人力资源部部门专用章管理办法

——北京首佳投资理有限司人力资源部部专用章理办法第章

总第一条

为进一步完善人力资源部部门专用章管理工作，保护公司法定权益，保证专用章保管与使用的安全和规范，根据人力资源部实际情况，特制订本办法。第二条

本办法适用于北京首佳投资管理有限公司、北京首佳房地产评估有限公司、北京首佳联合资产评估有限公司、北京首佳联盟投资顾问有限公司、北京首佳联信房地产经纪有限公司、北京首佳联诚房地产测量有限公司，以及其他关联公司。第三条

本办法中所指专用章包括上述各公司人力资源部部门专用章。第四条

专用章的使用范围公司对外签发的人事文件;司与相关单联合签发的人事文件;公司出具的人事证明及有关材料等。第章

专章管部及限理第五条

专用章的管理部门1、人力资源部部门专用章由投资公司人力资源部负责管理和使用；2、专用章管理员岗位基本要求：在首佳公司工作一年上的正式员—

——工，责任心强。第六条

专用章使用的签批权限专用章使用的签批权限为公司法定代表人及其授权人，被授权人原则上为人力资源部副经理及以上人员，授权期限为一年，《专用章使用签批授权书》见附件一。第章

专章审流第七条

用印流程（一）网上批：用印人填写《人力资源部部门专用章使用审批表》(见附件二)并将需要盖章文件作为附件（除公司营业执照、资质）一并提交→人力资源部副总经理、总经理对用印文件的效用进行核查并审批→依据本办法所定的有关权限领导对用印文件的效用进行核查并审批→专用章管理员复核实际用印文件与附件的一致性后用印→专用章管理员将审批单及用印文件复印件存档（二）纸版批：用印人无法提供用印文件电子版时，应持用印文件复印件和审批表由相关领导当面审批，并在用印文件复印件上骑缝签名→专用章管理员对审批单、经骑缝审批的用印文件复印件与用印文件原件进行对照审验→用印人在《印章使用登记簿》（见附件四）上登记相关信息后用印→专用章管理员将审批单及用印文件复印件存档第八条

专用章借出流程—

——借章人填写《人力资源部部门专用章借出审批单》(见附件三)，并确定监章人——人力资源部负责人审批——依据本办法定的有关权限领导对用印文件的效用进行核查并审批——用章管理员密封印章，并交至借章人——借章人在申请期限内归还——监章人确认用印符合本规定。第章

专章用相规第九条

用印则（一）专章的名称与用印件的落款要一致；（二）用文件应先签字并明日期后方可用印同用印应先由合同授权签约代表人签字并注明日期后，方可用印；（三）用文件在两页以上应加盖骑缝章；（四）用人应确保印迹端清晰用印位置应压盖字或公司名称并注意骑年压月；（五）禁在手写文件上加人力资源部部门专用章；（六）禁在内容填写不全文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、业务报表、邀请函、合同上加盖专用章。第十条

专用章借出则（一）专用外借应密封启和印完毕后应由借出人和监章人同时在场并签字遇封口破损的情况借章人应当立即停止专用章使用，并电话通知用章管理员时交回专用章管理部门并查明原因；—

——（二）专用借出须在申请时限内归还超期不还的所有责任由借出人一并承担；（三）监章应为正式员工；借出印章过时，监章人应当为一级部门负责人及以上级别人员；同一事项重复借出印章时，监章人不得为同一人；（四）归还用章时章应确认借出申请单上的用印是否符合规定后签字。第十一条特殊情形下用印（一）公法定代表人或其权人无法及时审批时印人应向审批人话沟通，说明用印内容和事项，审批人向专用章管理员认同意后方可用印用人应当在审批单上注“×××电话同意并名。专用章管理员应确保事后审批人签批。（二）各司对应权限管理导亲自签署的文件业报表邀请函等，可直接加盖相应公司的专用章，但用印人仍应按照本规定填写《专用章使用审批单》并将复印件交专用章管理员留存以完善相关档案，依据本项规定填写的单据无需审批人签字。第章第十二条专用章的刻制

专章日管(一人力资源部部门专用章刻制由总裁办负责，提交书面申请并经公司实际经营负责人及董事长核准后，到公安机关指定场所办理关手续，任何人不得私刻、复制—

——(二刻制申请中应说明专用章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限。第十三条用章的收投资公司总裁办主任负责检查专用章质量及使用痕迹（新章启用前不允许有使用过的痕迹），确认合格后，交付人力资源部部门专用章管理员保管。第十四条专用章的启用投资公司总裁办负责对人力资源部部门专用章进行登记、留样并确定专用章管理员。专用章启用时由总裁办下发《关于启用_________（用印）的通知五注明启用日期、发放单位、使用范围、启用印模及专用章管理员姓名。总裁办向人力资源部部门专用章管理员移交印章时，应填写《公司印章留样备案表附件六登入《印登记台账附件七明名称、类型、枚数、保管部门、保管人、保管部门负责人司印章留样备案表》由投资公司董事长指定专人永久保存司印章留样备案表》保管员与专用章管理员不得为同一人。第十五条专用章的保管专用章保管应遵守安全可靠的原则，加锁保存，专用章管理员不得私自委托他人代管专用章。第十六条专用章的移交与临时保管（一）专章管理员调岗时应填写《印章交接单》（见附件八），连同其管理的专用章记录和档案一并移交，由人力资源部总经理确定接—

