公司档案管理制度

公司档案治理制度第一章 总则第一条档案作为经营治理的重要凭证与依据，是不行或缺的重要信息资源，为加强xx〔〕定本制度。其次条本制度所指档案是公司在筹建、经营、治理及效劳过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。第三条档案治理的目标是实现公司档案标准化、制度化、现代化治理，做好公司档案供给利用工作。第四条本制度适用于公司档案治理工作。其次章档案治理机构与职责第五条公司档案工作实行统一领导、分级治理、资源共享的治理模式。建立以综合治理部为核心，各部门兼职档案人员为根底的档案治理工作体系。依据档案工作“谁主管，谁负责”的分级治理原则，各部门实行部门归档责任制。第六条综合治理部是档案治理的归口治理部门，其工作职责如下：进展规划；〔二〕负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和供给利用工作；〔三〕负责监视、指导、帮助各部门工作文件的形成、积存、整理及归档工作；〔四〕完善公司档案积存的软硬件环境；加强档案检索系统建设，并承受科学手段，实现档案治理现代化，为公司的可持续进展供给有效效劳；案的信息安全。第七条员负责本部门档案积存工作；催促各经办人准时积存相关材料并整理归档，确保档案真实、完整、准确、有效。第八条各部门兼职档案员须标准收集积存本部门产生的文件材料。主要职责如下：件材料。为积存的重点。〔三〔文件盒〔四〕对档案进展整理并移交公司档案治理员。第三章归档范围与要求档案材料的主要来源：〔一〕公司在筹备、经营、治理等活动中形成的具有保存价值的文件材料。〔二〕党、政机关下发的与公司有关的文件材料和需要办理的文件材料等。〔三〕集团公司下发的与公司有关的文件材料。〔四〕公司与外单位业务沟通活动中猎取的有保存价值的其他材料。〔五〕依据业务进展和市场竞争需要收集与公司经营范围相关的资料。〔六〕依据需要收集宣传报道公司的重要闻资料。〔七〕外出培训、学习及参与会议时领取的材料。第十条〔1，各部门协作建立公司档案归档范围清单，清档。30门梳理工作过程中的重要资料明细。因各部门未梳理出而未列入公司档案清单的资料，擅自由各部门保管，后续过程因档案未按时移交、保管不善丧失或毁损影响使用的，由各部门负责。第十一条归档形式包括文件、图表、声像、会计核算材料、电子文件等，载体形态包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、实物等。第十二条归档文件质量要求：〔一〕归档文件材料原则上为原件。〔二〕归档文件材料须完整、准确。容、格式须符合公文标准及各项专业文件编制标准。的设备标定质量要求，载体和字迹须当符合耐久性要求。〔五〕录音、录像文件的有效性得到保证。〔六〕长期存储的电子文件须使用不行擦除型光盘。〔七1保存全套文件，协办单位保存与所担当任务相关的正本或副本文件。〔或少数民族文字〕材料假设有汉字翻译的，须一并归档，无译文的应翻译出标题和名目后归档。第十三条归档时间要求。各部门依据文件材料类别依据以下时间要求向档案治理员移交档案：毕后的其次年一季度归档。后向档案工作人员移交、归档。档时间全都。或与相应内容的纸质载体归档时间全都。他活动中形成的文件等，须随时归档。第十四条档案治理员接收档案时，须与档案移交部门兼职档案员认真核对所移交〔2〕〔3提出整改要求，退回重整理，质量符合归档要求后再限时移交。第四章档案的整理与保管第十五条归档文件材料的分类。文件材料依据事由结合职能分为以下类别：经营类别。各类文件材料依据其性质依据对应国家标准、规定进展整理归档。第十六条〔DA/T22〕以件为单位进展整理。归档文件材料须在分类方案的最低一级类目下，按年度、保管期限，结合类别、事由、重要程度、时间等排列、编目、装盒。第十七条xx维护会计核算材料的完整、真实、系统，整理立卷、归档。第十八条人事档案由党群人资部参照本制度统一治理。第十九条〔GB/T11821〕的要求，照片整冲洗并承受专用芯页或使用照片档案盒保管，同时保存其电子文件。其次十条3010建立过程中，同时对保管期限进展界定，并登记到归档范围清单。国家档案法规有规定保管期限的按国家规定执行，无具体规定的由档案治理员依据档案价值确定保管期限。其次十一条

