会议室工作流程

会议室工作流程一、会议服务员的迎送工作会议中心承担着召开国内外重大会议的任务，需要接待来自不同地区的参加会议者，因此这一类服务工作的“善始善终”往往表现在车站、机场、码头的迎送环节上。迎送工作的有关事项如下：1）认真研究客人的差不多资料。准确了解客人的名字、相貌特点(如事先有照片的话)，弄清晰客人的身份、来访目的、与本组织的关系性质和程度，以及其他背景材料。2）确定迎送规格。按照以上资料，结合本组织的具体情形，确定迎送规格。对较重要的客人，应安排身份相当、专业对口的人士出面迎送；亦可按照专门需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待，或安排副职、助理出面。关于一样客人，由公关部派员迎送即可。3）做好迎送预备工作。例如，与有关交通部门联系，核实客人的班机或车船班次、时刻；安排好迎送车辆；预先为客人预备好客房及膳食；如果对所迎接的客人不熟悉，需要预备一块迎客牌子，写上“欢迎×××先生(小姐、女士)”以及本组织的名称；如需要，可预备好鲜花等。4）严格把握和遵守时刻。不管迎送，均需提早到达机场、车站或码头，不可迟到。要考虑到中途交通与天气缘故。如送行时客人需办理托运或登机手续，可由公关部派员提早前往代办。5）迎接与介绍。接到客人后，即表示欢迎或慰咨询，然后相互介绍。通常先将前来欢迎的人员介绍给来宾；或自我介绍，并递上名片。客人初到一样较拘谨，应主动与客人寒暄，话题宜轻松自然，如客人的旅途情形，当地的风土人情、气候特点、旅行特色，客人来访的活动安排、筹备情形、有关建议，以及客人可能关怀的其他咨询题。除客人自提的随身小件行李外，应主动关心客人提行李。6）妥善安排。客人抵达住地后，尽可能妥善安排，使客人感到宾至如归。如向客人提供活动的日程打算表、本地地图和旅行指南；向客人介绍餐厅用膳时刻及要紧的接待安排，了解客人的健康情形及专门需要(如回程机、车、船票)；到达后不要赶忙安排活动，迎接人员不必久留，以便让客人更衣、休息和处理个人事务；分手前应该约好下次见面的时刻及联系方法等。二、会议服务差不多环节的操作细则会议的种类专门多，服务的环节要按照会议种类而确定。1．会前预备工作会前预备是工作中的重要环节，目的在于使会议服务人员做好充分的思想预备和完善的物质预备。1）了解会议差不多情形。服务员接到召开会议的通知单后，第一要把握以下情形：出席会议的人数；会议类型、名称；主办单位；会议日程安排；会议的宾主身份；会议标准；会议的专门要求及与会者的风俗适应。2）调配人员、分工负责。会前，主管人员或经理要向参加会议服务的所有人员介绍会议差不多情形，讲明服务中的要求和注意事项，进行明确分工。使所有服务员都清晰地明白工作的整体安排和自己所负责的工作，按照分工，各自进行预备工作。①服务员按照会议的类型、性质、人数，结合会议厅（室）的具体情形整体安排会场布局。同时按照与会者的风俗适应和专门要求调整厅（室）内的各种装饰艺术品、宣传用品，搞好会议厅（室）内外的清洁卫生。②修理人员检查照明、音响、视频、空调等设备，按照会议要求增加新的设备冬夏季要调整好室温，注意通风。(3)预备会议需用物品。①茶水具。a.茶具要求:第一，选择茶具要注意选择花纹、式样、颜色、型号配套的茶具。第二，茶具不得有破旧，必须洁净，每套茶杯下面要有垫盘。第三，茶杯要按会议人数配放，每人一套。还要预备适量备用杯。b.水具要求:第一，不用不保温的暖水瓶。第二，暖水瓶一样 3～4名与会人员配备 1个。第三，如果与会人数较多，或会场服务不方便，可适当增加一些暖水瓶。c.茶叶:第一，袋装茶叶，每个杯子配放一袋，并有适量的备用茶。第二，散装茶叶可事先放入杯中，待来宾就坐后直截了当冲泡开水。②签到桌及文具用品。a.在大厅门口处或会议室入口处预备好签到桌、笔、纸或簿。b.如会议要求配备