青岛市企业职工档案管理培训班课件

青岛市企业职工档案管理培训班

内容：1、《青岛市企业职工档案整理规范》2、职工档案目录数据库的建立以及数据提报有关事宜第一部分《青岛市企业职工档案整理规范》注：据青劳（1993）9号文件要求：“为便于管理，在市和各市（区）驻地的外商独资企业中方职工档案、私营企业职工档案以及外地驻青办事、经销等机构的职工档案，应委托市或各区(市)劳动部门设置的服务性机构，代为企业管理，实行有偿服务。”

二、依据《中华人民共和国档案法》《山东省档案条例》《关于颁发<企业职工档案管理工作规定>的通知》（劳力字[1992]33号）《干部档案工作条例》《干部档案整理工作细则》机构和职责

·

职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。

·职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管。机构和职责·企业职工档案管理部门的职责：（一）保管职工档案；（二）收集、鉴别和整理职工档案材料；强调一定要注意收集特别是奖励，工种变化和个人待遇待方面。（三）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；（四）登记职工工作变动情况；（五）为有关部门提供职工情况；（六）做好职工档案的安全、保密、保护工作；（七）定期向企业档案室（馆）移交档案；（八）办理其它有关事项。三、定义企业职工档案

企业职工管理部门和企业在职工招聘、培训、考核、奖惩、选拔、任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工资福利待遇、参加社会保险以及工作变动等情况的原始记录，是历史地、全面地考察职工和依法维护其合法权益的重要依据。定义：归档文件办理完毕的、应作为企业职工档案保存的文件。注：归档文件的整理与保管单位，可以是一份文件，也可以是一组具有内在联系的文件的集合体四、分类

企业职工档案分以下十类

履历材料自传材料鉴定、考核、考察材料学历、培训和评定岗位技术（技能）材料政审材料参加中国共产党、共青团及民主党派的材料奖励材料处分材料劳动关系和工资、待遇审批材料

一类履历材料职工履历表、简历表以及反映职工个人履历情况的各类登记表

1.履历表（书）、简历表；

2.职工、教员、军人（包括入伍、退伍）学生等各类人员登记表；

4.更改姓名材料；

5.就业登记申请书；

6.委托存档登记表（寄存人事档案登记表）；

7.失业转就业育龄人员婚育情况登记表。二类自传材料工作经历思想发展性质的自传其它属于自传性质的材料凡是本人书写的叙述本人经历、思想变化过程、家庭情况、社会关系等内容的材料，属于自传材料。

四类学历、培训和评定岗位技术（技能）材料学历、学位、毕业生登记表、培训结业登记表、成绩登记表及毕业鉴定、证明材料；晋升专业技术职务（职称）审批表、聘任呈报表及考绩材料，职业资格证书；职工创造发明、科研成果、专利、著作及有重大影响的论文等鉴定材料及目录。五类政审材料

审查职工政治历史情况的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交代或说明情况的材料，主要证明材料；

甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的依据材料；

入党、入团、参军、出国等政审材料；

更改职工的民族、年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料

中国共产党入党志愿书、入党申请书和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审查意见及所依据的材料；

民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；

中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；加入民主党派的有关材料。八类处分材料处分决定（免予处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；通报批评材料；甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；公安机关和纪检部门处理违纪违法材料；法院审判工作形成的判决书。九类劳动关系和工资、待遇审批材料工资级别登记表、职务工资变动登记表、调资审批表，定级和解决待遇的审批材料；招用职工登记表，任免呈报表，录用和聘用（续聘）审批表，劳动合同，终止或解除劳动合同报告书，解聘、辞退材料；保险福利待遇（失业、养老、医疗、生育、工伤、住房公积金）的审批表，再就业材料；从事特殊工种工作登记卡、企业职工参加工作时间及连续工龄核定表，计划生育审批表；退（离）休审批表；复员退伍、转业审批表；大中专院校毕业生派遣证；工作调动介绍信出国、出境人员审批表；党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表。九类劳动关系和工资、待遇审批材料五、归档要求

完整、齐全、准确、手续完备注：归档文件的书写和制作材料应能耐久保存，原则上统一使用十六开规格办公用纸；保证书写质量，字迹要端正、清晰，书写材料一般应使用碳素墨水，不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水及复写纸等不利于档案长久保管的书写材料。六、鉴别

