中海物业管理(深圳)有限公司物业档案管理制度

目录第一章概要1一．物业管理档案的概念1二．物业管理档案的内容1三．物业管理档案的管理制度和方式1第二章物业管理档案内容3一．建筑物档案内容3二．业主档案5三．管理工作档案5四．社区志史活动档案6第三章物业管理档案的产生、收集、整理和移交6第四章物业管理档案的分类、编目及著录7一．物业管理档案的分类及分类码7二．物业管理档案编码方案7三．档案的登录9第五章．物业管理档案的查询利用和管理技术条件9附录：深圳市城市建设档案文件材料归档内容(城市建设工程部分)10精品文档放心下载0第一章概要谢谢阅读场经济发展的推动下，现代社会对物业管理日益赋予了社区管理职能，它包括物业的维修改造、感谢阅读感谢阅读感谢阅读谢谢阅读综合管理能力的基础。一．物业管理档案的概念精品文档放心下载依据和参考的各种应予归档保存的文字、图形、实物等文件材料。精品文档放心下载二．物业管理档案的内容物业管理档案的基本内容包括：建筑物档案、业主档案、管理工作档案、社区志史档案。谢谢阅读1．建筑物档案：包括建筑物原始档案材料、维护、改造施工记录材料；谢谢阅读2．业主档案：包括业主登记材料、业主产权材料；3．管理工作档案：包括管理法规材料、管理及租赁合约材料、服务记录材料、治安情况记谢谢阅读录材料、会访记录材料等；4．社区志史档案：包括社区沿革材料、社区大型活动记录材料、社区风貌记录等。感谢阅读三．物业管理档案的管理制度和方式谢谢阅读精品文档放心下载谢谢阅读感谢阅读效的管理方式。1．物业管理档案的管理制度精品文档放心下载谢谢阅读谢谢阅读反制度的处罚规定等。一般来说包括下述系列制度：12．物业管理档案的管理方式谢谢阅读感谢阅读谢谢阅读谢谢阅读感谢阅读精品文档放心下载感谢阅读谢谢阅读精品文档放心下载理成本、提高管理效率和效益。感谢阅读谢谢阅读精品文档放心下载业档案事业还是对提高企业的物业管理水平，促进企业的经营发展都具有重要的意义。感谢阅读第二章物业管理档案内容一．建筑物档案内容(一)、建筑物原始档案建筑物原始档案是指物业管理单位在接收物业管理时，从物业发展单位移交接受的建在感谢阅读精品文档放心下载感谢阅读管理部门对工程档案规定的全部内容及移交手续文件；一般具有下列内容：感谢阅读1．建设综合文件材料，包括：综合文件材料，监理文件材料，声像文件材料，2竣工图数据文件材料；2．工程施工文件材料，包括：工程施工综合文件材料，工程施工技术文件材料，包括：基础、主体结构施工技术文件材料、给水排水施工技术文件材料，供电及照明施工技术文件材料，燃气安装施工技术文件材料，电梯安装施工技术文件材料，玻璃幕墙施工技术文件材料，建筑装饰施工技术文件材料，消防工程施工技术文件材料，通讯工程施工技术文件材料，室外道路场地工程施工技术文件材料，园林设施工程施工技术文件材料，其他专业工程施工技术文件材料等，全部内容详见附录《深圳市城市建设档案文件材料归档内容(建设工程部分)感谢阅读3．各设备及工程维护合同，4．各设备及工程使用维护说明书，5．各设备及工程使用许可证(政府规定需要申办的具有)，感谢阅读6．工程验收会议纪要，7．未完工程项目清单，8．工程交接逐项、逐户核查记录表。(二)．建筑物维护、改造档案建筑物维护、改造档案是物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体(或称物业公感谢阅读共设施及公共部分)进行维护改造工程中，产生形成的应予归档保存的文件材料，内容如下：精品文档放心下载1．维护、改造申请表及批准文件，2．维护改造工程施工许可证(政府规定需要申办的具有)，谢谢阅读3．维护改造方案，34．维护改造工程合同，5．维护改造工程预算书及批准文件，6．