会议营销实战手册会议营销部结构体系

会议营销部体系---------会议工作实战手册山东星火科学技术研究院会务部---孙志鑫前言———简介会议营销会议营销也叫数据库营销，基本分三个部分：会前部分、会中部分、会后部分。会前部分的主要工作是采集客户资源即收集客户名单,将有意向客户通过不同的渠道收集起来，要求名单真实、客观、实用。有了一定的客户资源就要确定会议时间和会场地点，进行开会之前会场的准备工作。然后将客户名单根据不同的状况进行分类筛选并采用特定方法邀请客户到会议现场参与会议营销活动。会中部分是在现场进行宣传和销售活动，尽最大的效能去激发客户技术及产品需求欲望，具体的做法要根据企业文化、高新技术推广、服务对象、环境因素等等的改变而设计运用。在适当的时候完成签订等活动。会后部分是将参加活动的客户进行跟踪：确定有意向客户的名单，对客户进行有效沟通、回访及关系维护，为再次服务营销作好必要的前期准备。会前、会中、会后三个步骤一个都不能少。目录一、营销计划整体思路（新）二、部门组织机构分解图（新）三、岗位职责说明书四、会议部薪资整体方案五、营销专项策划书六、关于与建议七、附表一、营销计划整体思路会议宗旨思路：集技术研讨与推广、商务洽谈、广告赞助、合作服务于一体，以优质技术服务为先导为企业打造最豪华的高新技术交流、交易平台，进而成为国内最具影响力、权威性、实用性的组织结构实体。会议坚持“两主线”：一、以实用高新技术学习、研讨、推广应用为主线二、以参会商商务洽谈、贸易、合作、服务为主线会议方向“三步走”成长期：以质量、品牌打造为主，依托“两主线”树立会议新特色和权威性高潮期：结合参会商满意度和需求大力发展会员，逐渐打造行业会员制会议，壮大我会，促进贸易，实现平台性建设成熟期：以我商会为中轴主导行业动向，实现新技术交流畅通，加快技术转化生产力速度，促进会员贸易，实现企业与企业、买家与卖家、国际与我商会间渠道沟通，拓展贸易空间会议特色要求：高新技术推广及应用的实用性、权威性商务洽谈的活跃性、可行性、高效性会议服务的全面性、优质性信息资讯的通畅性、时效性客户跟踪的及时性、针对性会议规模的庞大性、影响性备注：下图为会议产业整体结构轮廓图*重点是由会议期向实体组织建设阶段的结构即会议从成长期到成熟期的整体发展过程，可以清晰明了发展方向及具体行动步骤。实体组织后，五大类盈利效果图技术圈（技术类）广告合作（市场类）会员体系（组织类）实体支持（服务类）贸易圈（贸易类）实体组织会议体系技术平台贸易平台会议合作贸易洽谈室设备原材料渠道其他贸易商会议营销推广刊物，网络赞助合作协办单位广告招商辅助会议类技术咨询室合作推广服务培训技术发布实体组织实体构架实体贸易圈实体会员会会员导入会议可行性分析技术实力目前我院已经拥有包括教授、博士在内高科技人员近90人，连续多年承担国家、北京、山东、济南火炬计划、科技攻关计划、科技成果产业化计划等各类科研项目，并完成了二百余项自主创新的高新技术成果和专利。这些成果多数具有国际先进水平，部分成果属于国内首创或领先。目前国内技术转化成果率很低，大多数终端企业需要先进的高新技术，所以我们完全有实力向全国进行技术成果推广与合作。会议培训模式专业导入通过将客户聚集在一起，邀请专家对客户进行产品专业的演讲和介绍，这种专业知识的传播和概念的导入，具有比较强的感公信力，客户更相信专家。比起技术或销售人员单独去向客户介绍，专业性和信任感都要强得多，客户更容易接受。气氛营造通过将客户邀约到当地比较有名的酒店，和现场会议专家对技术或产品应用的需求环境的气氛营造，客户是很容易产生强烈需求意向的。而这种气氛，单个的技术或销售人员是无法营造的。集中优势资源相对于普通的销售模式把握困难，丢单率大的特点，在会议营销现场，全部是公司现场促单能力比较强的技术咨询人员在场，丢点的可能性就比较小，这种集中优势资源来促进销售或技术性推广的方式是比较有效的三、市场竞争性能源供应始终是制约我国经济发展的突出问题，提倡发展替代石油产品的新型能源成为可行之路。目前，国内很多终端企业也深刻认识到发展新型能源的重要性，积极参加各种会议或培训班学习调油高新技术，对新技术应用十分渴求。下面是对目前行业类似会议或展销贸易会的浅谈分析：高新技术会（技术探讨分析为主类似年会，行业峰会，）优点：作为高新技术应用，本来就会刺激行业或产业升级改革。目前，各行各业都认识到最大的利润就应该从生产成本上获取，所以“显眼的”高新技术的标题发布必然会吸引求生存和发展的有竞争意识强的企业缺点：1、参会对象一般是一些有发展规划前景的企业，对于一些盲目追求利润型和技术人才缺乏型公司吸引力不足（毕竟中国这样的企业还是很多）2、交易性不明显，多呈现技术化，无法刺激会议普及3、此类会议多是一些会展或资讯公司类（自身以会议形式获利的企业）主办，通过聘用专家来吸纳会员，往往专家只是讲解一些皮毛并不会对企业进行技术推广，所以高新技术会逐渐在降低技术含量。