会务筹备作业指导书(可编辑修改word版)

会务筹备作业指导书会务筹备工作一览表序号工作内容工作项目备注1接受任务并制定方案J'解会议要求.包括会议议程、参会人数及石开时间.会期，考察会议场地，拟写会议筹备方案2筹—•根据会议筹备方案•成立会务筹备匸作组，包括会务组.秘书组.资料组.新闻组等，明确各组职责.细化分工3组织实施根据分匸.各小组分头落实筹备工作任务，开展会议设计、场地布置，安排餐饮、住宿.交通.接待.材料.宣传等事宜.审核会议细化方案4会前检査全面检査会议筹备悄况，包括会场布置、嘉宾和领导接待、住房安排、会议用餐、午辆保障、代表接送、资料印刷.新闻宣传准备情况，编写会议流程.组织彩排5会中监控根据会议整体流程，作好会议期间监控工作.包括会议.餐饮、活动监控等6活动安排根据会议需要做好会见.视察、调研等安排7应急处理做好应急倾案，及时跟踪处宜8收尾工作回收会议物料，安排來宾返程•结算费用等工作9会务总结石开会务工作总结会，总结筹备工作中的经验.分析得失，提出下一步改进建议10资料归档整理印发领导讲话稿，立卷存档会议筹备资料和重要來宾信息备注：一、 公司会议主要分为一类.二类和三类会议.各収位参照分类标准执行。二、 符号说明K任务分类中W表示适用于对应会议分类2、标有的内容特指有外讯位人员参加的会议.未标注的表示内外都适用三、 自选内容分别在内文标明四、 会议筹备中•凡涉及有关接待的内容.可参照接待试点成果实施。办公室系统一体化管理手册（2010年版）20»办公室系统一体化管理手册（2010年版）20»中国南方电网CM«MASOUTHERNPCWEflGR*DGu»«0t»ev2010ASi" *・”炖・»*4*n«r附：会务筹备流程图接受任务并制定方案工作项目工作内容三类会议二类会议一类会议接受任务明确会议有关要求.了解相关信息，包括会议名称、主题、时间及会期、地点、议程、参会人数、会议代表情况（参会爪位、人员情况等）、场地要求等VV考察会议场地根据会议要求.规模及重要性.初选酒店（可三家）并进行实地考察。了解备选酒店以下信息：酒店会议室.宴会厅、住房情况及档期：预订会议室、客房及相关场地.并了解价格等信息V汇报考察情况汇报备选酒店情况.包括酒店总体情况，房间类型及数址和价格.会议室的而积及容纳人数，会议室和价格.餐饮设施.周边坏境.交通悄况等综合信息.提出会议酒店选择建议V报审会议筹备方案編写并报审会议筹备方案，方案包括会议时间、地点、议程.参会人员.会务组织机构、会议预算等JV附件1:会议地点考察情况报告（模板）关于XX会议地点考察情况的报告X月X日，公司XX考察了XX会议举办地点。重点考察了XX酒店、XX酒店以及XX酒店，现将有关情况报告如下：1、 经实地考察，结合XX会议的要求，建议会议地点首选XX,次选XX。2、 对比几家酒店，建议XX酒店为第•备选；XX酒店为第二备选；XX酒店为第三备选。3、 因酒店档期很紧，目前正在尽力协调，建议尽早确定会议时间，以便于开展下-步的工作。特此报告。附：1、XX会议对酒店的展本要求2、XX酒店基本情况XX年X月X日附1:XX会议对酒店的基本要求

（以公司年度工作会议为例）项目具体要求时间XX年X月X日至X日会期会期XX天，提前X天报到会场至少需X个会场其中：X个会场（XX平方米.可容纳XX人）：X个贵宾休息室：X个分组讨论会场住房以XX会议为例.共需各类房型约XX间。其中：套房XX间：収间XX间：标间XX间就餐同时容纳XX人就餐的宴会厅.自助餐厅.包间

