全国计算机二级ms office学习课件-第4章

PowerPoint的基本功能和基本操作，演示文稿的视图模式和使用。演示文稿中幻灯片的主题设置、背景设置、母版制作和使用。幻灯片中文本、图形、SmartArt、图像（片）、图表、音频、视频、艺术字等对象的编辑和应用。幻灯片中对象动画、幻灯片切换效果、链接操作等交互设置。幻灯片放映设置，演示文稿的打包和输出。分析图文素材，并根据需求提取相关信息引用到PowerPoint文档中。PPT要掌握的内容（大纲要求）本章首先分析一下全国计算机二级考试中Office高级应用

PPT部分各个知识点的掌握情况，然后介绍相关章节。

本章中介绍的是关于PPT各个操作的基础知识点，每次考试中是以操作题的方式进行考查，相对WORD和EXCEL来说要容易点，以基本操作考查为主，考试的题量和难度都要大大降低，所以大家在学习时，要对PPT里大纲要求的操作重点掌握，不用担心。前言第四章使用PowerPoint制作演示文稿4．1PowerPoint概述4．2演示文稿的基本操作1．建立新演示文稿方法１：启动PowerPoint系统自动建立新演示文稿，默认命名为“演示文稿1”，用户可以在保存演示文稿时重新命名。方法２：单击“文件”选项卡下的“新建”命令，在“可用的模板和主题”下，双击“空白演示文稿”。4．2演示文稿的基本操作4．2．2幻灯片版式应用幻灯片版式确定了幻灯片内容的布局。PowerPoint提供了多个幻灯片版式以供选择。“开始”选项卡→“幻灯片”组→“版式”命令，可为当前幻灯片选择版式。对于新建的空白演示文稿，默认的版式是“标题幻灯片”。确定了幻灯片的版式后，即可在相应的栏目和对象框内添加或插入文本、图片、表格、图形、图表、媒体剪辑等内容。图4．4所示为“两栏内容”幻灯片版式。4．2演示文稿的基本操作2．插入幻灯片可插入新幻灯片，也可插入当前幻灯片的副本。方法1：在“幻灯片/大纲浏览”窗格选中某幻灯片缩略图→“开始”选项卡→“幻灯片”组→“新建幻灯片”下拉按钮，→选择版式方法2：在“幻灯片/大纲浏览”窗格右击某幻灯片缩略图→在弹出菜单中选择“新建幻灯片”命令。方法3：在“幻灯片浏览”视图模式下，定位光标→单击右键→在弹出菜单中选择“新建幻灯片”命令。4．2演示文稿的基本操作4．2．4编辑幻灯片中信息

1．使用占位符占位符是指幻灯片中被虚线框起来的部分，可在占位符内输入文字或插入图片等，一般占位符的文字字体具有固定格式。4．2演示文稿的基本操作3．使用文本框幻灯片中的占位符是一个特殊的文本框，包含预设的格式，出现在固定的位置，可对其更改格式，移动位置。除使用占位符外，还可以在幻灯片的任意位置绘制文本框，并设置文本格式，展现用户需要的幻灯片布局。（1）插入文本框方法1：“插入”选项卡→“文本”组→“文本框”命令。方法2：“插入”选项卡→“插图”组→“形状”命令→“基本形状”中的图形。4．2演示文稿的基本操作（2）设置文本格式通过“开始”选项卡→“字体”组和“段落”组的命令（3）设置文本框样式和格式通过下图所示的“绘图工具/格式”选项卡中的各项命令“绘图工具/格式”选项卡4．2演示文稿的基本操作例4．1某用户为更好地介绍计算机系统分类，需新建名为“计算机系统分类”演示文稿（具体素材见光盘）,先建立两张幻灯片，第一张幻灯片选择“标题幻灯片”版式，第二张幻灯片选择“标题和内容”版式，并输入相关内容；新建一张空白幻灯片，插入5个文本框，输入相关文字，并添加直线形成结构图，设置5个文本框的样式。结果如图4．11所示。4．2演示文稿的基本操作4．11设置文本框样式的幻灯片4．2演示文稿的基本操作4．3演示文稿的视图模式