维护改造工程施工技术文件(按城建档案管理部门制定的相关规定执行)，感谢阅读7．维护改造工程验收证明书，8．维护改造工程结算(核算)表，9．各设备及工程使用维护说明书，10．各设备及工程使用许可证(政府规定需要申办的具有)，精品文档放心下载11．维护改造工程施工设计图及竣工图。(三)、业主物业装修、改造工程档案感谢阅读内发生的对建筑物进行装修、改造工程所产生的文件和图纸材料，一般内容如下：精品文档放心下载1．装修、改造申请表及审查意见，2．装修、改造设计图，3．完工报告表及验核意见。二．业主档案感谢阅读信息；一般有下列内容：1．业主登记表，2．业主身份证、暂住证(复印件)，3．置业合同及公证书(复印件)，4．业主物业产权证明书(复印件)，5．租赁合同及公证书，6．业主物业面积查丈书(复印件)，7．其他需要业主提供的材料。三．管理工作档案管理工作档案是指物业管理单位在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文谢谢阅读件材料，一般内容有：1．政府颁发的物业管理各项法规、条例、通知等，2．物业管理单位制定的各种小区管理规定，3．小区公约，44．治安、消防管理工作日志，5．治安、消防事件情况报告书6．治安、消防事件报案登记、现场勘查记录、问讯记录、处理记录、移交公安部门的记录感谢阅读以及公安部门对事件的处理通知，7．设备运行日志，8．会访记录日志及会访登记表，9．服务记录、投述及投述处理记录10．其他需要收集归档的工作记录。四．社区志史活动档案感谢阅读谢谢阅读如下：1．社区沿革材料，2．社区文物(古物)记录材料3．著名事物记录材料，4．大型活动记录5．社区风貌记录第三章物业管理档案的产生收集和整理移交精品文档放心下载感谢阅读业的各个部门，各部门应当负责本部门所产生形成和收集接受的应归档文件材料的验收、组织、谢谢阅读移交工作，确保档案材料完整、真实、规范和及时归档。1．物业管理档案的产生收集工作应当严格按照归档内容的规定进行，对于缺项少件要有谢谢阅读明确的记录，并提出追缴或补制的要求；2．档案材料的收集接收应当严格核实材料的真实性、原始性；对于物业管理档案中规定感谢阅读为复印件的材料()，接受时应当严格感谢阅读与原始材料核对，核实后的材料应有明确的注明；3．产生或收集的档案文件材料，其用纸(或载体)、用墨、记录书写的字体和符号应当符合谢谢阅读国家及地方档案行政管理部门制定的规定和标准，不符的应当提出改正和补制的要求。感谢阅读4．产生收集的档案文件材料应当要求文件材料产生单位，采用国家、地方档案行政管理感谢阅读5部门和公司规定的规范记录格式、统一用表、统一装具等统一标准。谢谢阅读5．档案材料的立卷组织和整理，除建筑原始档案由移交单位负责外，物业管理单位产生形精品文档放心下载成的档案，由档案室统一进行，并统一编目、著录、管理。谢谢阅读感谢阅读精品文档放心下载1、2、3项按文谢谢阅读精品文档放心下载应按事件事物立卷。6．物业管理档案的整理装订应按国家和当地档案管理部门制定的统一、规范的装具和方式感谢阅读进行，详见深圳市档案局及深圳市城市建设档案馆有关规定。感谢阅读7．物业管理公司档案管理部门和管理处档案管理部门是物业档案的集中管理单位，各部门精品文档放心下载精品文档放心下载有；档案材料的移交应当履行严格的移交手续。第四章物业管理档案的分类、编目及著录精品文档放心下载谢谢阅读谢谢阅读及编目著录的统一格式。一．物业管理档案的分类及分类码分类编码表大类小类文件类码类名码类名码类名Y建筑物原始档案数字及字母序附录(1－1)的文件类序建筑物档案W建筑物维护改造档案JZ业主装修档案无Y业主档案无无G管理工作档案无数字序P5所列的文件类序S社区志史档案无数字序P6所列的文件类序二．