2017年会议管理课程教材企管培训

会议管理2023/2/13HankPage

2講師簡介:郑

瀚

根現任：

台灣華盛頓集團

廣東逸華企業顧問

台灣鄭記企業管理顧問股份

董事长

中原大学企管、硕士、中央大学研究所研究员學歷：全国推动辅导5S、

ISO9000、

QS9000、

ISO14000专家臺灣品质管制学会会员代表，荣获亚太金爵个人奖

台湾杰出管理协会执行常委經歷：中卫开展中心讲师、参谋师汉声播送电台企业资讯参谋师

国际超级讲师，曾在嘉義市政府、省政府授課2000

場以上,轟動海峽兩岸

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3曾輔導中華汽車、裕隆汽車、福特六和汽車、宏基電腦、永光化學、東培公司創維集團、南航、TCL集團、立白集團等多家企業;輔導臺裕橡膠QI品質獎

經歷：曾任職復盛集團、裕隆集團、亨通、和勝、春源鋼鐵集團、華巨企業、實英實業……等公司經理、廠長、副總經理、總經理等職務

授课经验：◆统计制程管理〔SPC〕◆潜能训练◆班组长干部督导(TWI)◆全面品质管理〔TQM〕◆业务行销◆成功鼓励◆中阶干部辅导(MTP)◆

QS9000、ISO14001專案輔導

講師簡介:郑

瀚

根2023/2/13HankPage

4一、会前之准备〔企划〕〔1〕通知—主题，以四大意识来分析—目的、目标、本钱、问题。壹、成功会议的要件会议成败本钱知多少〔15~35%〕〔2〕研讨方式〔3〕互动技巧準備什麼2023/2/13HankPage

5〔1〕秘书主席式会议成败本钱知多少二、会议中之

领导控制（25~51%）〔2〕规格制度式〔3〕互动轻松式〔4〕主管现身式2023/2/13HankPage

6〔1〕時間管理会议成败本钱知多少三、開會者

的訓練（5~15%）〔2〕內容扼要〔3〕攻擊/抱怨性問題移至另一特定時段(例：季檢討會)2023/2/13HankPage

7四、幕僚人员的效劳水准〔10~25%〕会议成败本钱知多少機動司儀服務水準資料2023/2/13HankPage

8〔1〕记录简单化五、会后的追踪稽核及沟通协调〔25~51%〕会议成败本钱知多少〔2〕工作时序表〔3〕专案分配表〔4〕安辅式协调如何參與會議2023/2/13HankPage

10会议的三项正向功能1.讯息收集—开会者多参与提供讯息及研讨简报書面數據流程圖投影片訊息１２３４５2023/2/13HankPage

112.沟通及问题分析一这是一种过程由主持者主导，开会者的根本训练亦是一重要因素〔1〕主席要主导主控〔2〕问题的因果流程图法Milk模式确认Identify辐度Magnitude产生Location趋势Trend会议的三项正向功能2023/2/13HankPage

12〔3〕公文/签呈一特例专案/分析研判/裁量决策〔4〕资料/简报一数据资讯/统计分析/解说推推论〔5〕会议/记录一讯息搜集/表达看法/结论追踪〔6〕协调/共识一表达立场/互动研商/平稳妥协会议的三项正向功能2023/2/13HankPage

133、减少非会议事宜，以防「时间大盗」(1)训示〔以签字方式代替之〕(2)设计〔以小型非正式研讨代替之〕(3)教育〔以正式内部训练代替之〕(4)决策〔以结论代替之，Decision-Making≠Conclusion〕验收绩效或技术研讨〔以一对一方式代替之〕会议的三项正向功能2023/2/13HankPage

14会议管理即时间管理之一部份个人领导20%组织领导70%系统领导10%领导三类型一2023/2/13HankPage

15会议管理即时间管理之一部份1.以前锋〔L-Line〕及后卫〔幕僚，S-Staff〕分工合作。2.分工〔人力调配〕、授权、矩阵管理〔专案管理〕、协调沟通、整合管理〔工作团队〕是五大主题。二、主管职责（组织领导）2023/2/13HankPage

16会议管理即时间管理之一部份有:角色互补，提供资讯并企划，技术咨询，襄助决策。對上級监督（包括工作教导）、人员管理、资源规划及调配、管制稽核對屬下协调沟通、专案管理、技术品管、工作团合作（行政支援）。對平級指导、研发、品质确认、系统模拟。對技術3.組織中的領導職責2023/2/13HankPage

