公司档案分类管理细则

公司档案分类管理细则1总则1.1目的和依据深入学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神，准确把握新形势新任务要求，完善公司（以下简称“中建七局”或“局”）档案管理体系，规范和加强中建七局档案分类方法和具体管理，以有效服务局经营管理和持续发展。1.2主要内容本细则规定了局档案分类方法、各类别档案类目设置、管理流程、归档范围和保管期限等，确定了局档案管理的基本方法。1.3分类管理原则分类原则：分类清晰、层次适度、体系稳定、具扩展性。管理原则：体系健全、流程完整、范围明确、期限准确。1.4适用范围本细则适用于局总部及局属各单位。1.5管理原则审计类档案在局全系统实行相对集中统一管理机制，其他各个门类档案均实行统一领导、统一管理、分级负责的原则。2管理职责2.1局办公室为各门类档案的主管部门，负责制定本单位各门类档案管理规定，监督检查各个类别（电子）文件收集、管理过程的完整性、合规性，负责各门类档案的验收、入库及集中管理利用工作，档案管理部门根据实际情况定期对各部门、各公司应归档文件的收集、整理和移交情况予以通报。2.2财务资金管理部门与档案工作主管部门共同主管本单位会计类档案，共同制定统一的会计档案管理制度，并对各单位会计类档案工作实行监督和指导。2.3审计部门与档案工作主管部门共同主管本单位审计类档案，共同制定统一的审计类档案管理制度，并对局属各单位审计类档案工作实行监督和指导。局属各单位审计部门按照相关管理规定向本单位档案室移交审计类档案。2.4业务主管部门负责协同档案工作主管部门指导、监督、检查本业务线产生的文件资料过程管理及归档移交工作。其中工程档案、科技档案管理业务主管部门需负责已竣工（完成）项目档案验收审核工作，负责科技档案管理的责任人还应按国家要求做好“四参加”工作，即协同主管部门参加工程竣工验收、科研成果鉴定、设备开箱和产品试制定型，对应归档的科技文件材料及时进行同步检查、指导和验收。2.5其他相关业务部门负责本部门形成的（电子）文件的全过程规范管理与归档移交工作。3分类规则3.1全宗号设置3.1.1全宗：是指一个独立的机构、内部组织在工作活动中形成的档案有机整体。3.1.2全宗号：是立档单位的唯一编号，由局办公室负责给定局属各单位的全宗号。通常全宗号长期固定不变。非独立法人机构原则止不单设全宗号，给定全宗机构代码号。3.1.3全宗号结构：采用联合全宗构成方式，由4位数字标识，按照中国建筑给定的全宗号，局分配给下属单位，通常全宗号长期固定不变。详见附件1《公司档案全宗号》。（在中国建筑档案管理信息系统中，为实现对局属各单位的分公司及局项目部级生成资料的全过程管控，可在本单位原全宗号基础上扩充4位数实现对其授权管理，与原全宗号用“.”隔开，例如，中建七局四公司第1分公司XX项目部可表示为0704.01XX。分公司及项目部全宗号由局属各单位办公室给定）。3.2类目设置3.2.1一级类目共设10个，即企业管理类、工程项目类、科研开发类、房地产(基本建设)项目类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、产品生产类、其他类、审计档案类。一般情况应保持稳定，不得改变。详见附件2《公司档案分类表》。3.2.2二级类目根据一级类目所限定的基本范围和具体内容，采取不同的分类方法而确定。已经设定的二级类目一般不予变动，如需增设二级类目需报上级档案部门确认后方可修改。3.2.3各单位可根据有关规定和实际情况自行设置三级类目，一般不宜超过三级类目。3.2.4类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位，可只分到一级类目或二级类目，没有档案的类目可空号不用。3.3分类方法3.3.1企业管理类原则上不设二级类目。3.3.2工程项目类的二级类目，按工程程序设置；3.3.3科研开发类的二级类目，按科研项目细分。3.3.4房地产（基本建设）项目类的二级类目，按建设开发阶段设置。3.3.5设备仪器类的二级类目，按设备内部编号设置。3.3.6会计档案类的二级类目，按文件形式（名称）设置。