零售商店数据库应用系统GrocerMIS实例分析1-1课件

零售商店数据库应用系统（GrocerMIS）实例分析商品进销存管理信息系统是一类比较典型的计算机数据库应用系统实例，主要功能就是实现一般商品从进货、存货到销售这样一个商品流通环节中的各项信息的即时管理。学习Access2003及其数据库应用系统开发技术。主目录GrocerMIS针对经营日用商品的小型经销商店而设计。该商店以小批量形式进货，零售方式销货。以批量形式购入的商品首先存入商品库中，经常持有小量库存，库存中记录进货单价。准备销售的商品，一律需从商品库中逐一搬至销售柜台上，经常持有小量柜存，柜存中记录销售单价。售货员销售商品时，总是从销售柜台上取得商品销售。任一商品的进货单价小于该商品的销售单价，经销商从这些商品的进销差价中获取利润。该商店聘用管理人员若干名、售货员若干名，均以轮班方式工作。每次交接班时，货与款均要求当班结、转、清。零售商店数据库应用系统（GrocerMIS）实例1.1GrocerMIS的业务与数据流程分析1.2GrocerMIS功能分析1.1.1GrocerMIS管理人员职责（1）商品进货数据录入要求管理人员负责从供货商处接收进货，并将自己负责的进货数据（包括商品名称、商品规格、进货单价、进货数量，等等）录入到应用系统提供的窗体对象的相关文本框控件中，并记录下自己的姓名。每一项进货数据输入完毕，都必须根据本次进货商品数据修改“库存数据记录”数据表中的对应数据（比如，库存数量=原库存数量+本次进货数量），以保证“库存数据记录”数据表中数据的正确性。因此，这一职责称为“商品进货数据录入”。1.1.1GrocerMIS管理人员职责（2）商品上柜数据录入要求管理人员在发现某些商品的柜存数量偏少时，必须将这些商品由库存中搬至销售柜台上，同时减少“库存数据记录”数据表中的对应商品库存数据记录，并增加“柜存数据记录”数据表中的对应商品柜存数据记录。因此，这一职责称为“商品上柜数据录入”。1.1.1GrocerMIS管理人员职责（3）交接班接转清要求管理人员在售货员交接班时，根据“销售数据记录”数据表和“柜存商品记录”数据表中数据输出“销售交接班报表”，用以清点交班售货员的应交货款以及接班售货员的接班柜存商品数量。因此，这一职责称为“交接班接转清”。1.1.2GrocerMIS售货员职责她们出售商品并将其出售商品的种类与数量等信息记录在“销售数据记录”数据表中。这一职责称为“销售数据录入”。从管理职能上讲，售货员仅有权以销售单价出售存放在销售柜台上的商品，无权访问库存商品记录。而任一商品的销售单价均由管理人员通过“商品上柜数据录入”操作予以指定，售货员无权更改。1.1.3“零售商店管理信息系统（GrocerMIS）”数据业务流程图

1.2GrocerMIS功能分析“零售商店管理信息系统（GrocerMIS）”功能结构图2.1.1基础数据记录表结构设计基础数据包括库存数据、柜存数据和销售数据，它们构成零售商店管理所需的最基本信息。1．库存数据记录表结构设计2．柜存数据记录表结构设计3．销售数据记录表结构设计1．库存数据记录表结构设计字段名称货号货名规格计量单位进货单价库存数量进货日期收货人供货商数据类型文本文本文本文本数字数字日期/时间文本文本字段大小4位16位12位2位单精度型长整型一般日期8位20位小数位数2位0位索引主键有有有有库存数据记录表对象用于存储库存商品数据，主要包括：货号、货名、规格、计量单位、进货单价和库存数量。除此以外，管理上还要求记录：进货日期、收货人和供货商等3项数据。因此，库存数据记录表应该由9列组成。2．柜存数据记录表结构设计字段名称货号货名规格计量单位销售单价柜存数量上柜日期上柜人营业员数据类型文本文本文本文本数字数字日期/时间文本文本字段大小4位16位12位2位单精度型长整型一般日期8位8位小数位数2位0位索引主键有有有有柜存数据记录表对象用于存储销售柜台上存储的各项商品数据，主要包括：货号、货名、规格、计量单位、销售单价和柜存数量。除此以外，管理上还要求记录：上柜日期、上柜人和营业员等3项数据。因此，柜存数据记录表也包含9列数据。2.1.2基础数据记录表间关系设计在GrocerMIS数据库中的三个基础数据表之间，库存数据记录表与柜存数据记录表之间需要建立一对一关系，柜存数据记录表与销售数据记录表之间存在一对多关系。且各个数据表之间的关系全部建立在“货号”字段上。2.1.3辅助数据记录表结构设计可以这样设想一下：当商店经理接收一批进货时，他需要输入他的姓名以及供货商的名称，一方面容易产生输入出错，另一方面很麻烦。同样的道理，要求商店经理在进行商品上柜操作时逐一输入本人姓名和营业员姓名，也是一个容易出现差错的环节。还有，要求营业员在每一笔销售业务发生时必须填写自己的姓名，根本就是勉为其难。为了解决这样的问题，应该为上述3个基础数据记录表，设计3个辅助数据记录表，这3个辅助数据记录表分别为：供货商名单，收货人员名单和售货人员名单。1．供货商名单表结构设计字段名称供货商供货人数据类型文本文本字段大小20位8位小数位数索引主键供货商名单表，用以存储所有供货商名称及其业务代表姓名。在进行商品进货操作时，操作界面上将提供下拉式菜单供操作者从中选取供货商名称，被选中的供货商名称将自动填入库存数据记录表的供货商字段中，从而避免键盘输入汉字的弊端。3．售货人员名单表结构设计字段名称收货人名数据类型文本字段大小8位小数位数索引主键售货人员名单表，用以存储营业员们的姓名。在进行商品销售操作时，操作界面上将提供下拉式菜单供操作者从中选取售货人员姓名，被选中的售货人员姓名将自动填入销售数据记录表的售货人员字段中，从而避免键盘输入汉字的弊端。2.2Access2003数据库中的表对象设计

