Excel电子表格处理大学计算机基础第蒋加伏

Excel电子表格处理大学计算机基础第蒋加伏第1页/共84页我们如何进行电子表格处理，需要什么工具，如何启动和退出该程序呢？Excel2003是MicrosoftOffice的主要组件之一。具有很强的图形、图表功能可用于财务数据处理、科学分析计算。能用图表显示数据之间的关系和对数据进行组织。第2页/共84页4.1电子表格处理软件的功能

电子表格处理软件是一种专门用于数据计算、统计分析和报表处理的软件，与传统的手工计算相比有很大的优势，它能使人们解脱乏味、繁琐的重复计算，专注于对计算结果的分析评价，提高工作效率。第3页/共84页电子表格处理软件一般具有以下功能:创建、编辑和格式化工作表制作图表管理和分析数据打印工作表第4页/共84页

我们已经学过如何启动和退出word2003应用程序。能否举一反三呢？如何启动和退出Excel2003呢？4.2Excel2003工作环境第5页/共84页

最常用的启动方法是单击“开始|所有程序|MicrosoftOfficeExcel2003”命令，执行该命令后就会进入Excel2003的工作窗口。第6页/共84页工作区工作簿：用来存储并处理工作数据的

文件，其扩展名为.xls

工作表：单击工作表标签可以实现工作

表间的切换。单元格：行和列的交叉部分称为单元格，是存放数据的最小单元。编辑栏第7页/共84页第A列和第1行相交处的单元格是A1，D4指的是第D列第4行交叉位置上的单元格。为了区分不同工作表的单元格，需要在地址前加工作表名称并以“！”分隔，如“Sheet1！A1”表示“Sheet1”工作表的“A1”单元格。第8页/共84页4.3Excel2003的基本操作

4.3.1创建工作表4.3.2编辑工作表4.3.3格式化工作表第9页/共84页4.3.1创建工作表

启动Excel2003时系统将自动打开一个新的空白工作簿，也可以通过下面3种方法来创建新的工作簿：单击“常用”工具栏中的“新建”按钮按快捷键Ctrl＋N执行“文件|新建”菜单命令第10页/共84页

数据的输入方法和质量直接影响到工作效率，在工作表中输入原始数据的方法有4种：直接输入数据、快速输入数据、利用“自动填充”功能输入有规律的数据、利用命令导入外部数据。1.在工作表中输入原始数据第11页/共84页（1）直接输入数据文本型数据的输入数值型数据的输入输入日期时间第12页/共84页文本型数据的输入

在Excel中，文本可以是数字、空格和非数字字符的组合。在默认时，所有文本在单元格中均左对齐。如果要在同一单元格中显示多行文本，可打开”格式|单元格格式”对话框，选中“对齐”选项卡中的“自动换行”复选框。如果要在单元格中输入硬回车，可按ALT+ENTER键。有些数字如电话号码、车牌号等实际上是文本数据。要将数字设置为文本，需先把空单元格设置为“文本”格式，再输入数字。或者在数字前面添加英文单引号（’），输入“’123”。第13页/共84页数值型数据的输入

输入数值时，单元格默认的是“常规”数字格式，Excel会将数字显示为整数、小数，当数字长度超出单元格宽度时以科学记数法，如输入“78901234”，在单元格显示“7.89E+07”。“常规”格式的数字长度为11位，其中包括小数点和类似“E”和“+”这样的字符。在Excel中，数字只可以为下列字符：0123456789+-(),/$%.Ee。Excel将忽略数字前面的正号(+)，并将单个句点视作小数点。所有其他数字与非数字的组合均作文本处理。在默认状态下，数字在单元格中为右对齐。输入真分数时，应在分数前输入0或空格，如键入01/2；输入带分数时，整数与分数之间加一空格，如121/2表示12.5。输入负数时应在负数前键入减号-，或将其置于括号()中，如-12或（12）。第14页/共84页输入日期时间

Excel将日期和时间视为数字处理。默认状态下，日期和时间项在单元格中右对齐。如果Excel不能识别输入的日期或时间格式，输入的内容将被视作文本，并在单元格中左对齐。输入日期可以采用以下形式（以输入2002年10月1日为例）：02/10/01、02-10-01、01-OCT-02、01/OCT/02。输入时间可以采用以下形式（以输入19点30分为例）：19:30、7:30PM、19时30分、下午7时30分其中PM或P表示下午，AM或A表示上午，其中AM/PM与分钟之间应有空格，否则当做字符处理。第15页/共84页（2）快速输入数据记忆式输入是指当输入的内容与同一列中已输入的内容相匹配时，系统将自动填写其他字符。第16页/共84页选择列表输入在选取单元格后，单击右键选择“从下拉列表中选择”命令或按Alt＋↓键，显示一个输入列表，再从中选择需要的输入项。第17页/共84页（3）利用“自动填充”功能输入有规律的数据