物业管理档案编码方案6物业管理档案的编码有两个，一为案卷编码，一为案卷存放地址编码。精品文档放心下载案卷编码：建筑物档案：保管单位码―――阿拉伯数字1位，大类码―――英文字母1位，谢谢阅读小类码――――英文字母1位，工程序号码―――阿拉伯数字2位，精品文档放心下载文件类码―――阿拉伯数字4位，卷号码―――阿拉伯数字2位。谢谢阅读共计11位。如：某案卷为编号为“2”的管理处保管的小区建筑编号为“6”的建筑物原始档案中的供电工程精品文档放心下载施工技术文件材料的第二卷，编码为：2JY063A0902“3”的管理处对小区编号为“7”的建筑物进行消防系统维修改造工程形成的档案第精品文档放心下载二卷，编码为：3JW073A1202业主装修改造工程档案：保管单位码―――阿拉伯数字1位，大类码――――英文字母1位，感谢阅读小类码――――英文字母1位，业主代码―――阿拉伯数字4位，精品文档放心下载单元代码―――阿拉伯数字4位，案卷号码―――阿拉伯数字2位。谢谢阅读共计12位。“3”的管理处的编号为“0311”的业主对单元编号为8125户房进行装修的档案，编谢谢阅读码为：3JZ0311812502业主档案：保管单位码―――阿拉伯数字1位，大类码――――英文字母1位，感谢阅读业主代码―――阿拉伯数字4位，管理工作档案：保管单位码―――阿拉伯数字1位，大类码――――英文字母1位，精品文档放心下载文件类码―――阿拉伯数字1位，案卷号码―――阿拉伯数字4位。谢谢阅读社区志史档案：保管单位码―――阿拉伯数字1位，大类码――――英文字母1位，谢谢阅读7文件类码―――阿拉伯数字1位，案卷号码―――阿拉伯数字4位。精品文档放心下载存放地址编码：物业管理档案存放地址仅列柜、列、序，各两位阿拉伯数字。精品文档放心下载三．档案的登录感谢阅读感谢阅读日期以及档案内容摘要等。第五章物业管理档案的查询利用和管理技术条件谢谢阅读感谢阅读感谢阅读案查询利用制度，确保档案在查询利用中不发生遗失、损坏、越密、泄密。精品文档放心下载精品文档放心下载精品文档放心下载对不实内容进行核定修正。物业管理档案的管理技术条件同文秘、城建档案的管理技术条件相同，主要有：谢谢阅读1．库房条件：公司按十年、管理处按五年计算的余量库存空间和档案储藏箱柜精品文档放心下载库内温度不超过20℃，湿度不超过50%，密闭防光、防鼠防虫，严禁烟火，气体或干粉灭火设备，2．办公条件；适量的与库房隔离的管理办公室和查阅室，符合规定的整理装订设备、工具和装具，3．人员：高中文化程度、经过档案专业培训。8附录：深圳市城市建设档案文件材料归档内容（城市建设工程部分）一.工程建设综合文件材料（由建设单位主理）(一).综合文件材料1.立项申报批复文件2.计划任务书3.投资许可证4.建设工程规划许可证及用地许可证5.建设工程开工许可证6.建设项目选址意见书7.征用地申请批复文件、土地使用合同书及红线图8.上级机关有关工程建设的决议、批示及重要会议纪要和指导性文件感谢阅读9.可行性研究报告及评审文件10.初步设计及评审文件11.环境影响评估报告书12.概算书及审批文件13.规划审查批准文件及规划要点14.环保审查批准文件15.消防审查批准文件16.锅炉及压力容器安装申请表17.其它有关部门审查批准文件18.红线界点及测量控制点测设报告19.工程地质勘察报告20.地下管线情况查询报告及情况回报表21.水文、气象、地震等其它设计基础资料22.设计、施工招标投标定标文件23.设计合同书924.监理合同书25.有关工程建设、施工管理的重要文件26.工程验收申报文件27.工程验收会议决议纪要28.工程质量核查报告29.电梯及劳动保护验收合格证（复印件加红章）30.环保验收证明书31.