PowerPoint提供了编辑、浏览和观看幻灯片的多种视图模式，主要包括”普通视图“、”浏览视图“、”备注页视图“、”阅读视图“四种方式。利用”视图“选项卡→”演示文稿视图“命令组，可在四种视图之间切换。4．3演示文稿的视图模式4．3．1普通视图是PowerPoint默认的视图模式，参见图4．8所示。在普通视图下，窗口由三个窗格组成：”幻灯片/大纲”缩览窗格、“幻灯片”窗格、备注窗格。4．3演示文稿的视图模式图4．8“计算机系统分类”演示文稿的普通视图模式4．3演示文稿的视图模式4．3．2幻灯片浏览视图幻灯片浏览视图模可以以全局的方式浏览演示文稿中的幻灯片。可在右侧的幻灯片窗格同时显示多张幻灯片缩略图，便于进行多张幻灯片顺序的编排，方便进行新建、复制、移动、插入和删除幻灯片等操作。可以设置幻灯片的切换效果并进行预览。如图4．12所示。4．3演示文稿的视图模式4．3演示文稿的视图模式4．3．3备注页视图在该视图模式下，备注页上方显示的是当前幻灯片的内容缩览图，无法对幻灯片的内容进行编辑；下方的备注页为占位符，可向占位符中输入内容，为幻灯片添加备注信息。如图4．13所示。在备注页视图下，按PageUp键可上移一张幻灯片，按PageDown键可下移一张幻灯片，拖动页面右侧的垂直滚动条，可定位到所需的幻灯片上。4．3演示文稿的视图模式图4．13备注页视图4．3演示文稿的视图模式4．3．4阅读视图阅读视图可将演示文稿作为适应窗口大小的幻灯片放映查看，视图只保留幻灯片窗格、标题栏和状态栏，其他编辑功能被屏蔽，如图4．14所示。通常是从当前幻灯片开始阅读，单击可以切换到下一张幻灯片，直到放映最后一张幻灯片后退出阅读视图。阅读过程中可随时按Esc键退出，也可以单击状态栏右侧的其他视图按钮，退出阅读视图并切换到其他视图。4．3演示文稿的视图模式4．3演示文稿的视图模式4．4演示文稿的外观设计

PowerPoint提供了多种演示文稿外观设计功能，可以采用多种方式修饰和美化演示文稿，制作出精致的幻灯片，更好地展示要表达的内容。外观设计可采用的主要方式有：使用主题使用模板设置背景幻灯片母版4．4演示文稿的外观设计4．4．1使用内置主题主题是方便演示文稿设计的一种手段，是一种包含背景图形、字体选择及对象效果的组合，是颜色、字体、效果和背景的设置，一个主题只能包含一种设置。主题作为一套独立的选择方案应用于演示文稿中，可以简化演示文稿的创建过程，使演示文稿具有统一的风格。

