采购管理制度及操作流程

一、拟订目的及范围为进一步增强公司制度管理，健全公司采买制度，提升采买效率，明确岗位职责，降低采买成本，减少不用要的开销，保证采买工作的正常化、规范化，特拟订本制度。本制度波及的采买类型包含：项目采买（资料采买、工程采买）、年度采买、零星采买、应急采买。本制度波及的采买物件包含：单价万元以下的工程设施、工程原料、实验器械、实验药剂、化学药剂、劳保用品、办公用品以及应急事件、突发事件中需要采买的物件。本制度中有权申购的部门包含：工程部、研发部、咨询部、市场部、办公室、财务部。二、采买原则1、采买公司经营中一项重要的工作，各级管理人员和采买经办人一定高度重视。2、采买一定坚持“秉公做事、保护公司利益”的原则，并综合考虑质量、价钱要素，择精选用。3、各种物质均应向正规商家采买，原则上要求全部采买物质均应开具发票。4、物质采买由需求部门负责采买、询价及后期谈判。5、各部门应有专人负责采买事务，申购人与采买人不得为同一人。三、采买流程1一般采买流程采买申请采买以前，申购人应向库房咨询所需物质能否有库存，免得重复采买。采买以前，申购人依照所需物质的品名、规格、数目、需求日期及注意事项填写“申购单”。此中工程项目采买应提交工程估算，按采买原则进行采买。紧迫采买时，由申购人在“申购单”上勾选“紧迫”选项，以便各部门加速流转，实时办理。若撤除采买，应立刻通知采买人，免得造成浪费。申购：工程项目采买提交工程估算并经公司负责人赞同后由申购人填写“采买物质流转单”，其余采买经本部门负责人赞同后，由申购人填写“采买物质流转单”。询价各部门负责采买的人员分别询价，供给三家以上供给商及价钱，财务部供给历史价钱加以比对。采买人询价时应注意审察供给商的主体资格（经营状态、能否准时年检、有无失期记录、能否波及重要诉讼等），要求供给商供给联系方式以便有关负责人核价。确立供给商后，应要求供给商供给证明主体资格的资料（公司供给营业执照副本复印件、个人供给身份证复印件）。同时，采买人应在“采买物质流转单”上注明所采买物质的商品名称、规格、型号等基本信息。核价：采买人或有关负责人参照历史价钱对拟采买物质进行核价，填写“采买物质流转单”中的“核价结果、核价建议”。审批：采买人将“采买物质流转单”经逐级审批，报公司各级负责人审批后，方能进行采买。采买实行与查收入库采买物质流转单”经各级负责人审批署名且经财务部存案后，由采买人办理借支采买金额或通知财务办进货款手续。采买人依照赞同的“采买物质流转单”向供给商订货，并以电话传真等方式确立交货日期或到市场采买。关于需要订立买卖合同进行采买的物质，应同时按公司合同审批程序进行流转。全部采买物质到货后，由采买人、申购人、入库人共同，依照预约的采买质量标准及数目进行查收，并办理入库手续。如因需立刻使用不可以实时入库，应先由申购人、采买人查收，在紧迫状况排除后，实时办理入库手续。如采买物质质量、数目不切合要求，应实时保留凭证，与供给商协调退换货事宜。采买人、入库人查收完成后，应出具证明查收合格的票据，交予财务部存案。全部采买物质原则上要求货票同行，采买人应在货到后1个月内办理报销手续，因超出报销时间财务部门不受理报销的，责任由采买人肩负。采买物质无论金额大小，一律由采买人署名，财务部负责人审察，报公司总负责人赞同署名后方可报销。采买人应将供给商的送货单及我公司开具的入库单、物质采买流转单、收款收条等票据交予财务部方可结款或开具支票。2特别采买流程集上当划采买：凡属平常办公用品一定集中购置的，各部门应在每个月25日前将审批经过的“采买物质流转单”交至办公室，由办公室在月尾一致购置。