要素的注释方法和表达要求照片说明撰写第四十五页，共92页。第四十五页，共92页。单张照片说明的写作结构。单张照片说明一般只有两句话。第一句讲画面上正在发生什么，第二句讲与正在发生的事情相关的背景材料或情况介绍。时态。第一个句子一定要用现在时态，讲明正在做什么。第二个句子一定要用过去时态，因为讲的是背景或已发生的事。解释。照片中容易被读者注意到的东西原则上都应给予解释，不应让读者猜测。如果物体是重要的新闻（信息）因素，就可单独放在第二个句子中作为背景。46照片说明撰写第四十六页，共92页。第四十六页，共92页。单张照片说明的写作（续）

位置。一般用“左起”而不用“从左至右”来表示方向，有时也在姓名后加上“左…右”。原则上要点出画面中每一个主要人物的姓名，有时也只点出相关的人物。要尽量避免使用括弧并在括弧中点出人名、地名、职务等，不然句子会显得破碎，文气不通畅。描写。不要对观点或十分明显的东西进行描写，如美丽、迷人、微笑、巨大、苍老等。要直接写出事实，如直径十厘米的气球、八十五岁的老人等。47照片说明撰写第四十七页，共92页。第四十七页，共92页。组合照片说明的写作组合照片说明是指对一组(若干张)联系密切的照片所作的说明。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项，并标明所含照片的起止张号和数量。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。但其说明编写应符合客观准确、编写及时的要求。48照片说明撰写第四十八页，共92页。第四十八页，共92页。组合照片说明写作应注意的事项组合照片说明由两部分组成，一是总说明，二是分说明(单张照片的说明)。总说明可以使用任何体裁，主要依赖于个人的写作才能。处理好总说明和分说明的关系，避免在标题、总说明和分说明之间的重复。不要将好的材料都集中到总说明中，分说明也需要实质性内容。49照片说明撰写第四十九页，共92页。第四十九页，共92页。组合照片说明写作应注意的事项一般说来，分说明点明人物、场景和正在发生什么就行，深入的解释是总说明的任务。分说明必须服从总说明，分说明不要大量重复总说明的内容。不要使用“图为”或“这张图表示”这样的描述语。50第五十页，共92页。第五十页，共92页。题名：简明准确概括基本内容、人物、时间、地点、事由。照片号：照片在照片册中的顺序号。底片号：底片在底片册中的顺序号。参见号：与本张照片有联系的其他载体档案的档号。如：2003年泉州市档案局（馆）长会议照片（参见号44—1—88—1）表示与泉州市档案局文书档案永久目录88案卷号第1页对应。

拍摄时间：以8位阿拉伯数字表示，如：20030208。

拍摄者：拍摄人或单位

文字文明：事由、人物、时间、地点、背景、拍摄者等。（备注：对于归属权不属于本单位的照片，还应在说明标注照片版权及来源，防止利用时出现版权纠纷。）2、照片说明的格式第五十一页，共92页。第五十一页，共92页。一组中的每张照片均应在其左上角或右上角标出组联符号。同组照片中的组联符号应相同。组联符号用“①”、“②”、“③”……表示。如文件夹内只有一组照片和其他单张照片时，组联符号采用“①”。组联符号不宜跨册。523、组联符号的编写第五十二页，共92页。第五十二页，共92页。组联符号编写示例（一）：组与组之间的编号①①①②②②第五十三页，共92页。第五十三页，共92页。组联符号编写示例（二）：组与单张照片之间的编号①①①第五十四页，共92页。第五十四页，共92页。

照片经分类、排列、编号后，即可按照片编号顺序装入照片册的芯页上。特殊规格照片应另外存放，并在册内目录中注明。照片档案组卷后，应按《照片档案管理规范》标准编制档案目录。照片档案目录种类包括基本目录、册内目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。（五）照片档案的组卷及目录编制第五十五页，共92页。第五十五页，共92页。第五十六页，共92页。第五十六页，共92页。芯页格式参考示例57第五十七页，共92页。第五十七页，共92页。芯页格式参考示例58第五十八页，共92页。第五十八页，共92页。1、照片档案的鉴定

（1）鉴定的内容。包括鉴定照片形成的年代、反映的内容及载体材料等。（2）鉴定的方法。有通过史料考证鉴定；调查询问有关人员考证鉴定；实地考察鉴定；内容对照比较考证鉴定；请有关专家进行技术鉴定等。2、照片档案保管期限的确定