PowerPoint提供了大量的内置主题以供制作演示文稿时选用，可直接在主题库中选择，也可自定义主题。4．4演示文稿的外观设计1．应用主题（1）使用内置主题“设计”选项卡→“主题”组。图4．15内置主题设置4．4演示文稿的外观设计（2）使用外部主题“设计”选项卡→“主题”组主题列表→“浏览主题”命令。提示：选择欲设置主题幻灯片，右击某一主题，在出现的快捷菜单中选择“应用于选定幻灯片”命令，则所选幻灯片按该主题效果更新，其他幻灯片不变。若选择“应用于所有幻灯片”命令，则整个演示文稿幻灯片均设置为所选主题。4．4演示文稿的外观设计2．自定义主题设计（1）自定义主题颜色选用内置主题颜色：“设计”选项卡→“主题”组→“颜色”按钮→在颜色列表框中选择一款内置颜色，幻灯片的标题文字颜色、背景填充颜色、文字的颜色随之改变。自定义主题颜色：“设计”选项卡→“主题”组→“颜色”按钮→“新建主题颜色”命令→在“新建主体颜色”对话框中更改某类主题颜色→在“名称”文本框中自定义主题颜色的名称→“保存”按钮。4．4演示文稿的外观设计（2）自定义主题字体主要是定义幻灯片中的标题字体和正文字体。选择内置主题字体：“设计”选项卡→“主题”组→“字体”按钮→在下拉列表中选择字体，将同时改变标题和正文字体。自定义主题字体：也可以对标题字体和正文字体分别进行设置，新建主题字体。“设计”选项卡→“主题”组→“字体”按钮→“新建主题字体”命令→在“新建主题字体”对话框中可分别设置标题字体和正文字体→在“名称”文本框内输入字体方案的名称→“保存”按钮。4．4演示文稿的外观设计图4．22“自定义”栏中显示新建字体方案4．4演示文稿的外观设计（3）自定义主题背景幻灯片的主题背景通常是预设的背景格式，与内置主题一起使用，可对主题的背景样式重新设置。选择内置主题背景：“设计”选项卡→“背景”组→“背景样式”按钮→在下拉列表中选择背景样式。自定义主题背景：“设计”选项卡→“背景”组→“背景样式”按钮→“设置背景格式”命令→在“设置背景格式”对话框中设计背景格式方案。4．4演示文稿的外观设计16-24．4．2背景设置背景样式设置功能可用于设置主题背景，也可用于无主题设置的幻灯片背景，可自行设计一种幻灯片背景，满足自己的演示文稿个性化要求。背景设置利用“设置背景格式”对话框完成，主要是进行幻灯片背景的颜色、图案和纹理等进行调整，包括改变背景颜色、图案填充、纹理填充和图片填充等方式。背景设置同样可用于前述的主题背景设置。4．4演示文稿的外观设计打开“设置背景格式”对话框：“设计”选项卡→“背景”组→“背景样式”按钮→“设置背景格式”命令4．4演示文稿的外观设计1．背景颜色设置背景颜色设置有“纯色填充”和“渐变填充”两种方式，“纯色填充”是选择单一颜色填充背景，而“渐变填充”是将两种或更多种填充颜色逐渐混合在一起，以某种渐变方式从一种颜色逐渐过渡到另一种颜色。图4．27是预设颜色为“漫漫黄沙”，类型为“矩形”，方向为“从左下角”进行渐变填充后的演示文稿。4．4演示文稿的外观设计图4．27进行渐变填充后的演示文稿4．4演示文稿的外观设计2．图案填充图4．28为设置了“实心菱形”图案背景的演示文稿。4．4演示文稿的外观设计3．纹理填充图4．29为设置了“鱼类化石”纹理填充后的演示文稿。4．4演示文稿的外观设计4．图片填充可以用图片文件或剪贴画做为背景进行填充。图4．30为设置了“黄沙”图片背景填充的演示文稿。

提示：若已经设置主题，则所设置的背景可能被主题背景图形覆盖，此时可以在“设置背景格式”对话框中选择“隐藏背景图形”复选框。4．4演示文稿的外观设计图4．30设置图片填充的演示文稿4．4演示文稿的外观设计4．4．3幻灯片母版制作演示文稿通常应具有统一的外观和风格，体现用户的信息等，通过设计、制作和应用幻灯片母版可以快速实现这一要求。幻灯片母版中包含了幻灯片中共同出现的内容及构成要素，如标题、文本、日期、背景等。创建演示文稿时可直接使用这些事前设计好的格式。4．4演示文稿的外观设计打开演示文稿，选择“视图”选项卡→“母版视图”组→“幻灯片母版”命令，进入幻灯片母版视图。在幻灯片母版视图的左侧窗格中选择某个幻灯片母版缩略图进行编辑。选择标题占位符可以修改主、副标题的字体和颜色：选择“幻灯片母版”选项卡→“母版版式”。组→“插入占位符”命令，可插入占位符。选择“幻灯片母版”选项卡→【关闭母版视图】按钮，关闭母版视图模式，切换到普通视图模式。保存演示文稿为“PowerPoint模板”文件，再次打开该文件，在普通视图模式下可使用该模板。在母版中插入图片：利用“插入”选项卡“图像”组的“图片”命令可以插入图片背景，利用“格式”选项卡下的“排列”组的命令调整图片层次，对幻灯片母版进行背景设置。编辑母版版式：利用“幻灯片母版”选项卡下“编辑母版”组的命令可以为幻灯片添加版式、重命名母版、删除版式等。4．4演示文稿的外观设计17-14．5幻灯片中的对象编辑