附2：XX酒店基本情况项目具体情况酒丿占基木情况酒店档期x月x日至XEHx月x日晚X点后才能入场布宜会场XX平方米会议中心.XX间多功能会议室.可以满足会议要求住房XX间客房•其中套房XX间，収间XX间.可以满足会议住房需求就餐XX平方米宴会厅，X个餐饮场所，同时容纳XX人就餐.可在XX用早餐•会餐可在XX活动其它住房到会场距离：步行约X分钟自助餐厅到会场距离：步行约X分钟交通情况：酒丿占离机场距离XX公里，车•程约XX分钟：离广州火车站距离XX公里.车程约XX分钟：离市中心距离XX公里，车程约XX分钟Gu»«0t»ev2010ASi" *・”炖・Gu»«0t»ev2010ASi" *・”炖・»*4*n«r中国南方电网CM«MASOUTHERNPCWEflGR*D办公室系统一体化管理手册（2010年版）附件2：XX会议筹备方案（以公司年度工作会议暨职代会为例）一、 会议主题认真贯彻XX会议和XX会议精神，总结XX年工作，分析公司面临的形势，部署XX年的工作。二、 时间和地点（一） 时间X月X日（星期X）报到，X日全夭、X日上午开会（二） 地点XX酒店三、 主要日程（-）X月X日上午大会1、 XX省委、省政府领导讲话2、 XX作工作报告3、 上级领导、邀请单位代衣讲话（二） X月X日下午分组讨论（三） X月X日上午1、 专题发言（1） 关于XX的说明（XX部准备）（2） 关于XX的说明（XX部准备）（3） 关于XX说明（XX部准备）2、 签订XX年目标考核贵任书（XX部准备）3、 颁奖4、 XX做会议总结四、 参加会议人员（约XX人）（一） 邀请单位（约XX人，对口单位负责邀请和陪同）1、 中共中央组织部2、 国务院国有资产监督管理委员会3、 国家发展和改革委员会/国家能源局4、 国家电力监管委员会（含■南方电监局）5、 国家审计署6、 国务院国有重点人型企业监事会7、 中国电力企业联合会8、 XX省委、省政府（二） 新闻单位（约XX人）新华社、中新社、人民日报、经济日报、中国电力报、XX日报、中央电视台、XX电视台等（三） 会议代农（约XX人）1、 公司领导，总经理助理，总法律顾问，总工程师，总经济师，总部各部门、南网总调、信息中心正副主任（约XX人）：2、 各子分公司党政主要负贵人、工会主席（约XX人）：3、 各子分公司所属企业由公司党组直接管理的干部（约XX人）：4、 各了公司市（地〉供电局、超高压公司所属超高压局，调峰调频发电公司所属电厂行政负责人（约XX人）：5、 公司职工代农（约XX人〉6、 获奖单位代衣（约XX人）（四） 列席会议人员（约XX人）1、 公司总部各部门处级（含副处级〉干部（约XX人）2、 联络员、秘书、工作人员等（约XX人）五、 会务组织机构大会秘书长：XXXX大会副秘书长：XXXXXX下设四个工作小组：会务组、秘书组、资料组、新闻组，分别负责场地布置、嘉宾和领导接待、餐饮安排、住宿交通、会议文件、资料印刷、新闻宣传等工作。六、会议预算会期X天（含报到），参加人员约XX人（含会议正式代农、邀请嘉宾、新闻媒体代农以及列席会议人员）。经测算，本次会议预计发生各类费用总计人民币XX元。其中，会议费XX元，场地租赁XX元，场地布置XX元，文件印刷XX元，车辆租赁费XX元，其他费用XX元。现将会议筹备方案上报，请予审定。XX年X月X日

Gu»«0t»ev2010ASi" *・”炖・Gu»«0t»ev2010ASi" *・”炖・»*4*n«r中国南方电网CM«MASOUTHERNPCWEflGR*D办公室系统一体化管理手册（2010年版）筹备分工工作项目工作内容三类会议二类会议一类会议成立筹备机构成立筹备机构，并进行分工。一般分为以下四组：会务组.秘书组、资料组、新闻组.明确备小组负责人JJ明确具体分工和职责明确各小组具体分工和职责，明确1:作重点和工作进度JJJ自选内容：根据会议需要设立会务工作组。有关组别可合并或分设（如住宿、餐饮、后勤服务.医疗、活动.交通.保供电及职代会等）。附：会议筹备小组工作职贵（以公司年度工作会议暨职代会为例）名称工作职责会务组负责会议整体策划和设计，编写场地布迓方案现场踩点，价格谈判.预订会议场地制作邀请函.落实來宾和代表名单制作会议指南.编排分组讨论人员名収设汁会议形彖（含会场内外环境、抬示系统.会议材料封啲、会议证卡.接待用品等）并实施布宜会场内外环境（含分组讨论会场）.布宜就餐背景制作会议桌签和会场座次安排表并布宜布宜费宾休息室.茶舐点，安排会场鲜花和绿色植物安排会议录音、投影等.调试灯光、音响.空调等安排会议礼仪.协助颁奖和责任书签字编写会议整体流程，组织现场演练.