根据照片档案的价值确定其保管期限，分永久、长期、短期三种。可参照与之相对应的文书档案的保管期限确定其保管期限。（六）照片档案的鉴定第五十九页，共92页。第五十九页，共92页。

（一）种类

录音、录像档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的，具有保存价值的，以机械、光学、电磁等记录方式记录声音、影像，以特殊材料为载体的历史记录。

1、录音档案

主要有唱片和录音带两种。录音带有盘式和盒式两种，其中以盒式为常见。盒式录音带分60、90、120分钟三种；按其制成材料，有氧化铁磁带、铬磁带、铁铬磁带、掺钴磁带及金属磁带等，氧化磁带又分为低噪声带、低噪声高输出带及高保真带等。

2、录像档案

录像带同样分盘式和盒式两种，同样以盒式为常见。其宽度有：2英寸、1英寸、3/4英寸、1/2英寸及1/4英寸等，制成材料有铬带、掺钴氧化铁带等。二、录音录像档案的整理第六十页，共92页。第六十页，共92页。（二）录音录像带的验收

为保证归档的录音录像档案的质量及完整、准确，需要在整理前进行验收。主要是把握：

1、质量关。包括录音带有无变调失真或噪音干扰，录像带内容是否完整、画面是否清晰、声音是否清楚等。2、完整关。包括与录音录像带相应的文字说明是否完整齐全等。二、录音录像档案的整理第六十一页，共92页。第六十一页，共92页。（三）录音录像档案的分类与编号1、分类

必须将录音档案和录像档案分开。音像制品多的单位，如电视台、广播电台等，还可在录音档案或录像档案内按内容等划分属类。

2、编号

录音录像档案是以盘或盒为保管单位进行编号的。编号可按归档的时间顺序结合内容编制流水号。格式：类别代号—顺序号。如：像—05，表示录像档案第5盒（盘）。

编号中必须注意两个一致：一是录音录像盒上的编号与外包装盒上的编号一致；二是录音录像盒上的编号与其相应的文字说明一致。

二、录音录像档案的整理第六十二页，共92页。第六十二页，共92页。（四）编写文字说明

录音录像档案的文字说明必须详细准确。录音带要写明：讲话内容、讲话人姓名、身份、录音时间、录音带播放时长、录音带型号规格、设备的型号规格。录像带要写明：所摄内容、主要人物、拍摄时间、录像带型号规格、设备的型号规格。二、录音录像档案的整理第六十三页，共92页。第六十三页，共92页。（五）填写标签

标签内容包括：编号、参见号、片名、播放时间、摄制单位、摄制时间、规格、制式、密级、主要人物的姓名、身份等。（六）录音录像档案的编目

录音录像档案整理后，要分开编目。著录时需注意：第一，要以一盒（盘）录音（录像）带为一个保管单位著录一条；第二，如一盒（盘）录音（录像）带录制多人讲话或多个节目，应在题名栏中逐一注明；第三，如一个活动录制多盒（盘）录音（录像）带，则应在题名栏后注明录音（录像）带的顺序号。二、录音录像档案的整理第六十四页，共92页。第六十四页，共92页。（一）录音录像档案保管期限的划分

可参照文书档案的保管期限确定。（二）录音录像档案价值的鉴定

三、录音录像档案划分保管期限

和价值鉴定第六十五页，共92页。第六十五页，共92页。

一、声像档案的保管

声像档案保管的主要任务是通过科学、规范、合理的管理，采取必要的措施，维护声像档案的完整和安全，最大限度的延长其寿命。第四节声像档案的保管与利用第六十六页，共92页。第六十六页，共92页。（一）存储载体的标识与方法

◆存储载体的标识。

◆刻制、打印和粘贴标签的方法。67第六十七页，共92页。第六十七页，共92页。存储载体的标识立档单位按全宗原则标识存储音像档案的光盘。光盘盘面及装具应刻制或打印有识别光盘的统一规格的标签。内容包括：光盘编号、套别、名称、形成时间、制作单位、制作日期、密级、保管期限、审核人、光盘种类、软硬件背景等。68第六十八页，共92页。第六十八页，共92页。存

