论开放存取在档案网站信息资源建设中的应用-档案管理论文

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Abstract：ApplicationofOpenAccessonarchiveswebsiteinformationresourceconstructionisthereflectofthedepthintegrationoftheinformationtechnologyandarchivalwork，itisapositiveresponsetothedigitalChinaConstruction.ByanalyzingtheproblemsofOpenAccessperspectiveArchivesInformationResourcesConstructionSiteandtheapplicabilityoftheusageofOpenAccessarchivesinthewebsiteinformationresourceconstruction，Forindividualsandorganizationsformedarchivescollectionarchives，respectivelyproposedtheestablishmentofelectronicarchivesandimplementationofcloudstoragewayOpenAccessstorageAlliance，andoverviewapplicationmethodsandprecautions.

Keywords：OpenAccess；Archiveswebsite；Informationresource；Resourceconstruction

1引言

20世纪80年代，参与出版期刊的商业机构为追求利益最大化，通过各种垄断行为逐年提高学术期刊价格，使得科研人员和学术交流机构无力购买太多的学术期刊，引发“期刊价格危机”，致使学术研究成果不能广泛传播，学术交流受阻。20世纪90年代后，网络技术发展推广，基于成本压力和技术动力，国际学术界、出版界和图书情报界发起了一场免费零障碍获取和传播学术资源的“开放存取”运动。之后，国外研究人员纷纷从不同的角度，阐发了自己对开放存取的独到认识。一般认为，《布达佩斯开放存取先导计划》（BOAI）中给出的“开放存取”的定义是普遍被认可的。该文件指出：对文献的“开放存取”不应存在不同的政策和权限，用户可以通过Internet免费阅读、下载、复制、传播、打印和检索作品，实现对作品全文的链接，为作品建立索引，将作品作为数据传递给相应软件，或者进行任何其他出于合法目的的使用，而这些使用方式除网络本身的物理障碍和出于对著作权保护的考虑外，不应受经济、法律和技术的任何限制。[1]

国内对开放存取的研究始于2023年，研究成果多集中在图书馆学领域，而同属信息服务领域的档案学界对此的研究成果却寥寥无几。笔者于2023年3月25日登录中国知网，以“开放存取”为主题词，分别在“图书馆学、图书馆事业”和“档案学、档案事业”学科目录下进行高级检索，分别得到相关文献1772篇和26篇，足见开放存取亟待引起国内档案学者的关注。与此同时，现有的少量研究成果侧重于开放存取理念与档案信息资源开发理念的宏观对比、开放存取环境下高校档案信息资源共享的实现、历史档案网络存取等方面，学者们对开放存取在档案领域应用方法的关注不多，研究成果极少。因此，本文从开放存取视角下档案网站信息资源建设存在的问题以及开放存取在档案网站信息资源建设中应用的适用性展开探讨，同时提出开放存取在档案网站信息资源建设中应用的途径、方法和注意事项。

2档案网站信息资源建设存在的问题及开放存取的适用性分析

档案网站信息资源建设在国家政策支持和档案学术研究的推动下，有了较大进步和发展，但站在开放存取视角下观察，目前仍然存在很多问题，而开放存取的“开放共享、互联互通、即时存取、多元参与”的特点恰好能够弥补这些问题带来的缺陷。

2.1档案网站信息资源建设存在的问题分析

2.1.1可用资源类型单一，内容单调。大部分档案网站只是把纸质档案拍成照片，以非文本的图像形式上传，类型单一；网站上公布的档案信息以目录级数据为主，缺乏档案全文信息和专题信息，档案内容丰富的特性难以呈现。

2.1.2各自为政，存在信息孤岛现象。利用者进入一个档案网站所获取到的档案信息资源仅仅限于本馆拥有的档案，想找到特定信息就要去浏览不同的网站。虽然大部分档案网站已提供了对本区域范围内或全国乃至世界范围部分档案网站的超链接，但基本只是链接到相应的档案馆网址，本质上仍然没有解决在线档案资源内容的整合与跨库检索。即每个档案网站从内容管理这一层面看，仍然是一个个独立的信息孤岛。[2]