会议现场监骨嘉宾和领导接待制定并实施嘉宾和领导接待方案培训接待人员，制定嘉宾和领导接送机表负责安排嘉宾和领导所有接待爭宜.包括接送.住宿、餐饮.活动、会议.合影等爭宜住宿组编写住宿方案.分配房间及制作房间安排表现场踩点.价格谈判，预定住房，汇总并结算会议费用负责会议报到.制作和发放房卡和回收房卡布宜房间物品（鲜花水果）和分发会议抬南设宜房间叫覘和免打扰安排返程机票的侦订餐饮组编写餐饮方案.安排会议期间餐饮.确定菜取.编排就餐座次表等现场踩点.价格谈判.预定就餐地点布貝就餐场地、安排就餐桌次.制作就餐席位卡和菜贰等准备就餐用酒水、饮料和会议茶眦物品交通组编写交通方案•根据会议回执.编排会议代表接送机表（按航班抵达时间顺序）培训司机.落实接送千辆.负责会议代表接送机落实机场接送贵宾室.安排会议和活动用车续表会务组后勤组编写后勤保障方案，采购会议物品，提供后勤保障联系医院，做好医疗保障匸作安排会议保供电.做好安全保障匸作建立会议服务中心编印会务人员通讯录准备会务用对讲机等秘书组拟发会议通知负责准备会议工作报告和会议总结负责拟写会议主持词审核专题发言材料和來宾讲话代拟稿负责目标考核责任书签订的相关工作资料组联系印刷机构.负责文件印刷收集、校对、印制、发放会议文件资料.包括会议抬南归档会议文件新闻组制定新闻宣传方案邀请新闻爪位，负责新闻爪位对口接待负责会议宜传.拟写新闻通稿负责会议合影，编排合影座次表，制作照片并发放负责会议期间的摄影.摄像负责会议同步传输，編排会议现场录播流程组织实施工作项目工作内容三类会议二类会议一类会议编写筹备文件根据筹备小组分工.编写各小组详细子方案V7汇报筹备方案汇报总体筹备方案7V7印发会议文件印发会议通知.确认参加会议人员名单和有关信息7分别落实各项准备工作根据审核通过的方案.分头着手各项准备L：作7V7审核会议方案审核各组具体实施方案，审定制作小样V7注：根据实际情况.可建立信息支持和发布平台，负责会务信息发布。附件1:会务筹备匚作汇报及r力案（以公司年度匸作会议暨职代会为例）一、会务筹备工作汇报1、 会议基本情况2、 会议组织机构及职资3、 场地布置（1） 会议形象设计（配酒店现场图和效果图）（2） 会场分配（配会场内外实景图）（3） 场地布置计划4、 嘉宾和领导接待办公室系统一体化管理手册（2010办公室系统一体化管理手册（2010年版）中国南方电网CM«MASOUTHERNPCWEflGR*DGu»«0t»ev2010ASi" *・”炖・»*4*n«r5、 住宿安排（1） 住房分配原则（配住房内外实景图）（2） 房卡制作和发放（3） 房间物品配送安排6、 餐饮安排（1） 总体安排（配餐厅内外实景图）（2） 特色菜式和自助餐、小型宴请、会餐安排7、 交通安排（1） 交通总体安扌II：（2） 接送安排8、 后勤保障（医疗、活动）9、 筹备工作进度计划二、XX组工作了•方案1、 组织机构组长：副组长：顾问：成员：2、 工作分工3、 主要工作方案4、 工作人员联系电话5、 倒计时附件2：会务筹备工作职贵细化分工及倒计时衣（以公司年度匸作会议暨职代会为例）名称工作项目责任人联系电话完成时间完成情况会务筹备总表考察会议地点.提交会议地点考察报告会务组会前两个丿J预订会议会场.住宿.餐饮及活动场所，洽谈价格会务组会前一个丿J建立会议筹备机构明确职责并初步分工会务组会前一个丿J到酒店开现场会，熟悉场地和要求（通知广告公司参加）会务组会前一个丿J策划并设汁会议整体方案（主题形象，会场背景，会议文件，指示系统，会议证件，会议接待用品等）会务组会前一个月召开筹备小组第一次会议办公厅会前一个丿J第一次审核会议整体方案办公厅会前一个丿J第二次到酒店开现场会，现场解决有关筹备问题会务组会前半个丿J第二次审核会议整体方案办公厅会前半个丿J印发会议通知•印制和发放邀请函：审核细化方案办公厅会前半个丿J召开筹备小组第三次会议.检查筹备丄作进展情况办公厅会前8天完成所有准备工作（场地布宜、嘉宾和领导接待、餐饮住宿安排、后勤保障、新闻宣传、文件印刷、设计制作等），准备进入现场实施备小组会前5天落实邀请嘉宾和会议代表和列席代表.