一般报销业务讲解精讲

一般报销业务讲解精讲第1页/共64页一、经费报销（借款）流程二、怎样获取真实票据三、怎样报销（以支款单为例）

1、办公用品2、设备购置

3、资料、印刷、版面、出版费4、维修（修缮）第2页/共64页一、经费报销（借款）流程报销经济业务完成，已获得票据，直接报销进卡或汇款等借款（冲销）经济业务已发生，尚未获得票据，需要先借款支付款项然后获得票据，办理报销，冲销借款第3页/共64页一、经费报销（借款）流程（一）报销流程第4页/共64页（二）借款学院（部门）及个人因工作需要（如因公出差、采购货物、科研合作等）在尚未获得发票的前提下，需采用支票或汇款方式先付款的，经项目负责人审批同意后，可以向学校财务处办理借款。对象：“借款（经办）人”必须是我校的在职职工一、经费报销（借款）流程第5页/共64页借款流程相关资料（如合同、立项书、版面/会议/论文注册通知、出国批文、固定资产审批表等）。一、经费报销（借款）流程第6页/共64页（三）冲销借款人到原办理借款的校区财务处办理冲销借款手续（属地化管理）财务核算系统对借款的限定为：①一张经费卡3笔或同一经办人3笔②借款期限6个月之内超过此限定的，需提出申请，由分管处长审批一、经费报销（借款）流程第7页/共64页票据的定义分类要求验证发票真伪

二、怎样获取真实票据第8页/共64页（一）票据的定义：

是指在经济业务（购销商品、提供或者接受服务等）发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况，明确经济责任具有法律效力的文字凭据；是财务收支的法定凭证，是会计核算的原始依据，也是审计、检查的重要依据。二、怎样获取真实票据第9页/共64页（二）主要分为两类：一是发票由税务局统一监制加盖“发票专用章”二、怎样获取真实票据第10页/共64页套印“全国统一发票监制章”税务机关所在地的全称或简称“国家(地方)税务局监制”字样付款单位：填写“上海大学”纳税人(开票单位)名称纳税人识别号(税务登记证号码)“发票专用章”字样大小写金额一致二、怎样获取真实票据第11页/共64页二是资金往来结算票据或收据由财政部统一监制加盖“财务专用章”二、怎样获取真实票据第12页/共64页二、怎样获取真实票据付款单位：填写“上海大学”开票单位名称“财务专用章”字样大小写金额一致套印“财政票据监制章”字样财政机关所在地的全称或简称“财政部监制”字样第13页/共64页付款单位填写：“上海大学”，不能填写“个人”等发票兑奖联必须完整保留全部联次使用复写纸（无碳复写）一次性如实开具2012年7月1日后起，上海市全部使用机打发票（三）票据要求二、怎样获取真实票据第14页/共64页内容（金额）不能擅自添加、涂改、挖补应在取得的合理会计年度内报销购货发票应详细填写品名、数量、单价、金额货物较多无法一一填写的，需附上供货单位出具的清单或电脑小票（三）票据要求二、怎样获取真实票据报销案例中有样张第15页/共64页首先登陆发票所在省市的税务网站上的“发票网上查询”系统，然后查询该发票的真伪最后办理报销手续。（四）验证发票真伪二、怎样获取真实票据第16页/共64页查询举例

某老师持印有“上海市地方税务局监制章”的发票，登陆上海税务网网址点击“办税服务”→“信息查询”→“发票信息网上查询”栏，显示页面如下图：二、怎样获取真实票据（四）验证发票真伪第17页/共64页二、怎样获取真实票据第18页/共64页发票联右上角的发票代码、发票号码发票专用章中的识别号(税务登记证号码)二、怎样获取真实票据第19页/共64页若显示“查询成功”（如下图），则表明该发票为真发票，可以办理报销二、怎样获取真实票据第20页/共64页若显示“查询错误”（如下图），则表明该发票为伪发票，不能报销二、怎样获取真实票据第21页/共64页步骤(1)整理原始票据，提供相关材料（若尚未获得发票，须先办理借款）(2)计算金额，填写在相应的“支出内容”栏(3)填写“支款单”其他要素(4)经费负责人审批签字(5)登录信息门户网站进行报销预约，财务处办理报销业务三、怎样报销（以支款单为例）第22页/共64页三、怎样报销（以支款单为例）第23页/共64页办公用品：是指不纳入固定资产管理的日常办公用品（低值二用品、一次性消耗品）、文具纸张、报刊杂志、清洁用品等支出，含笔、夹、取暖器、电话机、档案袋、信封、纸张、计算器、名片、购发票、办公饮用水、纸杯等三、怎样报销—1、办公用品第24页/共64页

