监理现场资料管理作业指导书

PAGE2PAGE1目录1．总则（2）2．作业指指导对象（2）3现场场内业资料管管理工作依据据（2）4．现场内内业资料管理理作业手册（3）5．常用质质量记录（8）6．附录（9）1．总则1.1现场监理内内业资料是项项目实施过程程中对工程监监督管理的原原始记录，对对质量控制、投投资控制、进进度控制以及及合同管理等等所做工作的的真实记录。这这些资料是评评定工程质量量、竣工交付付使用的必要要条件，是一一份工程项目目竣工验收备备案前必须审审查的档案材材料。也是监监理工作中各各项控制与管管理工作的依依据和凭证，反反映了监理人人员的素质和和项目监理组组的管理能力力和管理水平平，并可作为为以后发生各各类纠纷问题题的原始依据据。1.2项目监理组组必须在总监监负责下，配配备现场专职职或兼职工程程资料管理人人员负责收集集、整理监理理文件，对监监理文件进行行科学化、规规范化管理，确确保监理文件件的完整性。1.3监理内业资资料的管理应应严格遵循公公司质量手册册及质量管理理体系程序文文件。1.4监理内业资资料的管理应应遵循工程文文件的自然形形成规律，保保持卷内文件件的有机联系系，便于内业业资料的保管管和利用。1.5为保证现场场内业资料的的规范与科学学管理、保存存和利用，特特制定本作业业指导书。2．作业指导对对象本作业指导书适适用于现场监监理组总监及及内业资料管管理人员进行行内业资料的的管理工作。3．现场内业资资料管理工作作依据3.1质量体系系程序文件《质质量记录控制制程序》（TJPM／B-2003-4.2）3.2《建设工工程监理规程程》4.现场内业资资料管理作业业手册4.1总监负责责，明确要求求，专人管理理。监理资料料的管理应由由总监负责，并并指定专人具具体实施。结结合工程项目目的实际情况况，总监负责责对外协调，明明确要求，对对其进行相应应的检查。内内业资料管理理人员在总监监的指令下，严严格按照规范范、政府、公公司等有关资资料管理的规规定，对工程程实施过程中中产生的各类类文件根据其其特征、相互互联系和保存存价值分类整整理，做到科科学、合理、规规范。4.2日常管理理中几个重要要环节。4.2.1建立立监理内业资资料台帐：a）根据公司质质量管理体系系程序文件中中质量记录控控制程序第33.2.3条条设立总台帐帐，建立对应应的文件夹，保保证工程文件件资料的完整整性、准确性性、系统性和和可操作性。b）建立分分台帐，即在在每一个文件件夹首页附一一份卷内目录录表（参考卷卷内目录表），明明确每一文件件夹内文件资资料内容、责责任人、日期期等基本情况况。监理内内业资料总的的台帐（即现现场档案资料料夹的编号）设设立方法如下下：0.0总总目录0.1发发文登记表（台台帐）0.2收收文登记表（台台帐）1.1监监理管理类文文件：监理大大纲、监理中中标通知书、监监理合同、监监理登记证。1.2监监理规划、细细则。1.3监监理基本资料料：营业执照照、资质证书书、ISO证书；总监任命书、总总监代表授权权委托书；包括总监调换申申报表、专业业工程师调换换备案表等。监理人员相关证证书：职称证证、监理资格格证、培训证证、见证人员员证、安全监监理证等；监理设备清清单及相关设设备检定证书书等。1.4规范范、法规性文文件。1.5公公司来文2.1工程开开工/复工报审表表、工程暂停停令，附开工工报告及相关关资料。2.2施施工组织设计计（方案）报报审表，附施施组、方案、包包括特殊工种种工人的上岗岗证、设备检检定证书等。2.3分包包单位资格报报审表，附分分包单位资质质材料及相关关资料。2.4报验验申请表（台台帐）2.4.1报报验申请表——测量2.4.2报报验申请表——桩基2.4.3报验验申请表——基础工程2.4.4报报验申请表——主体结构2.4.5报报验申请表——装饰工程2.4.6报验验申请表——机电安装工工程2.4.7报验验申请表——（根据据工程规模、结结构型式或分分部、分项工工程可单列、扩扩展）2.5工工程款支付申申请表/工程款支付付证书2.6工工程临时延期期申请表/审批表/最终延期审审批表2.7费费用索赔申请请表/审批表2.8工程程材料/构配件/设备报审表表（台帐）2.8.1工程程材料/构配件/设备报审表——钢材（原材材料）2.8.2工工程材料/构配件/设备报审表——钢筋焊接2.8.3工程程材料/构配件/设备报审表——水泥2.8.4工程程材料/构配件/设备报审表——砂、石2.8.5工工程材料/构配件/设备报审表——砼配合比2.8.6工工程材料/构配件/设备报审表——砼试快2.8.7工工程材料/