工作人员名单会务组会前5天所有会务工作人员（含顾问）到位各小组会前5天各小组按方案开展会务前期筹备工作，组织现场演练各小组会前4天完成会议抬南制作和签到处布宜会务组会前2天接机.报到，完成会场布宜•完成文件印刷各小组会前1天会议举行，监控整体进程各小组会议当日送机，总结经验教训，归档会务资料会务组会议结束日组别工作内容责任人联系电话完成时间完成情况场地布宜组现场踩点.选择广告公司.策划并设汁会议整体方案（主题形◎、会场背景.会议文件封血、抬示系统.会议证件、会议纪念品等）拟写会议签报•申请费用，细化会议筹备方案印发邀请函落实邀请嘉宾及参会代表回执并共享编印会议抬南（先印文件封而）主会场背景板制作.布宜（植物.鲜花等）会议签到处及描示系统设il•和制作、布宜协助安装同步传输设备及现场调试•协助确定导播流程编印会场座次表和布宜席位卡确定分组讨论名爪主会场主席台上布宜（会议文件、桌签、茶杯、矿泉水及水杯.热毛山、公司信笺.普通铅笔和红蓝铅笔.鲜花、绿色植物，发言台）主会场主席台下布宜（会议文件.桌签.矿泉水及水杯、公司信笺.铅笔〉会场音响.同步传输.麦克风调试会场灯光.录音检查（准备录音磁带x盒.伴奏音乐）贵宾室布宜（鲜花.茶水）分组讨论会场布宜（茶杯、矿泉水、公司信笺.铅笔）安排会议期间茶水服务布宜茶歇（茶水、咖啡.水果.小食品等）协助布置会餐场地背景板编写会议流程并彩排嘉宾和领导接待组制定详细接待方案，重要嘉宾和领导安排专人负责负责嘉宾和领导接待相关的所有工作住宿组编写住房方案提前检査房间.包括气味、设施等.分配代表房间.编排会议代表房号签到并发放房卡房间物品放宜（参见公关接待试点成果）负责退房及费用结算布宜嘉宾和领导活动场所负责会议返程票预订Gu»«0t»ev2010ASi" *・”炖・Gu»«0t»ev2010ASi" *・”炖・»*4*n«r中国南方电网CM«MASOUTHERNPCWEflGR*D办公室系统一体化管理手册（2010年版）二（214〒续表组别工作内容责任人联系电话完成时间完成情况餐饮组编写餐饮方案布置会餐和宴请场地编排会议就餐座位表，制作和布置餐卡安排公司领导宴请，确定菜单、地点，通知人员，预订包房（约X间）安排会议期间所有用餐并跟逬做好服务后勤组建立会务服务中心，配置电脑、打印、复印、传真等办公设备.提供上网、传真等服务准备常规药品，与当地医疗机构提前取得联系采购会务用品安排会务值班准备会议用对讲机等物品安排保供电和安全保卫工作交通组编写交通方案编写会议代表接送表会议接送及会议用车安排联系并安排机场贵宾室秘书组拟写会议文件，审核来宾讲话代拟福，负责目标责任书签订（签字桌布置.签字笔、文本准备，礼仪小姐配合演练）资料组印刷、校对、发放、归档会议资料新闻组编写新闻宣传方案邀请并询定新闻单位，准备新闻通稿现场摄影和照相并存档与同步传输配合调试,并制定现场导播流程准备合影（选定合影地点和专业摄影机构；确定合影时间；安排前排座次图；准备站台架；会议结束前将冲洗好的照片送交会议代表）附件3：会议指南模板（以公司年度工作会议暨职代会为例）—、扉页：热烈欢迎XX公司XX会议的各位来宾和代表！二、目录：会议日程

Gu»«0t»ev2010ASi" *・”炖・Gu»«0t»ev2010ASi" *・”炖・»*4*n«r中国南方电网CM«MASOUTHERNPCWEflGR*D办公室系统一体化管理手册（2010年版）会议须知 邀请嘉宾名单 新闻单位名单 工作会议代表名单……职工代表大会代表名单获奖代表名单 列席人员名单 工作人员名单 分组讨论安排 酒店平面示恿图・・三、会议日程:日期时间内 容主持人地点X月X日X全天代表报到会务组酒店大堂xx：00Mrxx：00大会X月X日Xxxxx■xx：xx大会巽宾、会议代表、荻奖代表合影xxxx■Mrxx：xx廿组讨论各组召集人详见会议须知xx：xx各组召集人会议详见会议须知X月X日iXxxxx■xx：xx大会四、会议须知：♦请凭会议证件出席会议、就餐，参加活动。