软件使用管理办法

软件使用管理办法具体操作方法门市制单如某票货开了xx物流运输合同，并不知叉车费、接货费金额的；请于接货当天通知财务部票务室添加接货费或叉车费金额，并对通知过程进行记录；门市制单如有付关系费用（即回扣）的单据，必须将关系费用（即回扣）金额明确的写在底票上并由收款人签名填写收款人的联系电话；(1)对有“关系费用”的业务，需在制单时，四联票据右上角划“√”并在“√”旁注明已支付金额。(2)、在第三联“存根联”上收款人签字并留下电话号码，其余联次均可不签字、不留电话。(3)、货场及各返货库在收到右上角划“√”并填写有金额的单据时，在收取客户运费不能再扣减。(4)、如有客户打电话询问右上角的符号及数码时，给客户解释为：这是我们公司的特有编号。门市、货场当天制单收货，货物于当天或是第二天取走的货物，门市、货场必须通知票务部门或将该单据四联（不得超过两天）全部传回给财务部票务室收取；门市将提付款改为已付款；已付款改为提付款；或改为回付款的，需电话通知财务部票务室，并作记录；门市通知代收款取消或是改代收款金额的必须及时通知票务室，由票务室统一通知货场；门市制票时不可跳号、断号；如在制票时发现票据断号或该本票据没有盖章不可用时，应先通知票务室在征得处理方案后方可按其方案处理；门市传给票务室的xx物流运输合同第三联存根（红）联，公司专职司机须于当日22：00以前收回票务室，门市签交接表；货场在接收到小票时，发现在没有写送货金额或根本没有开送货费的，请立即打电话通知门市，并对通知过程记录；门市在接到通知后立即通知票务室改票，并对通知过程进行记录；货场必须将代收款原货返回、取消、差货、货损的做入《代收款明细表》消帐；货场在软件中勾小票时，如遇有“作废”的单据，必须将收货人姓名处填写“作废”二字；货场在制返货票及内转票时，一定要开当天的日期，不要出现日期混乱或没时间的现象，货场在录返货票及内转票时，必须按当天开票日期和正确的付款方式，实收已付款金额须于《货场现金收入日报表》的“返货已付”栏的金额相符；货场录入返货票及内转票时，该单的存根联中含有接货费、送货费或是回扣的，应录入相应的栏位，货场录入返货票时，一定要录入正确的目地的地名，不可用同音字；输入外转货时，请勿必将最终目地的地名填入到站，货场在操作软件中的《货场门市运单结算》时，发现票务室出错，可通过QQ或是电话联络负责该片区的票务员让其改正，或是把输错的单据折叠起来，杜绝将错就错，货场的提付款少付，必须要求收货人签收“实付**元，电话***号”等字样，并且该票据应有该货场负责人或是财务的签字认可；要求少付代收款的收货方，应要求让其发货方改代收款，如未改代收款必须要求收货人签收“实付代收款**元，电话**号”等字样；货场货物因货损、货物丢失、污染及货物短少等货物安全事故造成收货方拒付运费，必须先向客服部说明该事件原由；货场在开返货票时不可跳号、断号；如在开票时发现票据断号或该本票据没有盖章不可用时，应先通知票务室在征得处理方案后方可按其方案处理；货场需每天传回小票和返货底票，如出现车辆为返空车、车辆因其他原因不回成都等特殊原因必须提前电话通知票务室，但是必须在软件中录入相应的数据；货场在运单上填写返货单号时，请勿必注明清楚并单独作记录，（因目前软件无法识别返货补助），并将返货运费总金额（含提付、已付、回付）；货场每天应该先输入软件后在报表管理中的《营业收入日报表》里查询提付款和代收款如金额与当日所收到的现金相符合,方可按照日报中的金额填写手工帐；各货场每天的票据必须由各货场自行及时录入xx物流管理系统，如因网络或电脑故障造成无法录入，货场应通过网吧上网的方式完成票据录入工作，网费自行承担，该软件可登陆公司论坛进行