自动填充根据初始值来决定以后的填充项，用鼠标指向初始值所在单元格右下角的小黑方块(称为填充柄)，此时鼠标指针更改形状变为黑十字，然后向右(行)或向下(列)拖曳至填充的最后一个单元格，即可完成自动填充。第18页/共84页自动填充分3种情况：填充相同数据(复制数据)填充序列数据填充用户自定义序列数据第19页/共84页（4）利用命令导入外部数据

执行“数据|导入外部数据”菜单命令，可以导入其他数据库(如Access、FoxPro、Lotus123等)产生的文件，还可以导入文本文件。

数据有效性检查“数据|有效性”，防止用户输入一些无效数据。第20页/共84页

Excel的主要功能不在于它能显示、存储数据，更重要的是对数据的计算能力，它允许使用公式和函数对数据进行计算。2.使用公式和函数计算数据第21页/共84页使用公式计算数据公式是对工作表中的数据进行分析与计算的等式。它以“=”开始，后面跟表达式。算术运算符+（加）、-（减）、*(乘）、

/（除）、%(百分比）、^(乘方）关系运算符=、>、<、>=、<=、<>文本运算符（&)引用运算符，：空格引用运算符如何使用？第22页/共84页引用运算符含义示例：(区域运算符)包括两个引用在内的所有单元格的引用SUM(A1：C3)，(联合操作符)对多个引用合并为一个引用SUM(A1，C3)空格(交叉操作符)产生同时隶属于两个引用的单元格区域的引用SUM(A1：C4B2：D3)第23页/共84页【例4.1】有“公司员工工资表.xls”，使用公式计算每位员工的实发工资。第24页/共84页使用函数计算数据对于一些复杂的运算(如开平方根、求标准偏差等)，如果由用户自己设计公式来完成会很困难，Excel2003提供了许多功能完备易于使用的函数，涉及财务、日期和时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、信息等多方面。第25页/共84页2、在展开的函数列表中进行选择1、在需要使用函数的单元格中输入“＝”号第26页/共84页函数功能说明3、选择或输入函数参数第27页/共84页【例4.2】使用插入函数法统计“公司员工工资表”中所有员工的基本工资、奖金、扣款额和实发工资的平均值。第28页/共84页相对引用

——当公式在复制或填入到新位置时，公式不变，单元格地址随着位置的不同而变化。绝对引用

——指公式复制或填入到新位置时，单元格地址保持不变。混合引用

——指在一个单元格地址中，既有相对引用又有绝对引用。公式和函数中单元格的引用地址：第29页/共84页【例4.3】绝对引用地址示例。在【例4.2】的工作表最后添加一列“评价”，如果员工的实发工资低于平均值则显示“低工资”，否则不显示任何信息。第30页/共84页4.3.2编辑工作表

工作表的编辑主要包括工作表中数据的编辑，单元格、行、列的插入和删除，以及工作表的插入、移动、复制、删除、重命名等。工作表的编辑遵守“先选定，后执行”的原则。第31页/共84页Excel中有清除和删除两个概念，它们的区别在于：1.工作表中数据的编辑清除针对的是单元格中的数据，单元格本身仍保留在原位置删除针对的是单元格，是把单元格连同其中的内容从工作表中删除第32页/共84页要替换目标单元格的数据，通过执行“编辑|剪切”或“编辑|复制”菜单命令，再执行“编辑|粘贴”菜单命令实现，也可以利用“常用”工具栏中的相应按钮、编辑快捷键或快捷菜单要保留目标单元格的数据，在执行“剪切”或“复制”命令后，执行“插入|剪切单元格”或“插入|复制单元格”菜单命令第33页/共84页“选择性粘贴”命令先选定数据，执行“编辑|复制”菜单命令，再单击目标单元格，执行“编辑|选择性粘贴”菜单命令，在“选择性粘贴”对话框中进行相应设置第34页/共84页数据在输入时难免会出现遗漏，有时是漏掉一个数据，有时可能漏掉一行或一列，这时可以通过插入操作进行修改。2.单元格、行、列的插入和删除