储

载

体

的

标

识光盘编号：由电子文件类别代码、全宗代码、分类代码、光盘序号组成。套别：音像档案光盘存储套号，用大写英文字母A、B、C表示。A表示查阅利用；B表示本地备份；C表示异地封存保管。名称：单位全称。形成时间：光盘内音像档案的起始年月和终止年月。起始年月和终止年月用6位阿拉伯数字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，起始年月和终止年月中间用“—”分隔，如200901—200912。69第六十九页，共92页。第六十九页，共92页。制作单位：光盘制作单位的全称或通用简称。制作日期：音像档案刻录到光盘上的日期。包括年月日，用阿拉伯数字八位数标识。如2009年1月25日，标识为20090125。密级：光盘内存储的音像档案的最高密级。保管期限：光盘内存储的音像档案的保存时间。审核人：负责检查光盘存储质量的人员姓名。光盘种类：光盘的类型,如CD-R、DVD-R等。软、硬件背景：制作、识别或运行光盘内音像档案的软、硬件环境，包括光盘存储容量、电子文件格式。70存储载体的标识第七十页，共92页。第七十页，共92页。

刻制、打印和粘贴标签的方法

打印光盘盘面

刻制光盘盘面71第七十一页，共92页。第七十一页，共92页。在光盘盘面上标识的几种方法采用喷墨打印机，将标识内容直接打印在光盘盘面上。（光盘印刷面为白色盘面的刻录盘）采用光雕刻录机，在光盘盘面上直接雕刻标识的内容。（专用刻录盘）一般不要使用光盘纸粘贴在刻录盘的印刷面上。不要使用笔直接在刻录盘的印刷面上书写标识内容。72第七十二页，共92页。第七十二页，共92页。图像文件存储载体的选择与保护光盘光盘的保护移动设备存储图像文件载体的保护环境要求图像文件内容的保护要求73第七十三页，共92页。第七十三页，共92页。工作中对盘片的选择

如果没有特殊的要求，仅仅只是用来保存资料，金绿盘和蓝盘是最好的选择；如果对资料保存要求很高，就要选用金盘，它的刻盘数据品质是最好的；绿盘感光性好，对所有的刻录软件和刻录机都可以很好的支持，如果你对刻录机的性能还不太了解，那么应选用绿盘。74第七十四页，共92页。第七十四页，共92页。75图像文件载体的保护

与纸质档案相比，图像文件载体材料的寿命要短得多。图像文件是由磁性载体和光盘承载的。影响图像文件载体耐久性的物化因素更多、更复杂，载体的寿命也比纸张短。因此，对图像文件载体的保护重点在于对影响载体的物化因素的控制。●控制适宜的温湿度●防止灰尘

●防止外来磁场

●防止机械震动

●防止光线和有害气体的影响

●加强日常管理维护工作第七十五页，共92页。第七十五页，共92页。照片、底片温湿度控制范围第七十六页，共92页。第七十六页，共92页。影响经载体转换后图像文件

长期保存的几个因素喷墨打印机的墨水

·染料墨水

·颜料墨水打印纸

·纸张纤维

·防水77第七十七页，共92页。第七十七页，共92页。1、照片档案的包装物与装具

照片档案的包装物与装具应符合《照片档案管理规范》的规格和要求。

底片袋应选择表面略粗糙和无光泽的中性偏碱性纸质材料和中性胶粘剂制作；照片册、底片册的封面、封底、芯页应采用PH值为中性偏碱性纸质材料制作。

装具应选用耐腐蚀、不释放有害气体、表面光洁平整的金属或低塑性塑料材料，避免使用木制材料。

（二）照片档案的保管第七十八页，共92页。第七十八页，共92页。2、照片档案的存放

一般的照片、底片册应立放，以免照片、底片受压后发生粘连；对于大幅照片，可采用平放方式，但叠放高度不宜超过5cm；对于珍贵的、重要的、使用频繁的照片，应进行复制、拷贝，以拷贝照片提供利用，或扫描刻制成光盘备份。（一）照片档案的保管第七十九页，共92页。第七十九页，共92页。3、照片档案的保管与保护数字照片的存储不要编辑原始照片数字照片要采取双重备份措施图像文件存储载体的选择与保护80（一）照片档案的保管第八十页，共92页。第八十页，共92页。数字照片的存储

数字照片档案应安全存储在计算机系统的硬磁盘中，并适时进行脱机备份。脱机备份存储载体推荐使用不可擦除型光盘。重要的数字照片档案应备份三套。不同保管期限的数字照片档案一般不应写入同一张光盘保存。81第八十一页，共92页。第八十一页，共92页。数字照片档案写入光盘时一般不予加密和压缩，如确需以加密和压缩方式保存的，应将其密钥或解密、解压缩程序同时写入。

数字照片档案光盘存储应使用符