17●一切运作皆以动态式系统方式为之「DynamicSystem，有输入〔Input〕，输出〔Outcome〕及组件的观念」。●人员及其他资源皆是灵活运用，以大系统，小系统的运用方式进行，因此每个人必须有扮演多元角色的能力。会议管理即时间管理之一部份三、系统领导

四、专案管理2023/2/13HankPage

18●依工作任务的需求及执行过程而设计不同的系统，在职量上皆以配合系统流程运作为主。●领导任务的成败不在个人，变不在组织，而在「系统流程设计及管制稽核技巧」。●组织领导可和系统领导并存，只是前者的部门界线必须翻开。会议管理即时间管理之一部份三、系统领导

四、专案管理2023/2/13HankPage

19企划的精义處方服藥診斷企劃的步驟流程2023/2/13HankPage

20企划的精义

機會分析資訊收集強化方案

訂定目標推動執行企劃的步驟流程2023/2/13HankPage

21为什么要开会〔Why？〕企划的精义二、企的劃五會向議度何时开会〔Why？〕如何开会〔Why？〕何种形式〔Why？〕何处开会〔Why？〕2023/2/13HankPage

22企划的精义三、诊断会议的可能问题1.时间是否能掌控2.主题是否会偏离3.资讯的准备是否充足4.研討過程是否順暢5.如何做技术性结论6.会议权威如何建立2023/2/13HankPage

23为什么要开会〔Why？〕解决问题沟通协调任务派工政策拟定稽核进度其他為什麼要開會〔Why？〕2023/2/13HankPage

24●最适当时段●需用多少时间●时间如何分段切割為什麼要開會〔Why？〕二、何时开会〔When？〕2023/2/13HankPage

251.分组式2.议题式3.授权式4.简报式為什麼要開會〔Why？〕三、何种形式〔What？〕2023/2/13HankPage

26三明治式主持人主导式為什麼要開會〔Why？〕四、如何开会

〔How？〕五、何处开会〔Where？〕会议室其他辦公室2023/2/13HankPage

27会议前应有的准备工作分配—精效能—多效率—快如何管理會議2023/2/13HankPage

28会议的根本管理模式1.场地布置及应有之设备2.时间管制的规划及简报的方式.3.书面文件的形式4.幕僚人员之效劳5.主持人的领导方式6.会议记录格式会议前应有的准备工作二、2023/2/13HankPage

29几种会议的优缺点研讨缺点案例会议前应有的准备工作二、1.XXX大汽车公司—偏重

技术研讨2.XXX电子公司—偏重验收3.XXX

电脑公司—偏重训示6.XXX房屋仲介公司—导引问题并激发士气4.XXX电脑公司—间接管理的简报5.XXX外商电子公司—注重平稳及共识2023/2/13HankPage

30策略规划应用于会议管理中◆事宜简单／例行工作◆时间短捷／15分钟内◆特案另议／事先研讨一、小型派工会议的特性界定2023/2/13HankPage

31步骤方法上级交办任务消化/标的/计划找出技术瓶颈研判/聆听/原则策略规划应用于会议管理中二例行派工會議方向/职责/时序支援/激励/掌控會後建立共識分析/方法/规格會前協調溝通2023/2/13HankPage

321、每周一部门内派工会议〔经理←→五位主任〕2、4：00～4：15开会〔4：30下班要上交通车〕3、3：00～4：00

经理做准备工作4、习修心得策略规划应用于会议管理中三、實例介紹2023/2/13HankPage

33设计穿插其他活动主持者强化会议品质的技巧一◆以五分钟管理新知来插播在会议中◆事先提供资料给开会者参考◆将与议题有关之数据资料先准备好（或有仪器帮助）◆幕僚可参加会议，協助记录及分析。◆交办事宜必须有稽核方式及完成时限。◆会议记录快速给上级存档。2023/2/13HankPage

34谈判式会议的案例（并附投影片）餐会式会议幕僚分工式退席授权式设计穿插其他活动二布局的技巧2023/2/13HankPage

35主控式收集质量化情报的会议停会协商式攻守并重式协调谈判会议暗示性设计穿插其他活动三權變式的技巧如何自我培训会议领导技巧2023/2/13HankPage

37主持人如何领导会议三种领导模式布局（布陈）基本条件主持者的权变式2023/2/13HankPage

38二、主持者的根本条件⊙中性包装—语调、表情、反响。⊙反响快速—研判、状况、决策如何因应。⊙精确记录—良好记忆或快速笔记能力。⊙经验技巧—适时运用不同技巧来控制。主持人如何领导会议2023/2/13HankPage