1判定归档文件是否属于某一立卷对象的职工档案或是否属于应归入职工档案的内容，对不属于职工档案内容或重复多余的文件材料应按规定进行清理；2判断归档文件是否属于办理完毕的正式文件材料，未经办完或查证核实的不得归入职工档案；3审查材料是否齐全、完整，对不完整、来源和时间不明的材料，应查清注明后再归档；凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档；政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人的交待等。处分材料一般应具备处分决定（包括免以处分的决定）、调查报告、上级批复、个人对处分的意见等。以上材料属于成套的，必须齐全．4审查材料是否手续完备，须经企业审查盖章或本人签字的，应在签字盖章后归档；审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准确性机关、批注时间和文号。出国出境审批表，须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。5鉴别时，发现档案中缺少有关材料，应及时进行登记并收集补充。3、第六类排列顺序为：入团志愿书应排在入团的其它材料之前入党志愿书应排在入党的其它材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。4、第九类材料既可按形成时间排序，也可按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是：

工资情况的材料录用、任免材料保险福利待遇材料出国、出境材料每种材料再根据形成材料的时间顺序排列九、修整装订要求：·以件为单位16开

·装订应结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读超出16开规格的档案材料剪裁、折叠对破损、卷角、折皱和小于16开规格的档案材料裱糊对过窄或破损未空出装订线的档案材料涂加边

装订：拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品以件为单位，右下齐16开和A4型纸混合的可左下齐装订要求：每个职工的档案材料，必须装订成卷，做到案卷整齐、平整、装订牢固，具体方法：

（一）目录置于卷首，材料排列顺序与目录相符。

（二）理齐档案材料。材料条件好的应做到四边整齐，条件较差的，以左边和下边两边为齐。

装订要求：（三）打孔。在材料左侧1.5厘米处竖直等间距打三个孔，孔距8.3厘米，用鞋带装订。

（四）使用国家统一规定的标准职工档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名。

（五）装盒。将装订好的案卷装入职工档案盒中，填写姓名、档案号和籍贯。

（六）职工档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查。（七）后续档案材料的整理。后续职工档案材料，每半年整理一次，将材料内容填写到相应的目录中，并将经手人员姓名和日期填写在备注栏内，将材料装订到案卷中。十、编目

1、页号编写在有书写内容的每页归档文件正面的右下角、背面的左下角起依次标注页号注：

托裱若干小幅面材料的1张托裱纸按1页进行编号2、类件号编写在归档文件首页右上方空白位置加盖“类件号”章“一”到“十”（汉字小写）件号为同一类材料内的顺序号，按时间顺序或主次关系确定（汉字小写）阿拉伯数字3、卷（袋）内目录

·置于每个职工档案材料卷（袋）首·用耐久材料书写或计算机打印·各项目应填写应完整、准确注：每类之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用

按照类别排列顺序，如：“一类第一件”

一类第一件归档文件形成单位或个人，即文件的署名者填写归档文件的标题，应完整、准确；对没有题名或不能反映文件内容的，应另行编写，用“[]”括起采用8位阿拉伯数字表示，如1999年6月2日应标识为“19990602”，可分两行书写

该件材料总页数

要求：每卷档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写。具体要求：1、按照类别排列顺序及档案材料目录格式逐份逐项地进行填写；2、根据材料题目填写“题名”。无题目的材料应拟定题目．题目过长，可适当简化．拟定题目或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明；３、“日期”一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。4、书面目录要工整、正确、清楚、美观，不得使用贺珠笔、铅笔，红色及纯蓝墨水书写目录。填写目录后，要检查核对，做到准确无误；5、书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。该部分应注明每年整理档案的整理人、检查人及整理时间。该部分填写初次整理档案的时间及人员姓名4、检索工具要求企业职工档案管理机构应建立职工档案检索工具或管理台账，逐步利用现代化手段进行职工档案的存贮、分类、检索、统计，建立职工档案目录数据库和职工档案信息数据库。建议:

利用软件管理，便于管理和查询十一、装具档案卷皮

档案袋

1、卷皮

规格：长27.4厘米，宽20.5厘米；左边设三个装订线眼，眼距（从眼中心算起）8.3厘米；线眼中心距左侧边沿1.5厘米，上下线眼中心距上下边沿均为5.4厘米材料：

一般可采用300克的单面白板纸加包布面，或只用布包边角，也可以用纸裱糊，但不宜过厚，以减轻档案重量颜色：

应采用浅色，如浅黄、乳黄色等，不能用大红、大绿、或黑、蓝、紫等深色。卷面上的字，一律用正红色项目：

“企业职工档案”、“姓名”，书写姓名不得用同音字或不规范的汉字字体与距离：

“企业职工档案”用楷体（72磅），字与卷面上边沿距离为7厘米“姓名”用大一号宋体，与卷面下边沿相距5.5厘米2、档案袋

规格：

长30厘米，宽23厘米，厚（折叠部分）2.5厘米材料质量：

可根据条件选用较好的牛皮纸袋面项目：

“企业职工档案袋”、“姓名”、“制作单位”字体和字的颜色

与档案卷面同。“单位”在“姓名”下边附录：《企业职工档案管理工作规定》（劳力字(1992)33号）十二、档案的提供利用

（一）查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。

（二）查阅、使用企业职工档案的单位，应派可靠人员到保管单位查阅室查阅。

（三）档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经企业或企业受权的主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。

（四）任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。

（五）各单位应制定查阅档案的制度。查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。

（六）因工作需要从档案中取证的，须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。

十三、档案转递

企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。职工被劳教、劳改，原所在单位今后还准备录用的，其档案由原所在单位保管。转递档案应遵守下列规定：（一）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

（二）对转出的档案，必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单的项目登记，并密封包装。（三）对转出的材料，不得扣留或分批转出。（四）接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。转递企业职工档案材料通知单存根字第

号：兹将等同志的档案材料转去，请按档案目录清点查收，并将回执及时退回。年月日姓名转递原因档案材料（份）

回执你处于年月日转来字号等同志的档案共卷，材料共份，已全部收到，现将回执退回。收件人签名收件机关盖章年月日（注）通知单规格为24开或16开纸；为便于复写，此页（存根）可用薄纸印制。

建议：

转递企业职工档案材料通知单存根，归管理类档案管理第二部分职工档案信息数据库的建设1、用企业软件建立数据库的方式注意几方面问题：职工档案是案卷级管理请参考“职工档案数据库表结构.doc”添加一些案卷级特殊字段添加的字段的中、英文名称以及字段的大小要与“职工档案数据库表结构.doc”所要求的完全一致，不能有丝毫差异请参考“职工档案数据库表结构.doc”选择一些文件级字段卷内文件录入时，题名项要加上人名。如“杨小丽履历表”，而不要只写成“履历表”2、不用企业软件建立数据库的方式