3.3.7人事档案类的二级类目，按在职人员、离退休人员、死亡人员、人档分离人员设置。3.3.8产品生产类的二级类目，按产品类型或项目名称设置;3.3.9审计管理类的二级类目，按文件名称设置。3.3.10其他类二级类目细分为信用档案（印章纳入信用档案类）、声像档案、电子档案及企业根据需求设置的其它档案类别。3.3.11上述类别档案一、二级类目分类方法见附件2。3.4标识、编号及排列方法3.4.1标识符号：档案分类中的类目标识符号一律采用英文字母与阿拉伯数字标识。3.4.2一级类目的类目号采用大写英文字母标识。企业管理类………A工程项目类………E科研开发类………F房地产（基本建设）项目类……G设备仪器类………H会计档案类……I人事档案类………J产品生产类……K其他类……Q审计档案类………S3.4.3二级及二级以下类目采用阿拉伯数字顺序排列标识。3.5档号编制规则3.5.1档号基本结构3.5.1.1基本结构：全宗号-类目号-年度（项目号或目录号）-保管期限-顺序号（案卷号）3.5.1.2年度和项目号可根据需求进行细分、添加或删减；采用立卷归档的档案编号可根据需求设置案卷号。采用目录号辅助档案编号的方式可继续沿用。3.5.1.3全宗号：4位数字，根据中国建筑办公厅给定后由工程局分配给局属各法人单位。3.5.1.4类目号：档案类别的代号，由一级类目和二级类目组成，三级类目根据各单位实际情况自行设置。3.5.1.5年度：4位数字。3.5.1.6项目号：项目（专题）顺序号（或设备顺序号、产品顺序号）。3.5.1.7保管期限：分为永久和定期。其中定期保管期限一般分为30年和10年。（沿用永久、长期、短期代码标识，即：永久：Y；30年：C；10年：D）。3.5.1.8目录号：同一全宗内不允许出现重复的目录号，一个目录号只能给定一个类目。根据各公司实际情况自行设置。3.5.1.9案卷号：案卷的排列顺序号，通常为4位数字。3.5.1.10顺序号：文件的排列顺序号，通常为4位数字。3.5.2档号的编制方法编号时，各层级中用短横杠“－”隔开，一级类目和二级类目之间不用隔开，与三级类目之间用“．”隔开。编号排列方法示例：XXXX－XX.X－XXXX－X－XXXX顺序号(案卷号)保管期限年度(项目号)类目号全宗号3.6档案的编号排列各门类档案编号均采用按大类分属类的排列方法。其中，以件为单位进行整理的档案门类（企业管理类、信用档案类），其归档文件在同一年度、同一保管期限内，按机构、时间、重要程度等排列；以卷、项目进行整理管理的档案门类分别按照其二级类目顺序排列，每个二级类目内按规定编号排列。3.6.1企业管理类（A）企业管理类档案以件为单位进行整理。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列，并按排列顺序逐件编号。档号基本结构由全宗号、类目号、归档年度、保管期限和顺序号组成。档号示例：全宗号-类目号-归档年度-保管期限-顺序号0700-A-2016-Y-00013.6.2工程项目类（E）、房地产（基本建设）类（G）、科研开发类（F）、产品生产类（K）工程项目类、房地产（基本建设）类、科研开发类、产品生产类档案按项目整理管理，每个二级类目内按归档年度或竣工年度、完成年度等进行流水编号。档号基本结构由全宗号、类目号、年度、项目号、保管期限、案卷号和卷内顺序号组成。档号示例：全宗号-类目号-年度-项目号-保管期限-案卷号-卷内顺序号0700-E1-2016-0001-Y-0001-00013.6.3设备仪器类（H）以卷为单位进行整理。每个二级类目内按归档年度顺序编号排列，案卷编号排列采用按属类内归档年度流水编号。档号基本结构由全宗号、类目号、归档年度、保管期限、案卷号和卷内顺序号组成。档号示例：全宗号-类目号-归档年度-保管期限-案卷号-卷内顺序号0700-H1-2016-Y-0001-00013.6.4会计档案类（I）以卷为单位进行整理。每个二级类目内按归档年度顺序编号排列，案卷编号排列采用按属类内归档年度、保管期限流水编号。档号基本结构由全宗号、类目号、归档年度、保管期限、案卷号和卷内顺序号组成。