Access2003数据表对象由两个部分构成：表对象的结构和表对象的数据。数据表对象的结构是指数据表的框架，也称为数据表对象的属性，主要包括：1．字段名称——数据表中的一列称为一个字段，而每一个字段均具有唯一的名字，被称为字段名称。2．数据类型——数据表中的同一列数据必须具有共同的数据特征，称为字段的数据类型。3．字段大小——数据表中的一列所能容纳的字符或数字的个数被称为字段大小。4．字段的其他属性——其他一些属性，包括“索引”、“格式”等等。主目录2.2Access2003数据库中的表对象设计2.2.1创建新的数据表对象2.2.2在设计视图中设计表对象2.2.3在数据表视图中创建表对象2.2.4在设计视图中修改表对象的结构2.2.5理解字段的主要属性在“新建表”对话框，Access2003提供五种创建新表的不同方法。其中，如果选定“导入表”，Access2003将启动一个对话操作过程，使得我们可以将其他数据库中的表复制到本数据库中，从而实现创建新表的操作；如果选定“链接表”，Access2003也将启动一个对话操作过程，使得我们可以将其他数据库中的表映射到本数据库中，成为本数据库中可操作的表；如果选定“表向导”，Access2003仍然会启动一个对话操作过程，使得我们可以通过一系列的对话操作创建一个新的数据表对象。2.2.1创建新的数据表对象在“新建表”对话框中，选择“设计视图”选项，然后单击“确定”按钮“”，即进入数据表对象设计的操作窗口，称为Access2003数据表设计视图，如图所示。2.2.2在设计视图中设计表对象2.2.2在设计视图中设计表对象对于任意一个数据表对象，Access一般都要求定义唯一的一个主关键字段。根据关系数据库的基本概念，这是必要的。主关键字段的含义是，在一个数据表中不允许任两条记录的主关键字段值相同。若未定义主关键字段，则在退出表结构设计并要求保存本次设计操作时，Access2003会询问并在得到认可的情况下自行增加一个取名为ID的、数据类型为“长整型”的自动编号字段。在本例的“库存数据记录”数据表中，需要设定“货号”字段为主关键字。如图2-3所示，在作为主关键字的“货号”字段左部标记列上标记着一个“钥匙”图标“”，这就表明将“货号”字段设置成为主关键字了。在“新建表”对话框中，如果选择“数据表视图”，并单击“确定”按钮“”，即进入创建新表的数据表视图，如图所示。2.2.3在数据表视图中创建表对象在数据表视图中创建表结构的方法是，直接在数据表视图中输入数据。输入了多少列的数据，所创建的表就有多少个字段，各字段名称分别为“字段1”、“字段2”等等；各字段的数据类型则由Access根据所输入的数据做出判断。

为了修改数据表对象的结构，应该在数据库设计视图中选中需修改结构的表对象，然后单击工具栏上的“设计”按钮“”，即进入数据表设计视图。例如，在数据库设计视图中选中“柜存数据记录”数据表对象，单击工具栏上的“设计”按钮“”，即进入“柜存数据记录”表设计视图，如图所示。2.2.4在设计视图中修改表对象的结构

Access2003数据表对象中所包含的字段属性主要有三类：1．字段的数据类型Access2003支持非常丰富的数据类型，因此能够满足各种各样的信息系统开发需求。但是，一般性的应用需求很难用到所有的数据类型，而只是使用其中的一部分。应该认真地学习Access2003提供的基本数据类型，这将有助于理解其他那些复杂的数据类型。现将Access2003提供的所有数据类型列入表中。2.2.5理解字段的主要属性数据类型使用对象大小文本文本或文本与数字的组合，例如地址；也可以是不需要计算的数字，例如电话号码、零件编号或邮编。Access只保存输入到字段中的字符，而不保存文本字段中未用位置上的空字符。最长为

255个字符。备注保存长度较长的文本及数字，例如备注或说明。最长为

64,000个字符。数字可用来进行算术计算的数字数据，设置“字段大小”属性定义一个特定的数字类型。1、2、4或

8个字节，与“字段大小”的属性定义有关。日期/时间日期及时间。8个字节。货币货币值。使用货币数据类型可以避免计算时四舍五入引起的计算误差。精确度为小数点左方

15位数及右方

4位数。8个字节。自动编号在添加记录时自动插入的唯一顺序（每次递增

1）或随机编号。4个字节。是/否这种类型只包含两种值中的一种，例如

Yes/No、True/False、On/Off。1位。OLE对象在其他使用

OLE协议程序创建的对象（例如

MicrosoftWord文档、MicrosoftExcel电子表格、图象、声音或其他二进制数据），可以将这些对象链接或嵌入

MicrosoftAccess表中。必须在窗体或报表中使用结合对象框来显示

OLE对象。最大可为

1GB（受磁盘空间限制）。超级链接保存超级链接的字段。超级链接可以是某个

UNC路径或

URL。最长为

64,000个字符。查阅向导创建字段，该字段将允许使用组合框来选择另一个表或一个列表中的值。从数据类型列表中选择此选项，将打开向导以进行定义。通常为

4个字节。2．字段的常规属性在Access2003表对象中，一个字段的属性是这个字段特征值的集合，该特征值集合将控制字段的工作方式和表现形式。字段属性可分为常规属性和查阅属性两类。其中，字段常规属性如图2-3和图-10所示。以下分别介绍各个常规属性的含义。在这些常规属性中，“字段大小”属性、“格式”属性和“索引”属性是三个最基本的属性，也是最常用的属性。（1）字段大小只有当字段数据类型设置为“文本”或“数字”时，这个字段的“字段大小”属性才是可设置的，其可设置的值将随着该字段数据类型的不同设定而不同。当设定字段类型为文本型时，字段大小的可设置值为1-255，表示该字段最多可容纳的字符个数最少为1个字符，最多为255个字符。当设定字段类型为数字型时，字段大小的可设置值如表2-9所列。数字型字段大小的属性取值

