岗位分析及岗位说明书编写手册

岗位分析及岗位说明书编写作业规程目的为了强化岗位分析的基础作用，充分发挥岗位说明书对人力资源管理系统内各专业板块的基础指导作用，规范岗位分析及岗位说明书编写作业，特拟订本规程。适用范围适用于公司岗位分析及岗位说明书编写作业。职责人力资源部负责公司岗位分析及岗位说明书编写技术研究及培训。负责组织实施整体性的工作分析及岗位说明书编写工作。负责公司各部门岗位说明书的收集归类。各职能部门、分支机构负责具体岗位分析及岗位说明书的编写、修订与完善工作。负责向岗位人员解释岗位说明书的相关条款，分解工作任务。内容岗位、岗位分析及岗位说明书的含义什么是岗位（非个人。格、方法和行为，岗位的特征表现于其在组织内的目的和应负责任。什么是岗位分析什么是岗位说明书职责、工作环境等，以及任职资格要求（如技能、学历、训练、经验、体能等。岗位说明书对于任职者 明确本岗位的价值和主要产出 清楚自己的主要产出领域及结果 是任职素质提升的依据 向上级寻求更有针对性的指导岗位说明书对于管理者 更加明确本部门的人员需求 为合理的分派工作、制订计划提供参考 绩效考核的基础工作之一 为员工提供更好的辅导和支持岗位说明书对于人力资源专业人员 为公司人力资源规划提供依据 匹配岗位与人的基础 招聘、培训等工作的基础 岗位评价的前提，薪酬制定的基础 绩效考核的依据岗位分析及岗位说明书能够把组织实现战略的职责落实到具体组织成员，确保组织正常运转，支持组织目标的实现。资源子系统的平台。只有把这项工作做扎实，其他各项工作才有依据。岗位分析的流程与方法岗位分析的三条基本原则分析岗位的职责，而非岗位的明细。A准备工作A准备工作B岗位信息搜集 资料研读法、问卷调查法、访 收集有关岗位内容和岗位之间关系谈法、观察法、工作日记法的信息C岗位信息分析 岗位分析6要素对岗位信息进行分析整理，分解为几个关键部分D岗位信息固岗位说明书撰写以简洁的方式固化岗位分析结果，化通常为岗位说明书岗位分析-准备工作建立岗位分析项目小组了解企业战略、组织、流程战略的责任分解落实到员工个人。因此，参与岗位分析的人员需要对它们有很好的理解。选择被分析部门及岗位为了保证分析结果，应选择有代表性、典型性的部门及岗位。在进行收集之前，应与有关这一工作的员工介绍岗位分析意义、目的及过程，希望他们提供怎样的配合。选择信息来源信息来源有：组织设计、业务流程说明书、管理流程等书面文件，岗位任职者、管理监督者、内外部客户、岗位分析人员等的反馈，及相关参考资料。在收集整理信息时应注意： 不同来源的信息差别 应从不同角度收集，不要有事先抱有偏见 应结合实际，不可照抄照搬岗位分析岗位信息收集 岗位基本信息：如岗位名称、职衔等是什么？ 上下级汇报情况？ 岗位存在的基本目的是什么？存在的意义是什么？ 为达到这一目的，该岗位的主要职责？（什么，怎样，为什么？） 什么是该岗位独有的职责？（位） 什么是该岗位最关键（必不可少）的职责和负责的核心领域？（分析者搞清楚公司对该岗位的核心定位是什么） 该岗位任职者需要负责并被考核的具体工作成果是什么？ 该岗位的工作如何与组织的其它工作协调？ 组织的内部和外部需要有哪些接触？（怎样，为什么，何时） 怎样把工作分配给该岗位员工，如何检查和审批工作？ 有怎样的决策权？ 验？（这个问题帮分析者找出能胜任该岗位的人员所必需的能力和个人素质岗位信息收集方法：从组织、流程入手，收集到组织设计、业务及管理流程等资料，也叫资料研读法；从现岗位入手，采用问卷调查法、访谈法、观察法、工作日记法、工作实践法等。一手资料。 采用这种方法可以了解工作的实际任务以及在体力、环境、社会方面的要求。 握或有危险工作，不适宜采用此法。