PowerPoint演示文稿中不仅包含文本，还可以插入各种媒体对象：形状与图片表格与图表声音与视频艺术字等充分和适当地使用这些对象，可以使演示文稿达到意想不到的效果。4．5幻灯片中的对象编辑4．5．1使用形状利用“插入”选项卡下的“插图”命令组内的“形状”命令，可以使用各种形状。通过组合多种形状，可以绘制出能更好表达思想和观点的图形。可用的形状包括：线条、基本形状、箭头总汇、公式形状、流程图、星与旗帜、标注和动作按钮等。4．5幻灯片中的对象编辑1．绘制图形（1）插入形状、输入文本（2）改变矩形形状（3）改变形状样式形状样式改变包括线条的线型（实或虚线、粗细）、颜色等，封闭形状内部填充颜色、纹理、图片等，形状的阴影、映象、发光、柔化边缘、棱台、三维旋转等形状效果。4．5幻灯片中的对象编辑①套用形状样式②自定义形状线条的线型和颜色③设置封闭形状的填充颜色和填充效果④设置形状的效果4．5幻灯片中的对象编辑2．组合形状当幻灯片中有多个形状时，有些形状之间存在着一定的关系，有时需要将有关的形状作为整体进行移动、复制或改变大小，把多个形状组合成一个形状，称为形状的组合，将组合形状恢复为组合前状态，称为取消组合。4．5幻灯片中的对象编辑（1）组合形状按住Shift键并依次单击要组合的每个形状→“绘图工具/格式”选项卡→“排列”组→“组合”命令。（2）取消组合“绘图工具/格式”选项卡→“排列”组→“组合”按钮→“取消组合”命令。4．5幻灯片中的对象编辑4．5．2使用图片在幻灯片中使用图片可以使演示效果变得更加生动直观，可以插入的图片主要有两类：剪贴画、以文件形式存在的图片。插入图片、剪贴画有两种方式：第一种是采用功能区命令，另一种是单击幻灯片内容区占位符中剪贴画或图片的图标，对插入的图片还可以改变其样式。4．5幻灯片中的对象编辑1．插入如图片（或剪贴画）方法1：插入新幻灯片并选择“标题和内容”版式（或其他具有内容区占位符的版式），单击内容区“图片”图标。方法2：单击“插入”选项卡“图像”组的“剪贴画”或“图片”命令。4．5幻灯片中的对象编辑2．改变图片表现形式（1）调整图片的大小和位置（2）旋转图片（3）用图片样式美化图片图片样式就是各种图片外观格式的集合，使用图片样式可以使图片快速美化，系统内置了28种图片样式供选择。“图片工具/格式”选项卡→“图片样式”组→选择样式。4．5幻灯片中的对象编辑（4）增加图片特定效果通过设置图片的阴影、映象、发光等特定视觉效果可以使图片更加美观，富有感染力。系统提供12种预设效果，还可自定义图片效果。4．5幻灯片中的对象编辑4．5．3使用表格在幻灯片中可以插入表格对象。表格应用十分广泛，可直观表达数据。1．插入表格方法1：插入新幻灯片并选择“标题和内容”版式（或其他具有内容区占位符的版式），单击内容区“插入表格”图标。方法2：“插入”选项卡→“表格”组→“表格”按钮→“插入表格”命令→输入行数和列数。4．5幻灯片中的对象编辑2．编辑表格利用“表格工具/设计”和“表格工具/布局”选项卡下的各命令组可以完成相应的操作。4．5幻灯片中的对象编辑17-24．5．4使用图表在幻灯片中还可以使用Excel提供的图表功能，在幻灯片中嵌入Excel图表和相应的表格。方法1：插入新幻灯片并选择“标题和内容”版式（或其他具有内容区占位符的版式），单击内容区“插入图表”图标，，可按照Excel的操作方式插入图表。方法2：“插入”选项卡→“插图”组→“图表”按钮→按照Excel的操作方式插入图表。4．5幻灯片中的对象编辑4．5．5使用SmartArt图形

SmartArt图形是PowerPoint2010提供的新功能，是一种智能化的矢量图形，它是已经组合好的文本框和形状、线条。利用SmartArt图形可以快速在幻灯片中插入功能性强的图形，表达用户的思想。