可设置值说明小数位数存储量大小字节保存从

0到

225（无小数位）的数字无1个字节整型保存从

–32,768到

32,767（无小数位）的数字无2个字节长整型（默认值）保存从

-2,147,483,648到

2,147,483,647的数字（无小数位）无4个字节单精度型保存从

–3.402823E38到

–1.401298E-45的负值，从

1.401298E-45到

3.402823E38的正值74个字节双精度型保存从

–1.79769313486231E308到-4.947E-324的负值，从

1.79769313486231E308到

4.947E-324的正值158个字节各种数据类型的字段格式设置取值

日期/时间型数字/货币型文本/备注设置说明设置说明设置说明一般日期（默认值）如果数值只是一个日期，则不显示时间；如果数值只是一个时间，则不显示日期。一般数字（默认值）以输入的方式显示数字@要求文本字符（字符或空格）长日期示例：星期六,April3,1993货币使用千位分隔符；负数用圆括号括起；&不要求文本字符中日期示例：3-Apr-93整型显示至少一位数字<使所有字符变为小写短日期示例：4/3/93标准型使用千位分隔符>使所有字符变为大写百分比将数值乘以

100并附加一个百分号

(%)科学计数使用标准的科学记数法（3）输入法模式“输入法模式”属性仅针对文本数据类型的字段有效，可有三个设置值：“随意”、“输入法开启”与“输入法关闭”，分别表示保持原汉字输入法状态、启动汉字输入法和关闭汉字输入法。“输入法模式”属性的默认值为“输入法开启”。（4）输入掩码使用“输入掩码”属性，可以使数据输入更容易，并且可以控制用户在文本框类型的控件中的输入值。例如，可以为“电话号码”字段创建一个输入掩码，以便向用户显示如何准确地输入新号码，如：(010)等。通常使用“输入掩码向导”帮助完成设置该属性的工作。（5）标题“标题”属性值将取代字段名称在显示表中数据时的位置。即在显示表中数据时，表列的栏目名将是“标题”属性值，而不是“字段名称”值。（6）默认值在表中新增加一个记录，并尚未填入数据时，如果希望Access自动为某字段填入一个特定的数据，则应为该字段设定“默认值”属性值。此处设置的默认值将成为新增记录中Access2003为该字段自动填入的值。一般可用“向导”帮助完成该属性的设置。（7）有效性规则“有效性规则”属性用于指定对输入到记录中本字段中数据的要求。当输入的数据违反了“有效性规则”的设置时，将给用户显示“有效性文本”设置的提示信息。可用“向导”帮助完成设置。（8）有效性文本当输入的数据违反了“有效性规则”的设定值时，“有效性文本”属性值将是显示给操作者的提示信息。（9）必填字段“必填字段”属性取值仅有“是”和“否”两项。当取值为“是”时，表示必须填写本字段，即不允许本字段数据为空。当取值为“否”时，表示可以不必填写本字段数据，即允许本字段数据为空。（10）允许空字符串该属性仅对指定为“文本”型的字段有效，其属性取值仅有“是”和“否”两项。当取值为“是”时，表示本字段中可以不填写任何字符。（11）索引本属性可以用于设置单一字段索引。索引可加速对索引字段的查询，还能加速排序及分组操作。本属性可有以下取值：“无”，表示本字段无索引；“有（有重复）”，表示本字段有索引，且各记录中的数据可以重复；“有（无重复）”，表示本字段有索引，且各记录中的数据不允许重复。3．索引的意义及其选择索引可加速对索引字段的查询，还能加速排序及分组操作，因此是一个非常重要的属性选项。Access2003提供两种形式的索引。（1）字段索引专指针对单个字段的索引，其设置方法及其取值操作可在表设计视图的字段常规属性栏中进行。即通过设定需检索引字段的“索引”属性值，来实现字段索引的建立。（2）组合索引在需要将若干个字段组合在一起建立索引时，就必须使用组合索引了。在表设计视图中，单击工具栏上的“索引”工具按钮“”，即出现“索引”对话框如图所示。“索引”对话框

在“索引对话框”中建立一个组合索引的操作方法是：在“索引名称”列中，输入所需要的索引名称；在“字段名称”列中，通过下拉式列表框选择所建立的组合索引中的各个字段；在“排序次序”列中，选定排序次序。