档案整理。档案治理员依据档案分类和档号编制方案对档案进展分其次十二条并对档案进展清点检查。其次十三条 档案统计。档案治理员对库藏状况、年度入〔出〕库状况、档案利〔兼〕职人员状况、档案设施和设备状况、档案销毁状况等进展准时、准确统计。其次十四条档案治理员定期进展库藏档案的清理核对和检查，确保档案齐全完对特别状况催促整改。其次十五条标题、页数等信息全都。纸质档案与对应的电子档案设立互见号。第五章档案的利用其次十六条档案利用均先审批后利用，由利用人填写《档案利用审批单〔附件5，经综合治理部负责人审核、分管领导审批前方可利用；涉及公司重要事项的相关档案，还应经公司总经理审批前方可利用。档案治理员应严格审核审批手续，审批表每年装订成册存档。其次十七条档案利用原则上仅供给经过数字化加工的档案复制件，不使用原件。如需复制，由档案治理员帮助复制或打印电子档案。其次十八条借阅人员不得擅自进入档案库房查找、翻阅档案。阅览档案仅限于〔43未归还的，档案治理员要催交归还。其次十九条涉密档案、资料仅限于知悉范围内使用，其他需要利用的，需由公司分管领导、总经理审批，并参照《xx第三十条凡需外借的声像档案，未经综合治理部负责人批准，严禁翻录和翻拍。第三十一条档案利用可实行询问、直接查阅、查询和网上查阅、复印等方裁、折卷、抽页、勾画、涂改、转借。第三十二条第三十三条xx有限公司保密治理制度》相关规定执行。第三十四条证照的使用，依据《xx证照治理方法》相关规定执行。第六章档案的销毁第三十五条公司各类档案的鉴定必需在公司档案鉴定组的主持和组织下进展。的专业技术人员组成。第三十六条依据需要，档案治理员提出档案销毁申请，档案鉴定组定期组织鉴定工作。依据上级有关规定和公司工作实际，对档案内容进展具体分析和具体检查，逐对已失去保存价值的档案提出销毁意见。第三十七条 经鉴定确已失去保存价值的档案，鉴定组成员在《销毁清册〔附件字，一式三份，档案治理员、监视人员在销毁清册签字后各执一份，档案室保管一份，其余视状况上报。第七章档案信息化建设第三十八条档案信息化建设纳入公司信息建设，同步规划、同步实施、合理整的经营治理中发挥最大效益。第三十九条加强经营、治理活动中形成的电子文件治理，保证电子文件完整、真实、有效、安全，逐步实现档案治理系统与其他治理系统的无缝连接，在线归档。第四十条开发档案治理系统收集整理、数据存储、检索扫瞄、借阅治理、权限掌握公司档案业务流程治理和信息资源开发利用的需要。第八章档案室治理规定第四十一条 档案室须到达防火、防盗、防水、防光、防潮、防尘、防鼠、防虫、防霉要求。配备必要的设施设备。第四十二条 严禁将易燃易爆物品带入档案室内，制止在库房吸烟，定期做好消防安全的检查工作。

定期做好档案室资料检查，防止资料虫蛀和霉变，安放除虫剂、防潮剂，同时严格做好档案进出登记工作。

档案室内档案分类存放，排列整齐，编号上架。档案治理员定期检查、清点档案，觉察缺少或破损，马上进展查录或修复，确保保存的档案账实相符，无缺失、无破损。第四十八条 档案库房由专人保管，非档案治理员，不得进入档案室。如因工作需要进入，须在档案治理员伴随下方可进入。全。

档案治理员每日下班前认真检查库房电源及窗户，确保档案库房安第九章罚则第五十条按有关保密要求及相关的法律法规执行。法机关处理：

发生以下行为之一的，视情节轻重赐予处分；构成犯罪的，移送司取、撤换、添加、销毁档案的；〔二〕擅自携带、运输、邮寄有保存价值或涉密文件资料的；不按规定归档和移交的；〔四〕档案治理员因玩忽职守造成档案损毁、丧失的；〔五〕档案治理员和涉密人员因不遵守有关保密规定发生泄密大事的；〔六〕擅自抄录、复制档案、扩大档案使用范围、传播档案信息的；〔七〕明知所保存的档案面临危急而不实行措施的；报告的。第十章附则