备注：随着市场对技术和贸易的本身需求度，此类会议在逐渐向技术交流和贸易洽谈全方位模式转变展会（贸易洽谈为主包括博览会，交易会）优点:买卖双方依赖性强、影响力大、成交率高、受关注度高，呈现活跃态势。缺点：1、参会费用昂贵（1~30万不等）还不包括广告宣传费用，所以不是一般的公司都可以参加参会存在交易风险往往有的公司一年参加展会下来没有交易，就很亏本了举办周期长通常知名的展会最多也就一年两次，对于供需双方来讲少得可怜，很多可知因素不能使其成为市场交易费时间性的平台我们的市场优势：庞大的高新技术人才队伍及丰硕的科研成果为会议的搭建平台的构架。充分整合企业对技术层面的需求，进行技术推广，服务企业。以高新技术为链条搭建能源产业链，实现平台贸易，内部供需。及时的会议或培训，确保学到真技术，更高层次的帮助企业从面到点的学习，充分掌握技术实现生产（待补）二、组织机构分解图山东星火科学技术研究院部级组织结构部部长（行政）副部长（商务）副部长技术培训部文案编辑行政后勤主管（市场部）主管（会务部）高级商务代表商务代表试用商务代表专家组网络工程推广广告招商备注（岗位职权性能简介）：*此结构仅试用会议部“成长期~~高潮期”发展阶段，成熟期业务部与管理部需调整体制结构暂不列*此结构仅为参考，最终由公司决定。*此结构商务划分中会务部负责商务整体的阶段一工作。*商务整体客户维系工作图商务技术咨询针对技术的要求诊断病情开药方参会客户技术培训，服务，合作，会员原料采购，设备，添加剂，油品，渠道商务阶段一商务阶段二技术层面诊断及服务后续开发及业务后续开发为商务阶段二，此阶段由公司技术，商务（开发部），销售等部门共同跟踪完成客户的深层次挖掘工作。商务程序及书面文件由商务开发部，技术，销售部共同整理独立完成，不参与商务会务部体系工作及业绩分红计划。要求：商务会务部与商务开发部明细分工职责，避免对客户造成勿扰。意义：分工明确，阶段性跟踪客户，有利于精准分析客户，深层次挖掘客户，产生高额利润，塑造诚信品牌。*部门配置总人数规模三个阶段：A.10~15人B.15~20人C.20~30人（部门逐一发展、配置，阶段标准为成长期~高潮期的A，B，C发展等级）*职位介绍：部长（1人）：负责整个部门日常工作管理，制定计划书，负责对外业务，完成公司战略计划副部长（2人）：分别负责行政与商务等工作，并对会务组织及商务活动制定计划书工作书，组织员工工作技术培训部（5人）：实现技术咨询，培训，服务，转让，合作等，配合商务部完成商务工作文案编辑（1人）：负责邀请函件编辑及拟定，负责会刊编辑，资讯信息类等编辑宣传文案工作行政后勤（1人）：负责客户登记和管理，文件，合同，档案管理，充当客服工作，办公协助等工作主管（市场部1人）：负责广告合作，拉赞助等辅助会议类工作，负责开展电子网络宣传，开辟广告推广市场性工作（下设网络推广工程及广告招商办公人员，考虑到公司成本费用问题，暂由市场主管及行政人员协助管理）主管（会务部1人）：负责商务人员工作激励与管理，负责对客户技术咨询跟踪服务工作高级商务代表（5人）：负责电话邀约客户参会，对客户进行现场技术咨询服务工作商务代表（5~10人）：负责电话邀约客户参会，进行技术培训，享受咨询师技能培训试用商务代表（按公司发展需要而定）：负责电话邀约客户参会，享受公司制度培训*技术培训部客户开发工作项（纲要）一、会议培训：培训稿的撰写培训时宣传资料（书面稿件、电子文档、示意图等）的出具培训时出具的样品(产品、添加剂)4、设备模型5、现场技术解答二、科技顾问参与顾客项目认证参与顾客项目原料考察、市场考察、现场考察参与顾客项目工艺设计、设备选型、工程安装指导顾客项目建立质检10、对顾客项目进行技术培训11、技术咨询（环评、安评及其它）三、技术贸易12、参与谈判13、指导项目推进14、参与试车并生产出合格产品15、技术服务、培训四、企业实体原有产品配方改进出具特殊要求配方（指新客户、大于100吨客户）参与大贸易谈判19、新产品生产整体方案新工艺指标控制（操作规程、产成品质量控制）特殊情况处理方案22、新原料质控要求五、项目申报参与项目鉴定、验收、汇报、现场考察提供设备专利构想及审图参与申报项目立题讨论六、添加剂25、使用说明书26、价目表27、采购28、生产29、质检报告七、设备30、设备定型31、使用说明书32、设备制造或委托加工33、定价34、配送八、质检所35、质检报告36、收发样品37、样品保管三、岗位职责说明书部长岗位说明书副部长（行政）岗位说明书副部长（商务）岗位说明书高级商务代表及主管岗位说明书岗位名称岗位名称高级商务代表及主管岗位编号SDXHKJ—所属部门会务部直接上级副部长岗位编制岗位等级直接下级商务代表薪资标准工作职责及内容:工作职责和内容负责程度考核要点1、负责完成工作计划与目标，积极参与组织会议，进行客户咨询。