2.1.3信息更新速度慢，缺乏时效性。档案网站信息更新速度是满足用户信息需求、提高档案网站访问和利用率的重要指标，我国档案网站信息资源建设整体较落后，网站内容相对贫乏，访问率、利用率较低，抛开用户利用动机，网站信息更新速度慢、时效性差是重要影响因素之一。

2.1.4资源建设与对社会需求的认知存在偏差。当前的档案网站信息资源建设主体单一、用户参与不够，这源于对社会需求认知的不足。档案用户类型众多，不同的用户对文件信息的需求不同，每个用户使用资源的侧重点也不同，因而有必要以用户需求为中心来拓展档案网站信息资源范围，遵循围绕用户需求（显性需求和隐性需求），服务于资源开发和利用的原则，开展网站信息资源建设。[3]2.2开放存取在档案网站信息资源建设中的适用性分析

2.2.1开放共享增强资源多样性。开放共享使得社会需求多样化，多样化需求需要改进档案服务，这就要求档案网站成为应收尽收、应归尽归，档案资源丰富，能够提供多种角度查询、浏览及多种方式获取档案知识的多元化服务网站。

2.2.2互联互通提高资源流动性。利用互联互通的现代化技术，简化利用方式，切实推动档案资源跨馆利用、跨馆出证。开放存取环境下用户对开放档案的使用权限增大，用户可以通过互联网免费检索、阅览，只要注明相应的著作权信息即可。

2.2.3即时存取加快资源更新速度。对于众多的可开放档案，进行数字档案保管的主要任务是对数字档案进行更新和维护。数字档案的更新是存档过程的延续，需要将最新积累的经过标准化处理的有价值的数字档案资源定期或不定期地存储到云端，实现实时数据更新。[4]

2.2.4多元参与提高资源建设效率。在开放存取环境中，用户对信息享有了较为充分的访问权、获取权与使用权，开放存取通过促进档案价值鉴定、保密范围、密级划分、保密期限、开放模式和开放范围的变革，使更多的档案资料以开放存取方式为更多用户获取，把多元用户的多元需求融入档案信息资源建设的全过程，扩展档案信息资源开发体系中开发主体的合作范畴与广度，可以有效提高资源建设效率。[5]

3开放存取在档案网站信息资源建设中应用的途径与方法

借鉴开放存取在图书情报和网络出版领域的应用实践以及相关研究成果，提出开放存取在档案网站信息资源建设中应用的途径和方法。

3.1开放存取在档案网站信息资源建设中应用的途径

3.1.1针对形成档案的个人，建立云存储的电子档案。这是档案网站在收集个人档案过程中对开放存取利用的主要方式，其实现过程可分为现行利用和长远发展两个阶段：第一阶段，实现个人档案对自我的绝对开放。随着数字档案的不断增加，人们面对的数字存档的压力也不断增大，从当前云存储的发展趋势来看，有越来越多的人把数字档案资源存储在云端。[6]在云存储之前，个人档案是一种对自我的相对开放，只能在存储档案的指定设备中查阅利用，而云存储之后则可以摆脱存储设备的限制，从而实现先行利用的开放存取。第二阶段，实现个人档案对社会的相对开放。个人是档案的形成主体之一，个人档案是社会档案资源的重要组成部分。当个人档案的价值实现从个人向社会的转化后，就会产生社会利用需求，一旦其满足向社会开放的条件，利用者就能在自身可利用范围内实现开放获取，从而实现个人档案长远发展的开放存取。

3.1.2针对收集档案的机构，实施开放存取仓储联盟。在档案网站信息资源建设中的开放存取仓储应包括机构仓储和主题仓储。个人认为，各档案馆建立的档案网站实际上是开放存取仓储中机构仓储的一种，也就是说目前机构仓储建设正在进行之中，在开放存取理念下可以有意识地引导其朝着统一的标准化建设和合作建设的方向发展，即档案网站建设者将完整的作品版本和授权使用许可协议以标准的数字化格式即时存贮在档案网站的在线仓储中，确保可开放存取档案信息的开放访问、自由传播、统一检索和长期存档。[7]同样的方式可以构建主题档案开放存取仓储，进而实现档案网站的开放存取仓储联盟，提高网站信息发布水平，为用户实现便利的跨库检索创造条件，使利用者不论身在何处，都能方便地找到自己需要的可开放档案信息。