单元格、行、列的插入操作可以通过“插入”菜单中的相应命令实现删除操作则可以通过执行“编辑|删除”菜单命令，在“删除”对话框中选择相应的命令完成第35页/共84页

如果一个工作簿中包含多个工作表，可以使用Excel提供的工作表管理功能对工作表进行管理。常用的方法是：在工作表标签上单击右键，在出现的快捷菜单中选择相应的命令。3.工作表的插入、移动、复制、删除、重命名

第36页/共84页4.3.3格式化工作表

工作表的格式化主要包括格式化数据、调整工作表的列宽和行高、设置对齐方式、添加边框和底纹、使用条件格式以及自动套用格式等。第37页/共84页

要设置数据格式，可以通过“格式|单元格”菜单命令或右键快捷菜单中的“设置单元格格式”命令打开“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡中完成。1.格式化数据

第38页/共84页如果数据格式比较简单，可以直接通过“格式”工具栏对应的数据格式按钮来实现要取消数据格式可以通过执行“编辑|清除|格式”菜单命令完成第39页/共84页通过“单元格格式”对话框中的“字体”选项卡来对数据进行字符格式化第40页/共84页2.调整工作表的列宽和行高

设置每列的宽度和每行的高度是改善工作表外观经常用到的手段调整列宽和行高最快捷的方法是利用鼠标来完成第41页/共84页要精确调整列宽和行高，可以通过“格式|列”、“格式|行”菜单中的相应命令执行第42页/共84页3.设置对齐方式

输入单元格中的数据通常具有不同的数据类型，在Excel中不同类型的数据在单元格中以不同的默认方式对齐如果只需简单地把数据设置成左对齐、居中、右对齐，可以直接单击“格式”工具栏字符格式化的相应按钮第43页/共84页如果数据的水平对齐方式和垂直对齐都要进行设置，通过“格式|单元格”或右键快捷菜单中的“设置单元格格式”命令打开“单元格格式”对话框，在“对齐”选项卡中进行相应设置第44页/共84页除了设置对齐方式，在选项卡中还可以对文本进行显示控制，有效解决文本的显示问题第45页/共84页4.添加边框和底纹

选择相应的区域，打开“单元格格式”对话框，在“边框”选项卡中进行设置如果是添加简单的边框，可以直接单击“格式”工具栏的“边框”按钮第46页/共84页通过“单元格格式”对话框的“图案”选项卡来为工作表加上背景颜色或图案如果只是添加简单的背景颜色，可以直接单击“格式”工具栏的“填充颜色”按钮第47页/共84页【例4.4】对【例4.3】中的“公司员工工资表”进行格式化：设置实发工资列小数位为1，加千位分隔符和人民币符号“￥”；设置标题行高为25，姓名列宽为10；将A1：I1单元格区域合并，标题内容水平居中对齐，标题字体设为华文彩云、20号、加粗；工作表边框外框为黑色粗线，内框为黑色细线；姓名所在行底纹为黄色第48页/共84页效果如图所示：第49页/共84页5.使用条件格式

条件格式可以使数据在满足不同的条件时，显示不同的格式。第50页/共84页【例4.5】对【例4.4】中的工作表设置条件格式：将基本工资大于等于1500的单元格设置成蓝色、加粗、倾斜、浅灰色底纹；基本工资小于500的单元格设置成红色、加双下划线。其效果如图第51页/共84页6.自动套用格式