本制度由综合治理部负责解释。本制度由董事会审议批准，自公布之日起生效实施。附件：根本归档范围和保管期限表档案交接登记表电子文件移交接收检验登记表档案借阅审批表档案销毁清册1：一、经营治理

根本归档范围与保管期限表序号1 公司设立、变更文件材料

归档范围 保管期限1.1

公司筹办和设立的申请文件材料、政府相关部门批准设立本企业的相关文件永久材料1.2公司设立登记相关证照、证照变更登记文件材料永久2经营决策2.1公司进展规划、经营战略决策、改革等方面的材料永久3财务治理3.1财务治理制度、规定、方法、通知303.2财务治理打算、总结、预算及预算执行状况分析报告103.3固定资产3.3.1固定资产的增、报废、调拨材料、账实不符处理状况303.3.2资产治理过程资料如盘点记录等103.4财务和本钱核算、资产盘点报告永久3.5税务方面的材料永久3.6资金治理、价格治理、会计治理的材料永久3.7其他财务治理资料3.7.1重要的永久3.7.2一般的304资产治理4.1房产、土地方面的文件4.2房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件305合同、协议治理5.1投资合同、协议正本及补充件永久5.2融资合同、协议正本及补充件永久5.3工程合同正、协议本及补充件永久5.4治理合同正、协议本及其补充件5.4.1重要的永久5.4.2一般的306其他6.1物资选购、保管6.1.16.1.2

永久总结办公设备及用品、机动车等的选购打算、审批手续、招投标、购置，机动车30调拨、保险、事故等一般性文件序号序号归档范围6.2仓库治理规章制度、台账、统计报表保管期限6.3承租、购置单位住房的合同、协议和有关手续永久6.4员工住房安排方案、细则、申请6.5客户资信调查材料6.5.1重要的6.5.2一般的6.6信用治理6.6.1认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等永久6.6.2形象宣传、展览会文件6.6.3获得的资质、信誉方面的证书及其它嘉奖永久6.6.4客户资信调查材料6.7学问产权治理6.7.1标识、商标标识方面的材料永久6.7.2专利、商标和其它学问产权方面的申报、证明及治理方面材料永久1.41.51.41.5名单、议程、争论通过的议题等，行政办公会会议记录、纪要、打算等公司制发的行政打算、通报和签订的行政协议、合同经理办公会会议记录、纪要、通知、名单，专题会会议记录、纪要、通知、永久永久1.6工商行政治理方面的材料301.7公司的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件永久1.8公司文秘、机要、保密、信访、综合治理等方面的文件1.8.1重要的301.8.2一般的101.9企业编史修志方面的文件1.9.1大事记、机构沿革等永久序号根本范围保管期限1行政事务1.1上级机关颁发的应执行的有关文件301.2上级领导视察公司的题词、指示、讲话材料1.2.1重要的永久1.2.2一般的101.3行政工作打算、总结等永久序号1.9.222.12.22.32.42.4.12.4.22.533.13.1.13.1.23.23.344.14.24.34.44.555.15.25.35.4

根本范围工作简报、状况反映、工作信息等安全保卫工作上级机关颁发的应贯彻执行的有关文件安全保卫的打算、总结、报告、报表等对公司职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表自然灾难防范、交通治理方面的文件重要的一般的重大事故调查和处理文件法律事务法律事务治理与协调工作法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件一般法律事务工作文件案件、纠纷及公证事务中结论性材料案件、纠纷及公证事务中调查过程形成的文件审计稽查工作上级机关颁发的应贯彻执行的有关审计工作文件外部审计机构出具的与公司有关的审计意见、审计报告、评价书(结论)及批复等审计工作会议记录、纪要、打算、报告、总结、制度、一般的请示与批复等内部审计的审计通知、报告、意见书、调查与证明等材料下级单位报送的审计工作文件人力资源治理上级机关颁发的应贯彻执行的有关文件公司制定的人力资源方面的规章制度、报告、打算等内部机构设置、名称更改、组织简则、印信启用和作废、人员编制方面的有关文件人员的任免与聘请、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面的文件

