记录管理制度

记录管理制度1、目的1.1明确记录控制管理的方法和准则，证实质量、环境、职业健康安全管理活动的可追溯性；2、适用范围本程序适用于本公司一体化管理体系所有相关的记录。3、职责和权限3.1管理者代表：领导本公司记录的管理控制。3.2公司领导：领导本系统内有关记录的管理控制。3.3施工安全部：负责本公司环境、职业健康管理体系记录的管理控制。3.4技术质量部：负责质量管理体系记录的管理控制，负责工程技术资料的归档保存。3.5人力资源部：负责人事档案、培训、岗位考核及与本部门相关记录3.6其它部室：负责本部门相关记录的管理控制3.7分公司（直属项目部）经理：负责本单位所有工程项目与管理体系相关记录的审核监督。3.8分公司技术副经理：建立分公司的记录清单，对本单位的记录进行搜集、传递、编目、管理、归档。3.9分公司经营副经理：负责分公司工程投标、施工合同、工程预、结算等方面记录控制管理。3.10资料员：负责本项目部所有的与一体化管理体系相关的记录接收、发放、整理成册归档。4、工作程序4.1记录控制4.1.1策划二次职能分配后，公司所有在岗管理人员建立本岗位记录清单；各单位、项目部中负责本要素的主责人建立本单位、本项目部记录总清单；对属本单位的记录的控制策划管理办法，经部室、单位负责人批准后实施。4.1.2实施与总结4.2记录的组成、分类序号组成分类编、填记人分管部门保存期限1手册和程序文件明确的表格记录按规定各程序主控部门3年2与一体化管理体系有关的工作记录记录人各程序主控部门3年3与顾客往来的记录和资料记录人各主程序控部门3年4工程施工资料按规定技术质量部5年5工程竣工验收备案资料按规定技术质量部工程设计使用年限4.3记录的一般要求4.3.2记录应尽量使用墨汁、碳素墨水等材料书写或以电子文本形式。4.3.3最终记录的所有栏目应完整，不应留有空白栏，当某栏无内容时，应用斜杠划去或用文字注明“无”。4.3.4所有记录应及时填写，字迹清晰，字体端正，内容完整，项目齐全，真实准确地记载质量、环境和职业健康安全信息，确保所记载活动的日期和审核日期的完整性和可追溯性。4.3.5签字应按表格所规定的人员亲笔签名，不得由他人代签。4.4记录的编目整理4.4.1记录应做适当的分类，进行编目汇总，填写《记录目录》以便于检索。4.4.2记录分类后，同类记录按时间顺序进行唯一性编号，记录目录与记录内容要对应。4.5记录的标识4.5.1一体化管理体系运行记录的表格按照体系要素的内容分别编制，内容要齐全完整，保证足够的使用量。4.5.2各部门资料员负责记录表格的登记发放工作，并要妥善保管。4.6记录的收集、整理、保管和归档4.6.1公司机关：每年初，各部门各岗位搜集整理上年度不再使用的记录，以部室为单位交综合办公室归档。4.6.2分公司：负责本单位所有项目部记录资料的审核4.6.2项目部：工程备案验收以后，由项目部资料员收集本项目部所有的与一体化管理体系相关的记录送分公司技术副经理审核后，交综合办公室归档。用来证明工程质量符合规定的记录，由项目资料员整理成册，在工程竣工后一个月内送公司技术质量部审核归档。4.6.3记录的保存方法应便于检索，保管地点应具备防晒、防潮、防蛀等条件。4.6.4记录在形成、收集和转移过程中的保护工作，需有专人负责。记录在移交前由各部门负责，移交档案室后由档案室负责。4.7记录的借/查阅和处理：4.7.1归综合办公室存档的记录需要借阅时，经综合办公室负责人同意后办理借阅手续；各部门存档的记录，需要借阅时，由本部门负责人同意后，办理借阅手续。4.7.2查阅人员只能当场查阅记录，未经许可不得复制、拍照或带走，查阅过程应防止污损。4.7.3在任何阶段，查阅涉及公司知识产权和有保密规定的记录时，应符合保密工作规定和涉密岗位保密细则的规定。4.7.4记录管理人员应作好查阅记录，并经查阅人签字确认。4.7.5记录保存期限的规定：1.人力资源部对人事档案记录的保存期比该人员寿命长五年。2.机械设备大修记录归入设备档案中，与设备同寿命。3.安全事故处理记录保存期限为50年，涉及人身伤害的事故记录，其保存期限执行1条。4.工程竣工验收备案资料如《建设工程竣工验收报告》、《工程质量保修书》、《建设工程竣工验收备案证书》、《施工承包合同》与工程同寿命保存外，施工资料保存期为五年（注：原件均在档案馆，单位存放的为复印件）。5.与QES体系运行过程有关的检查、控制、审核资料等，保存期限为3年；6.文件发放记录长期保存。4.7.6记录的销毁：销毁记录须由原记录部门申请主管领导批准后，档案室登记后进行销毁。5、相关文件《建筑工程技术资料管理规定》《档案管理制度》6、记录附：记录清单记录目录记录清单部门（单位）：类别：编号：序号记录名称编号备注编制人：年月日记录目录部门（单位）：类别：页码：档案号：序号内容摘要编号记录人时间备注记录管理流程图单位名称综合办公室流程名称记录管理流程图层次综合管理类概要公司记录管理工程施工资料整理、检索个人保存移交顾客部门存档存档的记录到期经主管领导审批后归档；销毁处理须经主管领导批准、档案室登记后进行销毁需主管领导批准应有借阅手续，借阅的记录不得翻印、转借或随意涂改记录应规定保存期，存档的记录由档案部门统一按要求存贮、保管应有防晒、防潮、防变质等措施，制定专人负责整理、检索各责任部门建档后移交公司存档所有记录按公司记录控制程序文件的规定进行编号、标识并由各负责部门收集汇总保存填写来自供方的记录，由供方人员按标准要求填写，并提交给公司与顾客往来的记录和资料与一体化管理体系有关的工作记录手册和程序文件明确的表格记录到期处理复制借阅保管及保存期保护条件标识、收集填写组成分类记录工程竣工验收备案资料资料.工程施工资料整理、检索个人保存移交顾客部门存档存档的记录到期经主管领导审批后归档；销毁处理须经主管领导批准、档案室登记后进行销毁需主管领导批准应有借阅手续，借阅的记录不得翻印、转借或随意涂改记录应规定保存期，存档的记录由档案部门统一按要求存贮、保管应有防晒、防潮、防变质等措施，制定专人负责整理、检索各责任部门建档后移交公司存档所有记录按公司记录控制程序文件的规定进行编号、标识并由各负责部门收集汇总保存填写