零星采买零星采买是指有时发生的、所采买物质低于元的采买（如因公司招待、聚会需要进行的采买，场所检查、工程施工过程中因缺乏配件、资料而暂时进行的采买等），拥有暂时性、偶发性、金额低的特色。各部门人员需要进行零星采买的，应第一以电话的方式征采本部门负责人，征得负责人赞同后，坚持“必需、质量、价钱”的原则进行采买。采买人应选择靠谱的供给商进行采买，采买时应购置注有品名、商标、制造厂商、保质期等基本信息的合格商品。所购物质原则上要求供给商开具发票，应供给商原由不可以开具发票的，应要求开具收款收条。零星采买原则上由采买人先行垫资采买。采买人达成采买后，应填写“物质采买流转单”，依照一般采买程序达成流转后，将“物质采买流转单”、发票或收款收条交予财务，由财务进行报销，财务应在全部资料提交后日内将采买人垫付金额退还采买人。零星采买采买人应付所采买物质的质量负责，若所采买物质发生质量问题，由采买人与供给商磋商退换货事宜。因场所检查、施工等工程需要而进行的零星采买，应在达成采买后归入工程估算。因其余原由发生的零星采买，需要入库的，应在采买达成后补办入库手续，由库房管理人员开具入库单，将入库单交予财务部方可报销。应急采买应急采买是指公司因应急处理需要，而暂时进行的采买。应急采买由公司应急处理小组进行。在接到应急处理任务后，应急处理小组负责人发现需重要急购置资料、设施的，应先向库房管理人员咨询，确立没有所需资料、设施后，向上一级负责人报告，获得上一级负责人赞同后方可进行采买。应急采买无需进行三方询价，应以最便利的方式进行采买，兼备价钱和质量。应急采买结束后，应急处理小组负责人应编制应补填“采买物质流转单”，依照一般采买流程进行流转。节余物质要补办入库手续，获得入库单。若应急采买没法开具发票或收款收条的，应急处理小组负责人应作书面说明，列明应急采买物质根源、价钱等信息，报上一级负责人审批、署名。应急采买原则上由应急处理小组负责人垫付。采买达成后，应在日内将“采买物质流转单”、入库单、发票、收款收条（说明）交予财务部审察，财务部在全部资料提交后日内将垫付金额退还垫资人。年度采买年度采买是指因部弟子产需要，需按期进行的采买。需进行年度采买的部门，应编制年度需求估算，逐级申报审批后交予财务部审察、存案。年度需求估算赞同后，各部门采买人应从优异供给商名录中选用三家进行询价，要求供给商供给盖有公司公章的报价单。需要进行招标的，依照有关程序进行招标。采买人询价后，填写“年度采买物质流转单”，逐级审批后，交予财务部存案。年度采买物质流转单”获赞同后，采买人应与选定的供给商订立合同，确订价钱及付款方式。合同应按公司合同审批程序流转。财务部按合同的商定支付价款。年度采买进行过程中，采买人应注意市场价钱的变化，若供给商供货价钱显然高于市场价钱，应实时与其磋商，磋商不可的，停止执行合同。应年度采买需要订立的合同，应为不固定总价合同，按季度或按年度进行结算。三、存案1采买结束后，采买人应将采买单、采买物质流转单、入库单、发票或收款收条等资料复印两份，原件交予财务部审察、付款，一份复印件保存本部门，一份复印件连同供给商主体证明资料、联系方式交予公司法务保留。2法务人员接受采买有关资料时应要求采买人填写资料接受清单，依照采买所属项目进行归档，以便往后查问。四、采买纪律1采买人职责成立供给商资料与价钱记录档案。做好市场行情的常常性检查。询价、比价、议价及订购作业。所购物质的质量、数目异样的办理及交期进度的控制。做好平常的采买记录及对账工作。2采买人行为规范采买人员应严格依照本制度进行采买作业，采买达成后实时进行存案并保证存案资料真切、齐备。若采买人员违犯本制度进行采买作业或没有