♦请参会人员提前15分钟迸入会场。♦开会时请遵守会场纪律，手机请调至静音或关闭。♦会场安排1、 XX会议地点：2、 XX会议地点：3、 分组讨论地点：第•组：总部和了•分公司代衣（XX室）第X组：4、 各组召集人会议地点：♦合影安排时间：X月X日上午会议结束后地点:1、 邀请嘉宾、匚作会议和职工代农人会全体代农2、 公司领导、获奖代农♦就餐安排1、 会议自助餐安排地点：时间：早餐07:00〜08:00午餐12:00〜13:00晚餐18:00〜19:302、 X月X日晚会餐安排地点：时间：人员：邀请嘉宾、工作会议和职匚代衣大会代农，获奖代农，列席人员，工作人员♦交通安排会议安排XX往返XX酒店交通车。XX至XX酒店发车时间：X月X日下午XX点乘车地点：XX酒店至XX发车时间：X月XX日中午XX点乘车地点：公司总部各部门、直属机构正职乘坐X号车，副职乘坐X号、X号车，公司总部其他人员乘坐X号、X号车。♦活动安排♦常用电话号码1、会务协调房号： 内线：联系人： 电话：Gu»«0t»ev2010ASi" *・”炖・Gu»«0t»ev2010ASi" *・”炖・»*4*n«r中国南方电网CM«MASOUTHERNPCWEflGR*D办公室系统一体化管理手册（2010年版）2、 职代会和衣彰温•动联系人： 电话：3、 会议服务中心房号： 内线：联系人： 电话：提供上网、打印、复印、传真、装订等服务。4、 机票预订和查询（酒店人堂签到处）联系人： 电话：5、 车辆调度联系人： 电话：6、 各单位联络员及电话7、 会议医务室房号： 内线：联系人：电话：如遇紧急情况，请拨打120急救电话。8、 酒店总机：酒店地址：拨打内线：拨打外线：♦温馨提示1、 会议住宿集中安排在酒店XX区，会场、就餐和住宿区相对独立，请提前熟悉各会场位宜。2、 请参会代表统一着正装，系领带，女士若职业套装。3、 会议期间如需用午•请提前1小时与午辆调度联系。4、 会议期间，XX天气，平均温度为X-X-Ce早晚温差较X,请注意XX。五、邀请嘉宾名单:!姓名収位职务 |11I六、新闻单位名单:姓名 j 讥位职务,・・•••・••••・・・・・•・•・・・■・・・・・••••••••・・・・•■・・•»・・・•・•・・・■・・・・・••••••••・・・・•■・・・・・■・・・・・••••••・••••・・•・・•・・•・・・・・••••••••・・・・・■・••••■・・••••••・••••・・・・・•・•・・・■・・・・・••••••••・・・・•■・・・・・■・・・・・••••••・•••••・•b工祚荟议丫曲軍. 1 姓名单位职务111■1________•八、列席人员名单1 姓名单位职务 1!I!儿二丄申込理争里! 姓名单•位职务十、分组讨论安排:第-•组（XX人） 召集人：XXXXXX参加人员：1、 XX公司参会人员（含XX代衣〉2、 公司总部各部门联络员：地点：十一、酒店平面示意图：注：lx邀请嘉宾排序.按照嘉宾所在单位和职务.职级综合考虑。2、 人员排列时.不同収位之间相互间隔.同级别人员排在一起。3、 —般邀请嘉宾和新闻记者应排在公司代表之前。4、 平面示意图，应将会议餐饮.会场.住宿等内容在图上标注。5、 上述大写序号（一至十一）应在抬南中省略，此为表述方便而用。6、 上述名单所示虚框供参考.实际印刷抬南时请取消。附件4：XX会议会场座次安排衣时间：地点：主席台•般安排邀请的主要嘉宾、公司领导、XX人会主席团人员，必要时可以扌II：两排第1排中间排列主要嘉宾随员、总助总师。会场两边分别扌II：列公司总部主要负资人及各f•分公司主要负贵人第2排排列公司总部主要负责人及各子分公司主要负资人第3扌IF拙列公司总部部门副职和子分公司副职及下属单位由公司党组管理的干部第4排排列公司总部部门副职和了分公司副职及下属单位由公司党组管理的干部第5排卅列职工代农方阵和会议代衣方阵（具体以单位为扌II：列顺序）第X排排列列席代农Gu»«0t»ev2010ASi" *・”炖・Gu»«0t»ev2010ASi" *・”炖・»*4*n«r中国南方电网CM«MASOUTHERNPCWEflGR*D办公室系统一体化管理手册（2010年版）最后］排排列办公室主任、公司领导秘书等工作人员。