2、积极开展业务计划3、接受公司业务培训4、完成个人目标及工作5、积极融入团队6、积极主动领导团队，进行绩效考核7、完成部门领导的其他工作安排全责合理性、正确性、严格性，执行力任职资格：学历及专业：专科以上学历；工作经验：一年以上会务组织相关会议营销或电话营销经验能力素质：较强的责任感和道德品质、团队领导能力、决策能力、商业谈判能力、人际关系能力、说服影响能力、组织协调能力；资格证书：无工作条件：工作场所：办公室环境状况：舒适危险性：基本无危险，无职业病危险其它要求：年龄在30岁以下四、薪资整体制度星火科学研究院会议部员工薪酬体系一、基本工资岗位试用期员工商务代表 高级商务代表商务主管 商务副部长部长描述基本800—600元/1000元/月1200元/月 1500元/月2200~25003000元/工资月 元/月 月试用期对于新招聘的商务人员，公司给予3天时间学习相关业务知识，学习期满，经考试合格后才能正式试用。被通知试用的员工3天学习时间按试用期的待遇发放工资，未通过者则不用发放工资。试用期间根据业绩来进行考核，试用期800元，承担绩效考核：邀约大于等于2个参会客户。可以根据当月邀约量自动转为正式商务代表或者高级商务代表。但试用期间一个月邀约量没有达到考核标准，试用期基本工资减至600元。商务代表月邀约量达6个客户自动转为商务代表，商务代表作为正式员工接受公司技术咨询师培训，并在下个月开始享受公司福利待遇。高级商务代表月邀约量考核并承担会议高级技术咨询师的工作，负责我公司技术对外推广合作，享受公司福利待遇。商务主管咨询业绩连续两个月达到10万元自动转为商务主管，并在下个月开始享受福利待遇。商务主管负责的部门如果连续两个月达成率低于60%，底薪降至800元；如果超过三个月销售达成率低于60%，该商务经理自动解职为商务代表。各级别的商务人员如果连续两个月时间没达到相关要求，则根据这两个月中业绩好的月重新定级。试用期员工可以根据业绩直接转为高级商务代表。商务副部长商务副部长从高级商务代表和商务主管中挑选或招募优秀员工；商务副部长负责整个绩效管理工作，并承担对外赞助合作及行政管理业务。二、绩效工资（不包含邀约数量奖励工资）绩绩效考核额度（假定培训费用标准）5000至10000元10000至25000元25000至40000元40000元以上绩效佣金比例8%10%12%15%提成方法采取根据业绩按阶梯式计算5000—10000元8%10000—25000元10%25000—40000元12%4、40000元以上15%案例一：某个高级商务代表表当月销售业绩是28000元则该月的收入应该是： 1200+100+5000*8%+15000*10%+3000*12%=1200+100+400+1500+360= 3560元其中：1200元是：基本工资；100元是：岗位工资；400元是：（10000-5000）*8%=5000*8%=400元，计算为1阶段的相对额度；1500元是：（25000-10000）*10%=15000*10%=1500元，计算为2阶段的相对额度；360是：（28000-25000）*12%=3000*12%=360元，计算为3阶段的相对额度；案例二：某个高级商务代表表当月销售业绩是56000元则该月的收入应该是：1200+100+5000*8%+15000*10%+15000*12%+16000*15%=1200+100+400+1500+1800+2400= 7400元其中：1200元是：基本工资；100元是：岗位工资；400元是：（10000-5000）*8%=5000*8%=400元，计算为1阶段的相对额度；1500元是：（25000-10000）*10%=15000*10%=1500元，计算为2阶段的相对额度；1800是：（40000-25000）*12%=15000*12%=1800元，计算为3阶段的相对额度；2400是：（56000-40000）*15%=16000*15%=2400元，计算为4阶段的相对额度；案例三：某个高级商务代表表当月销售业绩是7800元则该月的收入应该是：1200+100+2800*8%=1200+100+224=1524元其中：1200元是：基本工资；100元是：岗位工资；224元是：（7800-5000）*8%=2800*8%=224元，计算为1阶段的相对额度；案例四：某个高级商务代表表当月销售业绩是2800元则该月的收入应该是：1200+100+0*8%=1200+100+0=1300元其中：1200元是：基本工资；100元是：岗位工资；0元是：（2800-5000）*8%=-200*8%=0元，计算为1阶段的相对额度；从下月起将进入观察试用期，不享受岗位工资，若连续两个月没有业绩则自动转为商务代表。