2023年公司邮件使用规范(3篇)

2023年公司邮件使用规范(3篇)公司邮件使用标准篇一

为加强对公司统一配备邮箱的治理，标准邮箱的日常使用，保证邮箱系统的正常运行，特制定本规定。

二、使用要求

1、全部员工一旦成为公司邮箱的合法用户，必需严格遵守以下规定：

⑴用户必需遵守《计算机信息网络国际互联网安全爱护治理方法》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网治理暂行规定》、《中华人民共和国计算机信息系统安全爱护条例》、《中华人民共和国电信条例》、《全国人大会关于维护互联网安全的打算》、《互联网信息效劳治理方法》、《互联网电子公告效劳治理规定》和国家其他有关法律、法规、行政规章。

⑵用户不得制作、复制、公布、传播任何法律制止的有害信息。

⑶用户不得自己或允许他人利用公司的邮件效劳散布大量不受欢送或未经恳求的电子邮件、广告等，也不得散发包含反动、色情或违反国家法律规定的有害信息的电子邮件和信息。

⑷违反以上规定，给公司和公司员工造成损失的，由该用户担当全部责任，部门负责人担当连带责任。

2、公司邮件效劳器将开启垃圾邮件过滤功能，为了不避开发生邮件被劫持为垃圾邮件，需留意一下几个事项：

⑴外发邮件必需填写邮件主题，不得以空白主题发送邮件。

(2)邮件附件应采纳压缩包形式。

(3)邮件正文中尽量避开消失网页地址链接内容，简单被识别为垃圾邮件。

(4)对一些论坛或者门户网站注册用户涉及到需要邮箱认证的，填写其他私人邮箱，制止使用公司邮件注册(简单被垃圾邮件攻击)。

3、公司邮箱仅限本人使用，制止将公司邮箱以各种形式转让给他人。公司邮箱的账号和相应的密码，由用户自行负责保管。

三、邮箱治理

上海万象汽车制造有限公司no：qh-zd20xx0011、企划部负责治理公司员工的邮箱帐号、空间等工作，并保证电子邮件系统的正常运行(不行抗拒因素除外)。各部门若有新进或离职员工，请准时将名单书面呈报企划部(部门负责人签字)以便企划部准时安排邮箱帐号。

2、企划部为了合理使用邮件效劳器空间，将于每半年对邮件进展清理，请大家准时对邮件进展备份，以免不必要的损失(foxmail或outlook上的邮件没有影响)。

3、企划室部责监视各邮箱帐号的标准使用状况，一旦违反上述规定的，将视情节轻重赐予20～100元的罚款，屡犯者将加重惩罚。

公司邮件使用标准篇二

为使公司的制度及治理流程更加标准，中通石油集团有限公司的邮箱使用做如下规定：

1、公司为每一位员工配备企业邮箱。

1)默认安装设置邮箱客户端为：

2)用户名为：(如“王雪华”他的邮箱名称为)用户名严禁改动与调换。

3)邮箱密码修改：第一时间登陆邮箱网页地址

4)邮箱账户属性中个人信息为：本人真实全名。如：王雪华

5)默认信纸标准如下：

姓名(10号字体加粗黑色)

职务手机号(10号字体加粗黑色)

x有限公司(10号字体加粗黑色)

平台网址：(10号字体加粗黑色)

地址邮编(10号字体加粗黑色)

2、申请人员治理

建立企业邮箱的目的主要是便利外岗人员进展对内联系，为合理有效的使用邮箱经公司领导打算，符合一下要求的人员才有资格申请企业邮箱账号：

(1)总公司全部人员，分公司、厂里副经理以上干部;

(2)各分(支)营销、工程经理;

(3)财务、统计与客户对账岗位人员;

3、申请流程

申请开通企业邮箱的人员，先提交相关申请给本部门相关人员进展审核和记录备案，经公司总经理审批同意后有行政部门创立邮箱账号。

4、各类、各级任何请示、回复、传达、公务督办等一切工作沟通与协调必需通过企业邮箱传达完成，否则不予办理。

5、各类、各级的沟通与协调应通过企业邮箱依据岗位职责与处理权限逐层、逐级请示、回复完成，如属特重大事项可直接越级请示完成。对于批示、回复等重要性邮件必需至少保存20个工作日，离职人员不得删除离职前最近三个月内的全部工作文件。