注：一般按职位鬲低排序，邀请嘉宾和公司领导交叉排列。根据会议需要，获奖代表可集中排列在会场前部一侧，新闻记者排位应考虑方便出入。附件5：XX会议会餐座次安排衣时间： 地点：主桌•般安扌II：邀请的主要嘉宾、公司领导、总助总师、各子分公司主要负责人、XX大会主席团人员、办公厅主任第X桌•般安排公司总部部门主要负贵人第X桌•般安扌II：公司总部部门副职第X桌•般安扌II：公司总部部门副职和/分公司副职及下属单位由公司党组管理的干部第X桌i般安排其他代表（分单位）注：新闻记者应尽虽和新闻中心人员安排在一起。工作人员、公司领导秘书等一般安排在一起。自选内容：各地可以根据情况布宜会餐场地。XX会议会餐桌次平面图G

XX会议会场桌面物品摆放淸单序号物品要求备注三类二类一类1席位卡VJ2茶杯7J3矿泉水7VJ4直身玻璃杯5干湿纸mV6热毛巾7红蓝钳笔J8VJ9笔记木J10公司信笺7VV11会议文件12麦克风V】3鲜花VJ附件7：XX会议餐桌物品摆放清单序号物品要求备注三类会议二类会议一类会议1主桌席位卡7772副桌席位卡73主桌菜爪74热毛巾7775餐山7776酒杯（红酒、白酒）7777餐具777S鲜花777自选内容：餐桌可布迓、“I地特色物品。

Gu»«0t»ev2010ASi" *・”炖・Gu»«0t»ev2010ASi" *・”炖・»*4*n«r中国南方电网CM«MASOUTHERNPCWEflGR*D办公室系统一体化管理手册（2010年版）附件&xx会议住房物品摆放清单序号工作项目内 容三类会议二类会议一类会议1鲜花VJ2水果7JJ3其它公司欢迎卡7JJ矿泉水JJV会议指南JJ7接待手册（根据需要）取电卡VJ个性化物品V注：需削皮水果请配水果刀。可参见公关接待试点成果内容。自选内容：族的位也可根据需弟统一订做可女次使用的房间物品摆放架。附件9：XX会议代衣房号衣姓名单位职务房间号注：同一级别领导房型尽虽统一。安排住房时，办公室负责人与公司领导在同一楼层.房间靠近：秘书房间靠近领导房间。同省代表相对集中住宿。

会前检查工作项目工作内容三类会议二类会议一类会议场地布宜检査检査场地布幫方案落实情况V酒店外圉布置是否符合要求VJ检査酒店内部布宜是否符合要求，包括会议相关背景板检査（文字内容、标识.尺寸.摆放位S）:会议室氛囤布宜检査（绿色植物、鲜花等）：会议指示系统检査VJV检査会议室相关设施和设备.包括音响、灯光.投影等设备.是否齐全并处于良好可用状态7检査台面摆设及要求会议桌面物品、文件资料是否齐全：桌面物品摆放位逻是否规范JV会议座位安排是否合理JV组织彩排•检査族个环节配合情况嘉宾和领导接待检査检査嘉宾和领导接待方案落实情况和准备情况，包括住宿安排.用餐安排、活动安排、接送安排等VVJ住房检査检査住房方案落实情况及房间分配情况和代表抵达前客房入住条件满足情况VJ检査重要來宾和领导房间安排情况及物品配迓V检査会议人员变化情况VJ餐饮检査检査餐饮方案落实情况•检査会议期间餐饮安排：检査用餐物品准备：检査小型宴请和会餐安排：检查用餐场地的布置V7通查交检检査交通方案落实情况•检査嘉宾和领导午辆到位情况，检査午辆物品配备情况V检査会议物品准备到位情况：检査会议服务中心准备估况：检査会议安保情况：检査会议医疗服务工作准备情况等：检査会议保供电工作安排V料查资检检査会议文件准备情况，检査文件资料设汁.印刷是否符合规范V新闻检査检査新闻方案落实情况，新闻媒体及相关工作人员到位情况：会议新闻宣传工作准备情况：同步传输导播流程落实情况VCX.MASOUTHERNPOWCAGAJO序号姓名性别民族部门和职务『机号码房间号航班号/猪车出发日期及时间到达时间1出发时间网公司联系人接待人员姓名及电话蠶辆接送机司机姓名及电话机场联系人及电话备注附件1：XX会议接送机衣备注：1、按抵达或离开时间先后顺序排列.邀请嘉宾和公司领导单列。