——收人，并由法定代表人授权。（二）专章管理员离职时管的专用章记录和档案应作为员工离职移交工作的一部分。须办理分管专用章的移交手续并填写《印章管理人离职交接单附九）后方可办理离职手续。（三）专章管理员休假外出时由人力资源部总经理委派专人临时保管，确保临时保管员熟悉本规定的相关要求，并填写《专用章临时保管登记表附件）登记备案相关息。第十七条专用章的废止（一）公司定需要停用专用章的，经事长签字同意后由总裁办发《关于公司停用有关___（专用印）的通知附件十一）将停用原因、时间通知公司各有关部门，并将停用的专用章封存。废止专用章由董事长指定专人保存五年。（二）专用章丢失时，专用章管理员应当及时向总裁办主任书面报告，总裁办主任向董事长进行汇报并应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。第十八条用文的管理（一）用审批单及用印文复印（除业务报告司营业执照质）应按月存档，并制作档案目录，列明用印人、日期、用印事项。（二）特原因不能留存复印件的《印使用登记簿附件四）上登记相关事项。—

——第十九条专章管理员应于每年度月30前、12月31日前将该期间填写《印章使用登记簿系统打印的用印目录及用印资料档案全部移交至档案管理员存档。第章第二十条用人

专章管职（一）负责按本规定正确填写用印申请；（二）负责按照专用章审批人的意见用印或办理事项；（三）负责确保用印文件内容数量与所提申请的内容数量的一致性；（四）负责按要求将用印文件归档；（五）负责对本人借出专用章的安全保管。第二十一条

专用章管理员（一）负责复核用印文件内容、数量与所提申请的内容、数量的一致性；（二）负责专用章的日常保管与使用安全，确保印章清晰、端正、符合规范；（三）负责复核专用章审批流程是否符合本规定；（四）负责将用印审批单和用印文件复印件存档。第二十二条

监章人（一）负责监督借出印章的使用与保管；（二）负责审核用印文件内容、数量与所提申请的内容、数量的一致性。第二十三条

一级部门负责人（一）负责专用章使用申请的初审；—

——（二）在不损害公司利益的基础上负责确保用文件使用事项的必要性、合法性。第二十四条

各公司法定代表人及其授权人（一）负责用章使用申请的终审；（二）在不害公司利益的基础上负责保用印文件使用事项的合法性。第章

罚第二十五条

处罚原则根据事件对公司名誉或经济利益所造成的影响程度，给予相关责任人纪律处分（包括通报批评、扣罚奖金、降职、除名）、追究经济责任直至法律责任。第二十六条

专用章审批的相关责任用印或办理事项不符合公司规定、要求，未经核实擅自审批的，一级部门负责人承担直接责任，有关权限领导承担管理责任，按情节轻重，给予相关责任人纪律处分（包括通报批评、扣罚奖金、降职、除名）、追究经济责任直至法律责任。专用章使用的相关责任专用章使用人不经批准私盖或偷盖印章的予纪律处分直至除名；给公司造成经济损失或名誉损失的，按情节轻重，追究其经济责任直至法律责任。第二十七条

专用章管理的相关责任专用章管理员履行职责不力，因管理不善，被他人偷盖专用章或不经—

——批准使用专用章的，按情节轻重，给予专用章管理员纪律处分直至除名；因印章管理不善造成专用章丢失的，对专用章管理员予以除名；给公司造成经济损失或名誉损失的，按情节轻重，追究其经济责任直至法律责任。第七章

附则第二十三条办法从发布之日起实，解释权归投资公司人力源部。北京首佳投资管理有限公司二〇一一年十月十八日—

——专用章使流程表填》写《专用章使用审批

提交用文电版无印件子

人力资源部负责人、有关领导在OA进行网审人力资源部负责人、有关领导对用印文件复印件、审批表进纸版批并在用印文件复印件骑缝名

核专用章管理员复

用用印人填写《签字确认专用章借及归还流程填专章出审表借出”部分确监人

人力资源部负责人关领导在OA进行网审

专用章管理员密专章

借章人、监章人共同在场收专章

用

借章人封用；监章人填批归还”字交专用—

——附件一：专用章使签批授权书为了加强专用章管理，规范专用章使用的严肃性，本人

以北京首佳××××××公司法定代表人身份授权以下专用章使用审批代理人，代理人可按照实际工作需要慎重转让部分代理权。××业务方面审批代理人姓名

授权范围

授权时限

其他事项特别声明除本人和审批代理人其人员签批一律无效特殊情况无法签批的必须电话确认后方可使用专用章。审批代理人行使专用章审批权时应遵守公司有关规定因未按照规定行使权利公司带来不良影响或经济损失的，公司及委托将保留追求其法相法律责。特此委托。公司名称：法定代表人：年

