费用报销管理制度执行版

第一章总则第一条：为加强公司内部管理，规范公司费用报销流程,合理控制费用支出，特制定本制度。第二条：根据公司实际情况，将费用报销分为交通费、差旅费、通讯费、培训费、业务招待费、会议费、办公费、其他费用等。第三条：本制度适用公司各部门及分子公司。第二章费用报销制度及流程第四条：原始凭证有效性的规定1、报销人应取得真实合法的原始凭证⑴、印章：国家或地方税务局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。⑵、财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；⑶、邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；2、发票的真假辨别：发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供3、发票抬头：购货方名称(需提供给开票者公司全称，不得是简称或有错别字)，如果是开票者公司的完整开票信息。4、发票版面：不允许有任何涂改的痕迹，包括(金额、购货方名称以及其他项目)，即使对方手工涂改后再加盖发票专用章也无效。扣联是否加盖了开票单位的发票专用章，当场核对下发票章上的名称以及税号是否与专用发票上的销货方信息一致，避免取得不符合规定的专用发票。同时，注意专用发票抵扣联不能折叠，不能有痕迹，避免以后在税务局认证时通不过，造成不必要的损失。6、当带回发票联以及专用发票联时，及时将专用发票联提供给财务，将发票进行粘贴报销7、营改增后需要增值税专用发票的两家公司：南充领秀置业有限公司(一期成本费用普票、二期成本费用专用发票)；仪陇县恒通达商贸有限公司；其余公司产生的费用索取普票即可。第五条：费用报销单填写及票据粘贴要求：1、报销单据填写应整洁美观，不得随意涂改；2、报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外(票据过大时应按报销单大小折叠好)；3、各票据应均匀贴在粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；4、报销单据金额、类型相同的(如车票等)，应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列；5、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；6、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写，特殊备注用铅笔填写，便于审核后擦掉；7、报销单椐各项目应填写完整，大小写金额一致；报销单据不得涂改，票据金额小于报销金额的不予报销。8、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；第六条：费用报销流程：经办人填写报销单部门负责人审核会计审核财务负责人审批若未按照流程签字报销，财务有权拒绝审核、报销。经办人签出纳审核若未按照流程签字报销，财务有权拒绝审核、报销。主管领导业务(经营费用借款、出差借款除外)。报销及对外付款的审批流程须提前办理，待审时间，应提前向领导汇报并通知财务。下，允许电话请示报销后补签。3、超过三个月以上(含三个月)的费用将不予报销，视自动放弃。4、营改增后，原地税发票已停用，公司员工报销费用提供原地税发票的，财务部有权拒绝第八条：差旅费报销1、公司人员因公外出所发生的交通费、住宿费、出差补贴等按规定标准在限额内实行实报派遣出差时间的，应打电话向公司请示，若因为私事无故延长出差时间，公司不予报销差旅费。准况批示况批示视情况批示出差生活补贴、住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出标准部分自行承担。、出差期间招待客户需要事先经主管领导同意后方可报销招待费，回来后补办申请手续。、出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。、不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具。乘坐飞机。、到达目的地后，因特殊原因等需乘坐出租车的，应在出租车票背面详细注明时间、起止地、住宿费标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准、出差人员报销差旅费时，需附出差清单(注明出差日期、事由、地点、到达时间、报销金额)，同时注明有无住宿费，贴上住宿票，费用包干部分凭发票报销(发票金额大于费用包干标准的按标准报销，发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销)。、报销差旅费须在回公司十日内办理报销手续，缴还预支差旅费。、出差时索取发票的要求：出差时会产生的费用有餐费、住宿费以及交通费。住宿费可索取专用发票，餐费、交通第九条：办公用费用管理1、办公费用包括印刷各种帐表、打印纸、办公用品、笔墨、印制名片、邮寄、书报等费用。由行政人事部统一负责经办和管理，做好采购入库工作。2、各部门工作所需用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报部门经理和主管领导审批后，由行政人事部统一安排印制。