请各单位到档案信息网的经科档案栏目中的企业年检模块中下载“职工档案案卷级数据库结构.xls”和“职工档案文件级数据库结构.xls”两个文件。青岛档案信息网谢谢！联系电话：85840972E6I9LdOgRjVmYp!t&w-z1C4G7JaMePhTkWnZr$u*x+A2E5H8KcNfQiUlXp#s%v)y0B3F6IaLdOgSjVmYq!t&w-z1D4G7JbMePhTkWoZr$u(x+A2E5H9KcNfRiUlXp#s&v)y0C3F6IaLdPgSjVnYq!t*w-A1D4G8JbMeQhTlWoZr%u(x+B2E5H9KcOfRiUmXp#s&v)z0C3F7IaLdPgSkVnYq$t*w-A1D5G8JbNeQhTlWo#r%u(y+B2E6H9LcOfRjUmXp!s&w)z0C4F7IaMdPhSkVnZq$t*x-A1D5G8KbNeQiTlWo#r%v(y+B3E6H9LcOgRjUmYp!s&w)z1C4F7JaMdPhSkWnZq$u*x-A2D5H8KbNfQiTlXo#s%v(y0B3E6I9LcOgRjVmYp!t&w)z1C4G7JaMePhSkWnZr$u*x+A2D5H8KcNfQiUlXo#s%v)y0B3F6I9LdOgSjVmYq!t&w-z1D4G7JbMePhTkWnZr$u(x+A2E5H8KcNfRiUlXp#s%v)y0C3F6IaLdOgSjVnYq!t*w-z1D4G8JbMeQhTkWoZr%u(x+B2E5H9KcOfRiUmXp#s&v)z0C3F7IaLdPgSjVnYq$t*w-A1D4G8JbNeQhTlWoZr%u(y+B2E6H9KcOfRjUmXp!s&v)z0C4F7IaMdPgSkVnZq$t*x-A1D5G8KbNeQiTlWo#r%u(y+B3E6H9LcOfRjUmYp!s&w)z0C4F7JaMdPhSkVnZq$u*x-A2D5G8KbNfQiTlXo#r%v(y0B3E6I9LcOgRjVmYp!t&w)z1C4F7JaMePhSkWnZq$u*x+A2D5H8KbNfQiUlXo#s%v(y0B3F6I9LdOgRjVmYq!t&w-z1C4G7JbMePhTkWnZr$u(x+A2E5H8KcNfRiUlXp#s%v)y0B3F6IaLdOgSjVmYq!t*w-z1D4G7JbMeQhTkWoZr$u(x+B2E5H9KcNfRiUmXp#s&v)y0C3F7IaLdPgSjVnYq$t*w-A1D4G8JbMeQhTlWoZr%u(x+B2E6H9KcOfRiUmXp!s&v)z0C3F7IaMdPgSkVnYq$t*x-A1D5G8JbNeQiTlWo#r%u(y+B3E6H9LcOfRjUmYp!s&w)z0C4F7IaMdPhSkVnZq$t*x-A2D5G8KbNeQiTlXo#r%v(y+B3E6I9LcOgRjUmYp!t&w)z1C4F7JaMePhSkWnZq$u*x+A2D5H8KbNfQiTlXo#s%v(y0B3E6I9LdOgRjVmYp!t&w-z1C4G7JaMePhTkWnZr$u*x+A2E5H8KcNfQiUlXp#s%v)y0B3F6IaLdLdOgSjVmYq!t*w-z1D4G7JbMeQhTkWoZr$u(x+A2E5H9KcNfRiUlXp#s&v)y0C3F6IaLdPgSjVnYq!t*w-A1D4G8JbMeQhTlWoZr%u(x+B2E6H9KcOfRiUmXp!s&v)z0C3F7IaLdPgSkVnYq$t*w-A1D5G8JbNeQhTlWo#r%u(y+B2E6H9LcOfRjUmXp!s&w)z0C4F7IaMdPhSkVnZq$t*x-A2D5G8KbNeQiTlXo#r%v(y+B3E6H9LcOgRjUmYp!s&w)z1C4F7JaMdPhSkWnZq$u*x-A2D5H8KbNfQiTlXo#s%v(y0B3E6I9LdOgRjVmYp!t&w-z1C4G7JaMePhSkWnZr$u*x+A2D5H8KcNfQiUlXo#s%v)y0B3F6I9LdOgSjVmYq!t&w-z1D4G7JbMePhTkWoZr$u(x+A2E5H9KcNfRiUlXp#s%v)y0C3F6IaLdOgSjVnYq!t*w-z1D4G8JbMeQhTkWoZr%u(x+B2E5H9KcOfRiUmXp#s&v)z0C3F7IaLdPgSkVnYq$t*w-A1D5G8JbNeQhTlWoZr%u(y+B2E6H9KcOfRjUmXp!s&v)z0C4F7IaMdPgSkVnZq$t*x-A1D5G8KbNeQiTlWo#r%v(y+B3E6H9LcOgRjUmYp!s&w)z0C4F7JaMdPhSkVnZq$u*x-A2D5G8KbNfQiTlXo#r%v(y0B3E6I9LcOgRjVmYp!t&w)z1C4G7JaMePhSkWnZr$u*x+A2D5H8KbNfQiUlXo#s%v(y0B0B3F6I9LdOgRjVmYq!t&w-z1C4G7JbMePhTkWnZr$u(x+A2E5H8KcNfRiUlXp#s%v)y0C3F6IaLdOgSjVnYq!t*w-z1D4G8JbMeQhTkWoZr$u(x+B2E5H9KcNfRiUmXp#s&v)y0C3F7IaLdPgSjVnYq$t*w-A1D4G8JbNeQhTlWoZr%u(y+B2E6H9KcOfRjUmXp!s&v)z0C4F7IaMdPgSkVnYq$t*x-A1D5G8JbNeQiTlWo#r%u(y+B3E6H9LcOfRjUmYp!s&w)z0C4F7JaMdPhSkVnZq$u*x-A2D5G8KbNfQiTlXo#r%v(y+B3E6I9LcOgRjUmYp!t&w)z1C4F7JaMePhSkWnZq$u*x+A2D5H8KbNfQiUlXo#s%v(y0B3F6I9LdOgRjVmYq!t&w-z1C4G7JaMePhTkWnZr$u*x+A2E5H8KcNfQiUlXp#s%v)y0B3F6IaLdOgSjVmYq!t*w-z1D4G7JbMeQhTkWoZr$u(x+B2E5H9KcNfRiUmXp#s&v)y0C3F6IaLdPgSjVnYq!t*w-A1D4G8JbMeQhTlWoZr%u(x+B2E6H9KcOfRiUmXp!s&v)z0C3F7IaMdPgSkVnYq$t*x-A1D5G8JbNeQhTlWo#r%u(y+B2E6H9LcOfRjUmXp!s&w)z0C4F7IaMdPhSkVnZq$t*x-A2D5G8KbNeQiTlXo#r%v(y+B3E6I9LcOcOgRjUmYp!t&w)z1C4F7JaMePhSkWnZq$u*x-A2D5H8KbNfQiTlXo#s%v(y0B3E6I9LdOgRjVmYp!t&w-z1C4G7JaMePhTkWnZr$u*x+A2E5H8KcNfQiUlXp#s%v)y0B3F6I9LdOgSjVmYq!t&w-z1D4G7JbMePhTkWoZr$u(x+A2E5H9KcNfRiUlXp#s&v)y0C3F6IaLdPgSjVnYq!t*w-A1D4G8JbMeQhTlWoZr%u(x+B2E5H9KcOfRiUmXp#s&v)z0C3F7IaLdPgSkVnYq$t*w-A1D5G8JbNeQhTlWo#r%u(y+B2E6H9LcOfRjUmXp!s&w)z0C4F7IaMdPgSkVnZq$t*x-A1D5G8KbNeQiTlWo#r%v(y+B3E6H9LcOgRjUmYp!s&w)z1C4F7JaMdPhSkWnZq$u*x-A2D5H8KbNfQiTlXo#r%v(y0B3E6I9LcOgRjVmYp!t&w)z1C4G7JaMePhSkWnZr$u*x+A2D5H8KcNfQiUlXo#s%v)y0B3F6I9LdOgSjVmYq!t&w-z1D4G7JbMePhTkWnZr$u(x+A2E5H8KcNfRiUlXp#s%v)y0C3F6IaLdOgSjVnYq!t*w-z1D4G8JbMeQhTkWoZr%u(x+B2E5H9KcOfRiUmXp#s&v)y0C0C3F7IaLdPgSkVnYq$t*w-A1D4G8JbNeQhTlWoZr%u(y+B2E6H9KcOfRjUmXp!s&v)z0C4F7IaMdPgSkVnZq$t*x-A1D5G8KbNeQiTlWo#r%v(y+B3E6H9LcOfRjUmYp!s&w)z0C4F7JaMdPhSkVnZq$u*x-A2D5G8KbNfQiTlXo#r%v(y0B3E6I9LcOgRjVmYp!t&w)z1C4G7JaMePhSkWnZq$u*x+A2D5H8KbNfQiUlXo#s%v(y0B3F6I9LdOgRjVmYq!t&w-z1C4G7JbMePhTkWnZr$u(x+A2E5H8KcNfRiUlXp#s%v)y0C3F6IaLdOgSjVmYq!t*w-z1D4G7JbMeQhTkWoZr$u(x+B2E5H9KcNfRiUmXp#s&v)y0C3F7IaLdPgSjVnYq$t*w-A1D4G8JbNeQhTlWoZr%u(x+B2E6H9KcOfRiUmXp!s&v)z0C3F7IaMdPgSkVnYq$t*x-A1D5G8JbNeQiT