案例1、

理学院因日常教学需要购置了一些：⑴文具用品50元（发票开具“办公用品”)⑵档案袋35元（发票开具“档案袋”)⑶硒鼓360元（发票开具“耗材”）⑷打印机680元（发票开具“打印机”）有4张发票，共计1125元。如何报销呢？三、怎样报销—1、办公用品第25页/共64页案例1：整理票据⑴

文具用品50元（发票开具“办公用品”）(1)发票内容笼统开具“办公用品”、“日用品”、“文具”、“材料”等字样、以代码冠名、开具的发票中单位为“批”的；(2)须提供有效购货清单三、怎样报销—1、办公用品第26页/共64页案例1：整理票据(2)档案袋35元（不需提供购货清单）三、怎样报销—1、办公用品第27页/共64页案例1：整理票据(3)硒鼓360元(发票开具“耗材”）(1)购买电脑配件、耗材且金额在300元（含）以上的发票(2)须提供有效购货清单三、怎样报销—1、办公用品第28页/共64页案例1：整理票据(4)打印机680元（属单价介于400元～1000元之间的低值二用品）(1)请先到设备处办理低值二用品登记手续(2)再到财务处办理报销设备处网站可查询“低值二用品报销办法”三、怎样报销—1、办公用品第29页/共64页低值二用品清单：打印机扫描仪传真机电话机显示器移动硬盘照相机录音笔电子词典电子书电视机冰箱洗衣机饮水机微波炉吸尘器取暖(冷)电器乐器DVD播放器三、怎样报销—1、办公用品第30页/共64页三、怎样报销—1、办公用品123457689本科生暂时无法进卡案例1：计算金额，填写报销单第31页/共64页案例1：完成报销进入信息门户网进行网上报销预约请将报销支款单、发票及相关材料用信封装好，于预约报销日前的对外报销时间内，携经费卡、预约单，将报销信封交到您预约的校区财务处报销大厅财务处会在您预约的报销日处理您的业务三、怎样报销—1、办公用品第32页/共64页注意事项：不构成固定资产的低值二用品报销发票内容笼统开具“办公用品”、“日用品”、“文具”、“材料”、“代码冠名”等，需要提供有效购货清单购买电脑配件、耗材且金额在300元（含）以上的发票，需要提供有效购货清单三、怎样报销—1、办公用品第33页/共64页三、怎样报销—2、设备购置设备购置：是指购置或自制按会计制度纳入固定资产管理的一般家具、办公设备；各类专门用途的教学、科研、体育设备购置、运输、安装费、自制专用仪器设备的材料、配件购置和加工费；各类交通工具的支出（含车辆购置税）；各类图书、电子读物和资料的费用。第34页/共64页三、怎样报销—2、设备购置⑴、设备采购操作流程设备处、后勤集团网站下载政府集中采购目录中的14大类设备（如电脑、照相机、空调、传真机、复印机、激光打印机、投影仪、服务器等）必须由设备处物资供应中心统一办理，实行委托集中采购。(1)设备入库单，设备处网站输入获得(2)家具入库单，手工填写获得第35页/共64页⑵、设备采购方式三、怎样报销—2、设备购置设备单价或批量总价超过10万元（含）必须进行公开招标或市政府集中采购单价低于10万元的国产设备统一由物资供应中心采购设备采购可咨询：66132950、56331542。单价低于10万元的进口设备统一由招投标科采购第36页/共64页⑶、家具采购方式三、怎样报销—2、设备购置家具单价或批量总价超过15(含)万元必须进行公开招标或市政府集中采购单价或批量总价超过2（含）万元，按货比三家方式采购家具采购可咨询：66134996单价或批量总价低于2万自行采购第37页/共64页案例2：某学院朱老师需要添置一台精密仪器（例如射谱仪），价值20万元。首先需要借款支付款项然后商家送货取得发票最后进行仪器设备验收入库如何办理业务呢？三、怎样报销—2、设备购置第38页/共64页案例2、(1)填写“上海大学固定资产申请审批单”（设备处网站下载）三、怎样报销—2、设备购置第39页/共64页案例2:(2)递交设备处，设备处完成采购，朱老师填写借款单付款三、怎样报销—2、设备购置第40页/共64页案例2：

