春光集团会议管理制度

北京春光集团会议管理制度日期编制说明文件编号版本撰写/修订人审核人审批人2013/6/14按集团人力管理CG-XZ-ZD005V1.0尹其昌王军王启春体系要求编制编制单位：人力行政中心1一、总则为加强集团公司会议管理，提高会议质量和效率，及时解决和处理在公司运行过程中的相关问题，便于各项工作的顺利开展，特制定集团会议管理制度。二、会议类别及要求集团公司会议按类别分为总裁办公会议、决策机构会议、运营工作会议、专题工作会议（现场办公会议）、半年/年度工作会议、各单位内部工作会议等。2.1．总裁办公会议2.1.1.原则上每月召开一次，会议地点为集团总部 22层会议室。2.1.2.总裁办公会议由集团总裁主持，董事长、各副总裁、总裁助理参加，凡出差或因特殊情况无法到现场参会，需本人向主持人请假，并通过电话会议的形式异地参会。2.1.3.总裁办负责会议记录和会议纪要的整理，并在会后一个工作日内提报会议主持人审阅后，呈报董事长签批，并将签批后的会议纪要移交人力行政中心备案、归档。2.2.决策机构会议2.2.1 决策会议召开时间由各决策机构主任委员 /组长根据集团运营业务需要确定，会议秘书负责通知。2.2.2 决策会议要求按照《春光集团决策机构运行章程》执行。2.3.运营工作会议2.3.1.运营工作会议由战略运营中心根据运营业务需求确定时间组织召开，地点为集团总部 22层会议室。2.3.2.运营工作会议由分管运营工作的副总裁主持，总裁、各副总裁、总裁助理、各单位总经理参加。凡出差或因特殊情况无法到现场参会，需本人向主持人请假，并通过电话会议的形式异地参会。2.3.3.战略运营中心负责会议记录和会议纪要的整理，并在会后一个工作日2内提报会议主持人审阅后，呈报总裁签批，并将签批后的会议纪要移交人力行政中心备案、归档。2.4.专题工作会议（现场办公会议）2.4.1.专题工作会议（现场办公会议）是各副总裁把握工作需要、召集相关单位总经理处理和解决日常运行中专题工作的会议。2.4.2.专题工作会议可在集团总部召开，也可在项目现场举行。2.4.3.专题工作会议由集团总裁或副总裁主持召开，相关单位及人员参加。凡出差或因特殊情况无法到现场参会，需本人向主持人请假，并通过电话会议的形式异地参会。2.4.4.各副总裁指定专人负责会议记录和会议纪要的整理，并在会后一个工作日内提报会议主持人审阅后，呈报总裁签批，并将签批后的会议纪要移交人力行政中心备案、归档。2.5.年度工作会议2.5.1.原则上每半年召开一次工作会议，会议地点视情况确定。2.5.2.会议由集团运营副总裁主持，董事长、总裁、各副总裁、总裁助理、各单位副总经理级以上及业务骨干参加。凡出差或因特殊情况无法到现场参会，需本人向主持人请假，并通过电话会议的形式异地参会。2.5.3.战略运营中心负责会议记录和会议纪要的整理，并在会后两个工作日内提报会议主持人审阅后，呈报总裁审批，并将签批后的会议纪要移交人力行政中心备案、归档。2.6.各单位内部工作会议2.6.1.各单位内部工作会议根据工作需要不定期召开。2.6.2.会议由各单位总经理主持，各单位全体人员参加。凡出差或因特殊情况无法到现场参会，需本人向主持人请假，并通过电话会议的形式异地参会。2.6.3.各单位总经理指定专人负责会议记录和会议纪要的整理，并在会后一3个工作日内提报会议主持人审阅后，呈报分管副总裁签批，并将签批后的会议纪要移交至各单位人力行政部门备案、归档。三、会议职责3.1.会议组织部门职责3.1.1.会议组织部门负责会议室预定，需提前一天提交 OA预定流程，并附带会议通知单（附件一），内容包括：会议时间/地点/内容/主题/议程/参会人员/需要准备的文件等。3.1.2. 会议组织部门负责提请会议主持人审核会议主题和目的及召开会议必要性及合理性，并请会议主持人在会议通知单中亲笔或电子签名确认。各单位人力行政部门据此审批预定流程及做好会务准备。3.1.3.会议组织部门负责指定专人进行会议签到，真实反映参会人员考勤纪律，并在会议召开过程中配合会议主持人及会议管理部门落实好相关会务要求。3.1.4.会议组织部门提前一天将会议材料发给参会人员，要求参会人员针对会议主题和要求做好充分准备，了解会议议题，提出建设性意见，并针对相关问题做好会前沟通，达不成一致意见的在会议中讨论决策。3.1.5.会议组织部门指派专人进行会议记录，在规定时限内形成规范的会议纪要（参照集团公文管理制度格式），报送会议主持人和集团领导审阅、签批。