在表设计视图中利用快捷菜单指定排序列

组合索引的作用

4．字段的查阅属性设计在表设计视图中，通过单击“字段属性”节中的“查阅”选项卡，可以对表中各字段设置其查阅属性。在“查阅属性”选项卡上，显示有各个属性行以便设置各个属性取值，如图所示2.3设计Access2003数据表对象之间的关联在数据库应用系统中，一个数据库中常常包含若干个数据表，用以存放不同类别的数据集合。而这些数据集合存放于同一个数据库中，是由于它们之间存在着相互联接的关系。这种数据集合间的相互联接称之为关联。在关系数据库的实现中，主要存在两种关联：一对一的关联和一对多的关联。Access2003是一个关系型数据库管理系统，上述两种关联是通过设定数据库中表对象的关联来实现的。数据表关联的目的是为了实现关系联接运算，即将两个数据表中的相关记录联接形成一个新关系中的一条记录，这个新关系称为关联数据表。2.3设计Access2003数据表对象之间的关联2.3.1一对一关联2.3.2一对多关联2.3.3子数据表2.3.4建立数据库中表间关联的操作一对一关联是指两个数据表对象中的各条记录之间存在这样一种对应的关系，只有当两个数据表中某一条记录的联接关键字段值相等时，两个数据表中的这一条记录才能联接成为关联数据表中的一条记录。一对一关联要求两个关联数据表中的联接关键字段分别是这两个数据表的主关键字段。2.3.1一对一关联2.3.1一对一关联可以GrocerMIS为例讨论关联的意义。在“库存数据记录”表中，“货号”字段中的数据必须互不相同，用以表示不同的商品。只有在“库存数据记录”表中存在的商品才可以通过“商品上柜数据录入”操作，使其添加到“柜存数据记录”表中，且在“柜存数据记录”表中的同一商品的货号必须与“库存数据记录”表中的货号相同，如此方能保证各种查询和统计数据的正确性。这就表示“库存数据记录”表中的记录与“柜存数据记录”表中的记录必须是一对一的关联，且“库存数据记录”表称为主表，“柜存数据记录”表称为从表，而两个数据表间的联接关键字是“货号”字段。2.3.2一对多关联一对多关联不同于一对一关联，它不要求两个关联数据表中的联接关键字段分别是这两个数据表的主关键字段，这意味着联接关键字段值相等的记录可能不只一条。如此一来，一对多关联就存在两种不同的形式。第一种一对多关联形式为，取主表中的所有记录，并逐一从从表中选取那些与主表中联接关键字段值相等的记录，联接形成关联数据表中的一条记录。第二种一对多关联形式为，取从表中的所有记录，并逐一从主表中选取那些与从表中联接关键字段值相等的记录，联接形成关联数据表中的一条记录。2.3.2一对多关联可以GrocerMIS为例讨论第一种一对多关联的形式。在“柜存数据记录”表和“销售数据记录”表之间存在着一对多的关联，“柜存数据记录”表中记录的商品可以分多次售出。因此，在“柜存数据记录”表中同一商品将在“销售数据记录”表中被记录多次。这就表示“柜存数据记录”表中的记录与“销售数据记录”表中的记录实际是一对多的关联，且“柜存数据记录”表是主表，“销售数据记录”表是从表，两个数据表间的联接关键字是“货号”字段。在以此形成的关联数据表中，一些“柜存数据记录”表中的记录将重复记录几次，重复记录的次数取决于一件商品的销售次数。2.3.3子数据表Access2003数据表对象支持子数据表。所谓子数据表，是指在一个数据表视图中显示已与其建立关联的数据表视图。在建有关联的主数据表视图上，每一条记录左端均有一个关联标记“□”。在未显示子数据表时，关联标记“□”内为一个“+”号，此时单击某以记录的关联标记“□”，即可显示该记录对应的子数据表记录数据，而该记录左端的关联标记“□”内成为一个“-”号。若需展开所有记录的子数据表数据，可以在数据库设计视图的菜单栏上单击【格式】|【子数据表】|【全部展开】。若需将所有展开的子数据表折叠，可以在数据库设计视图的菜单栏上单击【格式】|【子数据表】|【全部折叠】。2.3.3子数据表2.3.4建立数据库中表间关联的操作1．选定需要建立关联的表对象单击常用工具栏中的“关系”工具按钮“”（或在数据库设计视图菜单栏上单击【工具】|【关系】），随即出现如图2-17所示的“关系设计视图”窗口。若已定义了一些关系，该窗口内会显示这些关系；若尚未定义任何关系，该窗口内没有任何内容；若需定义新的关系，可在该窗口内单击鼠标右键，在随即弹出的快捷菜单中单击【显示表】，也可在关系设计视图的菜单栏上单击【关系】|【显示表】，即会弹出“显示表”对话框。1．选定需要建立关联的表对象在GrocerMIS数据库中，需要在“库存数据记录”、“柜存数据记录”和“销售数据记录”三个表间建立关联，其关联关键字段是“货号”字段。因此，需要将数据库中的上述三个表对象添加至关系窗口中。如图所示，即为在关系窗口中逐一添加了这三个数据表对象后的形式。2．设定各个表对象间的关联在“关系设计视图”窗口（如图所示）中，可以为显示在其中的各表对象设定关联。用鼠标指向主表中的关联字段，按住鼠标左键将其拖曳至从表的关联字段上放开，就会弹出“编辑关系”对话框，如图所示。为了建立“库存数据记录”表中“货号”字段与“柜存数据记录”表中“货号”字段之间的联接关系，应从“库存数据记录”表中的“货号”字段，按住鼠标左键将鼠标拖曳至“柜存数据记录”表中的“货号”字段上放开。随之弹出的“库存数据记录”表与“柜存数据记录”表间的“编辑关系”对话框如图所示。“编辑关系”对话框GrocerMIS关系设计视图

4．选择关联类型在“编辑关系”对话框中，单击“联接类型”按钮“”，即可弹出“联接属性”对话框，如图所示。从图中可见，Access2003数据库支持三种不同类型的关联属性。三种不同类型联接属性：只包含来自两个表的联接字段相等处的行，包含所有“主表”的记录和那些联接字段相等的“从表”的记录，包括所有“从表”的记录和那些联接字段相等的“主表”的记录。应该根据实际需要从中选定一种联接属性类型。对于GrocerMIS实例，应该选择“只包含来自两个表的联接字段相等处的行”。2.4数据表对象的复制、删除与更名主目录Access2003数据表是属于Access2003数据库中的基本对象，如同Windows操作系统的文件是其中的对象一样，可以对其实施相应的对象操作。这些操作主要包含：复制、删除和更名。

2.4.1表的复制操作2.4.2删除表操作2.4.3表的更名操作复制表对象的操作是依靠Windows操作系统提供的大型剪贴板来实现的，理解了这一点就不难掌握表对象的复制操作。2.4.1表的复制操作