(3)收到仪器，取得发票，验收入库（登录设备处网站办理）三、怎样报销—2、设备购置第41页/共64页案例2：(4)填写报销单，冲销借款，完成报销三、怎样报销—2、设备购置第42页/共64页注意事项严格执行国家设备采购政策购置设备，必须向物资采购部门提出申请进行审批，按操作流程执行，不能自行购买“固定资产验收入库单”必须先到物资部门办理审核、盖章(签字)手续，再到财务处办理报销三、怎样报销—2、设备购置第43页/共64页三、怎样报销—3、资料、印刷、版面、出版费资料、印刷、打印费：是指因业务需要用的资料、书刊、讲义、考试试卷的装订印刷费、复印打印费、购买书籍、电子资料的费用等论文、版面、出版费：是指论文的版面费、审稿费；图书、调查问卷材料、调研报告和研究成果的出版费等第44页/共64页三、怎样报销—3、资料、印刷、版面、出版费案例3：

某学院张老师因日常教学需要:（1）购买了一些书籍资料365元；（2）为了教辅教材需要，支付复印、打印费1500元（3）在期刊上发表论文，支付版面费450元（4）与上海大学出版社合作出版了一套书刊，需要支付出版费15000元（通过银行汇款）发票全部按实际明细支出开具，共4张，合计金额17315元。该如何报销？第45页/共64页案例3：整理票据(1)购买了一些书籍资料365元(2)

为了教辅教材需要，已支付复印、打印费1500元单张图书发票金额≥300元请提供有效购书清单单张或同笔业务的打印费、复印费等发票金额≥1000元请提供合同/协议或有效明细清单三、怎样报销—3、资料、印刷、版面、出版费第46页/共64页案例3：整理票据（3）在期刊上发表论文，已支付版面费450元（4）与上海大学出版社合作出版了一套书刊，需要支付出版费15000元（通过银行汇款）该业务涉及已支付款项（资料、打印、版面费）、需银行汇款（出版费），必须填写2张报销单。需提供注明金额的录用通知需提供注明金额的出版合同三、怎样报销—3、资料、印刷、版面、出版费第47页/共64页案例3：计算金额，填在相应支出内容内三、怎样报销—3、资料、印刷、版面、出版费

第48页/共64页汇款信息：户名：上海大学出版社账号：ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ开户银行：ⅩⅩ银行ⅩⅩ支行三、怎样报销—3、资料、印刷、版面、出版费

案例3：计算金额，填在相应支出内容内，完成报销第49页/共64页注意事项1、单张图书发票金额≥300元，请提供有效购书清单2、单张或同笔业务的打印费、复印费等发票金额≥1000元，请提供合同、协议或有效明细清单.3、需提供注明金额的录用通知，或注明金额的出版合同。4、发票的盖章单位与录用通知、出版合同的单位不一致的，请提供录用或出版单位出具的证明（加盖公章）三、怎样报销—3、资料、印刷、版面、出版费第50页/共64页注意事项5、用外汇支付注册费、版面费、出版费，折合成人民币报销报销时需携带下列材料：(1)外方提供的相关原始发票(2)需提供对方邀请信或论文录用信等(中外文各一份)、国外付款明细通知。并在对方邀请信或论文录用信(中文)盖上本学院公章三、怎样报销—3、资料、印刷、版面、出版费第51页/共64页注意事项样张三、怎样报销—3、资料、印刷、版面、出版费第52页/共64页指固定资产（不包括车船等交通工具）修理和维护费用，网络信息系统运行与维护费用等支出。包括行政后勤办公用一般设备、教学科研专用设备的维修费、维护费、软件升级；房屋、道路水电修缮、维护如水电材料；网络系统管网的维护等。三、怎样报销—4、维修费、修缮费第53页/共64页修缮费的报销流程：步1、预申报，填写“上海大学修缮、改扩建工程项目预先申报表”或“上海大学实验室改造项目审批表”步2、签订工程合同步3、工程启动，预付工程款步4、工程竣工验收后，进行审计步5、取得审计报告，冲销借款并支付工程尾款三、怎样报销—4、维修费、修缮费第54页/共64页步1、

选择项目申报审批表①常规修缮工程项目：请填写“上海大学修缮、改扩建工程项目预先申报表”

审计处网站下载专区下载四、怎样报销—4、维修费、修缮费第55页/共64页四、怎样报销—4、维修费、修缮费第56页/共64页步1、

选择项目申报审批表

②实验室改造项目：请填写“上海大学实验室改造项目审批表”实验设备处网站下载专区下载四、怎样报销—4、维修费、修缮费第57页/共64页四、