6、各级、各层收到邮件后，主接收人必需马上予以回复或转发上级领导，严禁拖沓、推诿、延迟，否则将以查询邮件收发时间采纳倒推方式对责任人进展严峻惩罚。

7、为保证邮箱的使用与容量效率，每天在岗时间内必需开启邮件软件，并设置成每五分钟自动收取，有新邮件要准时查看，因收取不准时造成容量限制及影响工作进度、效率者予以工作渎职的严峻惩罚。

8、不得在邮件系统内设置除公司邮箱外的个人邮件收发。

9、邮箱的使用与治理由人事部门负责。

公司邮件使用标准篇三

为了标准公司发送邮件的格式统一、文件名命名标准化，进一步健全和完善内部治理体系,使公司的各项治理更加科学化,制度执行更加标准化，特修订本规定。

一、电子邮箱地址：

统一使用公司开通的企业邮箱，企业邮箱域名为：(即为邮箱后缀)，邮箱用户名为个人姓的全拼名的首字母组合。单个名字的为姓名的全拼(若有不清晰个人公司邮箱的请参考公司通讯录或询问公司前台)。

例：(周凯邮箱)

(姜言言邮箱)

二、电子邮箱治理及使用方法：

1、邮箱治理：行政部前台工作人员负责开通和治理员工个人电子邮箱，并对新进员工或不会使用企业邮箱的员工进展初步培训。

2、开通：企业邮箱开通后，使用者可登录邮箱网络地址页面，输入个人用户名与个人密码登录邮箱，并在第一时间更改初始密码，以保邮件的安全性。邮件客户端治理：公司统一使用foxmail邮件客户端对邮件进展治理，同时使用统一个人签名。个人签名使用如下:翻开foxmail→点击工具按钮→进入账号治理→点击签名→编辑姓名→编辑内容：(电话、传真、手机、邮箱、公司网址、地址、公司logo标志)→在新邮件、新邮件/转发中点击新签名→点击确定保存。

3、邮件检查：公司全员上班之后第一件事为翻开企业邮箱检查邮件，在外出差的同事对邮箱设置“邮件到达短信提示功能”，以便准时处理公务。

4、邮件撰写

(1)称呼。可以称呼对方姓名及身份，留意假如发给多人的话，有时还要留意

一个挨次问题。

(2)确保无错别字，表述精确，尽量避开有歧义的词语。表述有条理。需要谈多件事情时，用1、2、3、等标识。合理使用大写，加粗等功能，以突出重点。使用完毕语。如:有任何问题请随时联系我;或显示恳切和感谢，如：此致敬礼。

5、邮件发送

收件人：

是你盼望直接看到这封邮件或给出回应的联系人。

抄送：

一般是大事相关联系人。

密件抄送：

假如一封邮件抄送给5人，而密送给2人，那么密送的两个人就知道你还同时抄送了另5人，但抄送的5人却不知道你密送了其他人。同时，密送的2个人之间也看不到对方的信息。

6、邮件回复

(1)全部邮件应在邮件发送后24小时内进展回复。

(2)不要任凭点击全部回复。

(3)转发或答复邮件时，再次核对邮件主题，有必要时重新设计主题，使其更精确表达你的意思，避开看到这样的主题：转发：转发：转发：转发„„

(4)指正别人错误时，尽量以电话或单独回信建议，应避开使用群组信件功能。

(5)对于大事不熟识或者大事尚处于待确认阶段，也应避开使用群组信件。

7、附件

(1)公司内部提交文件，一律使用企业邮箱，以附件形式提交，最大不要超过5m。

(2)发送邮件前务必检查是否已添加附件，以防漏发。

三、提交邮件文件名命名(见共震文件名使用治理规定)

四、企业邮箱使用范围：

1、对内使用：共震科技全部在职员工，提交文件一律通过企业邮箱写邮件(除特殊指定的邮件外)。

2、对外使用：凡涉及到公司正常业务往来的，一律使用个人的企业邮箱。凡涉及的业务属于特别规的业务，一律使用公司的公共邮箱，由行政部指定负责人负责处理。(邮箱帐号：)

五、不按规定使用的处理方法：

1、邮件提交

·未通过公司邮箱

·未按要求格式

2、邮件未回复

处理方法：未根据以上两点发送文件，所发邮件内容以无效处理。

六、留意

1、虽然