备注1：商务副部长及主管提成按本部门总销售额2%给予提成。邀约量奖金激励办法：在保证最低参会费用下按80~150元/人享受奖金工资。技术支持合作费用，广告或赞助提成奖励办法：按照赞助费用享受总额度5%提成+奖金标准（暂定）部长享受总额度4~10%提成+年终奖金三、岗位工资 管理职务 高级商务代表商务部主管 副部长 部长 元/月 100元/ 200元 500元/ 800元/备注2：*行政后勤，网络工程，文案策划按照商务代表薪资水平计算，客户邀约量享受同等待遇*薪酬制定是在保证公司60%以上毛利基础进行制定（详细见附表5），绩效工资表格额度并不代表实际额度，调整时会影响实际毛利点。五、营销专项策划书11、市场层面分析22、启动会议流程工作33、邀约44、会议流程营销策划5.5.会后跟踪工作备注：*营销专项策划是按照整个会议思路的“成长期~高潮期”发展阶段而定，目的是整合资源，推广技术，优化服务，促进我们的目标快速有效达成。*针对于现阶段公司业务发展及会议组建刚刚开始，我们有必要按照这五大方面去完善会议，这样可以迅速进入工作状态。会议造势增强商务代表工作信心与激情，会议细节完善分工有利于会议流程协调有序，流程服务可以加快客户对我们的信任和依赖。*附会议营销商务专项体系纲要表—附表4会议营销策划专项一、市场策划层面根据石油行业的发展趋势和动向，重油、轻油、新型燃料等的研发、生产经营的企业的技术需求程度，结合我院高新技术研究成果，对当前市场进行综合性市场调研报告，报告所涉及方面：宏观政策性导致油价波动分析，把脉石油行业发展及动向。（可以关注一些经济热点或专业油品期货分析新闻）国内调油技术层次分析，详解油品的前沿技术，合理划分技术需求层面（以高中低为等级），确定市场层次面与会议议题结合点（即从市场层面分离出对员工开发市场有益处的商务行为）切入点是结合实际行业特色及技术追求状况，再融入实际的地方性特点总结出员工邀约原则，因为员工知道老板最想的东西是什么，一切市场行为都强调行业特色需求化产业供需链分析，以会议培训议题为中心伸展供需商，打造会议贸易平台模式调查其他会议、展会举办时间、会议议题，企业关注度，以便合理、有效地对会议进行工作安排企业对相关会议信息接受的敏感度通过网络、新闻、企业（研究所）生产的技术等开放资源，判断企业对会议的兴趣通过地方性的石油、化工商会或协会等专业性官方网站去了解该地区技术水准，可在一定程度上了解企业对信息接受的敏感度。会议议题（主题）的届定（分对内及对外）对员工层面的会议主题策划结合已届定的会议背景及主题进行扩散，让员工从新的角度来了解会议的整体背景，知道会议主题的核心价值，知道高层的一个整体战略方针，只有员工了解了会议、了解了高层，才能更好的去展开接下来的工作，如邀约对客户侧面的会议主题策划主题的界定更多的是从实际出发，拿出前面已经分析的市场分析报告，概况出企业发展最需要的技术层面东西——他们是关注贸易还是降低成本，新能源技术应用必会带来产业升级，再结合行业发展趋势及讲师（专家）的技术最终概括出会议鲜明主题二、启动会议流程（准备工作）A．内部启动会议从两个方面进行重点宣导（为什么要在这个时候召开这样的会议；我怎么样去做才能把会议做得更好）作为动员大会，其实目的很显然，就是要先激活员工对目标达成率的渴望，让整个部门及公司能产生一种目标一致的势力，提高员工的执行力，来更好的开展邀约工作。（可根据当前合作伙伴总体的一个市场行为及行业的产业行为来进行宣导，目的在于营造出大家都很向往的目标、都很渴望的局面，导入全新的市场亮点）我怎么样去做，怎么去完成已经细分下来的目标，更多的是市场及经理等高层对其工作的方向性进行宣导，让员工在好的势力下更好地去执行。如话术、邀请函的方法性导入B．赞助合作导入并展开会议工作依托会议实体技术性、入会企业行业性、会议规模性展开全方位的广告招商、赞助工作（具体操作细节查看附件2按企业赞助合作方案而定）三、邀约话术a.技术篇技术前沿，利用价值高，实用性强，极具竞争力b.商务平台篇贸易洽谈实时高效，会议聚集整个行业生产链，为企业搭建的平台好c.同行会议展会对比篇会议（展会）对比实效，参会价格低，享受技术支持服务好，能呈现商业价值d.会议权威机构篇本次会议的主办方，特邀嘉宾讲师会议规模成功案例e.