资料。这种方法取得的信息比较广泛、客观、正确，但要求观察者有足够的实际操作经验且使用结构性问题清单。这种方法不适宜于循环周期长的工作和主要为脑力的工作；得不到有关任职资格要求的信息类方法要求公司有较好的人力资源管理基础。 任职者填写后回收整理，提取出岗位信息。 核对法有关工作信息的方法。面谈。 此法较适于行政管理、专业技术等难以从外部直接观察到的岗位。 此法需要岗位分析人员掌握较好的面谈技巧。信息。我司当前的岗位分析将综合运用调查问卷法和访谈法，具体做法如下： 对于通用性岗位：掘更多的事实依据，以确认岗位分析所需相关材料是否完整、客观、准确 过与任职者本人及其直接上级的访谈，确认岗位的具体信息。岗位信息分析对岗位信息进行分析整理，分解为以下几个关键部分：要素要素内容基本信息标准化岗位名称、编号、所在部门、层级等，以便于后期管理和识别岗位目的该岗位存在的主要目的和价值岗位职责该岗位的关键责任和产出成果岗位工作权限岗位工作权限根据岗位应负的责任，赋予该岗位相应的工作权限最低任职资格通常指担任该岗位需要的最低资格和基本素质要求工作关系该岗位在组织中的位置，通常用图、表形式表现岗位信息固化对岗位信息进行分析整理后，填入《岗位说明书》模板进行固化。岗位说明书中的基本概念基本概念基本概念定义备注例如：编制工资发放工作要素工作中不能再继续分解的最小活动单位表。例如：汇总部门工资任务为了达成某种目的而进行的一系列工作要素分配表，编制工资发放表。例如：制定工资管理政策，定期发放员工职责为了取得某种成果而完成的一系列任务的集合工资，维护和提升员工满意度以及工作积极性。承担相同或相似职责或工作内容的若干职位的总例如：经理、主管、职务和。头衔专员职位承担一系列工作职责的某一任职者所对应的组织职位与任职者一一对位置，是组织的基本构成单位位置，是组织的基本构成单位应。例如：行政经理、会计主管、招聘专员根据责任大小复杂程度以及任职者能力水平高低 例如、BCD、职级划分的职位层级E。例如：具有批准预算为了保证职责的有效履行而赋予任职者对某事项权限 内5000元以下费用进行决策的范围和程度开支的权限。为了保证工作目标的实现，任职者必须具备的知任职资格识、技能与能力要求例如：员工满意度与工作职责相对应的对职责完成的质量和效果进90％、空岗率为0、业绩标准行评价的客观标准培训计划完成率100％。岗位说明书中的通用术语通用名词通用名词定义职位目的阐述职位设置的目的，在组织中有何价值。描述职位报告与督导关系的组织架构图，通常标明职位与直接上级、职位关系图下级的关系。职位任职者开展工作所应协调的各种人际关系，包括组织内部、外工作联系部。工作职责职位赋予任职者承担的一系列职责。与工作职责相对应并从职责中提炼出来的，占用任职者较多日常工与工作职责相对应并从职责中提炼出来的，占用任职者较多日常工日常工作任务作时间的工作任务。为了保证职责的有效履行而赋予任职者对职责范围内有关事项进行职位权限决策的范围和程度。主要描述任职者的工作场所、工作时间、工作环境以及工作负荷等工作特征情况。从职责中提炼出来的衡量职责完成质量和效果的关键绩效指标和业工作考核要点绩标准。职位发展描述任职者的职业发展方向。描述任职者必备的教育背景、培训经历、工作经验、必备知识与技任职资格能、生理和心理要求等情况。岗位说明书中职责和任务描述关键词关键词关键词含义监视、执行与总体政策和程序有关的业务环节，保证政策和计划管理的执行。建议提供意见，影响最终结果。分配为特别目的指派。分析将整体分开，发现本质。评价评估下属的表现。批准正式确认或同意。指派指派下属完成具体的任务。协助出席指示成立执行加快跟进指导发起

