试析供水工程基建档案收集工作存在的问题及对策-档案管理论文

3/3试析供水工程基建档案收集工作存在的问题及对策-档案管理论文

供水工程是市政建设的重要基础设施项目，是建设发展的“命脉工程”。供水工程基建档案管理是供水工程建设和管理的重要组成部分，是衡量水利工程程质量的重要依据，对供水工程的维护和运行有着重要的查考和指导作用。供水工程档案的收集工作贯穿于档案管理工作始终，是档案管理的基础工作之一。但是在供水基建过程中，档案收集工作还存在一定的问题。

一、供水工程基建档案收集工作存在的问题

（一）档案管理意识淡薄

档案的形成对工程竣工后的长期效益有着重要的作用，但是有些供水工程建设单位对档案的价值认识不够，一些单位领导无法正确认识到档案管理的重要现实意义，尤其是对已经交付使用的已竣工的工程档案，更是缺乏管理的认识。认为工程竣工资料移交与否、归档与否并不重要，对基建工程原始资料的归档、保存有所忽略。基建工程档案反映了工程建筑物、构筑物以及地下管线等建筑活动，是评定工程质量的重要依据。只有档案资料齐全才能为工程做出合理的质量评价。特别是有些工程已交付使用，如果出现质量事故，施工过程中所形成的原始资料是解决问题的有效途径之一。但是由于档案管理意识淡薄，投入不够、档案保管存在隐患，造成工程图纸以及其它资料无法及时的归档，或者归档不完整。

（二）缺乏有效的约束机制

由于档案管理意识淡薄，在档案收集过程中，缺少相应的保证档案收集完整性的约束机制。在供水工程基建档案的收集难、归档难、管理难的问题长期以来一直存在，没有有效的档案管理制度及管理措施。而施工单位的档案管理部门也无法做到及时的跟踪管理与监督指导。

（三）基建档案管理工作缺乏主动性

在档案收集、管理的过程中，相关工作人员由于缺少相应的激励机制，对档案管理缺乏工作热情，则工作的主动性也就无从谈起。很多部门的基建档案移交不及时、不完整、不成套，或者根本不移交，而也没有任何部门会由于档案移交问题而不进行工程验收，因此造成部门内部各自为政，档案副本不足、缺少正本的现象屡见不鲜。

二、提升供水工程档案收集管理工作有效性的策略

（一）将档案管理纳入基建工程管理程序

要将档案管理工作纳入工程建设管理程序，与工程建设实行同步管理，将档案资料的收集归档要求贯穿于立项、设计、施工、监理、验收等各环节，从源头确保档案收集管理工作的落实。实行档案网络化管理，配置具有专业知识的专兼职人员进行档案管理工作，落实档案工作的“三纳入”、“四同步”、“四参加”制度，真正实现档案与工程建设同步管理。这样能够实时掌握基建文件资料的形成、收集和积累情况，对检查发现的问题，及时提出整改要求，提高档案质量和齐全完整率。

（二）规范基建档案的收集要求

首先基建档案要遵循分类归档的原则，通常可以采用问题分类法与年度分类法。所谓的年度分类法是根据文件内容所针对的年度进行分类；而问题分类法则是按照文件的记录主题进行分类，供水工程基建档案即可分为三个大类，即水厂的建设档案以及管网建设档案、其它的建设档案等。此外还要对文件的归档加以规范，规范归档要做到以下几点：第一，文件格式的规范性，即基建档案的编号、标题、项目的名称、子项分部、图纸名称、文件题目、案卷的装订排列及档号的编制等等，均要按照统一的要求规范来进行；第二，书写的规范性，供水工程基建档案多是从项目设计开始到竣工阶段所形成的文字、图表以及声像等记录，因此在进行记录的过程中，要采用规范的书写方式；第三，文件质量的规范性，要做到基建档案资料不规范则不予工程验收，而且档案的整理过程中，专业人员要与档案管理人员共同整理，以保证文件质量。

（三）建立有效的约束机制与激励机制

通过行政手段、法律手段等约束机制以保证档案收集的有效性，其中行政手段是按照上级相关文件的相关规定，对施工单位提出基建档案收集归档的要求；而法律手段则是将档案移交等相关事项纳入到合同约束条款中，如果施工单位未及时提交完整的基建档案，则有权不结算工程款等。此外，还要建立相应的激励机制激发档案管理人员的工作积极性，将档案管理工作的质量与个人工资福利相挂钩。加强对档案管理人员的教育、培训，提升其整体素质。

三、结束语