特色服务篇主在会议中帮助客户寻找买家或卖家，发布特色产品广告，安排好的位置等以刺激参会等方法邀约过程中，销售员要掌握的方面有以下几个：1、气势要给对方一个感觉，不是我求你来开会，而是我提供给你一个很好的机会学习，可能还是改变你这个企业的一次机会，你要感谢我才对。在培训演练过程中就要锻炼这样的气势。2、找谁我们的目标是邀约老总，所以我打电话的对象是老板，而不是前台或者部门经理，要找到老板有以下几个办法：、在邀约的前一天，通过上网或者其他方式搜集老板的电话，这样第二天就可以直接找到老板沟通了。、通过绕前台的方法找到老总。、可以先找市场部经理或者某部门经理沟通，然后从侧面打听老板的姓名。3、如果实在无法找到老总，那么就找副总、市场部经理、总监也可以。4、电话中如何介绍自己我是****会务组的，我是****，我是****研讨会的，我是****协会的等等；千万不要在电话中说我是某某科技公司的，某某公司的，否则很有可能被直接挂电话。5.说清为什么要来开会、会议高新技术应用发布推广权威性。、贸易平台超前规模性、参会企业成功案例——实效性、同行业展会对比优势性（我们拥有技术而他们只是随便找个专家，不会分享技术与您）、切记不要为了回执而回执，一定要在电话中让客户认可这个会，然后给回执。6、为什么要立刻给回执、预留位置、准备资料。、你这个行业入会企业有限，我赶快给你定了，否则被别人定去了就糟糕了。7、跟催回执的频率话术要掌握好、10分钟一次：您收到了吗，现在给我个回执吧，我好立刻定下来。、三天为一个跟踪周期：您发过来了吗，我急死了，又有两家公司确定来了，名额越来越少了,某某公司（客户同行的公司）已经传过来了。、还不行的话就下午再催，换人催：我是组委会名单确认人员，我们邀请组的人说您有意向过来，我再次和您确认一下，不过您的回执还是现在发过来一下吧，我让他们去收。8、会议前十天要对收到的回执或打款底单要核对确认。张总，我是会务组的小王，关于×××会的座位和资料已经给您准备好了，但是您需要车位吗，我想确认一下，以老板安排其他人入会。说辞示范：员工：是××总吗？（是，什么事、你是哪里？）是这样，××总您现在说话方便吗？（你说）我这里是*******组委会的，我们在*月*号~*号将在***酒店召开一个大型****高峰会议，此次论坛是由***在全国发起，旨在进行****高新技术推广，我打电话给您就是通知您届时参加老板：你们这是什么会？员工：这是一个针对调油技术的***会议，整合市场资源的一个高级研讨会可能出现问题回签方式：一、手下人不配合：开始邀请时找老总不配合（用会议的规模和规格来强调这次会议的重要性和高度;从对他们公司的利益好处讲比如可以使我们有机会在目前的竞争中处于优势地位;再不配合就以那个决定你能代表你们老总吗？其实我们都给公司做事的，假如因为我们耽误的话，可能对谁都不好。您说是吧？）下面人经常说老总不在，到时我们会转达：可以这样说，××先生、小姐。您可能没意识到这次会的重要性，这次大会是由******办发起，也是推动我们***行业振兴一个内容，而且我们安排位置是按邀请函回执先后顺序来定的，你说要是我们给耽误了，到时让老总座后边，也不太好吧，二、老板有疑问这是哪举办的会议？这是由*******支持下举办的，也得到****的大力支持。所以机会非常难得会议具体是做什么的？我现在确定不了到时能不能参加？正是因为这个会的重要性，所以我才提前这些天通知您，我想您也参加过很多会议，尤其是这么早通知的，一般的也就是提前个两三天才通知。所以您现在就在您台历上标注一下。这个会具体什么内容?我没时间。你最好安排下，这次会议确实是很难得，因为这次会议同时涉及资源分配问题，还有技术性*****问题，你要是错过会很不值得的示范1：业务员：你好，我是*******会务组的客户：.........业务员：这个月*号会在****酒店**楼针对石油技术行业的***技术召开会议，并且很荣幸的告诉您也被邀请在内。客户：.........业务员：这场会议的门票价是****元，会议大体内容，主题情况*****客户：.........业务员：届时到会的将都是行内石油技术企业，如果错过您将会非常遗憾，客户：........业务员：本次会议将会是高新技术推广，贸易交流，市场发展的销售新趋势的专家性学习会议客户：........业务员：届时大会将邀请***专家以及***销售专家来与您共同讨论这些话题，你的很多问题将会在这次会议上得到完满的解答客户：........业务员：这次会议的主办单会包括***********，到时新浪，搜狐以及本地的***日报以及电视台夺回对这场论坛竞相报道客户：........业务员：如果您不来将会是您的损失客户：........业务员：我们将会在***以短信提醒您，并且在***时候电话再次提醒您，届时我会恭候您的光临，谢谢！