工程结算审核文件或结算三审表32.规划验收证明书33.燃气工程验收证明书34.消防验收合格证35.工程验收证明书（不装订）36.竣工总平面图（大型项目具有）37.竣工综合管线图（大型项目具有）38.其它应予归档保存的文件(二).工程照片及录像片材料1.建址原貌记录2.工程施工各主要阶段记录3.工程事故现场情况及处理过程记录4.新技术、新工艺施工法实施记录5.重要人物现场视察记录6.重要会议记录7.竣工落成面貌记录(三).计算机图形数据文件（采用计算机进行设计的工程具有）精品文档放心下载1．建筑总平面图计算机图形数据磁盘（报建时提交）2.．竣工图(或设计图)计算机图形数据磁盘（包括自建子图库、自建字库、及图形信息库文件）3．建筑效果图计算机图形数据磁盘二.工程监理文件材料(由监理单位主理)101.营业执照及资质证书（复印件加红章）2.监理合同书3.监理月度报告书4.工程进度核签文件5.工程质量核签文件6.工程设计变更核签文件7.工程质量检查记录及处理通知和复验记录8.施工安全检查记录及处理通知和复验记录9.工程质量安全事故情况调查报告10.工程质量安全事故处理情况报告11.材料构件抽验试验记录及报告12.索赔申请及审批书13.预、结算审核书14.监理成果报告书15.监理工作总结三.工程施工文件材料（由施工单位主理）(一).工程施工综合文件材料1.施工营业执照及承建资格证书（复印件加红章）2.施工合同3.规划开工许可证（燃气工程具有）4.施工许可证（乙方联）5.基础工程提前开工许可证（提前开工的具有）6.开竣工报告7.施工组织设计8.图纸会审记录9.设计变更通知单及现场签证单10.施工测量放线控制桩交验复核记录11.施工测量放线记录及图表12.建筑物沉降观测记录及图表13.施工质量、安全事故记录及处理记录1114.分部工程验收证明书15.施工技术总结16.其它应予归档保存的文件材料(二).工程施工技术文件材料［一］土石方挖填及地基处理工⑴一般基础开挖工程1.基槽开挖验槽记录2.回填土密实度检验报告3.回填土（砂、石）检验报告4.地下管线设施迁移、保护记录5.分部工程质量评定汇总表⑴地基处理工程1.挖填前原地形测量记录网格图2.挖填后地形测量记录网格图3.开挖验槽验收记录4.回填土隐蔽工程验收记录5.滤水层、盲沟隐蔽验收记录6.土工布铺设隐蔽验收记录7.挖填区原有地下管线设施记录图8.地下管线设施迁移、保护记录9.取土区土质鉴定报告10.现场土质抽样鉴定报告11.填土标高测量记录12.夯击碾压记录13.夯碾后标高测量记录14.密实度试验报告15.弯沉值测验报告16.砂石结构层配合比设计单及强度试验报告17.排水板施工记录1218.振冲施工记录19.喷灌施工记录20.探测仪布置记录21.各种探测记录及统计分析报告22.地基承载力试验报告23.工程地质勘察鉴定报告24.堆载预压卸载通知书25.回填料（砂、石）检验报告26.材料产品出厂合格证及抽样复验报告27.进口材料设备商检证产地证28.分部工程质量汇总评定表29.竣工图［二］桩基础工程1.桩位定位测量放线图2.沉桩打桩施工记录3.挖孔桩终孔检查验收记录4.钢筋隐蔽验收记录5.砼灌注记录6.砼试件强度试验报告7.砼配合比设计单8.砼强度数理统计报告9.钢筋、水泥出厂合格证及抽样复验报告10.其它材料出厂合格证及抽样复验报告11.进口材料设备商检证产地证12.桩承载力试验检测报告13.挖孔桩抽芯检验报告14.竣工桩位复测记录15.钢管桩、预制桩接桩焊缝检验记录及探伤报告16.分部工程质量评定汇总表17.竣工图13［三］现浇钢筋混凝土及混合结构工程1.基槽开挖验槽记录2.回填土密实度检验报告3.回填土（砂、石）检验报告4.钢筋、埋件隐蔽验收记录5.