下载，公司网址为：www.XXXXX.com，或http://1XX.65.XX.245:81/index.asp，登陆论坛后在“计算机知识”中“公司软件安装包”主题贴中进行下载安装，下载前请仔细阅读安装说明；货场长期没有人手录入相关票据，公司可安排专人代录票据，录票费用为500元/月由货场承担并在当月的分配额中扣除；货场临时短期没有人手录入相关票据，公司亦可安排专人临时代录票据，录票费用为50元/天并由货场承担并在当月的分配额中扣除；软件下载安装使用中如有问题，请及时咨询公司网络信息主管；如需票据录入，请联系票务室主管客户签收须有客户签收全名，并要求客户签字工整门市录单员完成录单工作后，须点击托运业务内的“发站日报表确认”对当时录入内容作自查动作；自查重点：发货日期、票号、件数、付款方式、付款金额、代收款金额、有无回单等内容。第二十七条货场财务完成当日签收单的录入情况后，须点击托运业务内的“到站日报表确认”对当时录入的内容作自查动作；自查重点：票号、已付款、提付款、回付款实收金额、取货日期等内容第二十八条货场财务完成当日返货录单及内转货录单的录入后，须点击托运业务内的“发站日期报表确认”对当时录入内容作自查动作。自查重点：发货日期、票号、件数、付款方式、付款金额、代收款金额、有无回单等内容处罚如单据添加接货费及叉车费未能提前通知票务部门，该项费于月底不予以报销；凡未按该规定填写的门市及货场该关系费用（即回扣）月末不予报销；凡货物取走不通知票务室，而该货场或返货库又未传回该单据，查明原因后将对门市、货场负责人予以一次罚款10元的处理，并通报公司相关部门；凡修改付款方式者未通知票务室，将对其门市负责人予以一次罚款10元的处理，并通报公司相关部门；凡修改代收款金额或取消代收款未通知票务室者，将对其对门市负责人予以一次罚款10元的处理，并通报所有门市；凡单据未能联号使用，又未及时通知财务部票务室者将对门市、货场负责人予以一次罚款10元的处理，并通报公司相关部门；凡司机超过23：00未到门市收底票，门市人员应及时与财务部票务主管取得联系，如未及时通知票务主管一次罚款20元。凡添加送货费未通知财务部票务室，则该送货费于月底不予以报销；凡有代收款的票据消帐，必须经《代收款明细表》做帐，否则票务部门将按代收款原金额为该货场添加入该票回来当天代收款明细表内，并收取该代收款相应的金额；凡作废单据货场不及时通知票务室清理，则按一单货物进行处理；凡返货票及内转票未做到开一票录入一票，或不可跳号，或是未及时软件，将按一次罚款20元处理，并通报所有货场；凡货场未录入在软件中的返货及内转送货费或接货费、叉车费票务室在月底审核该类报销单时，不予以报销；凡未能按返货单录入最终到站地点的单据，按一次罚款5元处罚；凡发现门市录单内容与实际内容不符，还结算单据者按一次罚款5元处罚；提付款少付如未按规定签收，票务室将按制票金额对货场收取；代收款少付未按规定签收，后果由其承担，并将处以一票5元/单的罚款；凡未付款单据需由客服部确认签字同意后票务室按免收运费处理，否则票务室将按制单金额计算货场提付款；凡未能当天传票者，未提前通知票务室将按一次罚款10元处理；凡未能填写返货金额（司机报销的返货补助）者，将不予以报销返货补助；凡无人录票，由票务室代录500/月，或50元/天于当月分配金额中扣除；如签收人只签写一个字或未签者，财务部票务室将票据传回该货场，签完全名后，回传票务室。第四十七条凡门市未将当日录入的单据，在当日下班之前完成自查动作者，票务室一经核实一律罚款2元/单；一个月内超过10单者，按5元/单进行处罚；第四十八条凡货场未将当日录入的单据在隔日12点以前完成自查动作者，票务室一经核实一律罚款2元/