电子档案管理系统平台

电子档案管理系统平台目录第一章 系统概述 31.1系统背景 31.2建设目的 3第二章 系统功能 32.1功能结构 32.2基础设施 32.2.1档案类别设立 32.2.2档案子类设立 42.2.3样式设立 42.3档案解决系统 42.3.1档案扫描 42.3.2档案解决 42.3.3档案关联 42.3.4档案审核 42.3.5档案立卷 42.4档案管理系统 42.4.1档案借阅管理 52.4.2档案出库管理 62.4.3档案销毁管理 62.4.4档案综合管理 72.5档案资源系统 72.5.1专题库管理 72.5.2素材库管理 72.6档案查询系统 72.6.1影像文献查询 72.6.2档案目录查询 82.6.3档案使用情况查询 82.6.4档案解决进度查询 82.7系统管理 82.7.1用户管理 82.7.2权限管理 82.7.3系统维护 8

系统概述1.1系统背景影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化解决、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目的通过建立档案解决、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。1、规范管理2、减少反复投入3、科学管理4、方便使用系统功能2.1功能结构长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：一方面，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要花费大量的人力、物理和财力；另一方面，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。2.2基础设施2.2.1档案类别设立此模块重要负责档案文献类别的新增、删除、修改和查询操作。2.2.2档案子类设立此模块重要负责子类别的新增、删除、修改和查询。2.2.3样式设立本模块的功能是设立文字、字体、样式、大小、透明度和倾斜度。2.3档案解决系统2.3.1档案扫描重要负责对图片文献的扫描、修改、删除。进入影像文献扫描，按相应功能操作的不同，显现出的功能按钮也就不同，如初始状态只有“新增批次”和“放弃”、“退出”按钮可用。2.3.2档案解决档案解决系统重要用来完毕资料的电子化解决及归档等操作，涉及：档案基础目录建立、档案信息采集、档案资料解决、档案资料著录、档案资料归档、封包、档案资料审核等。2.3.3档案关联重要负责将图片文献等档案材料与居民关联起来。2.3.4档案审核重要负责对关联之后的文献进行审核和删除关联。2.3.5档案立卷重要负责立卷和查询卷信息。2.4档案管理系统2.4.1档案借阅管理a.档案借阅登记记录用户要借阅的档案类型、是否已归档、借阅案卷、借阅日期、借阅者、借阅期限和批准借阅领导的签字等信息，检索到用户所需的档案进行借阅登记，并打印借阅单。当借阅实物档案时，要手工登记档案的借阅表，若检索到的条目下没有原文，而该文献的载体是“纸质”时，科长页面中登记档案借阅申请信息，然后到档案室进行借阅。在进行借阅时，借阅方式和审批流程的选择项应能自由定义。对于用户无权查看的档案，需要进行借阅申请，待得到批准后。假如是电子档案，可根据用户权限判断，假如有权利查看可直接通过查询即可借阅，如无权查看的档案，待审批流程批准后方可借阅。借阅申请查询责任部门审批本部领导审批借阅申请查询责任部门审批本部领导审批管理员授权借阅管理员授权借阅注：1此流程是针对于那些借阅者不具有权限的档案，对于那些具有权限的档案，用户不必通过此过程即可借阅档案。2此流程可由用户根据实际工作情况自定义。b.档案归还管理可对用户归还的档案进行登记，并提供续借功能。同时具有设立归还者填写档案使用效果表单后，才干完毕归还手续办理操作的功能。具体来说，档案管理员通过档号等条件在系统检索该档案资料状态，了解到档案借阅登记信息，然后执行归还档案操作，系统记录归还时间、办理人和归还人等信息。c.档案催还管理由于用户借阅和归还都进行了登记和管理，所需系统可以通过“档案催还管理”对过期未还的档案或已借出若干天的档案进行记录，自动提醒和打印催还单。借阅记录系统对大难的借阅提供各种记录方式，并可随时打印记录结果。d．档案预约管理用于解决用户预约的档案，为用户办理借阅手续。2.4.2档案出库管理纸质档案资料不管通过何种途径被调用出库，必须通过“档案出库登记”方能完毕。有档案库管理员对档案出库单进行填写登记，同时资料的递交人和接受人双方信息都由计算机记录，抱着了纸张档案的有效管理。出库单重要记录内容涉及：档案编号、接受人、出库时间、出库因素、经办人、审批人等。2.4.3档案销毁管理“档案销毁管理”重要实现纸质文献销毁的管理功能。纸档案销毁必须进行销毁信息以及事由的录入，经管理员确认后，方能销毁纸质档案。档案销毁登记单重要记录内容涉及：档案编号、销毁时间、销毁因素、经办人、审批人等。2.4.4档案综合管理涉及设备管理、制度管理、管理网络图、档案接受记录、对接受移交档案进行记录等，此部分内容可根据客户实际需要进行单独定制。2.5档案资源系统档案信息的开发是实现档案资料充足运用的重要手段。在信息开发过程中能提供规划化的编研模板和流程，以提高信息开发的效率和质量。此外对数字档案分类进行存储，保证历史数据在日后工作数据挖掘。2.5.1专题库管理专题库是对编研成果的汇总，对其管理的功能涉及制作专题目录，管理各专题的名称、时间、期限、专题类别、状态、创建者、参与者等信息，并提供增长、修改、删除、查询专题等功能。2.5.2素材库管理根据编研需要，从系统目录结构的档案库或从档案库外通过输入、扫描、摘录等方式得到素材，并提供素材描述信息的输入、修改、删除等功能。2.6档案查询系统2.6.1影像文献查询按不同的查询条件，查询出相应的信息，点击信息中的“图片预览”，可以弹出一个二级窗口来预览相应记录当中的图片。2.6.2档案目录查询输入档案类别、档号、年份、状态等查询条件，可以查看相关的档案信息。2.6.3档案使用情况查询按查询条件的不同，查询出相应的信息。选择“按档案类别分类”可按类别记录档案的使用情况。2.6.4档案解决进度查询按档案类别查询已经扫描的批次数、已扫描的图片数、已经关联的批次数、已经关联的档案文献数、已经关联的图片数、已经审核的