39二、主持者的根本条件话多，重复且无重点式说明。明显快速露出偏好及主观。情绪化的反响及表情。主持人如何领导会议主持者的三大缺點注：2023/2/13HankPage

40会议中的现代化简报技巧一、数据、资讯、情报的不同点及表达方式1.数据一数字/百分比/有无2.资讯一幅度/中数/众数3.情报一研判/估测/修正4.实用例证感受资讯绝对资讯相对资讯2023/2/13HankPage

41二、简报技巧六要领资料准务方法视听辅助器材口述说明要领应付问题技巧适时补充资料轻松表现专业会议中的现代化简报技巧2023/2/13HankPage

42导引全员参与讨论的方法话术一、主持者控制会议效率的技巧1.订定会议标准,自己率先执行,自律式,评分表式。2.点人发表技巧〔点差者，而非强者〕。3.提案下结论技巧〔以心腹为之〕。4.会后个别询问来代替表决。2023/2/13HankPage

435.重述纲要式。6.分阶段开会式。7.主持人暗示方式技巧。8.文件补充沟通方式。9.上级参与式。10.情境控制。导引全员参与讨论的方法话术一、主持者控制会议效率的技巧2023/2/13HankPage

442.举例说明式(但例子要恰当)。1.别离主题为子题法,先议部份子题使能被接受。(注:会议效能是指藉会议产生影响力的大小)3.意见领袖人物的参与式。4.部属参与式。5.技术性简报或放映影片(现场示范表演、操作。6.气氛感染式。导引全员参与讨论的方法话术二、主持者提升会议效能的技巧2023/2/13HankPage

45主持人做结论的七向度得到共识及结论一一开会后应有七项构面界定问题重点〔Define〕处理之方向〔Orientation〕目标水准〔Goal〕下手点何在〔Target〕可能的效应〔Impact〕行动的原那么〔Action〕多久之前要完成〔Latency〕注：“DOGTAIL〞七字合起来即是「狗尾巴」就很容易记起来2023/2/13HankPage

46带人的特色比重权威习惯操作﹢﹢情法理感受51%49%2023/2/13HankPage

47情法理及感受加起来共49%，这是观念性数据，表示小于一半的影响力，另一半欲要靠「权威+习惯+操作」。「员工」重视感受。說明一：說明二：带人的特色比重2023/2/13HankPage

48「权威」的定义。1.公司各项制度规那么的订定。2.员工任免升迁权及调度派工权。3.薪资红利奖金的发放方式。4.工作环境条件,及餐饮福利措施的提供。5.以影响力主控工会及其他从业人员社团。說明三：带人的特色比重2023/2/13HankPage

49「习惯」的定义任何制度法规及生产方式虽然开始不易接,但经过一短时间后,很快会习惯一高适应力。說明四带人的特色比重2023/2/13HankPage

50会议中时间控制的技巧小型会议效益与时间管理1.纲要准备一会前准备文字纲要。2.A一VAID

一视听辅助器材可节省书写时间。3.文字性布达一会中要宣示之事宜，以文字布达即可让人员

带回看，不必浪费时间来布达一般性事宜。2023/2/13HankPage

514.同向解决法

一会中一定有不同意见，但讨论方向及逻辑必须要同向与解决之途径，而不是逆向讨论或分叉讨论。5.整体、个体冲突化解决一会前先把整体及个体立场矛盾之处点出，参与会者不再重复提出这些大家之论点。6.分段开会法一以阶段性到达共识与结论。7.决策性分工法

一主持者以决策者权力分派工作，各自去设计及完成，或提下一次会中再讨论。会议中时间控制的技巧小型会议效益与时间管理2023/2/13HankPage

528.休息式沟通法一有重大意见冲突时，以休息方式可做较软性及变向式沟通。9.移下沟通式一有时因主持者在场，使讨论中有顾忌，不如交付其他参会者自己沟通，得到共识及草案，再做裁决。10.会后企划法一会议中只能提企划原那么，企划细节及设计工作只能在会后进行。会议中时间控制的技巧小型会议效益与时间管理202