选定要应用格式的工作表区域，执行“格式|自动套用格式”菜单命令，打开“自动套用格式”对话框第52页/共84页4.4制作图表

4.4.1创建图表4.4.2编辑图表4.4.3格式化图表第53页/共84页

用图表来描述电子表格中的数据是Excel的主要功能之一。Excel能够将电子表格中的数据转换成各种类型的统计图表，更直观地揭示数据之间的关系，反映数据的变化规律和发展趋势，使我们能一目了然地进行数据分析。常用的图表类型有柱形图、条形图、饼图、折线图、XY散点图等第54页/共84页创建图表有2种方式：4.4.1创建图表对选定的数据源直接按F11键快速创建图表利用图表向导创建个性化图表，通过执行“插入|图表”菜单命令或单击“常用”工具栏中的“图表向导”按钮来完成第55页/共84页图表向导之一：图表类型1、选择图表类型2、选择子图表类型3、单击“下一步”进入步骤二对话框表向导将显示4个对话框分4个步骤来创建图表：第56页/共84页图表向导之二：图表源数据1、选择数据源区域2、选择行或列作为系列3、单击“下一步”进入步骤3对话框第57页/共84页图表向导之三：图表选项3、单击“下一步”进入步骤4对话框1、输入标题名称2、输入分类轴名称第58页/共84页1、选择将图表插入当前工作表中或是新的工作表中2、单击“完成”按钮，整个图表创建过程完毕图表向导之四：图表位置第59页/共84页【例4.6】根据【例4.5】工作表中的姓名、基本工资、奖金、实发工资产生一个簇状柱形图，如图所示，并嵌入到工资表中，图表标题为公司员工工资表，X轴标题为员工姓名，Y轴标题为元，显示图例靠上。图表建立好后，适当改变大小，并移动到工作表中空白处。第60页/共84页4.4.2编辑图表

在创建图表之后，还可以对图表进行修改编辑，包括更改图表类型和对图表中各个对象进行编辑等。图表中各个图表对象如图所示。第61页/共84页对图表的编辑工作主要包括：调整图表的位置和大小更改图表类型添加和删除数据修改图表项添加趋势线设置三维视图格式第62页/共84页建立图表后，可以对图表的各个对象进行格式化。最常用的方法是，双击要进行格式设置的图表项，在打开的格式对话框中进行设置。4.4.3格式化图表第63页/共84页【例4.7】将【例4.6】中的簇状柱形图的图表标题“公司员工工资表”设置为黑体、红色、12磅，改变绘图区的背景为白色大理石。效果如图所示。第64页/共84页4.5数据管理和分析

4.5.1建立数据清单4.5.2数据排序4.5.3数据筛选4.5.4分类汇总4.5.5数据透视表第65页/共84页数据清单是Excel工作表中单元格构成的矩形区域，即一张二维表，又称为数据列表。它的特点有：记录：数据清单中的每一行，第一行称为字段行。字段：每一列称为字段，每一个字段的数据类型必须相同。数据清单中不允许有空行或空列，否则会影响Excel检测和选定数据列表；不能有数据完全相同的两行记录一个数据清单占一个工作表，格式的修改不影响数据清单。什么是数据清单？如何建立数据清单？4.5.1建立数据清单第66页/共84页使用“数据|记录单”命令以记录为单位来输入数据及编辑第67页/共84页

Excel可根据一列或多列数据按升序或降序对数据清单排序。1.简单排序在数据清单中任选一列数据中的某一单元格根据需要单击“常用”工具栏上的“升序”或“降序”按钮，即可完成操作如何对数据排序？4.5.2数据排序第68页/共84页2.复杂排序单击数据区域的任意单元格。单击菜单“数据|排序”命令，打开“排序”对话框。选择“主要关键字”,“次要关键字”“第三关键字”。单击“确定”按钮。第69页/共84页【例4.8】对“公司员工工资表”排序，按主要关键字“部门”升序排列，部门相同时，按次要关键字“基本工资”降序排列，部门和基本工资都相同时，按第三关键字“奖金”降序排列。第70页/共84页1.自动筛选通过“数据|筛选|自动筛选”命令实现在所需筛选的字段名下拉列表中选择符合的条件，若没有，单击其中的“自定义”输入筛选条件。

如何进行数据筛选？4.5.3数据筛选第71页/共84页【例4.9】在“公司员工工资表”中筛选出销售部基本工资大于等于1000，奖金大于等于1000的记录。筛选结果如图所示。第72页/共84页2.高级筛选高级筛选能实现数据清单中多字段之间“逻辑或”的筛选关系先要在数据清单以外的任何位置建立条件区域，条件区域至少是两行，且首行与数据清单相应字段精确匹配然后执行“数据”“筛选”“高级筛选”命令，在其对话框内进行数据区域和条件区域的选择；筛选结果可在原数据清单位置显示，也可以在数据清单以外的位置显示第73页/共84页1、建立条件区域，同一行上的条件关系为逻辑与，不同行之间的关系为逻辑或2、执行“数据”“筛选”“高级筛选”命令3、打开高级筛选对话框4、选择数据区域和条件区域5、单击“确定”按钮第74页/共84页【例4.10】在“公司员工工资表”中筛选销售部基本工资>1000或财务部基本工资<