帮助，支持。确信任务完成或目标实现。参加特定的活动。检查并验证。批准或许可。在工作中行使某种权力。向他人征求意见。通过某种措施或手段达成计划的结果。使活动起来，逐渐丰满、变大、变好。计划或谋划。发出权威性指令。设置或组织，使稳定或固定。落实，使生效。促进、帮助和使容易实现。关注各项措施执行完毕。传授、教育。完成、汇总、统一。系统检查。发布发布正式公布或发行。维持保持有效性。激励、驱动启发、激励下属的职能，实现期望的结果。观察看，研究。组织将东西有序的放在一起。创立创造、设立。监督监察、指挥。参与参加，加入，分担。计划预测，确定目标，制定行动措施。提交要求事情得到考虑或批准。提议提出议案。提供供给，可得到。推荐建议，希望能得到接受或试用。修改修订，改变。调查以全面的方法进行查看。培训教练、传授如何完成任务。查证检查并证明。岗位说明书中的常用绩效指标绩效指标 指标定/计算公式 适用职位系列招聘目标完成率

（实际招聘岗位人数/计划招聘岗位人数）×100％

人力资源管理员工成功通过试用期的百分比人员编制控制率人均培训天数培训计划完成率

试用期转正人数/试用人员总数（实际人力/计划人力编制）×100％（实际人力成本/计划人力成本）×100％错误发放的工资次数/发放的工资次数全年培训总天数/员工总人数（培训实际完成情况/培训计划情况）×100％

人力资源管理人力资源管理员工自然流动率 （离职人/现有人数人力资源管理人员结构比率

各职位层级人数比例符合预期目标；各专业系列人数符合预定目标

人力资源管理公文行文规范度机要工作的安全性及时性公章使用准确性

按照文件类型及时制作、印发 文及时归档 文公文出现差错次数 文出现会议精神、公文内容等泄密事件 文机要文件办理不及时的次数及严重程度 文秘用章类型、流程、批准程序正确 行政管理外事接待任务完成的效率和质量

外事接待工作没有失误

行政管理档案管理出错率

（查出管理有误的档案数量/档案总数）×100％

档案管理档案更新延误率 (延误档案更新的数/档案总)×100％ 档案管理计算机系统的稳定性和安全性信息系统的及时维护率网络系统的整体规划质量精确并准时的财务报告公司总体预算达成率财务报表出错率财务分析出错率

按要求及时维护的次数系统的科学性、实用性提交财务报告延期次数（实际发生总费用/预算总费用）×100％（查出有误的财务报表数量/提交报表总数）×100％（查出有误的财务分析数量/提交的财务分析总数）×100％

财务管理财务管理总销售收入 年度销售额 市场营销岗位说明书编写语言规范岗位目的（该岗位存在的主要目的和价值）在。岗位目的分析要点 这个岗位实现了公司及部门的哪些目的和作用？ 该岗位对组织的独一无二的贡献是什么？ 岗位目的表达形式 为”－“”－“做” 组织贡献（目标）－约束条件（限制）－主要活动（存在理由） 一般只有一句话。在组织中仅有少数岗位的目的超过一句话，也就是那些有“多种角色”的岗位。以何为目标市场业绩利润效率生产率质量服务期限安全持续性有何限制法律价值观原则政策策略方针模型方法技术体系作法习惯程序条件模式规定常岗位-人力资源部经理为有效配置、合理开发及管理公司人力资源,在公司经营战略和政策规定指导下,制定人力资源规划和策略，建立人力资源管理体系，组织和指导员工招聘选拔、绩效考岗位-人力资源部经理为有效配置、合理开发及管理公司人力资源,在公司经营战略和政策规定指导下,制定人力资源规划和策略，建立人力资源管理体系，组织和指导员工招聘选拔、绩效考核管理、薪酬福利管理、员工激励、培训与开发。岗位-高级顾问为保持高质的服务水准以实现销售额，利润及保留增加客户的目标，在公司的政策及营业方向和客户在质量，时间，可靠性而有效利用资金要求下，管理工资和福利调查，主持咨询项目，提供和促进客户服务，管理办公室职员及代理总经理举例职务。职务。工作职责职责是职位承担的工作责详细描述职位应承担的所有职责，按照程度轻重、范围大小进行排序，遵循“行动＋目推动……”以及“协助……，实现……”的语言形式。应负责任的分析要点 分析着重于该岗位所产出的最终目的或结果； 分析着重于达到最终结果所采取的主要活动； 岗位主要应负职责分析回答了这个问题：为实现职位的目的，该职位的任职者需要在哪些领域获得什么样的最终结果？职责描述句式规范一份好的岗位说明书包含了准确描述“需要做什么”的以动词开头的语句，如用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子来描述，避免只使用“管理”、“监控”等字眼，而是描述出管理监督的具体事项。动词对象结果|目的做了什么对什么/对谁什么结果制定并监督其执行部门工作计划动词对象结果|目的做了什么对什么/对谁什么结果制定并监督其执行部门工作计划指导员工顺利完成工作培养、提高下属的管理能力和业务能力为公司发展储备人才制定监督和控制部门年度预算保证开支符合业务预算职责描述动词举例（动词含义约定见“岗位说明书中职责和任务描述关键词）思考行为实施行为