PowerPoint提供的SmartArt图形类型有：列表、流程、循环、层次结构、关系、矩阵、棱锥图、图片等。4．5幻灯片中的对象编辑1．插入SmartArt图形方法1：插入新幻灯片并选择“标题和内容”版式（或其他具有内容区占位符的版式），单击内容区“插入SmartArt图形”图标，打开“插入SmartArt图形”对话框，选择所需的类型。方法2：“插入”选项卡→“插图”组→“SmartArt图形”命令→选择类型。图4．51为插入““垂直曲线列表”图形后的幻灯片。4．5幻灯片中的对象编辑图4．51插入“垂直曲线列表”图形后的幻灯片4．5幻灯片中的对象编辑2．编辑SmartArt图形（1）添加形状选中SmartArt图形的某一形状→“SmartArt工具/设计”选项卡→“创建图形”组→“添加形状”命令。（2）编辑文本和图片选中SmartArt图形，单击图形的左侧小三角，出现文本窗格，可添加文本或编辑文本。4．5幻灯片中的对象编辑（3）使用SmartArt图形样式“SmartArt工具/设计”选项卡→“布局”命令组→“重新布局”命令→重新选择图形；“SmartArt工具/设计”选项卡→“SmartArt样式”组→“更改颜色”命令→选定颜色；“SmartArt工具/设计”选项卡→“SmartArt样式”组→“快速样式”命令→选择样式。（4）重新设计SmartArt图形样式“SmartArt工具/格式”选项卡→“形状样式”组→对图形形状的颜色、轮廓、效果等重新进行设计。4．5幻灯片中的对象编辑4．5．6使用音频和视频幻灯片中可以插入一些简单的声音和视频。选中要插入声音的幻灯片→“插入”选项卡→“媒体”组→“音频”命令下的三角形→插入“文件中的音频”、“剪贴画音频”、“来自网站的视频”，还可录制音频。插入声音后，幻灯片中会出现声音图标，还会出现浮动声音控制栏，单击栏上的“播放”图标按钮，可以预览声音效果。外部的声音文件可以是MP3文件、WAV文件、WMA文件等。4．5幻灯片中的对象编辑4．5．7使用艺术字

PowerPoint提供对文本进行艺术化处理的功能，使用艺术字，使文本具有特殊的艺术效果。例如，可以拉伸标题、对文本进行变形、使文本适应预设形状，或应用渐变填充等。在幻灯片中既可以创建艺术字，也可以将现有文本转换成艺术字。4．5幻灯片中的对象编辑1．创建艺术字“插入”选项卡→“文本”组→“艺术字”按钮→选择一种艺术字样式→在艺术字编辑框中输入艺术字文本→和普通文本一样,艺术字也可以改变字体和字号。4．5幻灯片中的对象编辑2．修饰艺术字可利用“绘图工具/格式”选项卡修饰及设置艺术字外观效果。改变艺术字填充颜色、改变艺术字轮廓、改变艺术字效果、确定艺术字位置4．5幻灯片中的对象编辑3．转换普通文本为艺术字若想将幻灯片中已经存在的普通文本转换为艺术字，选择该文本。单击“插入”选项卡“文本”命令组的“艺术字”命令。在弹出的艺术字样式列表中选择一种样式。适当进行修饰。4．5幻灯片中的对象编辑18-14．6幻灯片交互效果设置

PowerPoint应用程序提供了幻灯片与用户之间的交互功能:可以为幻灯片的各种对象，包括组合图形等设置放映时的动画效果。可以为每张幻灯片设置放映时的切换效果。可以规划动画路径。设置了幻灯片交互性效果的演示文稿，放映演示时更加富有感染力和生动性。4．6幻灯片交互效果设置4．6．1对象动画设置为幻灯片设置动画效果可以使幻灯片中的对象按一定的规则和顺序运动起来，赋予它们进入、退出、大小或颜色变化甚至移动等视觉效果，既能突出重点，吸引观众的注意力，又使放映过程十分有趣。动画使用要适当，过多使用动画也会分散观众的注意力，不利于传达信息。因此设置动画应遵从适当、简化和创新的原则。4．6幻灯片交互效果设置1．为对象添加动画PowerPoint提供了四类动画：“进入”、“强调”、“退出”、“动作路径”。添加动画方法：选中要设置动画的对象→“动画”选项卡→“动画”组的下拉列表框，或“动画样式”命令→选择动画类型4．6幻灯片交互效果设置2．设置动画效果为对象设置动画后，可以为动画设置效果、设置动画开始播放的时间、调整动画速度等。选中幻灯片中的对象→“动画”选项卡→“动画”组→“效果选项”命令→选择动画设置效果选中幻灯片中的对象→“动画”选项卡→“计时”组→设置动画播放时间4．6幻灯片交互效果设置3．使用动画窗格当对多个对象设置动画后，可以按设置时的顺序播放，也可以调整动画的播放顺序，使用“动画窗格”或“动画”选项卡下的“计时”命令组可以查看和改变动画顺序，也可以调整动画播放时的时长等。选中设置多个对象动画的幻灯片→“动画”选项卡→“高级动画”组→“动画窗格”命令→在“动画窗格”窗口中设置动画效果。4．6幻灯片交互效果设置4．自定义路径动画预设的路径动画如不能满足设计要求，还可以通过自定义路径动画来设计对象的路径动画。选中幻灯片中的对象→“动画”选项卡→“高级动画”组→“添加动画”命令→“自定义路径”选项→在幻灯片中拖动鼠标建立路径。5．复制动画设置“动画”选项卡→“高级动画”组→“动画刷”完成动画复制4．6幻灯片交互效果设置4．6．2幻灯片切换效果幻灯片的切换效果是指演示文稿放映时幻灯片进入和离开播放画面时的整体视觉效果。