1．在同一个数据库中复制表的操作打开一个Access2003数据库，在数据库设计视图中，选中准备复制的表对象，如此即设定了复制源。接着，单击常用工具栏上的复制按钮；然后，单击常用工具栏上的粘贴按钮，即会弹出“粘贴表方式”对话框。例如，打开上2节设计完成的GrocerMIS数据库，在GrocerMIS数据库设计视图选定数据表对象“库存数据记录”。接着，单击常用工具栏上的复制按钮“”；然后，单击常用工具栏上的粘贴按钮“”。即会弹出“粘贴表方式”对话框。如果需要将另外一个Access数据库中的数据表对象复制到本数据库中来，可以这样完成操作。打开准备复制的表对象所在的数据库，在该数据库设计视图中，选中准备复制的表对象，单击常用工具栏上的复制按钮，然后关闭这个数据库。再打开准备接收复制表的数据库，在这个数据库设计视图中，单击常用工具栏上的粘贴按钮，也同样弹出“粘贴表方式”对话框如图2-21所示，接下来的操作如同1中所述。那么，如果需要将一个非Access数据库中的数据表对象导入成为到一个Access2003数据库中的数据表对象，还可以通过复制操作来进行吗？当然不行，我们将会在下一章介绍外部数据的导入方法。2．从一个数据库中复制表到另一个数据库中的操作3．何时需要进行复制表的操作可以联想一下，将一份Word文档从一个文件夹中复制到另一个文件夹中，是为了什么呢？为了多保存一个备份，当然是一个重要的原因。可能还有这么一种原因，通过修改复制的文档，可以很快地获得一份新的文档。接下来就可以回答为何需要进行复制表的操作了，一般可以有以下三种情况。（1）需要将一个结构相同的数据表中的数据全部追加到另一个数据表中这两个数据表可以在同一个数据库中，也可以存在于两个不同的数据库中。此时，在“粘贴表方式”对话框中应选择“追加数据到已有的表”。（2）需要将外部数据库中的一个表导入本数据库而成为本数据库中的一个表对象此时，在“粘贴表方式”对话框中也应选择“追加数据到已有的表”。（3）当需要在本数据库中创建一个新表，且该表结构与某一个表结构相似时可以复制那个具有相似结构的表结构形成一个新表，然后再来修改这个新表的结构，从而减轻创建新表的操作工作量。2.4.2删除表操作在发现数据库中存在多余的数据表对象时，可以删除它们。在数据库设计视图中的操作过程可以是：在数据库设计视图的“表”对象选项卡上，选中需要删除的表对象（用鼠标单击），按下键盘上的“Del”键；也可以用鼠标右键单击需要删除的表对象，在随之出现的快捷菜单中单击【删除】。例如，我们可以在GrocerMIS数据库中删除刚刚复制的“库存数据记录表对复制示例”数据表对象。进入GrocerMIS数据库设计视图，选中“库存数据记录表对复制示例”数据表对象，按下键盘上的“Del”键。随之，弹出Access提示对话框如图所示。最后，单击对话框中的“是”按钮，即完成了删除“库存数据记录表对复制示例”数据表对象的操作。2.4.3表的更名操作时常出现这样的情况，在数据库中创建其他对象时发现已创建的数据表对象名字取得不合适，而希望换一个数据表对象名称，这时就需要进行表的更名操作了。在数据库设计视图中进行表的更名操作过程是：在数据库设计视图的“表”对象选项卡上，用鼠标右键单击需要更名的表对象，在随之出现的快捷菜单中单击【重命名】。此时，光标停留在表对象的名称上，即可更改该数据表对象的名称。对于更名操作，Access2003作了重大的改进。当通过Access2003用户界面更改表对象名称时，Access2003会自动纠正该表对象在其他对象中的引用名。为了实现此操作，Access2003将唯一的标识符与创建的每个对象和名称映射信息存储在一起，这个名称映射信息使得Access2003能够在出现错误时纠正绑定错误。当Access2003检测到在最后一次“名称自动更正”之后又有对象名称被更改时，它将在出现第一个绑定错误时对该对象的所有项目执行全面的名称更正。这种机制不仅对表的更名有效，而且对数据库中的任何对象的更名都是有效的，包括数据表中字段名称的更改。3.1数据表视图概述对表中数据所进行的所有操作都在数据表视图中进行。进入数据表视图的方法是：在数据库设计视图的“表”对象选项卡上选中准备对其数据进行操作的表对象，然后单击“打开”按钮“”。例如，在“零售商店管理信息系统”数据库设计视图中，选定“库存数据记录”表对象，单击“打开”按钮“”，即进入“库存数据记录”表对象的数据表视图，如图3-1所示。图3-1中所示数据可以作为需要添加到“库存数据记录”表中数据的参考。返回“库存数据记录”数据表视图

1．数据表视图菜单栏功能数据表视图【格式】菜单

数据表视图【记录】菜单2．数据表视图工具栏功能菜单中的位置功能说明【记录】|【排序】|【升序排序】将光标所在字段的数据按升序排列。【记录】|【排序】|【降序排序】将光标所在字段的数据按降序排列。【记录】|【筛选】|【按选定内容筛选】按光标所在单元的数据筛选记录。【记录】|【筛选】|【按窗体筛选】按当前窗体中的数据筛选记录。【记录】|【应用筛选/取消筛选】当指定筛选条件时，实施筛选操作；当已经实施筛选时，取消当前的筛选。【编辑】|【查找】调用“查找和替换”对话框，并以光标所在单元的数据作为查找内容。【插入】|【新记录】将光标停止在数据表最后一条记录之后，等待输入一条新记录。【编辑】|【删除记录】将选中的记录删除。【窗口】|【数据库】进入数据库设计视图。3.2编辑数据返回3.2.1添加新记录3.2.2删除记录3.2.3修改数据3.2.4复制与粘贴数据3.2.5查找、查找并替换数据3.2.6在“零售商店管理信息系统”数据库填写模拟数据在关系数据库中，一个数据表被称为一个二维表，一个二维表的一行称之为一个记录，添加新记录也就是在表的末端增加新的一行。在Access2003数据表中添加新记录，可以采用的操作方法有4种。3.2.1添加新记录3.2.1添加新记录