搜寻、研究、分析、评估、发展、建议、倡议编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、呈报、下达、存档、提出意见针对制度、方案、计划针对信息、资料上级行为

组织、安排、实行、推行、执行、实现、指导、控制、监督、提供、修改、更新调查、研究、整理、分析、归纳、提供、汇报、反馈、通知、发布、维护、管理许可、审核、批准、审定、确定、指导、确立、决定、规划、计划、分配、授权管理行为专家行为下级行为

评估、考核、检查、控制、协调、监督、指导、培训分析、协助、建议、推荐、支持、评估、评价收集、核对、提交、制作工作关系工作关系是该职位的汇报关系和在组织中所处的位置，及在工作流程中与上下左右的关系。包括： 输入：指导、客户需求、外部信息 输出：工作产出、影响对象 协作岗位工作特征工作场所包括办公室、生产车间、出差地、客户售服现场等。工作环境例如：环境舒适（温度适宜，有空调设备；环境一般（无空调设备尘和异味，高温环境，对人体健康有影响。工作时间例如定时制、弹性时间、倒班制等。出差占总工作时间的百分比。工作负荷例如轻松、正常、满负荷、超负荷等。任职资格（通常指基本的任职资格和任职素质要求）教育背景 条件越多越好。明确任职者必须具备的最低学历。 学习专业：明确任职者的专业范畴和方向。 资格证书：明确任职者必须拥有的与专业工作相关的资格证书。专业培训明确任职者所接受专业培训的内容、形式和必须的培训时间。工作经验 行业工作经验：明确任职者必须具备的行业工作年限。 岗位工作经验：明确任职者必须具备的同岗位工作年限。 最高职位经历：为了胜任职位需求，限定任职者必须具备与职位相关的最高职位经历。必备知识与技能 例如：熟悉人力资源战略规划，熟练掌握整体薪酬理论和KPI考核技巧。 例如：国家大学英语四级，能读写简单的英语文章。具有较强的阅读能力、写作能力和表达能力。 计算机能力：完成岗位基本职责所必须具备的计算机技能的要求；最好要有等级或水平的描述。例如：熟练使用办公室工作软件。 例如：具有强的文字表达能力，言简意赅，行文流畅。 其它特殊能力要求：公司目前还没有建立能力素质模型，有些职位对能力素质要求很明显，可以列举具有关键影响力的能力特征。例如：具有强的号召力，能带领团队进行市场攻关。 经济师职称。生理要求 165cm以上、0.8 例如：性别不限。 例如：2545 例如：容貌出众，大方得体。其它要求 未建立性格模型，有待完善。态度含义决心认准的目标和方向，不会轻易放弃，咬定青山不放松的心态企图心对达成自己预期目标的成功意愿，可以理解成对事业成功的野心主动态度含义决心认准的目标和方向，不会轻易放弃，咬定青山不放松的心态企图心对达成自己预期目标的成功意愿，可以理解成对事业成功的野心主动提前采取行动掌握人生的航向和事业的发展趋势热情对人、对事永远保持积极的、向上的情绪爱心对祖国、对家庭、对生活、对事业的热爱之情学习养成终身学习的习惯自信自信在没有得到之前就相信自己一定会得到的态度自律在工作、生活中尽量克制自己的劣根性顽强要有克服困难，迎难而上，不到长城非好汉的心态坚持坚持到底，决不放弃，直到成功的心态品德素质含义使命感上级给予的任务，无论有多困难，都一定要完成品德素质含义使命感上级给予的任务，无论有多困难，都一定要完成责任感能时刻记住自己的职责，充分发挥自己的作用诚实待人真心诚意，将真话正直秉公办事，不徇私情忍耐遇到任何挫折，能够忍耐，不放弃目标事业心很强的事业成就导向协作精神能借助团队的力量成就事业，成就自我竞争意识具有优胜劣汰的观念，用实力说话法制观念遵守国家政策、法律法规组织纪律性遵守公司规章制度职位权限（2）（3）监督权（4）（5）检查权等。工作考核要点职位发展告诉任职者可以发展的方向。横向：考虑任职者工作技能的丰富化，可以相关多元化发展；纵向：考虑任职者能力和空间的发展，在职业规划系统内的有序晋升。相关文件相关记录《岗位说明书模板》《岗位信息问卷调查表》附件1、岗位说明书模板岗位位说明书模板岗位标识信息岗位标识信息岗位名称所属部门职系（目前留空）岗位编号岗位定员职等职级（目前留空）直接上级直接下级管理幅度岗位横向发展岗位目的（该岗位存在的主要目的和价值）薪资等级（目前留空）工作职责（按重要顺序依次列出）岗位权限（根据该岗位所负责任，所赋予的相应工作权限）工作关系（该岗位在组织中的位置，通常用图、表形式表现）岗位权限（根据该岗位所负责任，所赋予的相应工作权限）工作关系（该岗位在组织中的位置，通常用图、表形式表现）工作特征（时间、环境、条件）工作场所：出差：工作负荷：任职资格教育背景生理要求其它要求教育学历，学习专业，资格证书培训内容，培训方式，培训时间行业工作经验，岗位工作经验，最高职位经历专业知识，语言能力，计算机能力，公文处理能力，其它特殊能力要求，专业技术资格身体，性别，年龄，形象气质性格、态度、道德关键绩效标准关键指标，衡量标准本人已认真阅读了本职位说明书，并同意和接受上述内容和要求。任职人：日期：公司岗位分析调查问卷姓 名学 历社会工自参加工作以来从事本岗位工作时间