会议纪要应简洁明了，完整真实的体现会议决议和工作要求，经签批后下发各单位执行，并报送各级人力行政部门备案、归档。3.1.6. 会议组织部门负责建立会议事后追踪程序，对会议的每项决议进行跟踪、检查。在执行过程中，如发现偏差，及时调整，确保各项决议及要求形成实际工作成果。3.2.会议主持人职责3.2.1.会议主持人负责根据集团运营工作需要，组织召开各类工作会议。3.2.2.会议主持人为各类工作会议纪律检察官，在工作会议召开前 5分钟，4宣读春光集团工作会议纪律，全面倡导和推行春光集团工作会议文化。3.2.3.会议主持人根据集团“会而必议、议而必行、行而必决、决而必果”的会议公约，严格执行各项会议纪律，确保会议质量和效率。3.2.4.会议主持人负责审阅工作会议纪要，对会议决议及具体要求的落实情况负全责。3.3.会议管理部门职责3.3.1.各单位人力行政部门为会议管理的主责部门。3.3.2.会议管理部门负责各类会议流程的审批及调剂，对于未按规定提交申请流程的不予审批。3.3.3.会议管理部门根据会议通知单要求，于会议前 1小时准备好会议各类所需设备，做好室内整洁等准备工作。3.3.4.会议管理部门负责整个会议召开期间的会议服务工作，并积极配合会议组织部门做好其他临时性会务工作。3.3.5.对安排在集团公司以外场所举行的会议， 会议管理部门与会议组织部门做好充分沟通，提前协调与会议相关的所有准备工作，包括文秘服务 /会议文件住宿/交通/医疗/票务/文娱活动/安全保卫/会场布置/录音录像/后勤保障等。3.3.6.会议管理部门负责对各类会议纪要的收集、备案及归档。四、会议纪律4.1.参加集团各类工作会议必须提前 5分钟签到，原则上不得请假，若因公不能参会须至少提前半天向会议主持人请假。4.2.会议主持人作为会议纪律检察官在会议开始前，宣布会议纪律，对于迟到、早退等违纪行为，给予在会议室内站立 2分钟的处罚。对不按流程发言、超时发言、带情绪发言及时提醒。对于开小会、私下讨论、会上发恶劣脾气、攻击他人行为的进行处罚，给予在会议室外站立 5分钟的处罚。4.3.会议时间按规定时限进行，准时开始、准时结束。会议主持人负责把控5会议进程和各环节时间。如超出会议时间，由会议主持人向参会人员作出说明，在征得参会人员同意后，会议继续进行。4.4.参加各类会议均要保守会议秘密，如集团重大战略决策，内部组织构架等信息。未经授权不得以任何形式外传。4.5.开会中严禁吸烟，手机等通讯工具要设为静音，原则上会议中不得接打电话。如遇重要电话，需先经主持人同意后，至会议室外接打。会议中不得中途随意离席，如有要事，需经主持人批准后方可离席。4.6.会议中严格按照会议通知书上会议流程进行，不得临时增加讨论议题。在议题讨论中，会议主持人统一协调，参会人员不得随意插话，打断，干扰发言人的陈述。保证各类议题有序、有节的进行。五、附则5.1 本制度适用于集团总部及所属各单位。5.2本制度由集团人力行政中心负责解释。5.3本制度自颁发之日起执行，原会议管理制度即行废止。5.4附件：附件一《会议通知单》 附件二《会议议程安排》附件三《会议签到表》 附件四《会议纪要》附件五《会议事项跟踪单》 附件六《重点工作未完成情况说明表》6附件一：会议通知单会议申请部门申请日期年月日会议名称时间年月日:—:地点会议主持人列席会议记录人会议联系人及电话参加人员附件会议主题预达到目标会议议程参加人员需携带物品及准备工作□白板□白纸数量□签字笔需行政部协助会场□胶片□水性笔□幻灯机布置工作□投影仪□矿泉水□笔记本电脑其他特殊要求批准人签字7附件二：附表：春光集团XXX会议议程安排序号 时间 主责单位 上会议题 答辩人 责任领导123458附件三：会议签到表会议时间 会议地点会议内容部门 签字9附件四：北京春光集团文件春*纪字[20**]*** 号 签发人＊＊会议纪要时间：****年**月**日地 点：********出 席：***、***、***、**、***缺 席：***、***、***、**、***列 席：***、***、***、**、***主 持：***、***、***、**、***会议记录：***、***、***、**、***会议内容：＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊。主题词：**（事项） 会议 纪