直接用鼠标将光标点到表的最后一行上，该行行首的原标志为“”。然后，在当前记录中键入所需添加的数据，即完成了增加一个新记录的操作。1．直接添加单击“记录指示器”上的“增加新记录”按钮“”，光标自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。2．应用“记录指示器”按钮单击“工具栏”上的“增加新记录”工具按钮“”，光标也会自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。3．应用工具栏按钮4．应用菜单栏功能单击“菜单栏”上的【插入】|【新记录】，光标会自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。当数据表中的一些数据记录不再有用时，可以从表中删除它们，这称为删除记录。首先，必须选中需要删除的那些记录（这些记录必须是连续的，否则，只能分为几次删除）。可以点上欲删除的首记录最左端的记录标志拖曳至欲删除的尾记录最左端的记录标志处放开鼠标左键；也可以单击欲删除的首记录最左端的记录标志，然后再按住键盘上的“Shift”键并单击尾记录最左端的记录标志。被选中的欲删除记录将呈一片反白色。3.2.2删除记录接着，可以有三种不同的方法删除被选中的记录：单击工具栏上的删除记录工具按钮“”；或在欲删除记录的记录标志区内单击鼠标右键，在随着出现的快捷菜单中单击【删除记录】；或按下键盘上的“Delete”键。不论采用哪一种删除记录的方法，Access2003都会弹出一个删除确认对话框，如图3-5所示。在删除确认对话框中单击“是”按钮“”，即完成了记录数据的删除操作。删除确认对话框

如果需要修改数据表中的数据，也可以进入数据表视图进行操作。1．一般字段中的数据修改Access2003数据表视图是一个全屏幕编辑器，只需将光标移动到所需修改的数据处，就可以修改光标所在处的数据。在任一个表格单元中，修改数据的操作如同在文本编辑器中编辑字符的操作。3.2.3修改数据在数据表对象中，可能会存在一些字段的“显示控件”属性设置成为“组合框”，这是为了输入数据时的便捷与准确。在修改这样的字段数据时，不应该直接输入数据，而应该在组合框中选取数据，以保证数据的完整性。例如，在图示的“柜存数据记录”数据表视图中，如果需要将图示当前记录的“上柜人”字段数据“李倩如”修改为“张大宏”。应该单击“上柜人”字段右侧的组合框按钮，然后从列表中选取数据，而不应该直接输入数据。如此，方可保证数据的完整性。2．显示控件设置为组合框的字段数据修改修改具有组合框属性的字段数据

3.2.4复制与粘贴数据如同在Excel电子表格软件中一样，Access2003可以在数据表视图中复制或移动字段数据。为了复制字段数据，首先选中需要复制的连续记录中的连续字段中的数据，使之形成一块反白色的矩形区域，再单击菜单栏上的【编辑】|【复制】（或单击工具栏上的复制工具按钮“”）；然后选中需要得到复制品的相同大小的区域；最后单击【编辑】|【粘贴】（或单击工具栏上的粘贴工具按钮“”），即完成了字段数据的复制操作。对于移动字段数据，其差别仅在于第二步操作：应单击【编辑】|【剪切】（或单击工具栏上的剪切工具按钮“”）。3.2.5查找、查找并替换数据1．查找字段数据数据表中存储着大量的数据，在如此庞大的数据集合中查找某一特定数据记录，没有合适的方法是行不通的。Access2003提供了字段数据查找功能，可以借助Access2003提供的查找功能来实现快速查找，从而避免靠操纵数据表在屏幕上下滚动来实现数据查找操作。在数据表视图中，首先选取需要查找的数据所在的字段，然后单击菜单栏上的【编辑】|【查找】，或单击工具栏上的查找工具按钮“”，即可弹出“查找和替换”对话框。“查找和替换”对话框（“查找”卡）

例如，在图3-6所示的“柜存数据记录”数据表视图中，当前字段为“上柜人”字段，这时单击工具栏上的查找工具按钮，即可弹出“查找和替换”对话框如图所示。2．查找并替换字段数据时常会有这样的需要，表中的某一字段下的很多数据都需要改为同一个数据。这时就可以使用“查找并替换字段数据”功能。单击菜单栏上的【编辑】|【替换】，或在图3-7所示对话框中单击“替换”卡片，即可弹出“查找和替换”对话框如图3-8所示。3.2.6在“零售商店管理信息系统”数据库填写模拟数据“零售商店管理信息系统”数据库中的六个表都是相互关联的，三个辅助表“供货商名单”、“收货人员名单”、“售货人员名单”中的数据分别构成三个基础数据表中“供货商”字段、“收货人员”字段、“上柜人”字段和“营业员”字段、“销售人员”字段的数据源。因此，需先填写三个辅助表中的数据，然后填写三个基础表中的数据。首先在三个辅助表中添加记录。比如，“供货商名单”表中可以模拟输入几个商品批发企业的名称；“收货人员名单”和“售货人员名单”表中可以模拟输入几个人名。有一点需注意，在填写三个辅助表中各条记录的模拟数据时，绝不允许存在任意两个具有完全相同数据的记录。接着可以在三个基础数据表中添加数据记录。注意，除了“销售数据记录”表中可以在不同记录中存放相同商品信息以外，“库存数据记录”表和“柜存数据记录”表中均不允许有相同货号的记录存在，其原因如上所述。还有一点值得注意，“柜存数据记录”表中不应该存在“库存数据记录”表中不存在的商品，且“销售单价”应该大于“进货单价”，否则就没有利润存在。同样的道理，“销售数据记录”表中不应该存在“柜存数据记录”表中不存在的商品，且两个表中的“销售单价”应该相等，否则利润的计算会出现偏差。“销售数据记录”数据表视图