部 门所学专入司时

现任岗位直接上级月平均收入对本岗位工作内容的兴趣？你对自己工作适应性如何？（位的工作范围和内容）（使命）

无所谓□ 不好说□ 一般□ 还可以□ 很感兴趣还可以□ 不好说□ 一般□ 还可以□ 很感兴趣按重要程度1依次填写你2工作的10大3理由或目标45、6、7、8、9、10、123工作职责 456789

职责描述在你的岗位工作出现失误产生

估计占你全部时间的百分比 承办影响程度如何

权限需报审 全责的影响会涉及1

轻 较轻 一

较重 重经济损失23失误的影响1有损公司形象23其它损害（如工1期、质量安全、设2备等）3不影响他人工作的正常进行。 （ ）只影响本部门内少数人。 （ 工作重要性 3．影响整个部门。 （ 4．影响其它几个部门。 （ ）5．影响整个公司。 （ ）

如果出现多种情由高到低依次写在下列空白处：1．一切工作已有明确的规定动作，不需要进行创造和改进。（1．一切工作已有明确的规定动作，不需要进行创造和改进。（）2．需要根据现行办法，进行一般性改进。（）3．需要根据公司的经验，创立新的方法和技术。（）4．需要根据行业的先进经验，创立新的方法和技术。（）5．没有可借鉴的经验，需要进行革新性的新发明。（）1．上级经常给予帮助，以保证自身工作的顺利进行。（）2．上级偶尔给予工作上的辅导，以有利于工作的进行。（）3．上级只是给予工作上的关心。（）4．上级只是给予生活上的关心。（）领导风格内部沟通 内容/频度 沟通频度：需要联系或接触的具体部门、单位联系或接触的目的需要联系或接触的具体部门、单位联系或接触的目的工作的联系监 督123456直接领导你的人员有（ ）人，职位为：被你直接领导的下属人数（ ，职位为：1．每周平均加班时间为（ ）小时。（总是，有时是，偶尔是，否。所从事的工作是否是忙闲不均（是，否。工作的时间要求 4．若工作忙闲不均，则最忙时间发生在哪段时间：5．每周外出时间占正常工作时间的（ ）%。工作独立性你感觉到哪些方面工作感到棘手？1234在每天工作中是否经常要迅速做出决定？（ ）A．没有 B．很少 C．偶尔 D．许多 E．非常频繁综合2．你手头的工作是否经常被打断？（）A．没有B．很少C．偶尔D．许多E．非常频繁在你的工作中是否需要运用不同方面的专业知识的技能？（ ）A．否 B．很少 C．有一些D．很多 E．非常多只与本部门内几个同事接触。需与其它部门的人员接触。（（））））））））偶尔经常非常频繁与其它公司人员和政府机构接触。（（123451．不与本公司以外的人员接触。外部接触2．与其它公司人员接触。（（与其它公司人员和政府机构接触。（（沟通内容：一般信息交流对他人施加影响的沟通事关重大决策的沟通6．外地出差情况每月平均（）次，每次平均需要（）时间。7．本地外出情况平均每周（）次，每次平均需要（）时间。1．工作的职责明确具体，时刻受到上司的控制。（）2．根据常规的方法工作，每完成一步时受到上司的控制。（）3．