采购订单状态跟踪管理制度

订单状态跟踪管理制度第1章总则第1条目的为了以下目的，特制定本制度。1．促进采购合同或订单的正常执行。2．满足企业物资需求，保持合理的库存量，确保企业生产经营活动正常进行。第2条适用范围本制度适用于企业采购部所有采购专员跟踪订单的全过程工作。第3条职责分工采购专员按采购订单所载明的物资、品名、规格、数量及交期等进行订单跟踪工作。第4条采购订单跟踪的基本要求1．适当的交货时间。2．适当的交货质量。3．适当的交货地点。4．适当的交货数量及适当的交货价格。第2章订单跟踪管理程序第5条跟踪订单接受情况向供应商下订单之后，采购专员需及时了解供应商接受订单的情况。在采购活动中，供应商会因担心最终被淘汰而拒单，所以采购专员应要求供应商在接受订单后及时向企业提供接受回执。在供应商难以十分符合本企业的采购要求时，采购专员应改变价格、质量、交期等条件，在满足企业基本要求的基础上，与供应商进行充分沟通，达成共识。若供应商拒单，采购专员可以另选其他供应商。采购专员应注意及时将与供应商签订的订单进行存单，以备查。第6条跟踪订单处理情况采购专员审核订单无误后将订单发给供应商，并要求供应商签字回传。订单审核的要求包括以下三点。熟悉订购的物资，确认名称、规格型号、数量、价格，确认质量标准。确认物资需求量，制定订单说明书。交期等要求表达清楚。供应商接受订单后，采购专员应及时跟踪供应商的订单处理情况，查看并确定供应商是否及时根据订单安排生产或安排出货。第7条供应商备料过程监控采购专员应严密监控供应商需要加工的物资的备料过程，确保其按计划执行相关工作。采购专员在监控过程中发现问题要及时反馈，需中途变更的应立即解决，不可延误时间。第8条供应商生产过程跟踪订单物资需求紧急或需求减少时，采购专员应加强对供应商生产过程的跟踪工作。1.当订单物资需求紧急时，采购专员应立即与供应商协商，必要时可协助供应商解决疑难问题，确保物资的准时交付。2.当物资滞销，市场对订单物资需求减少时，采购专员需尽快与供应商沟通，减少物资产量，或者与供应商协商是否可以延缓交货，必要时可以弥补供应商的损失。第9条采购跟单催货1.跟单催货是一种为了使供应商在规定的时间内送达物资而采取的措施。跟单催货可以保证采购物资在规定时间内供应，还能够有效控制库存量。2.采购专员在跟单催货作业时，可采用以下六种方法，如下表所示。订单催促方法一览表跟催方法具体说明订单跟催联单法♦将订单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催统计法♦将订单统计成报表，提前一定时间进行跟催定期跟催♦于每周固定时间将要跟催的订单整理好，打印成报表，统一进行定期跟催运用“物资跟催表”♦通过“物资跟催表”可掌握供料状况，明确跟催对象，确保进料运用物资跟催箱♦在采购部办公室内设置1个物资跟催箱，在跟催箱里规划32格，前31格对应每个月的天数(30或31天)，第32格是急件处理格运用计算机跟催♦根据订单及验收单的资料，采购管理信息系统可以提供供应商采购单明细、物资采购单明细、制造批号单备料完整性、采购订单物资采购进度信息运用颜色管理跟催管制卡♦按采购日期顺序放入卡栏内：逾期放入黄栏，由采购专员跟催；紧急用料放入红栏，由采购主管跟催管制板♦以颜色显示供应商各月交货状态，如期交货用绿色，应进而未进用黄色，紧急用料用红色如果供应商没有按时交货，采购专员应该采取以下措施。联系供应商以获得确切的交货时间，及时通知需求部门准确的到货时间。咨询技术人员、材料工程师等，了解有无可替代材料。如果供应商交货超期或所交物资质量差，而且短期内无法改善的，采购部应该寻求其他供应货源或实施紧急采购作业。第10条供应商交货跟踪采购部需严格对订单交付过程进行跟踪，确保物资质量满足企业要求。1.供应商送货上门时，采购专员应会同质量管理部、仓储部等部门在现场按照订单对物资的数量、单价、外观、质量等进行核查确认，核查合格后方可办理入库。2.企业在供应商处提货时，需先要求供应商将“提货通知单”传真给采购专员，采购专员及时联系运输部等相关部门对物资进行点收，并组织装车提货。提货过程中，采购专员应详细记录物资情况，作为付款结算的依据。第11条供应商交货后跟踪1.在所采购的物资交付使用后，采购专员应要求请购部门对物资做相应的标识，并对物资的后续使用状况进行跟踪和记录。2.采购专员应根据订单交付情况，及时按照规定的支付条款对供应商进行付款，并联系财务部办理结算业务。如果物资在使用过程中出现质量问题，采购专员应根据可追溯