结构隐蔽验收记录6.水下砼及连续墙砼灌注记录7.砼、砂浆配合比设计单8.砼、砂浆试件强度试验报告9.砼、砂浆试件强度数理统计报告10.钢材、水泥、砌块出厂合格证及检验报告11.进口材料设备商检证产地证12.砌块强度检验报告13.砂、石检验报告14.水泥质量试验报告15.钢筋焊接强度试件试验报告16.钢筋套筒连接试件试验报告17.钢筋力学强度试件试验报告18.钢筋化学成分检验报告19.结构沉降观测记录20.分部工程质量汇总评定表21.竣工图［四］钢筋混凝土预应力张拉工程1.钢筋孔道制作、预埋隐蔽验收记录2.锚具埋设隐蔽验收记录3.预应力钢筋布置穿设隐蔽验收记录4.预应力钢筋张拉记录5.孔道灌浆隐蔽验收记录6.预应力钢筋、锚具产品出厂合格证7.进口材料设备商检证产地证148.预应力钢筋、锚具强度检验试验报告9.千斤顶校正调试报告10.砼构件张拉龄期强度试验报告11.灌浆试块强度试验报告12.灌浆配合比报告单13.灌浆材料出厂合格证及复检报告14.结构应力应变测试记录15.分部工程质量评定汇总表16.竣工图［五］钢结构安装工程及钢筋砼预制构件安装工程1.结构拚装排布图2.焊接连接工艺试验报告及批准文件3.基础、基座交接检查记录4.构件安装就位记录表5.焊接记录6.螺栓连接紧固记录7.结点灌注记录8.结点隐蔽验收记录9.结构防腐、防火涂层隐蔽验收记录10.构件质量现场检查记录11.构件质量抽样检验试验报告12.螺栓付强度试验报告13.焊接试件强度试验报告14.焊缝探测报告15.灌浆试块强度试验报告16.涂层试块强度试验报告17.灌浆配合比18.涂层配合比19.灌浆、涂层材料出厂合格证及复验报告20.构件材料出厂合格证及检验证书1521.进口材料设备商检证产地证22.构件轴线标高安装竣工复测记录23.结构试验检验报告书（结构静动载力试验、罐体气密性试验等）谢谢阅读24.焊工操作证（复印件）25.分部工程质量评定汇总表26.竣工图［六］玻璃幕墙安工程1.建筑物外墙平直度测量记录2.埋件交接验收记录3.框架结构安装施工技术资料（按六.钢结构工程相关内容执行）谢谢阅读4.接缝密封隐蔽验收记录5.构件、材料出厂合格证及质量检验证书6.进口材料设备商检证产地证7.玻璃质量抽样试验报告（反射、吸收率及安全性）8.幕墙抗渗漏淋水试验记录9.幕墙框架结构计算书10.幕墙模型风压试验报告11.分部工程质量评定汇总表12.竣工图［七］屋面及地下防水工程1.基层清理检查验收记录2.止水带安装隐蔽验收记录3.结合层隐蔽验收记录4.防水层隐蔽验收记录5.材料出厂合格证复验试验报告6.进口材料设备商检证产地证7.分部工程质量评定汇总表8.竣工图［八］建筑装饰工程161.装饰材料消防审批表2.防火涂层隐蔽验收记录3.主要材料产品出厂合格证及复验报告4.进口材料设备商检证产地证5.分部工程质量评定汇总表6.竣工图[九］供电及电器设备安装工程1.管道、埋件隐蔽验收记录2.防雷引线安装隐蔽验收记录3.线路穿管敷设隐蔽验收记录4.接地极接地带埋设隐蔽验收记录5.应急发电设备安装就位记录6.用电设备安装就位记录7.导线及设备绝缘电阻测试记录8.接地接零电阻测试记录9.设备调试记录10.设备试运转记录11.设备试验检验报告12.材料产品出厂合格证及出厂检验报告13.进口材料设备商检证产地证14.高压电缆及母线抽样试验检验报告15.变压器抽芯检查报告16.含油设备油化验报告17.含油设备注油记录18.计量仪表检定报告19.整定记录及整定通知单20.分部工程质量评定汇总表21.竣工图［十］.通讯线路及设备安装工程1.管道、埋件隐蔽验收记录172.接地引线安装隐蔽验收记录3.线路穿管敷设隐蔽验收记录4.接地极接地带埋设隐蔽验收记录5.设备安装就位记录6.