示范2：业务员：是***总吗，您现在说话方便吗？老板：什么事？业务员：***总，是这样的，我是******会务组的***，在****时间，在国际饭店有一个会通知您届时参加；老板：你这是个什么会？业务员：这个会是由******主办的，目的是研讨*******方面的问题：老板：你是怎么知道我电话的？业务员：名单是****行业会在各行业中进行综合评估之后选定的，由我们来通知参会；老板：我这段时间比较忙，没时间；业务员：哦，***总您在这个位置上肯定是非常忙；但是，我们这个会的内容主要是调油技术方面所遇到的问题；而据我国官方统计，中国80%的石油化工技术企业受制于技术的瓶颈；会务组这次邀请了一些在***领域比较知名的专家，会客与各企业负责人进行面对面的交流，而且这个会也不会占用您多少时间，我想多少会对您有所帮助，您考虑一下好吗？业务员：***总，这样，我给您传真一份邀请函，上面有比较详细的介绍，现在给你发过去吧？老板：好的。业务员：***总，我现在给您发传真，您收一下。30分钟后再给您电话确认一下。老板：好的。业务员：谢谢您，***总，再见。1）邀约流程图电话沟通发邀请函-------（10分钟后）------电话询问传真接收情况及会议接受情况-----------（跟催每天1~2遍电话）---------打款传回执2）参会企业编制工作（具体信息按照参会企业确认函填写编制）入会企业名称地址，联系人名称，联系方式，关注会议问题，参会人数等四、会议流程整理设计目的是让会议气氛融洽，衔接得体，井然有序设计:以会议议题技术交流和贸易洽谈会为中心，按时间，按议题内容，到场企业供需性质，技术交流需求等结合休息、茶座、餐宴、交流会进行流程步骤策划，注重针对参会企业的特色服务例如：提供专家引介，技术咨询，企业家贸易或合作交流，主办方应依靠会议流程，内容及策划等方式为参会企业带来信息资讯的实际效益。总之,关注客户所想，解决客户所需，才是我们办会成功的前提方法：所有策划案出台后，将以会议日程安排为基础，实行合理人员分工负责，包括硬件软件设备准备等主要流程内容工作图------流程工作------------负责人--------事项---------------------------------------完成进度--------------会前布置（场地、设备、广告位、备用物资等准备，详见附表3）------迎宾签到（负责客户登记档案管理，确认，座位安排，引领，及客户安排维护）-------服务（负责会议阶段与客户沟通，了解客户业务意向，便于以后业务跟踪）------讲师（特聘专家：由张总来定）-------主持（引领讲师入场，负责整个会场的气氛、流程及时间安排）-------会场服务（负责场内秩序，客户管理）-------会场咨询（根据讲师的讲课记录，及流程，设定特约咨询室{负责与客户沟通，及记录}）------客户疑难交流台（满意调查记录及技术点难题123，专业客户群维护）--------活动安排（突出本次会议的成功性，成果性，例如举行聚餐，企业家交流，合影留念等）备注：会议营销酒店选择与布置会议酒店选取注意事项：1、所处地段和交通：当我们选择好开会地点后，适合我们开会地点有当地有名的酒店和当地政府的会堂。在选择酒店时尽量选择知名度高，易找到的商务型酒店，处于中心地带的酒店作为首选，如果市政府会堂一般不存在交通问题2、酒店整体设施要求：酒店同一场应有两间会议室，一间大会堂、一间咨询后备室，会场的大小依会议规模来定，酒店整体感觉要干净明朗整洁，酒店大会堂级会议室灯光明亮，灯光昏暗会场尽量不选择，酒店由商务中心提供各项打印、复印及上网服务，以便应付不时之需3、酒店网络线路要求：主会场和洽谈室内提供宽带上网，要求网络能接交换机直接上班，会场还应有电话线路，两会场电源线安全畅通4、酒店服务要求：要求有素质良好及时服务，对于整场会议进行，酒店必须提供各岗位服务人员，包括网络人员、音响及投影dj，会场茶水人员，会场座位调整人员、线路工程人员、行李人员、会场整体服务员等会议酒店布置注意事项会议时间：在会议日期确定后，与酒店确认酒店当天是否有其他活动，要求酒店在会议前提供两小时免费布置时间会场大小：主会场、咨询室、交流区根据我们的会议规模选择，不能太大也不能太小；会场租金：会场租金应经过多方面比较，和酒店负责人进行洽谈，一般酒店定的价格都可以打折。酒店乘车路线及周围环境：酒店处地段，开车及乘车路线确定后通知公司员工和客户，并告知酒店停车方式。会场桌椅摆放：主会场可根据会议规模和会场大小可摆为课桌式（有桌椅）和剧院式（只有椅子），一般会场布置时留会议规模15%加位或减位的空间；咨询室摆设方式有多种：课桌式、洽谈室、会议室等，内部协商好后直接将要求提供给酒店。