3.3设置数据表视图的格式返回3.3.1设置行高和列宽3.3.2数据字体的设定3.3.3表格样式的设定3.3.4隐藏列的含义及其操作3.3.5冻结列的含义及其操作3.3.6子数据表3.3.1设置行高和列宽1．数据表视图中的行高设置可以有两种不同的方式设定数据表行高。（1）手动调节行高将鼠标移至表中两个记录的交界处，鼠标就会变成“”形式，按住鼠标左键不放上下拖曳，即可改变表的行高。将鼠标点停留在表中任一行处，单击菜单栏上的【格式】|【行高】即弹出“行高”对话框如图3-10所示。输入一个行高参数可得到对应的行高，或选定“标准行高”得到Access2003默认的行高参数（11.25像素）。设定行高参数后，单击“确定”按钮，在“行高”对话框中设定的行高参数，即成为本数据表指定的行高。（2）设定行高参数（1）手动调节列宽将鼠标移至表中两个字段名的交界处，按住鼠标左键不放左右拖曳，即可改变表的列宽。（2）设定列宽参数将鼠标移至表中需要更改列宽的那一列中任一处，单击菜单栏上的【格式】|【列宽】即弹出“列宽”对话框如图所示。输入一个列宽参数可得到指定的列宽，或选定“标准列宽”以得到Access2003认定的默认列宽，或单击“最佳匹配”按钮得到与该字段宽度相匹配的列宽（即保证该列中数据和字段名均正好能合适地显示），然后单击“确定”按钮。2．数据表视图中的列宽设置数据表视图中的所有字体（包括字段数据和字段名），其默认值均为宋体、常规、小五号字、黑色、无下划线。若需要更改字体设置，可以单击菜单栏上的【格式】|【字体】，在“字体”对话框中选择字体、字型、字号及其特殊效果和颜色，然后单击“确定”按钮。如此设定的字体、字型、字号及其颜色对整个数据表视图有效。3.3.2数据字体的设定数据表视图的默认表格样式如图3-9所示，是白底、黑字、银白色表格线构成的具有平面单元格效果的数据表形式。实际上，Access2003允许使用者根据实际需要来修改设定自己所喜好或实际需要的表格样式。打开需要修改格式的数据表对象，在数据表视图中单击菜单栏上的【格式】|【数据表】。可以看到，，在随之弹出的“设置数据表格式”对话框（如图3-13所示）中，有多个选项可供选择。3.3.3表格样式的设定“设置数据表格式”对话框

设置数据表格式后的“销售数据记录”数据表视图

根据需要做好选择，即可得到所需的表格样式。可以将“销售数据记录”表对象的数据表格视设置为“凹陷”单元格效果，“银色”背景颜色，“白色”网格线颜色。各项参数设置完毕后，单击“确定”按钮“”，即完成了数据表视图的设置操作。图示即为将“销售数据记录”表对象设置为上述参数之后的实际表格样式效果。3.3.4隐藏列的含义及其操作如果数据表具有很多字段，以致屏幕宽度不够显示其全部字段，当然可以通过拖动水平滚动条的方式左右移动来观察各个字段的数据。但是如果有些字段根本就不需要显示，就可以将这些字段设置为隐藏列。隐藏列的含义是令数据表中的某一列数据不可视，可以采用两种方式操作实现。1．设置列宽为零将那些需要隐藏的字段宽度设置为0，这些字段列就成为隐藏列了。设置字段宽度的操作，参见3.3.1节。2．设定隐藏列单击菜单栏上的【格式】|【隐藏列】，就可以很方便地将光标当前所在列隐藏起来。注意，某列数据不可视并不是该列数据被删除了，它依然存在，只是被隐藏起来看不见而已。如果需要令已经隐藏的列重新可见，可以单击菜单栏上的【格式】|【取消隐藏列】，然后指定需要取消的隐藏列，即可使得已经隐藏的列恢复原来设定的宽度。3.3.5冻结列的含义及其操作若遇到一个很宽的数据表，屏幕上无法显示其全部字段，就会给输入或查看数据带来一些困难。例如，图3-15所示的“工资单”数据表对象包含12个字段，分别为“工号”、“姓名”、“基本工资”和“职务工资”等等。在数据表视图中输入数据时，往往会希望在输入表中右端数据时，其最左端的“工号”和“姓名”两列能够固定在屏幕的左端不移动。这样的需求可以通过冻结列操作来实现。冻结列的操作方法是，在第一个需冻结列的字段名上点中并拖曳鼠标至最后一个需冻结列的字段名上，即选定了所有需要冻结的列。单击菜单栏上的【格式】|【冻结列】，就完成了冻结列的操作。图示为冻结“工号”和“姓名”两列后的情况，此时，冻结列和非冻结列之间的垂直分界线呈深色。设定的冻结列将保存至取消冻结列。单击菜单栏上的【格式】|【取消对所有列的冻结】，即可取消冻结列。

冻结“工号”和“姓名”两列后的数据表视图

3.3.6子数据表子数据表是Access2003这一类高版本软件所具备的新增功能，通过它可以在一个数据表视图中查阅与之相关联的其他数据表中的数据。数据表的关联已在第2章中介绍过了。图3-16所示为在柜存数据记录表视图中看到的某一种商品在销售数据记录表中的数据。注意，子数据表的存在依赖于预先定义的数据表间的关联。在Access2003的默认形式下，所有子数据表都是折叠着的。展开子数据表的操作有两种不同的方法：单击主数据表记录行最左端的“+”号，即可展开与该行关联字段相同的子数据表记录（单记录子数据表展开）。