导线线对电阻测试记录7.导线及设备绝缘电阻测试记录8.接地接零电阻测试记录9.设备调试记录10.设备试运转记录11.设备试验检验报告12.材料产品出厂合格证及出厂检验报告13.进口材料设备商检证产地证14.分部工程质量评定汇总表15.竣工图[十一］电梯及擦窗机安装工程1.预埋件核查验收记录2.预埋件调整处理记录3.导轨安装记录4.线路穿管敷设隐蔽验收记录5.接地极接地带埋设隐蔽验收记录6.设备安装就位记录7.导线及设备绝缘电阻测试记录8.接地接零电阻测试记录9.调试试运转记录10.劳动安全部门测试检验报告11.材料设备出厂合格证及出厂检验报告12.进口设备商检证产地证13.分部工程质量评定汇总表14.竣工图［十二］消防系统安装工程181.消防材料设备报批表2.管道、埋件隐蔽验收记录3.设备安装就位记录4.阀门解体检查记录5.钢管焊接记录6.设备绝缘电阻测试记录7.接地接零电阻测试记录8.喷淋头、烟感器性能抽样试验报告9.烟感器反应试验记录10.设备试验调试记录11.设备试运转记录12.管道试压检验记录13.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告14.进口材料设备商检证产地证15.消火栓水压试验报告16.控制系统试验报告17.分部工程质量评定汇总表18.竣工图[十三]空调安装工程1.消防材料设备报批表2.风、水管道安装防腐保温隐蔽验收记录3.设备安装就位记录4.阀门解体检查记录5.给水管焊接记录6.设备绝缘电阻测试记录7.接地接零电阻测试记录8.设备调试记录9.设备试运转记录10.管道试压检验记录11.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告1912.进口材料设备产地证商检证13.冷冻水系统水温测试记录14.风口风压测试记录15.风洁净度测试报告16.系统总体测试报告17.分部工程质量评定汇总表18.竣工图［十四］给水安装工程1.管道、埋件隐蔽验收记录2.设备安装就位记录3.阀门解体检查记录4.钢管焊接记录5.设备绝缘电阻测试记录6.接地接零电阻测试记录7.设备调试记录8.设备试运转记录9.设备试验检验报告10.管道试压检验记录11.计量表校验报告12.水质化验报告13.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告14.进口材料设备商检证产地证15.分部工程质量评定汇总表16.室外管道工程技术要素表17.竣工图［十五］排水安装工程1.埋地管道隐蔽验收记录2.管道灌水检验记录3.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告4.进口材料设备商检证产地证205.分部工程质量评定汇总表6.室外管道工程技术要素表7.竣工图[十六]燃气安装工程1.消防材料设备报批表2.风、水管道安装防腐保温隐蔽验收记录3.设备安装就位记录4.阀门解体检查记录5.给水管焊接记录6.设备绝缘电阻测试记录7.接地接零电阻测试记录8.设备调试记录9.设备试运转记录10.管道试压检验记录11.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告12.进口材料设备产地证商检证13.冷冻水系统水温测试记录14.风口风压测试记录15.风洁净度测试报告16.系统总体测试报告17.分部工程质量评定汇总表18.竣工图四.市政工程技术文件材料［一］场地爆破工程1.炮位布孔记录2.药室成型验收记录3.装药记录4.导线连接记录215.起爆程序图6.起爆记录7.爆前安全检查记录8.爆后排险记录9.爆破后断面实测记录10.爆破工操作