（1）一般自己可以坐下去，保证人能出来；（2）一般来讲桌椅只分左右两大块为准；（3）桌布、椅套的检查，不能让主会场过冷或过于严肃的颜色，要高贵典雅。横幅制作、背景及尺寸要求：有些酒店大堂和会场横幅尺寸有固定要求，要提前与酒店负责人确定，可要求酒店免费提供横幅；确认主会场舞台尺寸，是否与背景板尺寸相符。指示牌：要求酒店提供指示牌三块（酒店大堂、主会场、洽谈室各一块），有些酒店是液晶电视显示，提前将会议主题告诉酒店，会议主题为邀请函上的主题。会场音像、灯光：确定会场是否免费提供投影仪及幕布，如果不是，则自带。会场的音响效果要提前测试，要求音质好、无杂音；会场音响要提供直接电脑接口。主会场布置：主会场是否能挂横幅，广告位放置，展架的摆放位置确定，提供立式讲台和摆放位置，投影仪和幕布的摆放不影响会场美观。演讲台布置：会场讲台鲜花和植物，主会场纸笔和饮用水摆放。演讲背景要大气，体现科技为佳，不能过于花哨，避免观众的视觉疲劳。幕布以一个为佳，便于聚焦。讲台鲜花要大气新鲜。电脑线要固定好，不能太随意。电脑要多次检查，最好多备一台。11、签到台布置：签到台摆放应方便我们迎接客人入会场，签到台上有签到本、签到笔、名片牌、鲜花和签到标识；签到台前放凳子2—3张。咨询室布置：整齐，整洁，留有空间，座椅摆放空间适度服务人员确定：各岗位服务人员提供。网络人员、音响及投影人员、会场茶水人员、会场座位调整人员、线路工程人员、行李人员、会场开关门人员、会场整体服务员。会场与咨询室的距离：会场后门与咨询室距离不宜太远，3~10米远较为合适，方便客户洽谈及商务工作协调。备注：会场选择和布置工作的原则就是要处处体现出会议的高端和服务的专业性。三、会后跟踪策划：是完善会议，维护客户，提高客户满意度的关键，与客户形成长期的交流沟通有助于技术，贸易等合作展开。会议总结会议总结：（参会人员例会）整理参会客户名单和客户技术咨询点，由技术部组织编写培训议题，并填写会议总结表。会后总结根据会议总结表总结本次会议与上次会议有提高的部分，表彰优秀员工。总结本次会议不足，并提出改进的措施。3、针对本次会议情况，行业信息，及客户要求确定下次会议安排议题及讲座电话回访（挖掘潜在意向客户，维护老客户，开发新客户）会上对技术咨询的客户，会上意向浓厚的客户，电话预约拜访。对参会印象一般的客户，电话沟通到本人，了解到本人为何印象不浓的原因，如有必要可以跟踪拜访，来了解原因所在。3、对参会印象不好的客户，电话沟通到本人，了解到为何印象不好？A、是我们的技术层面问题？还是贵公司资金限制？B、使我们的会议组织上失误？还是贵领导工作繁忙错过？C、客户想要解决什么？会议我们的服务是不是做的不好？是不是我们的商务咨询师与客户的沟通问题？客户是竞争对手派来的间谍？还是我们的技术信息交流不够诚心？会议改进（针对会议遇到的问题，及客户反映的问题进行改进，细致化）六、关于与建议对确定实体名称的建议*名称能够诠释我们的组织机构内涵*名称字义能够代表广大企业客户需求趋向点*名称具备权威影响力*名称避免与企业或政府部门相冲突*名称设置注意地域，机构，倡导主题鲜明大气例如“中国石油产业技术与贸易商会”,“中国能源高新技术推广与贸易联盟会”对于搭建网络平台的建议*有利于巩固权威机构*有利于更广泛宣传我机构，纳入会员*能够不限地域，时间性，方便实现贸易与技术交流*有利于我们电子广告及合作收入*成为权威展示平台，促进技术转化成果其他建议（待补）附件一：会前准备阶段工作程序表业务员准备工作１、个人工具包资料是否完备２、名片、胸卡、胸徽３、重点客户分析，会场交流，以便纳入我会的学习会员班４、个人着装打扮及卫生（男士西装领带，女士职业装）５、认清会议工作职务及责任附件二：广告赞助合作方案A级赞助商（限一名）费用：10万元该赞助方式是一个综合战略和战术赞助方案。目的是通过可见度高、整合度高的综合品牌推广活动，荣誉回报赞助企业总裁或CEO担任本次论坛的大会主席；开幕式主持人感谢A级赞助商；同时请赞助单位领导在开幕致词时发言5分钟企业将为此届论坛唯一A级赞助商，并在所有宣传中予以标明；为企业领导在此届论坛联谊酒会上优先安排交流机会；现场回报提供赞助企业一个分论坛冠名权赞助企业总裁或CEO在分论坛会议上做主旨发言论坛（包括：主论坛及分会场）现场背景板、演讲台标明赞助企业为此届论坛特别赞助企业，标明企业名称及LOGO获赠此届论坛大会会场进口处特装展位(6m*6m)1个，论坛期间赞助企业可以进行产品展示和业务洽谈活动会议资料袋中附送企业宣传资料赠送会议签到处易拉宝一个 (六) 