月

日—

附件二：

——专用章用批单专用章名称：用印次数：

日：

需用的件以件形一提文（用印事项填写明确具合同印应填写合同主要内容包括合同签方合同事项合同金额及款方式、限）

表使用及填写明：1、盖章后的件需将复件交至专章管理员（公司营业执照、资质除2、用印文件过一页时应加盖骑章；公司营业执照、资质、法定代人身份证印件用印时，应加“限××××××用”章，并由用人注明限用范围。—

附件三：

——专用章出批单专用章名称：专章借出填下信

日

期：

人/专章归还填下信

郑重声：本专用章____年___月__经授权签字同意外使用期间，其管责任和用责任均专用章________负责。借出人字：—

——一、使用说：1盖章的文件需将复印件交至专用章管理（除公司业执照、质）；2公司营执照、资需加盖“...用”章3严格管专用章借，借出时须两人，否则不得借出；专用章外需密封，启时需借出人和监章同时在场启并签字如遇封条破损的情况借章人需立即止专用章用并话通知印章理员告知况，并将用章带回；4超期不的，所责任由接人一并承担；5不得以何理由在白页面、白合同、空白表格之上用印，否则承担一切律责任；6专用章用完毕，还专用章管员。如未发生任何问题，监章人填写本表后三项。二、填写标：1详细填借出印章称，借出间、归还时间；2详细填用印事项用印文件，盖章后的文件需将复印件交至专章保管员除公司营业执照、资）；3借出专章时，借人、监章、部门负责人（审批人）依次签字，由专用保管员签字并封章后专用章方借出；4专用章场开封使时，双方同时在信封上签字。回公司后，监人填写监情况并签字确认。—

——附件四：印章使登薄日期

用印事

用印文

份数

是否留复印件

用印人字—

——附件五：关于启用××专用印的通__________公司各部门及分子公司：根专用章管____定，___________________现雕刻___________专用印”共_枚，自年___月__日起启用。该印章__________公司______________部门管理，印章管理员为___________。原“_______________专用印”共___枚同时废止。特此通知。附件：新旧印章印模旧印章印模

新印章印模_____年___月___日—

——附件六：公司印章样备案表NO:____________印章名称：___________________________审批人：_______________________________刻制人：_______________________________启用时间：_____________________________配置及保管部门：_______________________印章用途：_____________________________印章专管员：_________________印章留样本留样印章自_________年____月_____启用。印章领用凭据及承诺：本人作为本留样印章的保管及使用责任人年___月___日自公司办公室领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司《印章管理制度》使用印章登录该印章的使用记录保管相应的审批文件资料若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济损失时人自愿全额赔偿因此对公司造成的全部经济损失并接受公司的相应处罚。印章管理员_____年___月___日—

——附件七：印章登记账序号

公名

印名称及型

数量

保部门

保人

保部门负人

备—

——附件八：印章交接单部门名称：_____________________

NO:___________交接日期：_____年____月____日交接印章名称：_______________________________用印注意事项说明：1、交接人双方的行为均应遵守_____公司《公司印章管理办法》之规定。2、其他说明事项：_______________________________________3、印章留样：留样4、本印章自____年___月___日____起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人________责。移交人：______________

接收人：_________________________年___月___日__________年___月___日印章授权人签字确认：___________________年___月___日印章领用凭据及承诺：本人作为本留样印章的保管及使用责任人___年___月___日自公司总裁办领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司《印章管理制度》使用印章登录该印章的使用记录保管相应的审批文件资料若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济损失时人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济损失并接受公司的相应处罚。印章管理员_____年___月___日—

——附件九印章管理离职交接单NO:__________部门名称：___________________________________离职交接印章名称：_______________________________交接日期：_____月____日1、离职人员应当将本印章交付继任印章专管员，交接人双方的行为均应遵守_____公司《公司印章管理办法》之规定。2、离职人员应当将其管理本印章期间的全部用印备案资料一并移交给继任印章专管员，并书面确认除前述印章资料外无其他用印情况若有遗漏用印情况且导致公司遭受的经济损失无论公司何时发现印章管理员均对前述损失承担全额赔偿责任。3、其他说明：_________________________________________4、印章留样：留样5、印章自__