构配件/设备报审表——防水材料2.8.8工工程材料/构配件/设备报审表——（根据据工程规模、涉涉及的内容如如分部、分项项工程，可单单列、扩展）2.9工工程竣工报验验单/竣工资料：：验收报告、质质量评估报告告、合格证明书、监监理总结2.10施工工进度计划报报审表，附进进度计划2.11工工程质量问题题（事故）报报告/处理报审表表2.12工工程专项检测测资料：桩的的动测、桩的的静载试验、钢钢结构焊缝检检测、幕墙三性检测、基基坑开挖监测测、（若资料多，可可扩展单列：：2.12..1、2.12..2、……）2.13施施工单位来文文（综合）3.1监监理工程师通通知单/回复单3.2监监理工作联系系单3.3巡视视旁站检查记记录3.4监理理日记3.5监监理月报3.6会议议纪要（例会会）3.7专专题会议纪要要：设计交底底、图纸会审审、监理细则则交底会、文文明安全检查查（可扩展单单列）4.1建设单单位/上级主管部部门来文，包包括施工许可可证4.2图图纸/设计变更/技术变更（核核定单）[台帐]4.3建设单位位提供设备清清单5.1来来往文件流转转夹5.2待待处理文件夹夹d）台帐设立方方式的几点说说明：●每个文件夹夹（盒）都应应有完整的“卷内目录”；●工程规模较较小的，可将将相邻的文件件夹合二为一一，但主体编编号不能缺省省，资料必须须分列，且有有明显分隔；；●“0.2收文文登记表（台台帐）”中可不包括“2.4”、“2.8”、“4.2”项；以及“5.1”、“5.2”；●对钢筋、水水泥、砖、黄黄沙、商品砼砼等大量用材材的施工试验验文件材料可可内容的联系系性，或内容容的多少组合合归入文件夹夹或单独分列列。参照：《钢钢筋送检一览览表》、《钢钢筋焊接送检检一览表》、《水水泥送检一览览表》、《砌砌筑材料送检检一览表》、《砌砌筑砂浆使用用情况一览表表》、《混凝凝土试块抗压压试验报告一一览表》（分分为桩基工程程、基础及主主体工程）；；其他如土基（回回填土）压实实度试验报告告、粗骨、细细骨料试验报报告、防水卷卷材试验报告告、混凝土配配合比报告单单和质量证明明书等可视文文件内容的量量分类组卷建建立文件夹，也也可分别单独独建立文件夹夹；●法法规性文件应应按工程需要要，现场逐步步购买添置配配备，及时关关注公司有关关部门分发的的“规章、规范范等文件目录录”，自行整理理编制目录。文文件书籍放在在现场以供监监理人员查阅阅学习，有关关法规性文件件也应由总监监组织监理组组内部流转审审阅，然后归归档，随时以以供查阅；作废文件应及时时抽出，另外外存放，编制制目录，以保保证现场使用用文件的准确确性、有效性性；●图纸应建立立监理内部目目录（图纸目目录模板，以以供参考），在在施工过程中中设计单位或或施工单位对对新图纸的发发放及图纸的的设计变更应应及时在目录录中反映出来来，让现场各各专业监理工工程师掌握最最新版本的图图纸。还应建立《图图纸收发登记记簿》及《作作废图纸登记记簿》。新图图纸、设计或或施工变更应应及时让各专专业监理工程程师流转、掌掌握。作废图图纸应按专业业单独存放，并并列作废图纸纸目录。4.2.2按文文件控制程序序建立《文件件发放登记表表》、《收发发文登记表》、《文文件更改通知知单》、《文文件销毁登记记表》、《文文件借阅登记记表》、《作作废文件保留留登记表》。每每一份在监理理服务过程中中产生的文件件应在上述各各表分类登记记；4.2.3做好好监理资料的的内部流转工工作。资料管管理人员在登登记来往文件件后，应在原原始记录封面面盖上流转章章，交由总监监理工程师审审阅并签发至至各专业监理理工程师查阅阅并签字，应应建立来往文文件流转夹。对对于某些文件件还有待商议议或缓签的，列列入待检文件件，应建立待待检文件夹。对对来往文件流流转夹及待检检文件夹，监监理管理人员员应及时查看看，整理，归归档；4.2.4所有有监理服务过过程中产生的的文件、记录录应按《文件件控制程序》《质质量记录控制制程序》（TJPM/B-20002-4.22）的规定进进行编号。资资料管理人员员应督促查验验产生的文件件、记录的完完整性及有效效性。对收集集的材料逐件件审核，分类类整理，检查查填写内容是是否准确、清清晰，签章手手续是否完备备，并可按竣竣工归档内容容进行整理、剔剔除重复件、补补齐缺件、裱裱糊小件；4.2.5监理理资料管理贯贯穿于工程项项目监理的全全过程，要做做到及时、真真实、有序，还还必须重视和和了解对施工工资料的监理理。