档号示例：全宗号-类目号-归档年度-保管期限-案卷号-卷内顺序号0700-I1-2016-Y-0001-00013.6.5人事档案类（J）按大类分属类编号排列，即在人事档案类下分别按在职人员、离退休人员、死亡人员、人档分离人员四个二级类目顺序排列，每个二级类目内根据有关规定进行编号排列。案卷顺序号不受字位数限制，以单位实有人数为准。档号基本机构由全宗号、类目号和顺序号（或姓名代码）组成。档号示例：全宗号-类目号-顺序号（姓名代码）0700-J-00013.6.6审计档案类（S）以项目为单位进行整理。每个二级类目内按年度顺序编号排列，案卷编号排列采用按属类内归档年度流水编号。档号基本结构由全宗号、类目号、归档年度、保管期限、项目序号和顺序号组成。档号示例：全宗号-类目号-归档年度-保管期限-项目序号-顺序号0700-S-2016-Y-0001-00013.6.7其他档案类(Q)3.6.7.1信用档案类(Q1)信用档案类以件为单位进行整理。档号基本结构由全宗号、类目号、归档年度、保管期限和顺序号组成。档号示例：全宗号-类目号-归档年度-保管期限-顺序号0700-Q1-2016-Y-00013.6.7.2声像档案类（Q2）以卷为单位进行整理，每个二级类目内分别按归档年度顺序编号排列，案卷编号排列采用按属类内归档年度流水编号。档号基本结构由全宗号、类目号、归档年度、保管期限、案卷号和卷内顺序号组成。档号示例：全宗号-类目号-归档年度-保管期限-案卷号-卷内顺序号0700-Q2-2016-Y-0001-00013.6.7.3电子档案类（Q3）按文件级进行管理，每个二级类目内分别按年度顺序编号排列，案卷编号排列采用按属类内归档年度进行流水编号。档号基本结构由全宗号、类目号、归档年度、保管期限和载体编号组成。档号示例：全宗号-类目号-归档年度-保管期限-载体编号。0700-Q3-2016-Y-00013.6.8除企业管理类、信用档案类之外，其他门类可根据实际情况自行设置三级及以下类目，建议采用按所属类内归档年度、生产年度或竣工年度进行流水编号（即在局管理信息系统中，按所属类目进行流水编号）。3.7案卷排列各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号示例依次排列，即按各类案卷顺序排列。个别公司由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机联系和成套性的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序，保持相对稳定，在全宗指南中进行说明，并报局办公室备案。4管理要求4.1归档管理责任的界定原则4.1.1多个单位合作完成的投资建设项目档案归档管理责任的界定原则：由多个单位共同完成的工程项目，签约主体与实施主体一致时，签约主体单位负责工程项目档案的全程管理及全部档案的集中入库管理；签约主体与实施主体不一致时，签约主体单位验收核心档案（核心档案范围由主体单位提前确定并通知）并集中入库管理，实施主体单位负责档案的全程管理及全部档案集中入库管理；联合体项目按参股比例确认管理责任单位。该原则也适用于工程项目类、房地产（基本建设）类等相关门类档案管理。4.1.2多个单位合作完成的科研开发类项目档案归档管理责任的界定原则：项目主持单位应保存一套完整的档案，协作单位保存与本单位承担工作相关的档案（正本）。4.1.3各门类文件材料对应的责任部门及其管理要求见附件3。4.2归档范围各类别文件材料收集工作应与企业经营管理活动同步进行，各类别文件材料归档范围与保管期限表见附件4。4.3归档要求4.3.1归档文件应真实反映企业经营管理活动实际情况，并与经营管理活动同步形成、收集和整理（将与管理规定“四同步”要求保持一致）。4.3.2归档的文件必须真实有效、完整齐全。4.3.3保管期限为“30年”、“10年”的文件材料实行单套制，可仅归档电子版原文、“永久”保存文件材料实行“双套制”管理机制，应同时归档纸质版和电子原文。4.3.4归档文件应为签署、盖章齐全的原件。已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。整理归档文件所使用