3.2开放存取在档案网站信息资源建设中应用的方法

3.2.1构建开放存取资源库。这是开放存取在档案网站信息资源建设中应用的资源基础。随着国家大数据发展战略和“互联网+”行动计划的推进，以及国家档案工作“十二五”规划的顺利实施，档案馆藏得到了极大的丰富和优化，已经初步具备了建立开放存取资源库的资源条件。在资源库建设中重视开放存取目录中心建设，开展档案目录资源基础体系建设，建立国家层面的档案目录数据库和专题数据库。加快档案信息资源共享服务平台建设，实施国家数字档案资源融合共享服务工程，以开放存取资源库为基础开展档案数据开放计划，履行开放共享和存取便利的方针。逐步实现互联网环境下数字档案信息化服务的新模式：凡是经过鉴定开放的数字档案，一旦被存放到档案网站上，就应按照开放获取的原则允许利用者免费获取，包括阅读、下载、复制、传递、打印、检索，实现“无限制使用”和“充分共享”。[8]

3.2.2完善相应的制度、法规。这是开放存取在档案网站信息资源建设中应用的基本规范和法律保障。完善制度可从两个层面考虑：一是从单位层面，实行制度化管理。将档案管理纳入单位整体制度化管理中去，建立严格的监督机制和审查体系，对档案信息形成过程加强质量控制，明确规定要严格审核档案信息内容的完整、系统、准确等情况。二是从档案部门层面，进一步完善档案鉴定制度和适宜开放存取档案的管理制度。将每个环节的档案原件鉴定及档案信息鉴定工作形成制度，从制度上明确符合开放存取要求的档案范围。法规需要明确即时归档和及时提供服务的法定责任。科学规划和推进与开放存取相关的法规体系建设，将档案法规的制定与档案网站信息资源的建设相结合，依法保障开放存取在档案网站信息资源建设中的科学、合理应用。就我国现行的档案法律法规来看，其内容侧重于档案的管理与保护，而对档案的公开和利用限制较多，因此，国家在宏观的法律法规和政策方面应当给开放存取以明确的宣示和引导。

3.2.3实施存取质量控制。这是开放存取在档案网站信息资源建设中应用的核心要素。首先，确立质量评价标准。质量评价标准的内容主要包括：档案著录格式标准、描述与标引语言标准、档案信息元数据标准、质量标准、计算机网络标准、数据库管理标准以及获取技术标准等通用标准。只有严格推行和遵循不同层次的标准，才能将不同档案馆组建成一个互联的共享网络体系，实现档案信息资源的交流与兼容。[9]其次，严格控制实施。档案信息形成者必须改变思想观念、提高认识水平，这是优化质量的前提。档案信息的形成者主要指文件形成者和档案人员。文件形成者是档案信息质量控制的主要把关者，在文件制作过程中，要注重内容的真实性、准确性和可靠性，从源头上保证档案信息的质量。档案人员是档案再生信息的主要形成者。在开发档案信息资源的过程中，档案人员必须树立质量意识，为利用者提供高质量的档案信息。需要指出的是，单位领导对优化档案质量的重要性的认识最为关键。[10]最后，建立“人机交互”的监督和检查机制。只有加强监督和检查，才能保证档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化，创新档案信息化管理模式，加快档案管理与信息社会的融合，从而促进档案网站服务水平的现代化。3.2.4营造良好的网络环境。这是开放存取在档案网站信息资源建设中应用的技术支撑。网络技术在档案信息开放存取中扮演着重要角色，没有网络技术的支撑，档案信息开放存取如同泡影，只能停留在理论层面上，根本无法付诸实践。[11]在现有网络环境下，形成以局域网、政务网、因特网为平台，以档案目录中心、基础数据库、档案利用平台、档案网站信息发布为基础的档案网站信息化体系，可以为开放存取的实际应用提供良好的网络