从第一次次工地例会上上就要强调工工程资料的重重要性，及时时把监理规范范中的施工阶阶段监理工作作的基本表式式提供给施工工单位，要交待有关关施工报验工工作的程序和和基本条件及及提供报验原原件份数，坚坚持报验必须须资料先行，各各项施工资料料必须真实、合合格的原则。在在施工过程中中，加强与施施工单位有关关人员联系沟沟通，取得他他们的密切配配合，使信息息资料及时传传递；4.2.6资料料管理人员应应当协助总监监将每天产生生的各类文件件及工程资料料完在当日的的监理日记收收发文情况、原原材料进场情情况中填写登登记。这样便便于资料查验验；4.2.7根据据工程竣工后后应向业主、城城建档案管理理机构及公司司提交竣工监监理文件的要要求，预先对对工程服务中中产生的有关关文件留存若若干份原件；；4.2.8动态态管理，及时时更新。4.3监理竣工工资料的编制制、验收、移移交4.3.1根据据上海市建设设工程竣工档档案编制验收收及报送规定定（沪规法［［2002］287号）及建设设工程文件归归档整理规范范（GB/T503228-20001），明确建建设单位、城城建档案管理理机构及公司司对工程竣工工档案的归档档范围、编制制质量要求，在在工程竣工验验收前，将形形成的有关工工程档案向建建设单位提交交。4.3.2归档档的工程文件件应为原件。工工程文件应字字迹清楚，图图样清晰，图图表整洁，签签字盖章手续续完备。根据据不同建设单单位、城建档档案管理机构构对档案原件件的要求，资资料管理人员员应在文件最最初形成过程程中确定原件件份数（例：：监理工程师师通知单、监监理工作联系系单、监理月月报、工程例例会、监理细细则、评估报报告及监理总总结等），及要求求施工单位提提供原件份数数（例：监理理工程师通知知回复单、工工程报验申请请表、工程材材料/构配件/设备报审表表等施工阶段段监理基本表表式），以备备监理竣工档档案均以原件件编制组卷报报送验收，也也可减轻在竣竣工档案整理理阶段大量复复印及补齐工工作。4.3.3编制制好的监理竣竣工档案移交交至建设单位位和城建档案案管理机构时时，应填写《监监理竣工档案案报送表》（见见表以供参考考）。4.3.4建设工工程（项目）监监理竣工档案案归档范围顺序归档内容涉及要素建设单位城建档案管理机机构公司监理大纲监D★★★监理合同监D★★★监理规划监D★★★监理细则监D★★★工程开工/复工工报审表A1★★施工进度计划报报审表A1(H)☆☆施工组织设计（方方案）报审表表A2☆★分包单位资格报报审表A3★★＿＿＿＿报验申申请表A4☆★工程款支付申请请表A5☆☆监理工程师通知知回复单A6★★★工程临时延期申申请表A7☆☆费用索赔申请表表A8☆☆工程材料/构配配件/设备报审表表A9☆★工程竣工报验单单A10★★监理工程师通知知单B1★★★巡视旁站检查记记录B1(H)☆工程暂停令B2☆☆工程款支付证书书B3☆☆工程临时延期审审批表B4☆☆工程最终延期审审批表B5☆☆费用索赔审批表表B6☆☆监理工作联系单单C1★★★工程变更单C2★☆★顺序归档内容涉及要素建设单位城建档案管理机机构公司工程质量问题（事事故）报告单单☆☆☆工程质量事故处处理报审单☆☆☆会议记录（工程程例会、协调调会）监I★★★专题报告监I☆☆实测项目检查记记录表☆☆外观项目评分表表☆☆质量保证资料检检查记录表☆☆监理日记监J★监理月报监K★★★工程检测资料监L★工程初验报告监M☆☆工程质量评估报报告监M★★★监理工作总结监M★★★其他注：★必必须归档☆视文件产产生情况归档档另注：有些在工工程监理过程程中形成的原原始记录附有有大量的报审审资料，如《施施工组织设计计（方案）报报审表》、《＿＿＿＿报验申申请表》、《工工程材料/构配件/设备报审表表》，这几项项内容的后附附资料（如施施工组织设计计、隐蔽工程程验收记录、施施工材料质量量保证文件等等）一般承包包单位也应按按规定在工程程竣工后组卷卷提交给建设设单位及档案案管理机构，因因此监理单位位在提交至建建设单位时只只需提交各类类报审表，建建议在资料形形成过程中要要求承包单位位提交双份报报审表，以备备竣工归档。如如建设单位要要求报审表中中一定要后附附内容，再复复印提交。5．常用质量记记录《卷内目录》、《钢钢筋送检一览览表》、《钢钢筋焊接送检检一览表》、《水水泥送检一览览表》、《砌砌筑材料送检检一览表》、《砌砌筑砂浆使用用情况一览表表》、《混凝凝土试块抗压压（抗渗）试试验报告一览览表》、《图图纸目录》、《建建设工程监理理竣工档案报报送表》6．附录6.1《文件更更改一览表》卷内目录顺序号文件编号责任者文件材料料提名日期页次备注钢筋送检一览表表编号：编号生产厂家规格质保书编号代表数量（t）数组送检日期报告日期报告编号