保管3010303030永久永久永久永久303010永久永久永久人事变动介绍信及存根、有关集团内人员调配的相关文件、工资转移证等 30年职工离退休、抚恤、剩余人员与复转退军人安置等有关材料 永久职工名册、人力资源工作打算、总结、报表及调资方案等 永久职业安全卫生、打算生育、保险的方针、政策、规定、统计报表等 永久职工嘉奖、处分工作形成的文件，劳动合同治理、劳开工资和社会保险文 永久序号根本范围序号根本范围保管期限件、医疗、工伤保险、住房公积金1.11.1.1党员代表大会、党委〔党支部〕会议及其他有关会议会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久1.1.2发言、简报、部门会议记录101.2党务综合性工作1.2.1工作打算、总结、重要专项活开工作报告，重要的调研材料、党务工作大事记 永久状况反映、工作简报及一般材料1.2.2105.10劳资纠纷、仲裁方面的文件永久6教育培训工作6.1上级机关颁发的应贯彻执行的有关文件106.2教育培训工作的打算、总结306.3公司制定教育培训工作规章制度、请示与批复、打算等306.4公司教育培训工作统计报表等306.5公司干部职工进修培训名单、合同等307外事工作7.1发表的公告、签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等永久7.2出访考察、参与国际会、接待来访等外事活动、出访审批文件307.3出口审批手续，执行日程，考察报告等一般性文件308档案和信息工作8.1档案工作打算、总结108.2档案工作的规划、规定等308.3档案移交清单、销毁清册永久8.4档案利用、开发成果材料308.5信息工作打算、总结108.6信息治理工作的通知、规定等308.7有关科技信息308.8图书、资料工作材料108.9三、党群治理统计报表永久序号根本范围保管期限1党务工作序号根本范围保管期限1.3上级机关关于党务工作的文件1.3.1针对重大问题的指示、批示文件永久1.3.2对公司一般性、普发性的文件101.4对下属单位关于党务工作请示的批复301.5各项规章制度、治理方法与条例等302组织工作2.1党员干部考察、考核、任免、政审打算等永久2.2入党、转正、退党、转入、转出等打算及党员名册永久2.3党委〔总支、支部〕组织工作的规章制度302.4党群机构设置、调整、人员编制等方面打算及通知302.5党费收支与党组织关系介绍信及存根302.6党员学习教育等活动形成的文件2.6.1重要的永久2.6.2一般的102.7党员统计年报、打算总结、组织进展打算303宣传工作3.1宣传工作报告、会议纪要、调研、打算、总结材料3.1.1重要的303.1.2一般的103.2单位编辑的出版物样本与定稿3.2.1重要的永久3.2.2一般的303.3反映公司活动的报刊303.4企业文化建设方面的文件3.4.1重要的303.4.2一般的104纪检与监察工作4.14.2

纪检监察工作的规定、打算、通报、通知、会议记录、纪要、打算、总结、永久请示报告及上级批复违纪案件调查处理材料4.2.14.2.24.3

重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料一般案件的调查处理材料纪检监察工作统计报表

永久30序号根本范围保管期限5工会工作5.1工会工作规划、总结、规章制度、打算、通知、会议记录305.2职工代表大会及有关会议文件5.2.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久5.2.2发言、简报、组会议记录等105.3工会会员名册永久5.4民主治理、表彰先进、劳保福利、职工维权方面的文件305.5女工工作、文体活动等方面的文件、打算生育5.5.1重要的305.5.2一般的105.6工会会费与财务治理材料305.7工作统计报表5.7.1重要的305.7.2四、会计档案一般的10序号根本范围保管期限1会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证2 1会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证2 会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、关心账簿、其他会计账簿执3助及文字说明)、其他财务报告财务报告类：月、季度财务报告、年度财务报告(包括财务报表、附表、辅档案管45其他类：会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行存的规定款余额调整表、银行对账单、应收款项相关借款合同及催款函，发票、税务申报表等税务资料，其他应当保存的会计核算专业资料等财务备份电子文档资料序号根本范围保管期限1在岗职工1.1履历材料永久1.2自传材料永久1.3鉴定、考核、考察材料永久1.4评定岗位技能和学历材料永久1.5政审材料永久1.6参与党派材料