2、 一般由各对口接待部门负责人负责接送机c3、 提前办理机场手续。附件2：嘉宾和领导个性化接待•览农姓名职务房号到达时间领带司徴*（相片）一对一服务人员信息联系人司机接待专员联系方式联系方式联系方式房号房号房号车型颜色车牌号码陪同人员及房号嘉宾或领导个性化接待需求房间内物品会议资料袋内容纪念品个人喜好信息饮食习惯休闲兴趣爱好喜好禁忌每日接待安排年 月 日行程安排时间地点接待要求及陪同人员接机抵达酒店午餐午休抵达贵•宾厅出席会议返程当日工作备注注：此表供接待人员使用。附件3：xx会议短信发送•览衣（模板）发送对&发送时间短信内容发送形式邀请嘉宾参会代表新间记者会前会议举办地每日天气预报群发报到后欢迎短信群发或做发会中会议议程安排群发会议结束欢送短信群发或讯发会务工作人员会议期间会务筹备进展信息，嘉宾和领导抵达信息.会议议程进展信息，会议就餐信息，会务变化信息•会务通知爭项，其它必要信息群发注：根据需要，可建立短信平台，发送短信，便于信息沟通和传递。附件4：xx会议整体流程（模板）（以公司年度工作会议暨职代会为例）X月X日入场布置背景板，拙列桌椅。主会场通習开抽风，散去异味。X月X日继续布置背景板、音响控制台和调试灯光、音响、音乐。xx：xx,入场槌同般緞备，磁到娴删・X月X日继续布置场地。会场排位。布置会场指示系统。布置职代会第•次全体会议会场。排列主会场主席台（两排）及与会代衣座位、台而物品等。摆放鲜花和植物。礼仪小姐彩排。检查麦克风的电池。试录现场。调试音乐、灯光、音响、投影、照和等。按照X月X日人会流程演练•遍。包括播放南网方略或公司其它宣传资料及现场直播。检查所有会场效果并整改。检査第二夭会场准备情况。XXX第-次全体会议xx：xx会前音乐滚动播放。会务人员开始做好迎接代表，引领座位。（参考音乐：《金蛇狂舞》《彩云追月》《旱天雷》《南网之歌》等）。xx：xx再次检查麦克风，包括插座。xx：xx主席台领导就座，会议正式开始，音乐渐停。xx：xx主持人说会议结束，休会时：播放结束音乐（参考音乐：《明天会更好》、《Weareready》等）。检査会场及桌面物品。X月X日XX：XX酒店所有工作人员（服务人员、音控人员、灯光人艮同步传输人员，礼仪小姐）就位，检查并启动设备，打开空调和灯光，进行最后调试。会务所有工作人员到位，进行全面检査。包括桌而材料。xx：xx会前音乐滚动播放和投影屏幕开始滚动播放南网方略。参考音乐：《南网之歌》《金蛇狂舞》《彩云追月》《旱夭雷》《春天的故事》等在会场外分发座次农（背面可标明座位区域）。会务人员开始做好迎接代衣，引领座位。xx：xx会前再次检查麦克风（尤其插座）礼仪小姐在贵宾室门口迎宾。xx：xx做好播放《国歌》准备工作。做好播放《欢迎进行曲》准备工作。投影屏幕定格到会议名称，蓝色底。xx：xx监控贵宾室领导情况，领导从贵宾室出，下完台阶要进入会场大门时，开始播放《欢迎进行曲》，在领导进入会场门口时音量调大，直至主席台主要嘉宾就座，音乐渐渐停止。途中由礼仪小姐引导。摄像开始，同时同步传播会场图像。在不传输会场形象时，投影显示屏上显示会议名称，蓝色底。xx：xx会议正式开始。主持人开始主持。拍摄主持人。当主持人分别介绍领导和嘉宾时，镜头切换到和关领导（提前演练）按顺序XXXxx：xx在主持人说奏国歌后立即播放《国歌》,不能有延迟。直播主席台全景和会场全景。xx：xx国歌停，主持人继续主持工作。播宣读领导批示情况。（时间 分钟）播萤事长工作报告及会场情况。（时间 分钟）播XX省政府领导讲话情况。（时间_分钟）播邀请嘉宾讲话情况。——XXX讲话（时间 分钟〉会议服务人员现场监控会场情况，包扌舌空调，灯光，音响、录音和同步摄像，添加茶水。（注意不能让照和人员遮挡直播镜头而临时移动领导席位卡）如果会议中途有休息，则播放会议中途休息音乐（参考音乐：《春节序曲》《春天的故事》《喜庆的日了》《大地飞歌》《红旗飘飘》等）和滚动播放南网方略。xx：xx检查分组讨论会场XX:XX前跆馳鼬查馳繍飙附飾出xx：xx主持人说上午会议结束，休会时。播放会议结束音乐，参考音乐《南网之歌》。