会议间隙播放赞助商视频影像宣传资料（播放视频内容须论坛会务部审核）在此届大会现场处设置横幅（横幅位置及内容须通过论坛会务部审核）；论坛资料袋上印制企业名称及LOGO，并在会议资料袋中派发企业宣传资料；协办单位两位主要领导论坛期间享受贵宾待遇（免会务费，包食宿），优先安排贵宾座次获赠10个免费参会名额媒体回报所有对外宣传(报纸、杂志、电视、网络)均明确赞助企业为论坛A级赞助企业，并标明企业名称及LOGO；安排主流媒体对嘉宾及企业总裁、CEO的共同专访；大会主席致辞将刊登在本次论坛会刊的显要位置；此届论坛官方网站设置企业网站链接；提供会刊封二全彩版面全方位的对企业进行形象宣传；（2个版面）；B级赞助商（限两名）赞助费用8万荣誉回报可协助安排赞助企业总裁或CEO与出席会议的嘉宾进行专题交流机会（若安排）；企业将为此届论坛的特别合作机构，并在所有论坛宣传中予以标明；现场回报提供赞助企业一个分论坛冠名权，并在2009年11月15日前提出所赞助分会场的主要议题及演讲嘉宾和出席嘉宾（议题及嘉宾须论坛会务部审核）；赞助企业总裁或CEO在分论坛会议上做主旨发言（致辞内容须论坛会务部审核）；为赞助企业在此届论坛企业分会场进口处提供一个展位(3m*3m)，用于企业形象展示及派发资料（展位位置由论坛会务部统一安排，展示及资料内容须通过论坛会务部审核，布展费用企业自理）；论坛分会场背景板标明赞助企业为论坛冠名赞助企业，标明企业名称及LOGO；论坛分会场现场处设置横幅（横幅内容须通过论坛会务部审核）；并安排在分论坛茶歇期间分会场内LED宣传视频资料播放（播放时间论坛会务部统一安排，播放资料内容须通过论坛会务部审核）；(七)嘉宾签到台、媒体签到台、参会人员签到台企业LOGO体现；赠送5位免费参会名额（含主会场会期食宿）；为企业总裁或CEO提供论坛贵宾专车和专用司机（机场和酒店会议中心之间接送）；媒体回报论坛所有对外宣传(报纸、杂志、电视、网络)均明确赞助企业为论坛B级赞助企业，并标明企业名称及LOGO；企业总裁或CEO分会场主旨发言内容将刊登在本次论坛会刊的重要位置；此届论坛官方网站设置企业网站链接；提供会刊封三或封底全彩版面对企业进行形象宣传；（1个版面）。C级赞助商（限5名）费用：5万元荣誉回报赞助企业总裁或CEO担任此届论坛理事会理事；可协助安排赞助企业总裁或CEO与出席会议的嘉宾共同合影机会；赞助企业为本次论坛的C级赞助机构，并在所有论坛宣传中予以标明；现场回报提供1个展位(3m*3m)，用于企业形象展示及派发资料（展位位置由论坛会务部统一安排，展示及资料内容须通过审核，布展费用企业自理）；嘉宾签到台、媒体签到台、参会人员签到台上有企业LOGO体现赞助企业可在论坛主会场内发放企业纪念品(纪念品内容及发放形式由此届论坛会务部审核并统一安排)此届论坛会议期间，享受能源论坛提供的各种信息资源。赠送5位免费参会名额（限主会场）；媒体回报所有对外宣传(报纸、杂志、电视、网络)均明确赞助企业为论坛C级赞助企业，并标明企业名称及LOGO；提供会刊显要位置全彩版面对企业进行形象宣传（1个版面）；此届论坛官方网站设置企业网站链接。晚宴特约赞助商（限一名）费用：5万元荣誉回报可协助安排赞助企业总裁或CEO与出席会议的嘉宾进行面对面研讨机会（若安排）；企业将为本次论坛欢迎、欢送晚宴特约赞助机构，并在所有宣传中予以标明；现场回报论坛晚宴现场布置，体现赞助企业的形象；企业总裁或CEO在论坛晚宴上做5至10分钟致辞（致辞内容须通过论坛会务部审核）；论坛晚宴现场设计播放赞助企业宣传短片（短片内容须通过论坛会务部审核）；论坛提供10张宴会请柬,供赞助商用以邀请重要客户（客户名单须通过论坛会务部审核）；晚宴邀请函标注赞助商名称以及LOGO；论坛晚宴背景板标明赞助企业为论坛晚宴特约赞助企业，标明企业名称及LOGO；论坛晚宴现场处设置横幅（横幅内容须通过论坛会务部审核）；论坛资料袋上印制企业名称及LOGO，并在会议资料中派发企业宣传资料（资料内容须通过论坛会务部审核）；赠送5位免费参会名额（限主会场）；为企业总裁或CEO提供论坛贵宾专车和专用司机（其中包括机场和酒店会议中心之间往返）；媒体回报所有对外宣传(报纸、杂志、电视、网络)均明确赞助企业为论坛晚宴赞助企业，并标明企业名称及LOGO；论坛官方网站设置企业网站链接；提供会刊全彩版面对企业进行形象宣传（1个版面）；会场内展位、会议用品、礼品及广告赞助会场内悬挂条幅赞助：1500元一个/天(不含材料及制作费)；接待酒店签到处易拉宝广告：2000元(不含材料及制作费)；论坛参会证背面广告：20000元；会议易拉宝喷绘：2000元/个(2M×0.8M，不含材料及制作费)；商务对接展示区的标准展位：5000元/个(只做展示，不做销售)；带企业名称和标志的笔：4元/支(2500支)；带企业名称和标志的笔记本：8元/本(2500本)；无偿提供此次会议主