PowerPoint提供多种幻灯片切换样式。幻灯片的切换效果可以使幻灯片的过渡衔接更为自然，提高演示度。幻灯片的切换包括幻灯片切换效果和切换属性。4．6幻灯片交互效果设置1．设置幻灯片切换样式“切换”选项卡→“切换到此幻灯片”组中下拉列表或者“切换方案”命令→选择一种切换样式4．6幻灯片交互效果设置2．设置幻灯片切换属性切换属性包括效果选项、换片方式、持续时间和声音效果等。“切换”选项卡→“切换到此幻灯片”组→“效果选项”命令，→选择一种切换效果→在“计时”组设置换片方式、切换声音、持续时间等属性3．预览切换效果“动画”选项卡→“预览”组→“预览”命令。4．6幻灯片交互效果设置4．6．3幻灯片链接操作幻灯片放映时可以通过使用超链接和动作来增加演示文稿的交互效果。超链接和动作可以在本幻灯片上跳转到其他幻灯片、文件、外部程序或网页上，起到演示文稿放映过程的导航作用。4．6幻灯片交互效果设置1．设置超链接选中要建立超链接的对象→“插入”选项卡→“链接”组→“超链接”命令→指定链接位置。当幻灯片放映时，单击设置超链接的对象，放映会跳转到所指定的位置。2．设置动作在幻灯片中插入或选择作为动作启动的图片→“插入”选项卡→“链接”组→“动作”命令→设置动作属性。4．6幻灯片交互效果设置18-24．7幻灯片的放映和输出

设计和制作完成后的演示文稿要放映给受众才能达到演示的需求。通常情况下可以按F5键、或单击视图按钮的“幻灯片放映”图标按钮、或利用“幻灯片放映”选项卡下的“开始放映幻灯片”命令组进行幻灯片放映。

PowerPoint提供幻灯片放映时的设置功能，可以将幻灯片打包输出、转换输出及进行打印等操作。4．7幻灯片的放映和输出4．7．1幻灯片放映设置1．设置放映方式演示文稿有三种放映类型：演讲者放映（全屏幕）、观众自行浏览（窗口）和在展台浏览（全屏幕），通常选择“演讲者放映”类型。“幻灯片放映”选项卡→“设置”组→“设置幻灯片放映”命令→设定放映方式4．7幻灯片的放映和输出2．采用排练计时“幻灯片放映”选项卡→“设置”组→“排练计时”命令→在幻灯片播放过程中确定放映时间。3．录制旁白“幻灯片放映”选项卡→“设置”组→“录制幻灯片演示”命令→录制旁白声音并保存。4．7幻灯片的放映和输出4．建立不同放映方案“幻灯片放映”选项卡→“开始放映幻灯片”组→“自定义幻灯片放映”命令→建立多种放映方案，在不同的方案中选择不同的幻灯片放映。5．选择放映指针在幻灯片放映时，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“指针选项”下的不同笔迹类型，可利用鼠标在幻灯片上勾画出重要内容。4．7幻灯片的放映和输出4．7．2演示文稿输出制