在“柜存数据记录”表中展开一个子数据表

在“柜存数据记录”表中展开全部子数据表

如果需要展开查阅全部子数据表数据，应该单击菜单栏上的【格式】|【子数据表】|【全部展开】，即可看到分别与各行关联字段值相同的子数据表记录，展开于各个主数据表的对应记录行下（全部记录子数据表展开）。3.4检索数据数据检索可在数据表视图中进行，包括数据排序和数据筛选两项操作。返回3.4.1数据排序3.4.2数据筛选在数据表视图中查看数据时，通常都会希望数据记录是按照某种顺序排列，以便于查看浏览。设定数据排序可以达到所需要的排列顺序。在不特别设定排序的情况下，数据表视图中的数据总是依照数据表中的关键字段按照升序排列来显示的。若需数据记录按照另外一种顺序排列显示，可以有以下几种方式。3.4.1数据排序令光标停在该字段中的任一行处，再单击工具栏上的排序按钮“”或“”，即可得到该字段数据的升序或降序排列显示。例如，为了查看最近的进货情况，可以先进入“库存数据记录”数据表视图，再在“进货日期”字段上单击鼠标使光标停在这个字段上，然后单击“降序”按钮“”，即出现图3-18所示的“库存数据记录”表，其中数据按照“进货日期”降序排列显示。1．希望某一个字段的数据有序“库存数据记录”表中数据按“进货日期”升序排列2．利用菜单命令实现某一个字段的数据有序显示令光标停在该字段中的任一行处，再单击菜单栏上的【记录】|【排序】|【升序】（或【记录】|【排序】|【降序】），可得到该字段数据的升序或降序排列显示。例如，令光标停在“库存数据记录”表的“进货日期”字段处，单击菜单栏上的【记录】|【排序】|【降序】，也可得到图3-18所示的排序显示效果。3．利用快捷菜单命令实现某一个字段的数据有序显示在该字段上右击，在随之弹出的快捷菜单中单击【升序】（或【降序】），也可得到该字段数据的升序或降序排列显示。例如，在“库存数据记录”表的“进货日期”字段上右击，在随之弹出的快捷菜单中单击【降序】，同样可以得到图3-18所示的排序显示效果。3.4.2数据筛选数据筛选的意义是，在众多的数据记录中只显示那些满足某种条件的数据记录。例如，在“销售数据记录”表中，需要查阅某几个销售人员的销售业绩一览，就需要在全部数据记录中筛选出“销售人员”字段中的数据为该销售人员姓名的记录。只显示这些数据记录，就满足了上述的查阅需求。可以有以下几种筛选方式。1．筛选含有某一个特定数据的记录令光标停留在该特定数据所在的单元格中，单击工具栏上的“按选定内容筛选”按钮“”，即可只显示在该字段中具有这个特定数据的记录。例如，若需显示“销售数据记录”表中“钟舒宁”的销售数据一览，就可在“销售数据记录”数据表视图中，令光标停留在“钟舒宁”所在的单元格内，单击工具栏上的“按选定内容筛选”按钮“”，图3-19所示即为“钟舒宁”的销售数据一览。“钟舒宁”的销售数据一览

2．利用菜单命令实现含有某一个特定数据记录的筛选令光标停留在该特定数据所在的单元格中，单击菜单栏上的【记录】|【筛选】|【按选定内容筛选】，如图3-20所示，即可得到所需的记录筛选表。例如，在“销售数据记录”数据表视图中，令光标停留在“钟舒宁”所在的单元格内，单击菜单栏上的【记录】|【筛选】|【按选定内容筛选】，如图3-20所示，也可得到如图3-19所示的记录筛选表。图3-20应用菜单进行筛选的操作3．利用快捷菜单命令实现含有某一个特定数据记录的筛选令光标停留在该特定数据所在的单元格中，单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击【按选定内容筛选】，即可得到所需的记录筛选表。例如，在“销售数据记录”数据表视图中，在“销售人员”字段中的“钟舒宁”记录处右击，在随即弹出的快捷菜单中单击【按选定内容筛选】，同样可得到如图3-19所示的记录筛选表。4．筛选排除某一个特定数据的记录令光标停留在该特定数据所在的单元格中，单击菜单栏上的【记录】|【筛选】|【内容排除筛选】（或单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击【内容排除筛选】），即可得到所需的记录筛选表。例如，令光标停留在“销售数据记录”表中的“销售人员”字段中的“钟舒宁”记录处，单击菜单栏上的【记录】|【筛选】|【内容排除筛选】（或单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击【内容排除筛选】），所得到的记录筛选表中将包含除了“钟舒宁”以外的其他销售人员的销售记录数据。5．筛选含有某一些特定数据的记录有时需要筛选出的特定数据不是一个而是几个，只要这几个数据之间是有规律可循的，就可以筛选出来。例如，如果需要“销售数据记录”表中查阅2004年10月15日至2004年10月18日之间的销售数据记录。可以在“销售日期”列的任何一处单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击“筛选目标”文本框，在其间填写表达式“Between2004-10-15And2004-10-18”（关于此处所填写表达式的含义与规则将在后续章节介绍），如图3-21所示。填写完毕后按回车键，即可实现上述所需的筛选记录表。图3-21应用快捷菜单进行筛选的操作6．取消筛选，恢复数据表原样单击工具栏上的“取消筛选/排序”按钮“”（此时，该按钮呈凹陷状态）；或单击菜单栏上的【记录】|【筛选】|【取消筛选】；或单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击【取消筛选】，都可取消筛选，并恢复数据表全部数据的显示。3.5数据表中数据的打印及打印预览在数据表视图中调整好合适的显示格式以后，可在打印机上打印出来。打印获得的效果与数据表视图中的显示效果基本相同，因此可以得到美观的输出表格。单击工具栏上的“打印”按钮，或单击菜单栏上的【文件】|【打印】，即可实施数据表的打印操作。在正式打印之前，一般都希望在屏幕上预览一下打印格式是否美观合适，打印数据是否正确，这个操作称为打印预览。单击工具栏上的“打印预览”按钮，或单击菜单栏上的【文件】|【打印预览】，即可实施数据表的打印预览操作。图3-22所示即为“销售数据记录”表的打印预览效果。图3-22打印预览效果3.6共享Access2003数据库数据3.6.1导出为文本文件3.6.2导出为Excel2003工作表3.6.3导出为FoxPro数据表3.6.4导出为HTML文档返回文本文件通常是各类型应用软件之间交换数据的必备文件格式，即各类应用软件一般都提供文本文件的导入/导出功能。这是因为文本文件是所有文本编辑软件都支持的文件格式。在需要导出的表对象的数据表视图中，单击菜单栏上的【文件】|【导出】。在随即弹出的“将表‘XXX’导出为”对话框中（如图3-23所示），选定导出文件的保存位置、给定导出文件名、指定导出文件的保存类型为文本文件。然后单击“保存”按钮“”，即可将当前的数据表导出为一个存放于指定位置处的文本文件。图中所选参数是将“库存数据记录”表导出至“我的文档”文件夹中，以“库存数据记录”为名保存为一个文本文件。3.6.1导出为文本文件图3-23“导出表”对话框Excel2003是一个非常优秀的电子表格应用软件，针对数据表的很多应用操作在Excel2003中都显得非常明快、简洁。因此，将Access2003数据表导出为Excel2003工作表是很有意义的。其操作方法与上一小节相似，只需在相应“导出表”对话框中的“保存类型”列表框中