3、各部门所需办公用品，统一到行政人事部领用，并做好领用登记。4、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。5、个人领用的办公用品、工具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作变动时，须办理移6、公司办公费用报销须按公司费用报销审批程序执行。7、行政人事部购买办公用品时，尽量选择可以开具增值税专用发票的销售方。8、对于快递费，可以与取件人采取签单的形式，定期开票一次，索取专用发票。9、销售公司办公用品由房产公司提供，销售公司领取办公用品时行政人事部应单独登记，费发票统一索取普票，发票内容不得出现“礼品、礼物”等字样。2、各部门因公招待须事先申请主管领导批准，原则上不允许先斩后奏。参与招待活动的人员中(总经理除外)，以最高级别的人员为报销申请人，不得指定下级人员提出申请并自已审批员、己方陪同人员等信息(用铅笔备注，便于审批后擦掉)。4、其它非公招待客人一律个人承担。5、由于招待费即使开专票也不能抵扣，当产生招待费时可以让对方开具会议费或者住宿费的增值税专用发票。在这种情况下提供的会议费或者住宿费专票用铅笔在报销单上备注上实际费6、招待费发生1个月内报销，报销时按次填写费用报销单，每次要与批复情况相符，不能多次累计汇总填报。7、公司烟、酒实行定点采购，由行政部专人办理采购和领用审批手续，财务部指定专人按台账。业务需用人员申请领用时填领用单交予行政人员办理审批领用手续后领用。按月结算时，月底由行政、财务联合盘点。取得部门经理的批准，报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容。第十二条：车辆使用费1、公司车辆统一在指定加油站由专人办理加油卡，开具增值税专用发票。除自驾出差可以2、因公外出或者出差时可以使用公司车辆，办理私事不得使用公司车辆，特殊情况经总经理批复后酌情考虑。公司车辆驶出新政镇须报总经理批复，否则对当事人处以其本人一个月工资的罚款。不得超过一个月。车辆维修保养时需填制报修单，批示后方可维修(异地故障电话请示，后补手续)，报销时须附修理单位打印或盖章的物料及工时结算单和报修单。第十三条：通讯费1、对长期在项目部工作的员工，按工作需要在定额范围内执行实报实销，超支自付。定额如下：副总经理以上300元/月，部门经理200元/月，普通员工150元/月。发票抬头为个人的，提供普通发票。2、公司产生的通讯费在缴费时索取增值税专用发票。第十四条：培训费1、培训费用由行政人事部统一备案、统一管理、统一安排。2、费用发生前受训部门应向行政人事部门申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经人事行政部门审核主管领导审批后送一份至财务部门。3、费用使用部门应按照计划在申请范围内使用费用。4、培训费索取增值税专用发票。第十五条：会议费1、各部门因工作需要参加各种会议的，应写申请报告，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费，后附“会议邀请函”，经部门负责人核实、主管领导签字后方可前往。费；3、会议结束后十日内按规定办理费用报销手续，报销单据后附经审批的申请报告及“会议邀4、产生的会议费索取增值税专用发票，并且会议费发票上不能出现餐费字样。请报销。1、经营费用、员工借款填写借支单，无需附件。。，填写费用报销单，报销单内容与代替发票内容一致，可。未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由经办部门上报主管领导酌情处理。第三章借款标准及流程第十七条：借款标准1、员工因公(因私一律不予借支)需要借款，一般不超过其1个月工资总额。2、试用期员工原则上不允许借款。在原有借款未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。4、员工完结事务后，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在当月发放工资时扣回。员工报账还当月借款时，需收回当月借款单并销毁，还跨月借款时要求财务出具还款收据，以免重复入账5、单笔借支或报销金额超过5000元的，需提前一天通知财务备款。第十八条：借款流程第四章费用审批管理第二十条:费用审批管理借款人填写部门负责财务负责人主管领导审批2、总经理外出时，由主管领导审批后予以支付，总经理回来后要补办审批手续。对不符合字领款出纳审核并付款总经理审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。4、货币资金支付的批准方式为书面形式。5、公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准、谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人对由此引起的不良后果负连带责任。6、报销人徇私舞弊、弄虚作假的，对违规违纪金额不予报销；对已经报销的，除退回违规报销金额外，并按相应制度处理。7、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签字准予报销的，对审核人及审批人予以追责。8、因审核过失造成借款人无法报帐冲销借款或归还借款或无法从工资扣回借款的，经办责任人(含各级审批人)应