引领嘉宾和代农参加合影留念。xx：xx准备晚上会餐。布置会餐背景板（注总控制布场时间）。xx：xx开始做好会餐前迎接嘉宾和代表准备xx：xx开始播放餐前音乐（参考音乐：《彩云追月》《月光下的凤尾竹》）。xx：xx组织代表入场。xx：xx引领公司领导和嘉宾入场（根据会餐座次表）xx：xx公司领导和嘉宾入场时，播放《迎宾曲》。音量捉高。xx：xx主桌领导坐下后，音乐渐停。xx：xx主持人讲话，公司领导致辞。xx：xx宴会正式开始。播放伴奏音乐（参考音乐：《万事如意》《好日子》《春之歌》《在希望的田野上》《好运来》《常回家看看》），根据现场情况调整音量。xx：xx会餐结束，播放结束音乐（参考音乐：《难忘今宵》）开始布置第二天会场预备领際（包括签订贵任书和颁奖）O设立主席台（两排），摆发言台和脚垫。晚上通宵通风，散掉味道。X月X日xx：xx酒店所有工作人员（服务人员、音控人员、灯光人员，同步传输人员，礼仪小姐）就位，检査并启动设备，打开空调和灯光，进行最后调试。会务所有工作人员到位，进行全面检査。包括桌而材料。在会场外分发会场座次表（背面可标明座位区域）。xx：xx会前播放音乐（参考音乐：《南网之歌》《越来越好》《幸福万年长》《爱我中华》等）和投影开始滚动播放南网方略。会务人员开始做好迎接代衣，引领座位。xx：xx再次检查麦克风。礼仪小姐在贵宾室门口迎宾。xx：xx做好《欢迎进行曲》播放准备。xx：xx监控贵宾室领导情况，领导离开贵宾室快进入会场时开始播放《欢迎进行曲》，在领导进入会场门口时音量调大，直到主席台主耍嘉宾就座，音乐渐渐停止。摄像开始，同时同步传播会场图像。在不传输会场形象时，投影显示屏上显示会议名称，蓝色底。具体参见导播流程。xx：xx会议正式开始。主持人开始主持。专题发言时给发言人镜头及主席台、会场镜头。专题发言-：XX部（时间 分钟）开始准备责任书签字（包括签字物品及桌椅等）xx：xx听到主持人说下面准备签订贵任书时，在工作人员抬桌了时，播放音乐《步步高》。工作人员抬桌椅、铭牌、贵任书等到主席台。在主持人说请董事长和总经理时音乐停，礼仪小姐引领。XX公司（时间_分钟〉礼仪小姐协助。在每个单位领导从座位上台签字的过程中，持续播放音乐（参考音乐：《步步高》），就座后音乐停止。给签字镜头。签字时无音乐。签完字后领导握手时音量增人《步步高》。上午的会议如果有中间休息，则播放中间休息音乐（参考音乐：《春夭的故事》《欢乐中国年》《走进新时代》）OXX部发言（8分钟）代衣发言时给发言人镜头及主席台、会场镜头。会议服务人员现场监控会场情况，包括空调，灯光，音响、录音和同步摄像，添加茶水。如果会议中途有休息，则播放中途休息音乐（参考音乐：《南网之歌》、《走进新时代》）和滚动播放南网方略。xx：xx衣彰 宣读农彰决定（时间_分钟）衣彰文明单位（时间_分钟）衣彰劳动模范（时间 分钟〉农彰工人先锋号（时间一 分钟）农彰技术能手（时间—分钟〉 礼仪小姐现场协助。滚动播放伴奏音乐《喜洋洋》。镜头切换到颁奖场面。xx：xx通过决议（举手衣决）（时间 分钟）xx：xx总经理总结讲话，投影宜播。（详见直播流程）xx：xx主持人说会议结束时，播放结束音乐（参考音乐：《南网之歌》、《欢送进行曲》、《国际歌》。）xx：xx会议结束。

会中监控工作项目工作内容三类会议二类会议一类会议前期工作根据会议流程，明确会议监控责任人、监控匸作分|二监控内容及监控时间点.应急预案等JJV会议监控按会议流程对各个环节实施监控JJV音响、灯光、同步传输、摄像最后测试检査并根据实际情况微调：会前30分钟会议室内溫度.湿度情况检査，空调一般设宜于240JV相关工作人员提前1〜2个小时到位：会场服务人员提前到位并作好准备1：作：会场现场服务：毛巾、茶水、纸巾及时提供：维持会场秩序和巡视会场：在会议开始后摆放茶点，做好会议茶歇服务JV贵宾室工作人员和服务人员到位，作好相关准备1：作J根据会议安排.播放会议音乐就餐监控服务人员提前就位.及时跟进服务JJ活动监控JV活动安排工作项目工作内容三类会议二类会议一类会